Первичные и отгрузочные документы

Первичные документы — это бухгалтерские документы, являющиеся свидетельством о совершении хозяйственной операции. Без данных документов нельзя отразить совершенную хозяйственную операцию в регистрах бухгалтерского учёта.

Общие правила создания первичных документов

Правила создания документов в сервисе «Выставить счет»:

  • Под первичными документами подразумеваются следующие документы: Товарная накладная, Счет-фактура, УПД и Акт.
  • Первичные документы создаются на основании и по данным Счета. Некоторые данные, такие как должность руководителя, ФИО руководителя и бухгалтера, печать и подпись, берутся из карточки контрагента.
  • При создании первичных документов большинство полей заполняются автоматически. Проверьте их и отредактируйте если необходимо.
  • При создании первичных документов вы можете указать нужное количество отгружаемых товаров или выполненных работ/услуг.

Позиции с количеством «0» (ноль) на печать в первичных документах не выводятся. Используйте это, чтобы исключить товарные позиции из документов.

Отгрузочные документы — это документы, которые подтверждают отгрузку товара при торговых операциях, таким документом является Товарная накладная ТОРГ-12.

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта (организации или ФИО предпринимателя), составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения в соответствии с классификатором ОКЕИ;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за её оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
  • подписи лиц, предусмотренных ст. 2 п. 6 ФЗ «О бухгалтерском учете», с указанием их фамилий и инициалов, либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Правильность оформления первичного учетного документа заключается в указании всех обязательных реквизитов документа и отражении в нём сведений, полностью раскрывающих содержание и особенности совершенной хозяйственной операции.

Право подписи первичных документов имеют руководитель и главный бухгалтер организации. Ими может быть утвержден перечень лиц, также имеющих право подписи первичных учетных документов.

Документы для перевозки товара покупателю грузовым автомомбилем

Какие документы необходимы при доставке товара покупателю

В практике работы предприятия часто возникает вопрос о том, какие документы необходимы для сопровождения и доставки товаров, которые реализуются покупателям.

Нужен короткий, понятный список документов, которые водитель должен иметь при себе, чтобы:

  • исключить претензии контролирующих органов
  • обеспечить документооборот внутри компании
  • уменьшить количество ошибок

Чтобы не возникало проблем с контролирующими органами, в интересах одного из моих клиентов, я разработал инструкцию по отгрузке товара для сотрудников предприятия.

Выдержки приведу здесь.

Инструкция по организации транспортировки товаров потребителям

Данная инструкция распространяется на всех сотрудников, участвующих в процессе организации доставки товаров клиентам с помощью автомобильного транспорта. При этом под термином «участие в организации доставки» в целях данной инструкции подразумевается также и через оформление необходимых документов.

Все сотрудники должны придерживаться требований данной инструкции с момента ознакомления.

Доставка Автомобильным транспортом регулируется законодательством Украины. В частности, перечень документов, которые должен иметь при себе водитель грузового транспортного средства указан в статье 48 Закона Украины 2344-14 (см. Приложение)

При отгрузке и оформлении документов работники бухгалтерии должны сформировать следующие документы:

расходную накладную на товар

акт приема-передачи товара со склада

Сформированные бухгалтерией документы передаются в отдел логистики.

Отдел логистики обязан проверить полноту комплекта документов, соответствие документов и отправляемого груза и передать комплект водителю транспортного средства

Начальник транспортного отдела (или уполномоченные им лица) обязан передать водителю следующие документы:

7. Кроме описанного списка документов, на грузовом транспортном средстве (у водителя) обязаны находиться следующие документы (и водитель обязан их предъявить):

талон о прохождении технического осмотра

технический паспорт на автомобиль

талон (стикер на стекло) и полис страхования гражданской ответственности (копия), для автомобилей, имеющих страхование КАСКО — копия полиса страхования КАСКО

копия полиса страхования водительского места (страховка водителя)

копия лицензии на автоперевозки

оригинал лицензионной карточки на автомобиль

права на управление транспортным средством

документы на транспортное средство (технический паспорт)

расходную накладную на товар

акт приема-передачи товара со склада

9. После того, как автомобиль достигает пункта назначения и разгружает товар, водитель должен

10. При передаче груза покупателю, , необходимо получить подпись ответственного лица на втором экземпляре расходной накладной, если получатель — не частный предприниматель и не физическое лицо, то потребовать доверенность. Данные документы должны быть возвращены на предприятие. При наличии налоговой накладной в пакете — передать ее получателю груза вместе с расходной накладной в обмен на доверенность.

С главными нормами законодательства Украины, посвященными данному вопросу, Вы можете ознакомиться ниже.

Извлечение из Закона Украины «Про автомобільний транспорт» (Документ 2344-14, остання редакцiя вiд 16.11.2008 на пiдставi 586-17)

Стаття 48. Документи, на підставі яких виконують вантажні перевезення

Автомобільні перевізники, водії повинні мати і пред’являти особам, які уповноважені здійснювати контроль на автомобільному транспорті та у сфері безпеки дорожнього руху, документи, на підставі яких виконують вантажні перевезення.

Документами для юридичної особи, що здійснює вантажні перевезення на договірних умовах, є:

для автомобільного перевізника — ліцензія та документ, що засвідчує використання транспортного засобу на законних підставах, інші документи, передбачені законодавством України;

для водія — посвідчення водія відповідної категорії, реєстраційні документи на транспортний засіб, ліцензійна картка, дорожній лист, товарно-транспортна накладна або інший визначений законодавством документ на вантаж, інші документи, передбачені законодавством України.

Документами для фізичної особи, що здійснює вантажні перевезення на договірних умовах, є:

для автомобільного перевізника — ліцензія та документ, що засвідчує використання транспортного засобу на законних підставах, інші документи, передбачені законодавством України;

для водія — посвідчення водія відповідної категорії, реєстраційні документи на транспортний засіб, ліцензійна картка, товарно-транспортна накладна або інший визначений законодавством документ на вантаж, інші документи, передбачені законодавством України.

Документами для юридичної особи , що здійснює вантажні перевезення д ля власних потреб , є:

для автомобільного перевізника — документ, що засвідчує використання транспортного засобу на законних підставах, інші документи, передбачені законодавством України;

для водія — посвідчення водія відповідної категорії, реєстраційні документи на транспортний засіб, дорожній лист, товарно-транспортна накладна або інший визначений законодавством документ на вантаж, інші документи, передбачені законодавством України.

Документами для фізичної особи, що здійснює вантажні перевезення для власних потреб, є:

для автомобільного перевізника — документ, що засвідчує використання транспортного засобу на законних підставах, інші документи, передбачені законодавством України;

для водія — посвідчення водія відповідної категорії, реєстраційні документи на транспортний засіб, товарно-транспортна накладна або інший визначений законодавством документ на вантаж,

інші документи, передбачені законодавством України.

У разі перевезення небезпечних вантажів обов’язковими документами для водія є:

свідоцтво про допущення транспортного засобу до перевезення визначених небезпечних вантажів;

свідоцтво про підготовку водіїв транспортних засобів, що перевозять небезпечні вантажі;

письмові інструкції на випадок аварії або надзвичайних ситуацій.

У разі перевезення вантажів з перевищенням габаритних або вагових обмежень, які здійснюються на договірних умовах чи для власних потреб, обов’язковим документом є дозвіл, який дає право на рух автомобільними дорогами України, виданий компетентними уповноваженими органами.

Таким образом, как минимум, при перевозке грузов необходимо наличие товаро-транспортной накладной.

В связи с этим полезно ознакомиться с двумя документами, которые дают однозначный ответ на вопрос о необходимости ТТН.

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА И СВЯЗИ УКРАИНЫ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ АВТОМОБИЛЬНОГО ТРАНСПОРТА

П И С Ь М О
26.12.2007 N 5327-02/06/14-07

Первый заместитель директора П.Овчар (Лист (v5327551-07) Укравтотранс, Мінтрансзв’язку України від 26.12.2007 № 5327-02/06/14-07 Щодо застосування товарно-транспортної накладної при перевезенні вантажів різними видами автомобільного транспорту

Редакція з 26.12.2007)

08.08.2006 N 6197

(Извлечение)
Государственный комитет Украины по вопросам регуляторной политики и предпринимательства в пределах компетенции рассмотрел обращение относительно статуса товарно-транспортной накладной и необходимости ее применения согласно требованиям Закона Украины «О налогообложении прибыли предприятий» ( 334/94-ВР ), и сообщает следующее.
Согласно нормам подпункта 5.2.1 пункта 5.2 статьи 5 Закона Украины от 28.12.94 г. N 334/94-ВР ( 334/94-ВР ) «О налогообложении прибыли предприятий» (в редакции Закона Украины от 22.05.97 г. N 283/97-ВР ( 283/97-ВР ) (далее — Закон о прибыли) плательщик налога относит в состав валовых затрат суммы любых расходов, уплаченные (начисленные) в течение отчетного периода в связи с подготовкой, организацией, ведением производства, продажей продукции (работ, услуг) и охраной труда, в том числе расходы на приобретение электрической энергии (включая реактивную), с учетом ограничений, установленных пунктами 5.3 — 5.7 данной статьи. Вместе с тем в подпункте 5.3.9 пункта 5.3 статьи 5 Закона о прибыли указано, что какие-либо расходы, не подтвержденные соответствующими расчетными, платежными и другими документами, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения налогового учета, не относятся в состав валовых затрат.
Проведение любой хозяйственной операции предприятия фиксируется и подтверждается первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. В свою очередь, в соответствии с частью 2 статьи 3 Закона Украины от 16.07.99 г. N 996-XIV ( 996-14 ) «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» на данных бухгалтерского учета основываются финансовая, налоговая, статистическая и другие виды отчетности. То есть первичные документы по отражению хозяйственных операций являются основой и для налогового учета.
Согласно пункту 2.7 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина Украины от 24.05.95 г. N 88 ( z0168-95 ), первичные документы составляются на бланках типовых форм, утвержденных Минстатом Украины, а также на бланках специализированных форм, утвержденных министерствами и ведомствами Украины.
Типовые формы первичного учета работы грузового автомобиля, в частности типовая форма товарно-транспортной накладной, утверждены совместным приказом Минтранса Украины, Минстата Украины от 29.12.95 г. N 488/346 ( v0488361-95 ) «Об утверждении типовых форм первичного учета работы грузового автомобиля» (с изменениями и дополнениями). В соответствии с пунктом 2 указанного приказа применение указанных форм первичного учета всеми субъектами хозяйственной деятельности независимо от форм собственности является обязательным.
В соответствии с Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом в Украине, утвержденными приказом Минтранса Украины от 14.10.97 г. N 363 ( z0128-98 ) (далее — Правила перевозки), товарно-транспортная накладная — единый для всех участников транспортного процесса юридический документ, предназначенный для списания товарно-материальных ценностей, учета на пути их перемещения, оприходования, складского, оперативного и бухгалтерского учета, а также для расчетов за перевозку груза и учета выполненной работы.
Кроме того, подпунктом 11.1 пункта 11 Правил перевозки ( z0128-98 ) определено, что товарно-транспортные накладные и путевые листы грузового автомобиля являются основными документами на перевозку грузов. Также Правилами перевозки определяется, каким образом, в скольких экземплярах оформляются товарно-транспортные накладные, кем они подписываются и т. п.
До начала 2006 года бланки товарно-транспортной накладной определялись в качестве бланков строгой отчетности, поскольку такое требование содержалось в совместном приказе Министерства статистики Украины и Министерства транспорта Украины от 07.08.96 N 228/253 ( z0483-96 ) «Об утверждении Инструкции, о порядке изготовления, хранения, применения единой первичной транспортной документации для перевозки грузов автомобильным транспортом и учета транспортной работы» (далее — Инструкция).
24 февраля 2006 года Государственный комитет Украины по вопросам регуляторной политики и предпринимательства принял решение N 27 ( v0027563-06 ) «О необходимости устранения нарушений Государственным комитетом статистики Украины, Министерством транспорта и связи Украины принципов государственной регуляторной политики согласно требованиям Закона Украины от 11.09.2003 N 1160-IV «Об основах государственной регуляторной политики в сфере хозяйственной деятельности», в котором предложил отменить нормы касательно отнесения товарно-транспортной накладной к бланкам строгого учета, как не соответствующие принципам государственной регуляторной политики и приводящие к созданию препятствий в осуществлении хозяйственной деятельности в сфере грузоперевозок автомобильным транспортом.
На основании данного решения Инструкция была исключена из Государственного реестра нормативно-правовых актов 31 мая 2006 года согласно заключению Министерства юстиции Украины от 15.05.2006 г. N 10/68 ( v0_68323-06 ), а в Правила перевозки были внесены изменения согласно приказу Минтранса Украины от 22.05.2006 г. N 493 ( z0621-06 ) — пункт 11.2 «Товарно-транспортные накладные и путевые листы грузового автомобиля относятся к документам строгой отчетности, изготовляемым типографским способом с учетной серией и номером» — исключен. Таким образом было отменено требование относительно определения товарно-транспортной накладной в качестве бланка строгой отчетности. Никаких [других] изменений в вышеперечисленные или другие нормативно-правовые документы относительно необходимости применения товарно-транспортной накладной не вносилось.
Обращаем также внимание на то, что в соответствии со статьей 48 Закона Украины от 05.04.2001 г. N 2344-III ( 2344-14 ) «Об автомобильном транспорте» автомобильные перевозчики, водители должны иметь и предъявлять лицам, уполномоченным осуществлять контроль на автомобильном транспорте и в сфере безопасности дорожного движения, документы, на основании которых выполняют грузовые перевозки. Для водителя такими документами являются: удостоверение водителя соответствующей категории, регистрационные документы на транспортное средство, лицензионная карточка, путевой лист, товарно-транспортная накладная или другой определенный законодательством документ на груз, другие документы, предусмотренные законодательством Украины.
Таким образом, товарно-транспортная накладная относится к первичной транспортной документации, применение которой для всех субъектов хозяйственной деятельности независимо от форм собственности является обязательным.
С учетом указанного в случае отсутствия первичной транспортной документации, подтверждающей получение услуг по перевозке грузов автомобильным транспортом, в данном случае — товарно-транспортной накладной, плательщик налога не имеет оснований отнести такие расходы в состав валовых затрат.
Заместитель Председателя С.Иголкин (Лист, Витяг (v6197563-06) Держкомпідприємництво від 08.08.2006 № 6197 Щодо статусу товарно-транспортної накладної Редакція з 08.08.2006)

Читайте так же:  Просроченный штраф чем грозит

Товарная накладная

Товарная накладная — первичный бухгалтерский документ, применяемый для оформления перехода права собственности (путем продажи, отпуска) на товар или другие материальные ценности от продавца к покупателю.

В накладной указывается наименование (вид) товара, его цена, количество и общая стоимость, а также сумма НДС.

Кроме того, товарная накладная должна содержать реквизиты передающей и принимающей сторон, собственноручные подписи уполномоченных лиц, печать организации.

Форма товарной накладной

В силу норм Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» все факты хозяйственной деятельности организации подлежат оформлению первичными учетными документами, утверждаемыми руководителем организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

При этом организация может использовать как самостоятельно разработанные документы, так и унифицированные формы первичной документации, содержащиеся в специальных альбомах и утверждаемые Госкомстатом России.

Так, Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 утвержден Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, среди которых — товарная накладная (форма N ТОРГ-12), применяемая для оформления продажи товарно-материальных ценностей сторонней организации.

Поэтому на практике организации для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации применяют товарную накладную по форме ТОРГ-12.

Товарную накладную можно сформировать и хранить как в бумажном виде, так и в электронном.

Оформление товарной накладной

Составление товарной накладной

Товарная накладная составляется в двух экземплярах, один из которых остается у организации-поставщика и является основанием для списания товарно-материальных ценностей.

Второй экземпляр товарной накладной передается покупателю (грузополучателю) и является основанием для оприходования этих ценностей и вычета по НДС.

Подписание товарной накладной

Первичные документы подписываются руководителем и главным бухгалтером или уполномоченными на то лицами.

Перечень лиц, уполномоченных подписывать первичные документы, утверждаются руководителем по согласованию с главным бухгалтером. Таким образом, руководитель может передать право подписывать товарную накладную и оформляет это право доверенностью или приказом.

При этом в ТОРГ-12 может быть проставлено 5 подписей:

три со стороны продавца: (руководитель, бухгалтер, ответственный за отгрузку). В некоторых крупных организациях подпись в товарной накладной при отгрузке ставит один человек. Обычно это некий «оператор», который на основании информации, полученной от бухгалтерии и склада, формирует документ и подписывает своей подписью. Такой порядок работы должен быть закреплен либо в приказе, либо в доверенности, либо в должностных инструкциях «оператора»;

одна со стороны покупателя (ответственный за прием товара) — в строке «Груз получил грузополучатель». В этой строке должна стоять подпись официально уполномоченного представителя покупателя — это может быть лицо по доверенности или по Уставу. Поэтому расписаться должен либо руководитель организации-грузополучателя (покупателя), либо уполномоченное на то лицо по доверенности на право подписи первичных документов.

еще одна подпись — в строке «Груз принял» — ставится любым материально-ответственным лицом, фактически принимающим груз (в той же строке заполняются данные о доверенности за перевозку ТМЦ). Это может быть как перевозчик сторонней организации-транспортировщика, так и представитель организации-покупателя. Руководитель предприятия может принять товар без доверенности — в таком случае он расписывается в строке «Груз принял» и не заполняет строки по указанию реквизитов доверенности.

При этом, в обеих строках «Груз получил грузополучатель» и «Груз принял» может расписаться одно и то же лицо (если у него есть и доверенность на ТМЦ, и право подписи первичных документов). В этом случае подпись ставится только в строке «Груз получил».

Заполнение товарной накладной

В графе «Грузоотправитель» должно быть указано в соответствии с учредительными документами полное или сокращенное наименование грузоотправителя, юридический адрес (можно вместе с фактическим), телефон и банковские реквизиты (р./сч и БИК обязательно!).

В случае, когда отгрузка товара осуществляется не поставщиком, а его структурным подразделением, то необходимо указывать в графе «Структурное подразделение» его адрес местонахождения.

Графы «по ОКПО» и «Вид деятельности по ОКДП» указывается для организации, которая составляет товарную накладную, то есть для продавца ТМЦ.

В графе бланка товарной накладной «Грузополучатель» указывается в соответствии с учредительными документами его полное или сокращенное наименование, почтовый адрес, телефон и банковские реквизиты (р./сч. И БИК обязательно!).

Графа «по ОКПО», напротив «Грузополучатель», должна быть обязательно заполнена.

В графах бланка товарной накладной «Поставщик» и «Плательщик» чаще всего указывается аналогичная информация, что и в графах «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» соответственно.

Но бывает, что поставщик и грузоотправитель (плательщик и грузополучатель)- разные организации. Тогда в данных графах указывается в соответствии с учредительными документами полное или сокращенное наименование организации, юридический адрес, номер телефона и банковские реквизиты.

В графе бланка товарной накладной «Основание» должны быть указаны номер и дата договора.

Если организация-поставщик доставку товара осуществляет не самостоятельно, а, привлекая перевозчика (грузоотправителя), то заполняется графа «Транспортная накладная» (номер и дата транспортной накладной).

Перед сводной таблицей бланка товарной накладной в графах «Номер документа» и «Дата составления» указывается порядковый номер накладной и дата его составления соответственно.

Налоговая инспекция настаивает, чтобы дата составления совпадала с датой отгрузки ТМЦ.
При заполнении сводной таблицы следует учитывать следующие моменты:

Данные в сводной таблице формы ТОРГ-12 должны соответствовать данным из бланка счета-фактуры.

в столбце 5 бланка товарной накладной указывается код единицы измерения;

в столбце 6 бланка товарной накладной указывается вид тары (сокращенно), в которой перевозится товар (к примеру: ящики, коробки и пр.). Если перевозят неупакованный груз, то прописывается в соответствующей строке «н/у»;

в столбце 9 бланка товарной накладной указывается масса каждого товара с учетом массы тары. Необходимо прописывать единицы массы (кг., т. и пр.).

В графе бланка товарной накладной после слов «Товарная накладная имеет приложение на» указывается прописью число листов приложений к данной форме.

В графе после слов «и содержит» прописью указывается число порядковых номеров столбца 1 сводной таблицы.

Далее прописью указываются:

в графе «Всего мест» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 8 сводной таблицы;

в графе «Масса груза (нетто, кг.)» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 10 сводной таблицы;

в графе «Масса груза (брутто, кг.)» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 9 сводной таблицы;

в графе «Всего отпущено на сумму» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 15 сводной таблицы, копейки прописываются цифрами;

Со стороны поставщика товарная накладная должна быть подписана всеми, кто разрешил и произвел отпуск груза, а также главным бухгалтером, и заверена печатью.

Даты со стороны продавца и плательщика должны совпадать с датой составления накладной.

Электронная форма торговой накладной

Форма и порядок составления электронной накладной ничем не отличаются от формы и порядка составления ее бумажного аналога, за исключением того, что электронный документ составляется в одном экземпляре, который состоит из двух файлов.

Один из них формируется на стороне продавца, а второй при пересылке документа — на стороне покупателя.

Для подписания электронных накладных вместо собственноручной подписи использоваться электронная подпись (ЭП), причем электронная товарная накладная подписывается одной электронной подписью со стороны продавца, и одной — со стороны покупателя. Итого две подписи.

При этом в строках «Отпуск разрешил», «Главный (старший) бухгалтер», «Отпуск груза произвел», «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель» указываются ФИО и должности соответствующих лиц, а в строке «По доверенности №» — информация о доверенности уполномоченного лица.

Объединение счета-фактуры и товарной накладной в один документ

Счет-фактуру и товарную накладную (ТОРГ-12) допускается объединять в один документ.

Варианты объединения счета-фактуры и товарной накладной в один документ

Для того, чтобы вместо счета-фактуры и товарной накладной составлять один документ, существует два варианта действий:

Вариант 1. Использовать рекомендованную ФНС форму универсального передаточного документа (УПД). При этом в поле «Статус» УПД надо указывать «1».

Вариант 2. Самостоятельно разработать форму объединенного документа. Для этого следует:

1) дополнить форму счета-фактуры следующими реквизитами (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 9 Правил заполнения счета-фактуры)):

описанием хозяйственной операции — отпуска товаров (например, «товар отпустил» или «отпуск груза произвел»);

наименованием должности представителя вашей компании, отпустившего товары, с его подписью, фамилией и инициалами;

описанием хозяйственной операции — приемки товаров (например, «товары принял» или «груз получил»);

наименованием должности представителя компании — покупателя или грузополучателя, с его подписью, фамилией и инициалами;

2) приказом руководителя организации утвердить такую дополненную форму счета-фактуры, как первичный документ, в качестве приложения к бухгалтерской учетной политике.

При этом исключать какие-либо реквизиты счета-фактуры из объединенного документа нельзя.

Порядок выставления и регистрации объединенного документа

Дополненный счет-фактуру или УПД надо составлять:

при отгрузке, а не в течение пяти календарных дней со дня отгрузки;

в двух экземплярах, один из которых передается покупателю, а второй регистрируется в книге продаж — так же, как обычный счет-фактура.

Дополненный счет-фактура или УПД в целях исчисления НДС, налога на прибыль, а также бухгалтерского учета будут документами, подтверждающими отгрузку.

Читайте так же:  В какой срок рассматривается заявление об отводе старшим судебным приставом

Порядок действий с объединенным документом у покупателя

На основании дополненного счета-фактуры или УПД покупатель может:

принять товары к бухгалтерскому учету;

принять к вычету НДС, так же как по обычному счету-фактуре;

учесть стоимость товаров в налоговых расходах.

Учет товарных накладных и хранение

Законодательно не закреплено никаких правил учета товарных накладных.

Поэтому организация вправе сама утвердить правила передачи и хранения документов.

На практике, обычно на складе составляется товарный отчет (первичный документ, на основании которого в учете отражаются данные о реализации товаров и их себестоимости), к которому в хронологическом порядке прикладываются товарные накладные.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Отгрузка товара — это. Оформление отгрузочных документов

Отгрузка товара – это что такое? Когда между организациями подписывается договор о поставке продукции, то после того как она будет изготовлена, необходимо осуществить ее доставку. Поэтому, помимо самого договора и акта приема-передачи, понадобится еще оформление и других документов. В, частности, необходимо правильно оформить отгрузку. Подробно о том, что это – отгрузка товара, и, как ее правильно осуществить, будет рассказано в статье.

Что сказано в законе?

Как сказано в ГК РФ, а именно в ст. 506, согласно договору поставки, продавец-поставщик берет на себя обязательство в обусловленный срок доставить изготовленные им или закупленные товары покупателю.

В ст. 509 говорится, что поставку осуществляют путем отгрузки (или передачи) товаров покупателю или другому лицу. При этом другим лицом может быть тот, на кого стороны указали в договоре как на получателя.

Из этого следует, что отгрузка товара – это процесс, по передаче изготовленной продукции либо напрямую покупателю, либо перевозчику. Именно этот момент и является той отсечкой, после которой переходит право собственности от изготовителя (продавца) к приобретателю.

Это правило вытекает из ст. 223 ГК РФ, однако там присутствует оговорка о том, что стороны вольны договариваться, когда именно произойдет этот переход. Например, в момент передачи товара от перевозчика покупателю в каком-либо населенном пункте, откуда покупатель уже своим транспортом доставит товара на свой склад. Или же перевозчик довезет его до самого склада покупателя, и только там последний станет его собственником.

Почему это важно?

Фиксация момента перехода права собственности является очень важным пунктом договора реализации товара. Ведь в процессе транспортировки груз подвергается множеству различных рисков, таких как его утеря или порча, выход из строя отдельных деталей, повреждения, негативно влияющие на внешний вид изделия.

Поэтому необходимо заранее выяснить, на кого ложатся указанные риски, иными словами, кто будет за все это платить. По этой же причине необходимо правильное оформление отгрузочных документов. Ведь только имея их на руках, можно рассчитывать на возможность доказывания своей правоты в арбитражном суде. А, следовательно, и возместить убытки, которые могут быть нанесены при возникновении указанных негативных обстоятельств.

Договор и его предмет

Первым документом, с которого начинаются отношения с контрагентом, является договор поставки или договор реализации товара. В чем их отличие? Первый из них оформляется, когда продавец сам изготавливает продукцию, а второй, когда он ее перепродает. По своей сути поставка является разновидностью купли-продажи. О различии в оформлении документов на отгрузку в первом и во втором случае будет сказано ниже.

Что нужно предусмотреть в соглашении для того, чтобы успешно произвести и оформить отгрузку? Первым необходимым условием без которого в рассматриваемом случае договор считается незаключенным, является условие о его предмете – товаре. Описать его нужно достаточно подробно, так как эти данные обязательно понадобятся при заполнении отгрузочной документации, в частности для накладной на отгрузку товара.

Описание товара

Его наименование можно указать соответствующим:

  • Общероссийскому классификатору продукции;
  • ГОСтам;
  • техническим условиям, другим регламентам;
  • техпаспорту;
  • сертификату соответствия;
  • каталогам поставщиков.

Другим существенным условием, без указания которого нельзя сказать, что договор заключен, является указание на количество товара. Оно определяется или в единицах измерения, или же в денежном выражении. При этом количество товара обязательно согласовывается по каждому из наименований.

Другие важные параметры

Хотя их отсутствие в договоре изначально и не указывает на его недействительность как незаключенного, оно может впоследствии, при возникновении споров, стать препятствием в представлении доказательств в арбитражном суде. В отдельных случаях суд может признать такой договор незаключенным.

К ним относятся указания на:

  • ассортимент и комплектность;
  • срок поставки;
  • цену товара.

Если это договор поставки, то к нему, как правило, прикладывается спецификация. Это документ, в котором указывают наименование каждой из товарных позиций, количество и прочие характеристики.

Основные правила отгрузки

Чтобы обеспечить сохранность и качество поставляемого товара и создать условия для его своевременной приемки необходимо:

  1. Строго соблюсти правила, предъявляемые к упаковке товара, ее маркировке и опломбированию отдельных мест.
  2. Точно определить количество товара (его веса, мешков, связок, ящиков, пачек, кип).
  3. Передать продукцию, которая по качеству и комплектности соответствует установленным требованиям.
  4. Четко и правильно оформить документы, удостоверяющие качество и комплектность, отгрузочные и расчетные документы и проверить соответствие данных, указанных в документах, фактическим.
  5. Передать документы принимающей стороне или выслать их, в зависимости от условий договоренности.
  6. Соблюсти правила погрузки и крепления, действующие на транспорте.

Оформление отгрузки

Если товар отгружается в соответствии с договором поставки, то есть он изготовлен самим продавцом, то первым документом (если его приемка осуществляется на складе продавца) будет Акт приема-передачи. Он удостоверяет качество товара, его характеристики, количество, соответствующие указанным в договоре, и подписывается представителями обеих сторон, назначенными приказом.

Следующим документом будет описывающий упаковку товара упаковочный лист. В нем содержится перечень товаров, артикул или номер в каталоге, вес брутто и нетто, номер места. Он вкладывается вместе с товаром в коробку или ящик в двух экземплярах, а третий прилагается к сопроводительным документам.

Далее необходимо оформить такие документы, как:

  • накладная на получение товара по форме № ТОРГ-12;
  • счет-фактура или универсальный передаточный документ;
  • товарно-транспортная накладная №1-Т;
  • документ, удостоверяющий качество и комплектность, которым может быть удостоверение о качестве, сертификат, техпаспорт;
  • чек, подтверждающий оплату товара.

Нюансы в оформлении документов

В завершение изучения вопроса о том, что это – отгрузка товара, будут приведены некоторые важные нюансы оформления отгрузочной документации.

Как правило, бухгалтерия предприятия использует унифицированные документы, утвержденные Росстатом. Но сегодня из этого правила есть исключение. Если руководитель приказом утвердил для предприятия свои формы, в которых есть реквизиты, соответствующие требованиям Закона о бухучете, то можно использовать и их.

Что касается оплаты товара, если она производится путем наличных расчетов, то должна обязательно быть проведена с использованием кассового аппарата, в противном случае это будет являться нарушением закона.

В договоре поставки обычно прописываются условия, касающиеся перевозчика. В зависимости от этого транспорт может нанимать как продавец, так и покупатель. А также перевозка может осуществляться силами одного из партнеров.

В первом случае товарно-транспортная накладная выписывается компанией-перевозчиком, с которой подписывается соответствующий договор. Она выписывает доверенность своему водителю или экспедитору на получение груза.

Пакет документов по доставке товаров

Вопрос-ответ по теме

ООО отгружает товар покупателю через транспортную компанию. Вместе с товаром передает документы: счет-фактуру и товарную накладную торг-12. От транспортной компании при приеме груза на перевозку получаем накладную и акт выполненных работ. Покупатель отказывается в возврате подписанных документов -это счет-фактура и накладная обратно Продавцу. Какие документы должны быть у продавца, подтверждающие отгрузку покупателю (порядок заполнения стороной покупателя и стороной продавца). Какие налоговые последствия могут возникнуть в случае отсутствия отгрузочных документов, подписанных покупателем

При доставке товаров покупателю транспортной организацией нужны следующие документы:

— счет-фактура, если продавец – плательщик НДС. Счет-фактуру на бумажном носителе должны подписать руководитель и главный бухгалтер организации-продавца (исполнителя). Покупателю передается один экземпляр счета-фактуры. Второй экземпляр поставщик оставляет у себя;

— товарная накладная по форме № ТОРГ-12. Поставщик выписывает два экземпляра товарной накладной: для себя и покупателя. Покупатель должен подписать оба экземпляра товарных накладных и передать поставщику его экземпляр;

— транспортная накладная. Поставщик выписывает три экземпляра транспортной накладной: для себя, покупателя и перевозчика.

Порядок заполнения транспортной накладной представлен ниже.

Подробная инструкция по заполнению ТОРГ-12 отсутствует. В товарной накладной при получении груза на складе покупателя материально-ответственное лицо покупателя ставит свою подпись по строке «Груз получил грузополучатель». Эта подпись заверяется печатью покупателя.

Когда покупатель не возвращает экземпляр поставщика товарной накладной ТОРГ-12, особых вопросов со стороны контролеров быть не должно, если вы начислите НДС и налог на прибыль. Поскольку товар вы отгрузили, уплатить эти налоги нужно. Ведь из-за отсутствия первички налоговики предъявляют претензии в основном к покупателям. А снимать выручку у поставщиков инспекторы не будут. Это не в их интересах. В то же время возможны договорные риски. Это если покупатель заявит, что не получал товары, и откажется их оплачивать. Тогда этот факт доставки можно доказать отметками в транспортной накладной (постановление ФАС Уральского округа от 30 августа 2012 г. № Ф09-6762/12).

А чтобы споров с контрагентами было меньше, все детали по первичке можно прописывать в договоре. Например, в какие сроки и каким способом (по почте, курьером) стороны обмениваются документами. Так же можно при отправке документов прикрепить к своему экземпляру записку с предупреждением о том, что в случае невозврата документов вы не сможете представить их в налоговую на встречную проверку. Покупателю это грозит тем, что у него снимут расходы и вычеты НДС.

1.Можно ли не оформлять товарно-транспортную накладную по форме № 1-Т, если грузоотправитель выдал транспортную накладную

Ведь, как и большинство первичных документов, товарно-транспортную накладную не обязательно составлять по унифицированной форме. Форма № 1-Т утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Однако вопрос о том, применять ее или же использовать самостоятельно разработанную форму, решает руководитель. После чего утверждает ее приказом к учетной политике.

Более того, применять транспортную накладную и товарно-транспортную накладную независимо от ее формы вовсе не обязательно. Для подтверждения факта заключения договора перевозки груза автомобильным транспортом достаточно транспортной накладной.

Все это следует из статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункта 4 ПБУ 1/2008, части 1 статьи 8 Закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ, пункта 2 статьи 785 Гражданского кодекса РФ, пункта 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272. Аналогичный вывод отражен и в письме Минфина России от 28 января 2013 г. № 03-03-06/1/36.

2. Как документально оформить продажу товаров оптом

Доставка транспортом продавца

Продавец может доставить товар на склад покупателя собственным транспортом, взяв за это дополнительную плату. Тогда понадобится выписать следующий набор документов:

При этом продавец может составить и товарно-транспортную накладную, а может ее и не составлять. А вот оформить товарно-транспортную накладную вместо транспортной нельзя. Ведь транспортная накладная является первичным учетным документом, подтверждающим расходы на транспортировку грузов по договору перевозки.

В случае доставки груза сторонней транспортной организацией заключите с ней договор перевозки груза, составив транспортную накладную (ч. 1, 5 ст. 8 Закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ).

Читайте так же:  Требования для фотографии на российский паспорт

3.Когда при транспортировке товаров нужно составить транспортную накладную

При доставке грузов на автомобилях составляют транспортную накладную. Оформляя этот документ, грузоотправитель или грузовладелец тем самым подтверждает, что договор перевозки груза заключен. Если, конечно, другие условия не предусмотрены в договоре (п. 2 ст. 785 ГК РФ, ч. 1 ст. 8 Закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ, п. 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272). Если отгрузка товара производится со склада филиала (обособленного подразделения), в наименовании грузоотправителя все равно укажите наименование и адрес головной организации. Дело в том, что филиалы и обособленные подразделения не являются юридическими лицами (ст. 55 ГК РФ). Ответственность за деятельность филиала или представительства несет создавшая его организация, и стороной по договору перевозки будет именно она. А значит, оформлять документы от своего имени они не вправе.

Если же доставку организует собственными силами покупатель, то составлять транспортную накладную не обязательно (письмо Минфина России от 22 декабря 2011 г. № 03-03-10/123).

Транспортная накладная состоит из 17 разделов. В ней указывают сведения:

  • о грузоотправителе, грузополучателе;
  • о стоимости услуг транспортной компании;
  • о сопроводительных документах.

Чтобы избежать претензий со стороны налоговых инспекторов, стоит подробно указывать адреса мест погрузки и выгрузки товаров в разделах 6 и 7.

А вот в разделе 8, который посвящен условиям перевозки, допустимы прочерки. Это будет означать, что сроки погрузки, штрафы за просрочку доставки или за простой транспорта и другие условия перевозки нужно определять по общим правилам, установленным Законом от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ.

Транспортную накладную выписывают в трех экземплярах – по одному для перевозчика, грузоотправителя и грузополучателя. Каждый экземпляр необходимо заверить подписями грузоотправителя и перевозчика или их уполномоченных лиц. В таком же порядке заверяют и все изменения в накладной. Документ составляют на одну или несколько партий грузов, перевозимых на одном транспортном средстве. Об этом сказано в пункте 9 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272.

Для целей бухгалтерского и налогового учета транспортная накладная является первичным учетным документом, подтверждающим расходы на транспортировку грузов по договору перевозки (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ, письмо Минфина России от 28 января 2013 г. № 03-03-06/1/36).

4. Можно ли оприходовать товар без товарной накладной по форме № ТОРГ-12. На груз выписана товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т. Поставщик доставляет товар покупателю автомобильным транспортом

Чтобы отразить в бухучете получение товара, организация обязана использовать первичные документы, содержащие обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Если доставка груза осуществляется транспортной компанией (автомобильным транспортом), выписывается товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78, п. 2 ст. 785 ГК РФ). При перевозках собственным автотранспортом продавец также выписывает товарно-транспортную накладную. Этот документ может служить основанием для отражения поступивших товаров в бухучете покупателя (п. 2.1.3 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Комитета РФ по торговле от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5, указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78, п. 49, 224 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).

Помимо этого товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т) является документом, предназначенным для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78, п. 6 Инструкции от 30 ноября 1983 г. Минфина СССР № 156, Госбанка СССР № 30, ЦСУ СССР № 354/7, Минавтотранса РСФСР № 10/998). Поэтому, если покупатель одновременно выступает заказчиком перевозки товаров, наличие у него товарно-транспортной накладной (формы № 1-Т) необходимо (письмо ФНС России от 18 августа 2009 г. № ШС-20-3/1195).

Товарная накладная по форме № ТОРГ-12 заполняется всеми организациями-продавцами при оформлении продажи (отпуска) товаров сторонней организации (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132). Она является первичным документом, удостоверяющим передачу товара от продавца к покупателю (если в договоре не указан особый порядок).

Таким образом, товарно-транспортная накладная и товарная накладная – документы не взаимоисключающие, а дополняющие друг друга. Так, в товарной накладной есть место для отражения номера транспортной накладной. При этом товарно-транспортная накладная содержит не все реквизиты, касающиеся продажи товаров, указанные в товарной накладной (например, в ней не выделен отдельной строкой НДС). Поэтому, несмотря на то что принять товар на учет организация-покупатель может только на основании товарно-транспортной накладной (письмо Минфина России от 15 июня 2010 г. № 03-03-06/1/413), лучше такое поступление оформить двумя документами: и товарно-транспортной накладной по форме № 1-Т, и товарной накладной по форме № ТОРГ-12. Это обезопасит покупателя от возможных налоговых претензий проверяющих. Для этих целей требуйте от поставщиков и обеспечивайте сохранность обоих товаросопроводительных документов.

Из справочника
Памятка к форме № ТОРГ-12. Товарная накладная

Два экземпляра. Один – продавцу, второй – покупателю.

Сотрудник организации-продавца, ответственный за учет товаров.

От продавца:
– сотрудник, разрешивший отпуск груза;
– сотрудник, отпустивший груз;
– главный бухгалтер.

От покупателя – представитель покупателя (грузополучателя), принявший груз.

Если представитель покупателя получает товар на складе поставщика, товар ему выдают при наличии доверенности от организации-покупателя. Реквизиты доверенности отражают в накладной в поле «По доверенности №»

При продаже товаров оптом или в розницу. Составляют на дату отпуска товаров со склада (списания со счета 41).

На основании каких документов

Для чего нужен бухгалтерии

У продавца – подтверждает реализацию товара. На основании товарной накладной продавец:
– списывает товарно-материальные ценности с учета (со счета 41);
– отражает в учете выручку от реализации.

У покупателя:
– подтверждает оприходование товаров для вычета входного НДС;
– подтверждает расходы на приобретение товаров в целях расчета налога на прибыль или единого налога при упрощенке.

Из статьи журнала «Учет. Налоги. Право» № 32, Сентябрь 2014

Ловушка в документе. В товарной накладной нет подписи кладовщика

Из статьи журнала «Семинар для бухгалтера» № 10, Октябрь 2012

Выбираем безопасный вариант учета расходов по доставке товара

Вывоз товара силами поставщика или покупателя

Если товар будет доставляться от поставщика покупателю посредством самовывоза, то важно, какая сторона организует доставку и за чей счет. Чаще всего доставка осуществляется силами поставщика. Тогда компания-поставщик должна иметь следующие документы: накладную по форме № ТОРГ-12, доверенность на представителя грузополучателя и путевой лист для водителя. Это самый распространенный способ доставки товара, все к нему привыкли и процедуру хорошо знают. Поэтому долго на этом вопросе заострять внимание не буду. Тут главное помнить: нужно собрать полный пакет подтверждающих документов. Потому что инспекторы нередко подозревают, что сделка реальной не была.

Отмечу следующее. Если за товаром к поставщику приезжает водитель покупателя, самое важное, чтобы у водителя была доверенность. Этот документ удостоверяет его полномочия. Кроме того, на водителя можно возложить обязанность не только принять товар, но и проверить его соответствие по количеству и качеству. Тогда в накладной ТОРГ-12 водитель распишется дважды. О том, что он груз к перевозке получил и товар принял. Доверенность водителя с печатью остается у поставщика.

Из статьи журнала «Главбух» № 10, Май 2013

Что нам будет, если…

«Мы приняли товарную накладную без подписи покупателя. Что нам будет?»

Екатерина Алексеева, ведущий эксперт журнала «Главбух»

Чем рискуете: Возможен штраф в размере 10 000 руб. — как за отсутствие первички. И претензии покупателя, если у компании нет документов, которые подтверждают поставку товара.

Бывают ситуации, когда в ТОРГ-12 нет подписи и печати покупателя, которые подтверждают, что он получил товар. К примеру, если контрагент отправил документы по почте, но они еще не дошли. Какие последствия это влечет для поставщика?

Особых претензий со стороны контролеров быть не должно, если вы начислите НДС и налог на прибыль. Поскольку товар вы отгрузили, уплатить эти налоги нужно.

Ведь из-за дефектов в первичке налоговики придираются в основном к покупателям. А снимать выручку у поставщиков контролерам резона нет.

Правда, чиновники считают, что в такой ситуации возможен штраф в размере 10 000 руб., установленный в статье 120 Налогового кодекса РФ. Дескать, оформленная должным образом первичка в данном случае отсутствует. Об этом сказано в письме Минфина России от 9 июня 2011 г. № 03-02-07/1-187.

Тем не менее такой штраф неправомерен. Ведь он предусмотрен за отсутствие документов. А не за то, что бумаги неверно оформлены. Это подтверждают и судьи (постановление ФАС Московского округа от 25 декабря 2009 г. № КА-А40/14432-09).

Также любой штраф налоговики вправе применять, если очевидна вина компании (ст. 109 кодекса). Так что, по логике, вы не должны отвечать за действия покупателя, который не выслал вам первичку.

В то же время возможны договорные риски. Это если покупатель заявит, что не получал товары, и откажется их оплачивать. Поэтому важно иметь хоть какой-то документ, который подтверждает, что вы исполнили обязанности по договору.

Скажем, по контракту ваши обязательства считаются выполненными с момента передачи товара перевозчику. Тогда этот факт можно попробовать доказать железнодорожными квитанциями о приемке груза, отметками в транспортной накладной (постановление ФАС Уральского округа от 30 августа 2012 г. № Ф09-6762/12).

А чтобы споров с контрагентами было меньше, все детали по первичке можно прописывать в договоре. Например, в какие сроки и каким способом (по почте, курьером) стороны обмениваются документами.

Из статьи журнала «Учет. Налоги. Право» № 32, Сентябрь 2014

Ловушка в документе. В товарной накладной нет подписи кладовщика

В чем опасность. Инспекторы снимают расходы и вычеты по НДС, если в товарных накладных нет подписи в графе «груз принял». А в договоре при этом сказано, что товары со склада поставщика покупатель забирает сам. Об этом стало известно из свежей судебной практики.

Как избежать проблем. В товарной накладной при получении груза покупатель расписывается два раза. Автограф в графе «груз принял» подтверждает, что поставщик передал товар перевозчику. Если товары забирал сам кладовщик, то он и расписывается в документе. А в графе «груз получил грузополучатель» кладовщик ставит подпись еще раз, когда товары пришли на склад покупателя. Обе подписи подтверждают, что покупатель принял товар. Поэтому при получении товара в двух экземплярах накладной безопаснее заполнять все реквизиты и ставить все подписи. Тогда у инспекторов не будет оснований признать поставку фиктивной.

Если проверяющие уже обнаружили у одной из сторон документы с ошибкой, отбиться от претензий помогут следующие аргументы. Товарные накладные поставщик оформил правильно, и они подтверждают отгрузку. А тот факт, что кладовщик не расписался в графе «груз принял», не означает, что компания не забирала товар со склада. Кроме того, факт получения продукции можно подтвердить регистрами налогового и бухгалтерского учета, инвентаризационными описями, фотографиями продукции и т. д. Если аргументы не сработают на проверке, защититься получится в суде (постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 10.06.14 № А12-19477/2013).