ПОМОЖЕМ РАБОТНИКУ ЗАПОЛНИТЬ ЛИЧНЫЙ ЛИСТОК ПО УЧЕТУ КАДРОВ ПРАВИЛЬНО!

На нанимателя возложена обязанность вести личные дела на руководителей и специалистов организации, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством РБ (п.2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее — Инструкция № 2)).

Место расположения личного листка по учету кадров

Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Оно содержит анкетные и автобиографические данные, а также иные различные сведения о работнике.

Среди прочих документов, характеризующих работника, в личном деле находится и листок по учету кадров. Ответам на наиболее часто задаваемые вопросы, возникающие при его заполнении, и посвящена данная статья.

Личный листок по учету кадров хранится в личном деле и размещается в нем чуть ли не одним из первых документов. Перед ним размещают внутреннюю опись и дополнение к личному листку по учету кадров.

От редакции: Более подробно о ведении и оформлении личного дела читайте в материале Н.Владыко «Прием на работу: инструктаж по охране труда, оформление личной карточки и личного дела».

Содержание и заполнение личного листка по учету кадров

Личный листок по учету кадров оформляется по установленной форме согласно приложению 2 к Инструкции № 2 (часть первая п.11 Инструкции № 2).

Личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, сведения о его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Заполняет его непосредственно сам работник, поступающий на работу, собственноручно.

ЭТО ВАЖНО! Личный листок по учету кадров заполняют в одном экземпляре без исправлений и помарок (часть вторая п.11 Инструкции № 2). Поэтому предупредите заполняющего о том, что он должен вносить сведения точно, аккуратно и без ошибок, так как иначе их придется переписывать.

От редакции: Заполняется личный листок по учету кадров на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов (часть вторая п.11 Инструкции № 2).

При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования, которые стоит объяснить работнику перед заполнением:

1) на все вопросы личного листка по учету кадров работник должен дать исчерпывающие ответы (они не должны носить односложный характер «да», «нет»);

2) не допускается в строках ставить прочерк.

От редакции: Так, например, в случае отрицательного ответа работник должен написать в соответствующей строке: «не имею», «не участвовал» и т.п.;

3) фамилия, имя, отчество должны быть написаны им полностью и в именительном падеже (например: Иванов Иван Иванович);

4) в графе «Дата рождения» число, месяц и год рождения должны быть указаны арабскими цифрами (т.е. цифровым способом, например: 01.03.1977);

5) место рождения нужно указывать в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения (например: РБ, д.Лешно Молодечненского р-на Минской обл.);

6) в графе «Гражданство» необходимо указать название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.);

7) в графе «Образование» работник должен указать уровень полученного им образования.

От редакции: Основное образование в Республике Беларусь включает в себя следующие уровни:

• послевузовское (п.2 ст.12 Кодекса Республики Беларусь об образовании (далее — Кодекс об образовании)).

Получение общего среднего образования обеспечивают учреждения следующих видов: начальная школа; базовая школа; средняя школа; вечерняя школа; гимназия; гимназия-интернат; лицей; специализированный лицей; суворовское училище; кадетское училище; школа-интернат для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей; санаторная школа-интернат; учебно-педагогический комплекс; межшкольный учебно-производственный комбинат трудового обучения и профессиональной ориентации; межшкольный центр допризывной подготовки (п.2 ст.156 Кодекса об образовании).

Программы профессионально-технического образования реализуют следующие учреждения: профессионально-техническое училище; профессиональный лицей; профессионально-технический колледж (п.2 ст.173 Кодекса об образовании).

Получение среднего специального образования обеспечивает колледж (п.2 ст.191 Кодекса об образовании).

Учреждения, обеспечивающие высшее образование, могут быть следующих видов: классический университет; профильный университет (академия, консерватория); институт; высший колледж (ст.207 Кодекса об образовании).

Если работник имеет высшее либо среднее специальное образование, он дополнительно в строке «Образование» заполняет таблицу с указанием наименования законченного учебного заведения, факультета (отделения), года поступления и года окончания, полученной специальности и номера диплома (свидетельства).

От редакции: Специальность в личном листке по учету кадров должна быть вписана в точном соответствии с записью в дипломе. Ее не следует путать с присвоенной квалификацией. К примеру, работник обучался в институте (университете) по специальности «правоведение» и ему присвоена квалификация «юрист». В личном листке по учету кадров он отражает не квалификацию, а именно специальность «правоведение»;

8) если работник не окончил учебное заведение, то должен указать, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, а если он окончил неполную среднюю школу, то должен указать, сколько классов окончил;

9) наименования высшего и среднего специального заведения работник должен вписать полностью.

От редакции: Наименование учебного заведения записывается так, как оно обозначено в документе об образовании;

10) в графе «Какие имеете научные труды и изобретения» работнику необходимо перечислить опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения.

От редакции: Если строк, отведенных в личном листке по учету кадров для изложения соответствующей информации, недостаточно, то список научных трудов и изобретений работнику необходимо оформить на отдельном листе (листах), а в соответствующей строке личного листка по учету кадров сделать запись: «список научных трудов (изобретений) прилагается».

В случае отсутствия трудов и изобретений работник в данной строке должен сделать запись: «не имею»;

11) в графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» работник должен указать не только периоды предыдущей трудовой деятельности, но и другую свою деятельность (службу в Вооруженных Силах, обучение в учреждениях образования (кроме школы) и т.п.).

От редакции: Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то он должен указать, с какого и по какое время он работал в каждой должности.

ЭТО ВАЖНО! Сведения о работе в личном листке по учету кадров должны точно соответствовать сведениям, содержащимся в трудовой книжке;

12) в графе «Семейное положение» работник указывает данные на момент заполнения личного листка: «холост (не замужем)», «женат (замужем)», «разведен (разведена)», «вдовец (вдова)». После этого перечисляет всех членов семьи с указанием фамилии, имени, отчества, степени родства и года рождения каждого члена семьи (например: женат; жена — Иванова Елена Степановна, 1978 г.р., сын — Иванов Сергей Иванович, 1998 г.р., дочь — Иванова Людмила Ивановна, 2002 г.р., отец — Иванов Иван Матвеевич, 1953 г.р., мать — Иванова Татьяна Петровна, 1951 г.р.);

13) в графе «Место жительства» работник должен указать не только адрес регистрации (прописки), но и фактический адрес проживания и телефон, поскольку часто бывает, что адрес фактического проживания отличается от адреса регистрации.

Образец личного листка по учету кадров

ЛИЧНЫЙ ЛИСТОК ПО УЧЕТУ КАДРОВ

1. Фамилия Иванов

3. Число, месяц и год рождения 01.03.1977

4. Место рождения Республика Беларусь, д.Лешно

Молодечненского р-на Минской обл.

5. Гражданство Республика Беларусь

6. Образование высшее

Место для фото-графии

Наименование учебного заведения и его местонахождение

Факультет или отделение

Год окончания (если не окончил,

то с какого курса ушел)

Какую специальность получил, номер диплома или удостове-рения

Белорусский коммерческий институт управления, г.Минск

Правоведение, диплом А № 0232238

7. Какими языками владеете белорусским, русским — владею свободно;

английским — читаю и могу объяснить; немецким — читаю со словарем

читаете и можете объясняться, читаете со словарем)

8. Ученая степень, ученое звание не имею

9. Какие имеете научные труды и изобретения не имею

10. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу, работу, учебу, стажировку за границей):

При заполнении данного пункта учреждения, организации и предприятия необходимо именовать так, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности.

Число, месяц и год

Должность с указанием учреждения, организации, предприятия

Местонахождение учреждения, организации, предприятия

приема (назначения, избрания), перевода

Служба в Вооруженных силах Республики Беларусь

Студент юридического факультета Белорусского коммерческого института управления

Юрисконсульт, ОДО «Выбор»

11. Участие в выборных законодательных и представительных органах.

Местонахождение выборного органа

Название выборного органа

Читайте так же:  Районные суды их полномочия по рассмотрению уголовных и гражданских дел

В качестве кого избран

Число, месяц, год

12. Участие в профессиональном союзе не состою

(членом какого профсоюза состоите, с какого времени)

13. Какие имеете правительственные награды и почетные звания не имею

(когда и кем награждены, присвоены)

14. Отношение к воинской обязанности и воинское звание военнообязанный, рядовой

Военно-учетная специальность по действительному названию делопроизводитель делопроизводства (074)

15. Семейное положение женат

(перечислить членов семьи с указанием возраста)

жена — Иванова Елена Степановна, 1978 г.р.,

сын — Иванов Сергей Иванович, 1998 г.р.,

дочь — Иванова Людмила Ивановна, 2002 г.р.,

отец — Иванов Иван Матвеевич, 1953 г.р.,

мать — Иванова Татьяна Петровна, 1951 г.р.

16. Дополнительные сведения (указываются по согласованию анкетируемого и нанимателя) ________________________________________________________________________________

17. Место жительства проживаю по адресу г.Минск, ул.Осипенко, д.10, кв.22, зарегистрирован по адресу г.Минск, ул.В.Хоружей, д.12, кв.7.

Телефон (8 029) 777 33 44 (МТС)

Паспорт: серия МР № 0712666

Кем выдан Центральным РУВД г.Минска

Дата выдачи 28.02.2002

Личный номер 3010377А000РВ3

(Работник, заполняющий личный листок, обязан обо всех последующих изменениях (образовании, присвоении ученой степени, ученого звания и т.п.) сообщать по месту работы для внесения этих изменений в его личное дело.)

Действия после заполнения личного листка по учету кадров

После заполнения личный листок по учету кадров работник должен подписать с указанием даты заполнения и передать специалисту по кадрам для проверки полноты и правильности его заполнения, который сверит соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах (часть вторая п.11 Инструкции № 2).

От редакции: Специалисту по кадрам работник также передает и свою личную фотографию, которая впоследствии наклеивается на переданный им личный листок по учету кадров.

Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся. Изменения в учетных сведениях о работнике за время его работы в данной организации (например, получение более высокой ступени образования, присвоение ученого звания, изменение фамилии и др.) будут отражены в дополнении к личному листку по учету кадров.

От редакции: Более подробно о дополнении к личному листку по учету кадров читайте в материале Н.Владыко «Прием на работу: инструктаж по охране труда, оформление личной карточки и личного дела».

Наиболее часто задаваемые вопросы

К наиболее часто задаваемым вопросам, возникающим при заполнении личного листка по учету кадров, относят следующие вопросы.

1. Какие языки следует указывать при заполнении графы «Какими языками владеете»: только иностранные или иностранные и государственные?

В нашей стране 2 государственных языка: белорусский и русский (ст.17 Конституции Республики Беларусь). Руководители, другие работники государственных органов и иных организаций должны владеть белорусским и русским языками в объеме, необходимом для выполнения ими своих должностных обязанностей (ст.4 Закона РБ от 26.01.1990 № 3094-XI «Аб мовах у Рэспублiцы Беларусь»). Учитывая изложенное, предполагается, что соискатель работы владеет государственными языками РБ в объеме, необходимом для выполнения обязанностей, возложенных на него трудовым договором (контрактом). Следовательно, по мнению автора, необходимо указывать в личном листке по учету кадров владение только иностранными языками, в т.ч. и языками ближнего зарубежья.

От редакции: В то же время имеется и иное мнение, которое и применяется на практике; в строке «Какими языками владеете» должны быть отражены знания языков как государственных, так и иностранных, а также уровень владения ими (например, «белорусским, русским, английским — владею свободно; польским, украинским — читаю и могу объясняться»).

2. Что делать, если работник при заполнении таблички, расположенной в графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности», в столбце «Местонахождение учреждения, организации, предприятия» не может указать точные адреса организаций, в которых он работал?

Если работник по каким-либо причинам не может вспомнить юридический адрес организаций, в которых он работал, то в этом нет ничего страшного. При заполнении указанной графы достаточно указать населенный пункт, в котором располагалась организация.

3. Как правильно заполнить графу личного листка по учету кадров «Отношение к воинской обязанности и воинское звание»?

Заполнение данной графы личного листка по учету кадров производится на основании военного билета. Так, сначала гражданин должен указать свое отношение к воинской обязанности и воинское звание (например: «военнообязанный», «рядовой»). Сведения о воинском звании вносятся в личный листок по учету кадров на основании п.10 военного билета. Далее он должен указать военно-учетную специальность по действительному названию. Сведения о ней находятся в п.19 военного билета (например: «делопроизводитель делопроизводства», код воинской должности (074)).

От редакции: Если работник не служил в Вооруженных Силах, следовательно, сведения о воинском звании и военно-учетной специальности в личный листок по учету кадров не вносятся, а производится запись «невоеннообязанный».

Дмитрий Пислевич, главный государственный инспектор труда управления правового обеспечения и надзора Департамента государственной инспекции труда Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь

Помощь: Оформление документов личного дела работника: личный листок по учету кадров

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА РАБОТНИКА: ЛИЧНЫЙ ЛИСТОК ПО УЧЕТУ КАДРОВ

Личный листок по учету кадров является одним из базовых документов личного дела. Форма личного листка приведена в качестве приложения к Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее — Инструкция).

Личный листок представлен в виде анкеты — формы представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной — их конкретные характеристики.

Требования к заполнению личного листка по учету кадров определены в п.11 Инструкции. Личный листок заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Заполнение личного листка работником отдела кадров на основании представленных документов не допускается.

Под личным документом понимается официальный документ, который удостоверяет личность человека и (или) его права, обязанности, служебное либо общественное положение, а также может содержать другие сведения биографического характера (ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). Кроме документов, перечисленных в п.11 Инструкции, к личным документам относятся служебные и личные удостоверения, свидетельства (о рождении, о заключении и расторжении брака, о праве на льготы и т.п.), авторские свидетельства и др.

Обратим внимание, что понятие «личные документы» достаточно часто путают с понятием, похожим по звучанию, но имеющим несколько иной смысл, — «документы по личному составу». Документы по личному составу — это документы, создаваемые при оформлении на работу, увольнении, перемещении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы (ст.1 Закона РБ от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»). В документы по личному составу входят, например, заявления, представления и приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, переводе на контрактную форму найма, предоставлении отпусков, личная карточка формы Т-2, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы и др. (примечание 1). Понятие «личный документ» также нельзя путать с понятием «документ личного происхождения» — документом, созданным лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей (ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

На все вопросы личного листка по учету кадров даются исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер («да», «нет»), а также не допускается ставить прочерк в строках (примечание 2). Например, если заполняющий личный листок не имеет правительственных наград, то в соответствующей строке личного листка должно быть написано: «не имею».

Фамилия, имя и отчество работника пишутся полностью в именительном падеже (к примеру, Сидорчук Андрей Николаевич).

Число, месяц и год рождения (дата рождения) в личном листке оформляются цифровым способом — 05.08.1963.

Наряду с цифровым способом оформления дат в документах допускается применять словесно-цифровой — 5 августа 1963 г. Согласно требованиям нормативных правовых актов Республики Беларусь словесно-цифровой способ применяется только при оформлении:

— документов высших органов государственной власти и управления;

— актов законодательства (дат издания/принятия актов; дат, содержащихся в их текстах).

Место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения (например: БССР, дер.Леньки Слуцкого р-на Минской обл.).

В строке «Гражданство» указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.).

В строке «Образование» указывается уровень полученного работником образования в соответствии с Законом РБ от 29.10.1991 № 1202-XII «Об образовании в Республике Беларусь» (в редакции Закона РБ от 19.03.2002 № 95-З). Напомним, что исходя из ст.7 Закона основное образование в Республике Беларусь включает в себя 7 уровней:

Получение общего среднего образования (продолжительность обучения — 12 лет) обеспечивают следующие учреждения образования: начальная школа, базовая школа, средняя школа, вечерняя (сменная) школа, общеобразовательная школа, гимназия, лицей, школа-интернат, санаторная школа-интернат (общеобразовательные учебные заведения).

Общее базовое образование (срок обучения — 10 лет) является ступенью общего среднего образования, а общее начальное образование (продолжительность обучения — 4 года) является ступенью общего базового образования.

Получение профессионально-технического образования осуществляется на основе общего базового и общего среднего образования. К учреждениям, обеспечивающим получение профессионально-технического образования, относятся: профессионально-технические училища, центры профессионального образования, профессиональные лицеи (профессионально-технические учебные заведения), а также высшие профессиональные училища, профессионально-технические колледжи.

Читайте так же:  Основные требования к комплексной системе защиты информации

Среднее специальное образование может быть получено на основе общего базового, общего среднего и профессионально-технического образования. К учреждениям, обеспечивающим получение среднего специального образования, относятся: техникумы (училища), колледжи (средние специальные учебные заведения), а также высшие профессиональные училища, профессионально-технические колледжи, высшие колледжи.

К учреждениям, обеспечивающим получение высшего образования, относятся высшие учебные заведения: классический университет, профильный университет (академия), институт, высший колледж. Право на обучение в учреждениях, обеспечивающих получение высшего образования, имеют лица, получившие общее среднее или среднее специальное образование.

Послевузовское образование включает в себя две ступени:

— подготовку научных работников высшей квалификации с присуждением ученой степени кандидата наук (аспирантура, адъюнктура, ассистентура-стажировка);

— подготовку научных работников высшей квалификации с присуждением ученой степени доктора наук (докторантура).

К учреждениям, обеспечивающим получение послевузовского образования, относятся высшие учебные заведения (независимо от форм собственности), научные и другие организации, которые в установленном Правительством РБ порядке получили право заниматься послевузовским образованием.

Таким образом, согласно нормам Закона «Об образовании в Республике Беларусь» в соответствующей строке личного листка по учету кадров предусмотрены записи: общее среднее, профессионально-техническое, среднее специальное, высшее. Однако Инструкция не предполагает указание в личном листке в качестве ступени образования такого уровня, как общее базовое образование. Это обусловлено тем, что на основании действующих в Республике Беларусь квалификационных справочников должностей рабочих и служащих (как общих для всех отраслей экономики, так и отраслевых) для занятия должностей руководителей и специалистов необходимо наличие как минимум среднего образования (примечание 3). В то же время в абзаце 2 п.2 Инструкции определено, что личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а в большинстве случаев для занятия соответствующих должностей требуется не только общее среднее и высшее, но иногда и послевузовское образование. Следовательно, на работников, имеющих общее базовое образование, ведение личных дел законодательством не предусмотрено.

Вместе с тем в практике ведения личных дел достаточно часто встречаются исключения из этого правила. Кроме того, Инструкция не запрещает ведение личных дел на категории работников, не указанные в п.2. Поэтому при заполнении строки «Образование» в личном листке по учету кадров Инструкцией предусмотрена возможность записи о том, сколько классов средней школы окончил работник (для окончивших неполную среднюю школу).

Работники, имеющие высшее либо среднее специальное образование, дополнительно заполняют в строке «Образование» таблицу с указанием наименования законченного учебного заведения, факультета (отделения), года поступления и года окончания, полученной специальности и номера диплома (свидетельства). Наименование учебного заведения записывается полностью, как оно обозначено в документе об образовании.

Аналогичным образом для работников, не закончивших обучение в высшем либо среднем специальном учебном заведении (например, отчисленных по различным причинам, поступающих на работу при одновременном продолжении обучения в очной либо заочной форме), указывается, сколько курсов он окончил или с какого курса ушел.

Специальность в личном листке вписывается в точном соответствии с записью в дипломе. Ее не следует путать с присвоенной квалификацией. К примеру, работнику, обучавшемуся в педагогическом институте (университете) по специальности «история и иностранный язык», может быть присвоена квалификация «учитель истории и английского языка». В личном листке отражается не квалификация, а именно специальность.

Инструкцией не предусмотрено также указание в соответствующей строке личного листка такого уровня образования, как «послевузовское». Это обусловлено тем, что для отражения сведений об ученой степени в личном листке отведена отдельная строка. В случае если работник обучался в аспирантуре, адъюнктуре и иных учреждениях образования, обеспечивающих получение послевузовского образования, но не защитил диссертацию и не получил степень кандидата (доктора) наук, соответствующая информация может быть отражена в строке 16 личного листка «Дополнительные сведения».

В строке «Какими языками владеете» отражается знание языков (как государственных, так и иностранных), а также уровень владения ими (например: «белорусским, русским, английским — владею свободно; польским, украинским — читаю и могу объясняться»).

В строке «Ученая степень, ученое звание» указывается присвоенная степень или звание. Исходя из ст.15 Закона РБ от 21.10.1996 № 708-ХIII «О научной деятельности» (в редакции Закона РБ от 17.10.2005 № 46-З) в Беларуси присуждаются ученые степени кандидата наук и доктора наук. Статьей 16 этого же Закона предусмотрено присвоение ученых званий доцента и профессора, а также академических ученых званий члена-корреспондента и действительного члена (академика) Национальной академии наук Беларуси.

Если работнику в разное время присваивались обе степени (звания), то указывается наивысшая степень (звание) (например, доктор технических наук, профессор). Если работнику присвоены ученые степени в разных отраслях научного знания, то в соответствующей строке личного листка вписываются эти степени (например, доктор исторических наук, кандидат философских наук, профессор).

В строке «Какие имеете труды и изобретения» перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения. Если площади, отведенной в личном листке для изложения соответствующей информации, не достаточно, список научных трудов и изобретений оформляется на отдельном листе (листах), подписывается составителем с внесением даты, а в соответствующей строке личного листка делается запись: «список научных трудов (изобретений) прилагается».

В строке «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы, связанные с учебой, болезнью и т.п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности. Записи в соответствующей строке личного листка делаются на основании трудовой книжки работника, а также иных документов, подтверждающих периоды работы. При отсутствии достаточного количества места для изложения всех этапов трудовой деятельности такая информация может оформляться на отдельном листе (листах) с обязательной отметкой об этом в личном листке.

В строку «Семейное положение» вносятся данные на момент заполнения личного листка: холост (не замужем), женат (замужем), разведен (разведена), вдовец (вдова), после этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи). Например:

жена — Сидорчук Наталья Николаевна, 1965 г.р.,

сын — Сидорчук Петр Андреевич, 1994 г.р.,

дочь — Сидорчук Полина Андреевна, 1996 г.р.

В графе «Место жительства» отражается адрес прописки, фактический адрес проживания и телефон.

На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу.

Личный листок подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся. Изменения в учетных сведениях о работнике за время его работы в данной организации (например, получение более высокой ступени образования, присвоение ученого звания, изменение фамилии и др.) отражаются в дополнении к личному листку по учету кадров.

Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, с записями в документах.

Пример оформления личного листка приведен в приложении.

Примечание 1. Толкуя понятие «документы по личному составу» в широком смысле, специалисты иногда относят к ним такие виды документов, как штатное расписание, должностная инструкция, структура и штатная численность и др. Однако в практическом делопроизводстве и архивном деле указанные документы к категории документов по личному составу не относятся. К примеру, дела со штатными расписаниями при передаче в архив включают не в опись дел по личному составу, а в опись дел постоянного хранения.

Примечание 2. В Инструкции вместо слова «строка» используется термин «графа», что представляется не совсем верным. Графы применяются в таблицах для обозначения вертикального уровня членения текста и содержат обобщенные показатели постоянной информации. Переменная информация в анкетах и таблицах, представленная в словесной или цифровой форме, отражается в строках (горизонтальный уровень членения текста).

Примечание 3. В частности, согласно Единому квалификационному справочнику должностей служащих (выпуск 25) для занятия самой низкой должности «фармацевт» (без категории) необходимо отвечать следующим квалификационным требованиям: «среднее фармацевтическое образование без предъявления требований к стажу работы».

Андрей Рыбаков, директор
Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

Личный листок по учету кадров (образец)

lori-0002688845-bigwww.jpg

Похожие публикации

При трудоустройстве работника нередко просят заполнить анкету, которая содержит данные о соискателе: информацию об образовании, личные данные, данные о месте работы близких родственников и т.д.

Если работник принят в штат, ему предложат заполнить личный листок по учету кадров. По своей сути личный листок очень похож на анкету, которую заполняют соискатели. Если при прохождении собеседований работник уже заполнял анкету, личный листок по учету кадров (образец будет приведен далее) может не заполняться – в личное дело работника может быть включена анкета. Порядок ведения личных дел работодателем определяется в локальных нормативных актах. Нужно предусмотреть, какой именно из документов (листок по учету кадров, анкета, оба документа) войдет в состав личного дела работника – этот вопрос остается на усмотрение работодателя.

Читайте так же:  Как заполнять заявление на загранпаспорт на сайте госуслуги

Личный листок по учету кадров (образец заполнения)

Поскольку личный листок не имеет утвержденной формы, работодатель разрабатывает его самостоятельно и включает в документ те пункты и разделы, которые считает нужным. Личный листок по учету кадров (скачать документ вы сможете в конце статьи) обязательно содержит личные данные работника (ФИО, адрес, семейное положение и др.), остальные разделы работодатель добавляет на свое усмотрение. Чтобы упростить себе задачу по составлению документа, можно скачать образец личного листка по учету кадров и на его примере разработать свой бланк.

Что из себя представляет листок по учету кадров? Документ содержит следующую информацию:

  • ФИО работника;
  • Дата, место рождения;
  • Гражданство;
  • Образование (название учебного заведения, факультет, специализация, номер диплома, год поступления и окончания);
  • Информацию о владении иностранными языками, уровень владения;
  • Бланк личного листка по учету кадров может включать информацию о научных трудах, полученных ученых степенях;
  • Подробную информацию о трудовой деятельности (месяц и год поступления на каждую работу и увольнения с нее, наименование компании, занимаемая должность, местоположение);
  • Листок по учету кадров (бланк документа мы приведем в конце статьи) может включать информацию об участии в выборных (законодательных/ представительных) органах (местонахождение выборного органа, название, в качестве кого избирался работник, даты избрания и выбытия);
  • Информацию о наличии наград и званий;
  • Отношение к воинской службе и звание, в случае если работник служил;
  • Личный листок обычно включает в себя информацию о семейном положении работника и информацию о членах семьи (количество детей, их даты рождения, сведения о супруге и т.д.);
  • Место жительства, контактные данные, данные документа, удостоверяющего личность (номер, кем и когда выдан и т.д.).

Образец заполнения личного листка по учету кадров мы приведем ниже. Работник должен указать дату заполнения, подписать документ. Дополнительно прилагается фотография работника (обычно стандартного размера 3х4 см), которая вклеивается в листок в специально отведенное место.

Как заполнять личный листок по учету кадров? Информация, предоставленная работником при заполнении, должна быть полной и достоверной. Работник может отказаться заполнять некоторые разделы документа и работодатель не может заставить его это сделать. Нельзя включать в личный листок пункты, касающиеся состояния здоровья, религиозных, политических убеждений человека и т.п. (ст. 86 ТК РФ).

Дополнение к личному листку по учету кадров

Позднее, когда личный листок уже заполнен, в учетных данных работника могут произойти изменения. Кадровику нужно составить дополнение к листку, включив его в личное дело работника.

Какие изменения может понадобиться внести в личный листок по учету кадров, какую информацию целесообразно указать в дополнении?

  • Данные о работе после заполнения листка (должность, дата назначения и ухода, документ о переводе, увольнении и т.д.);
  • Информация о награждениях работника, присвоении знаний (дата, когда сотрудник был награжден, название награды, основание записи);
  • Сведения о повышении квалификации (дата, решение комиссии, основание записи);
  • Информация об изменении иных учетных сведений (например, смена места жительства и т.д.);
  • Информация о наложении и снятии взысканий с работника (дата наложения, кем взыскания было наложено, за что, вид взыскания, основание записи, дата снятия, основание снятия).

Заполнение личного листка по учету кадров (дополнения к нему) происходит на основании документов, которые подтверждают сведения, внесенные в листок – аттестаты, дипломы, справки, приказы и т.д. После внесения всех сведений проставляется дата заполнения документа, ФИО и подпись кадрового работника.

Пример заполнения личного листка по учету кадров

Личный листок по учету кадров (бланк скачать)

Личный листок по учету кадров. Бланк и образец заполнения

Личный листок по учету кадров – документ, относящийся к кадровой учетной политике предприятия. В него включаются краткие сведения о личной и профессиональной биографии работника, военной службе, наградах, поездках и т.д. По структуре, содержанию и форме он относится к типу анкетных документов.

Кто заполняет личный листок по учету кадров

Заполнением занимается лично сотрудник, на которого он оформляется, непосредственно при трудоустройстве. Заполненный листок прикрепляется к его личному делу, где и хранится на протяжении всего периода работы. После увольнения данный документ совместно с другими кадровыми бумагами, утратившими свою актуальность, передается в архив организации.

Зачем нужен документ

Листок, в котором собраны основные данные о сотруднике, позволяет работодателю в короткое время ознакомиться с ними и составить о «новобранце» собственное представление, или, иначе говоря, получить «профессиональный портрет» работника. Это в свою очередь дает возможность определить, насколько сотрудник будет соответствовать той или иной должности, а также принять решение о том, можно ли поручать этому специалисту какую-либо особо ответственную и важную работу.

Какие документы требуются для оформления листка

Почти все сведения, вносимые в листок, должны быть подтверждены документально. Как правило, сюда вносится информация из паспорта, аттестата, диплома или свидетельства об образовании, трудовой книжки, а также сведения, взятые из справок о наличии наград, изобретений, льгот и т.д.

Правила составления личного листка

На сегодняшний день личный листок по учету кадров не является строго обязательным документом для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей–работодателей. Тем не менее, он относится к категории востребованных документов, и в основном используется при приеме на работу в крупные коммерческие структуры.

Что касается государственных учреждений, то для них наличие этого документа является строго обязательным.

Личный листок не имеет унифицированного общеприменимого образца, поэтому может иметь различную содержание и структуру. Однако есть разделы, которые всегда включаются в стандартную форму документа. В частности, это касается информации о личных данных работника:

  • дате его рождения,
  • адреса местожительства,
  • серии и номера паспорта,
  • сведений о семейном положении.

Также практически всегда в личном листке требуется указать образование и опыт работы. Все остальные параграфы могут изменяться в зависимости от потребностей и представления работодателя об этом документе.

Еще один важный аспект – при заполнении личного листка, сотрудник должен приложить к нему свою фотографию, которая потом в него вклеивается.

Личный листок по учету кадров оформляется строго в письменном виде от руки, в единственном экземпляре и заверяется подписью сотрудника, который таким образом свидетельствует о том, что внес в него правдивые данные о себе.

Что делать, если изменения, внесенные в личный листок, устарели

Такие ситуации отнюдь не редкость – в жизни каждого человека время от времени происходят перемены. Если какие-либо сведения, внесенные в документ, утратили свою актуальность, сотруднику необходимо обратиться к специалисту, занимающемуся ведением личных дел работников (обычно это кадровик) и передать ему новую информацию.

Пример заполнения личного листка по учёту кадров

Вначале на документ, справа или слева (это не имеет значения) вклеивается фотография сотрудника. Затем вписываются его личные данные: фамилия, имя, отчество (полностью), дата рождения, национальность (при желании можно не указывать) и место рождения. Потом сюда же вносится домашний адрес официальный и фактический (если они отличаются), телефон и сведения из паспорта (серия, номер, когда и кем выдан). Чуть ниже нужно указать свой семейный статус.

Во вторую часть документа вносится информация о ближайших родственниках.

Если из каких-либо соображений работник не желает заполнять эту часть листка, ее можно оставить пустой, а вот следующую строку о военной обязанности заполнить необходимо.

Далее стоят две таблицы об образовании и опыте работы. Если речь идет об образовании, сюда нужно вносить информацию о максимально достигнутом его уровне. То есть, если это школа, то указать сведения о ней, если есть среднее специальное или высшее образование, то школу указывать уже не нужно, достаточно привести информацию о последнем законченном образовательном учреждении.

Что касается предыдущего опыта, то сюда данные нужно вносить, начиная с последнего места работы и по убывающей.

Следующая часть относится к дополнительным знаниям, а также профессиональным достижениям. Сюда нужно вписывать только те сведения, которые имеют под собой документальные доказательства. Что касается пребывания за границей – этот раздел не является обязательным и может оставаться незаполненным.

В заключение следует перечислить награды, которые были получены ранее на ниве профессиональной деятельности. Если таковые отсутствуют, строку можно оставить пустой и перейти к завершающему этапу: указанию даты заполнения личного листка и подписи.

Можно ли отказаться от заполнения листка по учету кадров

Отказаться от заполнения этого документа сотрудник негосударственных предприятий и организаций имеет полное право и никто не может принудить его к этой процедуре. Но, принимая решение об отказе, следует помнить о том, что такие действия могут привести к нежелательным последствиям, например, работника с первого дня «возьмут на карандаш».

Если же речь идет об организации, которые обязаны использовать в учетной кадровой политике листки по учету кадров, то там отказ заполнить документ может быть приравнен к отказу приступать к должностным обязанностям.

Можно ли забрать личный листок после увольнения

Данный документ является частью кадровой документации предприятия, поэтому изъять его по собственному желанию, даже при увольнении, работник не вправе. Однако, если по каким-либо причинам это чрезвычайно важно, можно написать письменное заявление на имя руководителя фирмы и попросить предоставить копию документа.