Оглавление:

Заполняем табель учёта рабочего времени правильно

Трудовое законодательство обязывает работодателей вести учёт отработанного сотрудниками времени. Учитывать отработанные часы должны организации независимо от юридического статуса и индивидуальные предприниматели. Специально для этого Госкомстатом разработаны и утверждены формы Табеля учёта рабочего времени N Т-12 и N Т-13.

Приведём инструкцию по заполнению, которая поможет правильно отразить данные и использовать табель рационально.

Для чего нужен табель учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

  • учитывать время, отработанное или неотработанное наёмным работником;
  • контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
  • иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчёта зарплаты или составления статистической отчётности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

Табель учёта рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ).

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей N Т-12 и N Т-13 с 1 января 2013 г. не обязательны для применения. Однако учёт вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП могут использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госткомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Материалы по теме

Учет рабочего времени: как правильно посчитать человеко-часы

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичных учётных документов:

  • табель рабочего времени на 2018 год составляет и ведёт уполномоченное лицо;
  • подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
  • после чего он передаётся в бухгалтерию.

Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который ведёт табель учёта использования рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издаётся приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учёт должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учёта неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдаёт на подпись начальнику отдела, тот в свою очередь, проверив данные, передаёт форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на её основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передаёт бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — табель учёта ведёт кадровый работник, а затем сразу передаёт в бухгалтерию.

Чем отличаются формы N Т-12 и N Т-13 Табеля учёта рабочего времени

Отличаются две утверждённые формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 считается универсальной и содержит, кроме того, дополнительный Раздел 2. В нем можно отражать расчёты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведёт расчёты с персоналом как отдельный вид учёта, раздел 2 просто остаётся пустым.

Материалы по теме

Ненормированный рабочий день: как оформить документы

Применяются два способа заполнения табеля:

  • сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
  • заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведём для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1 — название организации и структурного подразделения


Вверху вписывают название фирмы (ФИО ИП) и наименование структурной единицы. Это может быть отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.п.

Шаг 2 — код по ОКПО


ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:

  • 8 цифр для юрлиц;
  • 10 цифр для ИП.

Шаг 3 — номер документа и дата составления

  • Номер документу присваивается по порядку.
  • Датой составления обычно проставляется последний день отчётного месяца.

Шаг 4 — отчётный период


Табель учёта рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число августа в нашем случае.

Шаг 5 — информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

  • Порядковый номер в табеле.
  • Фамилия и должность работника.

  • Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учёта. Сохраняется за сотрудником на всё время работы в организации и не передаётся другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6 — сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращённые условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

  • Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
  • В — выходной;
  • К — командировка;
  • ОТ — отпуск.

Шаг 7 — итоговое количество дней и часов за месяц

  • В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.

  • В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8 — сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

  • 2000 — зарплата (оплата труда);
  • 2012 — отпускные.

  • Корреспондирующий счёт — бухгалтерский счёт, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случает счёт списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

  • В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счёта пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9 — сведения о причинах и времени неявки

Графы 10–12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

  • 3 дня — в связи с командировкой;
  • 10 дней был в отпуске.

Шаг 10 — подписи ответственных лиц

Табель учёта подписывают в конце месяца:

  • сотрудник, ответственный за ведение;
  • руководитель отдела;
  • кадровый работник.

Как отмечать отпуск в табеле рабочего времени

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учёта рабочего времени, важно знать следующие моменты:

  • какой именно вид отпуска проставлять;
  • период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
  • каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются в табеле такими сокращениями:

Заполнение табеля учета рабочего времени: 15 правил

Заполнение табеля учета рабочего времени: 3 типа бланков + 15 основных правил + 4 полезных подсказки.

Мы на 100% уверены в том, что вы согласны с утверждением, что заполнение табеля учета рабочего времени – задача важная и ответственная.

Выгодно это и работодателю, и сотруднику.

В первом случае босс может с чистой совестью «бить рублем» работника, который вместо того, чтобы стоять у станка, попивал пиво в баре «Голубая устрица», а во втором – дворник сможет доказать свой выход на работу в законный выходной (а что делать, если Новый год для погоды – не указ, и вовсю идет снег?).

Заполнение табеля учета рабочего времени: 3 категории сотрудников, которым это нужно и 3 варианта бланка

Табель учета рабочего времени – это акт, содержащий информацию о том, как каждый из тех, кто работает на предприятии соблюдает рабочий режим.

Сюда же вносятся любые отклонения от трудового графика.

Заполнение табеля рабочего времени по образцу необходимо:

бухгалтерии компании для того, чтобы правильно начислить заработную плату и другие выплаты (больничные, отпускные, премии, командировочные и т.д.)

Но не всегда все так радужно!

Иногда богиням калькулятора и программы 1С приходиться рассчитывать сумму штрафа для прогульщиков и тех, кто вечно опаздывает.

Такова жизнь!
кадровикам для принятия «судьбоносных» решений о поощрении особо отличившихся или устрашения разгильдяев (например, составления приказа о вынесении выговора);

«продвинутому» руководству для принятия верных управленческих решений.

Может, стоить все таки отправить на заслуженный отдых Марию Степановну, которая умудряется по 7 раз в год уходить на больничный?

Какой образец для подражания она подает корпоративной молодежи?

Нормативными актами Роскомстата утверждено 3 образца табеля учета рабочего времени для заполнения:

Записи допустимо вносить вручную.

В ней отражаются начисления зарплаты, потому целесообразно поручить вести эту бумагу кому-то из бухгалтеров.

При таком образце заполнение происходит на основе данных турникетов или других автоматических систем.

И частично, и полностью его можно вести на компьютере.

Создана для бюджетных организаций.

Если вам посчастливилось работать на государство, то нужно знать несколько особенностей заполнения такого табеля учета рабочего времени:

Читайте так же:  Работа юристом пермь

    имеется возможность указать специфические бюджетные обозначения, например, «учебный отпуск»;

регистрировать рабочее время можно как записывая все неявки-явки (сплошной метод), либо только указывать отклонения;

при первой подачи документ является «первичным» и в специальной графе ставиться «0».

При внесении каких-то изменений табелю присваивается единица и т.д.;

акт не предусматривает расчет зарплаты.

На его основе это делают уже в бухгалтерской службе.

Правила заполнения табеля учета рабочего времени: 15 главных постулатов

    Документ создается в одном экземпляре.

Табель по образцу может вестись и вручную, и в форме электронного документа.

Так что если ваш завскладом до сих пор не дружит с компьютером – не беда.

Функция заполнения табеля вменяется в обязанность сотруднику (кадровой службы, бухгалтерии, руководителю отдела) специальным приказом и указывается в его должностной инструкции.

Так что просто тыкнуть пальцем на пробегающую по офисному коридору Виолетту Степановну не получится!

За несколько дней до начала месяца (отчетного) ответственный работник готовит табель.

Так что хорошенько подумайте, кто у вас на фирме настоящий гуру тайм-менедмента.

На титульном листе нужно указать полное наименование учреждения (или отдела, если речь идет о нем) и дату, когда бланк начали вести.
Дату окончания указывается при закрытии табеля учета.

На следующем листе размещена учетная таблица и сведения о работниках.

Будьте аккуратны, чтобы случайно не «перекрестить» кого-то из коллег или не «наградить» новой неблагозвучной фамилией.

В эту таблицу заносят имя и фамилию человека, номер дела (личного).

Количество столбцов должно совпадать с количеством дней в данном месяце.

В квадратике напротив каждой фамилии указывают, сколько часов отработал тот или иной сотрудник за рабочий день, или количество смен при сменной системе работы.

Не забывайте, что праздничные и нерабочие дни тоже следует отмечать, даже если вы лично в этот день не работаете, а жарите шашлыки на даче у друзей.

Заполнение бумаги или электронного листа происходит каждый день.

Основой служат официальные акты, например, больничные листы, уведомления, приказы, заявления, письменные распоряжения начальства и т.п.

Из утвержденной таблицы нельзя удалять какие-либо поля или графы.

В случае нестандартной работы (смены) можно лишь добавлять специальные графы для их учета.
Для этого нужно оформить специальное распоряжение руководства.
Форс-мажорные ситуации (опоздания, прогулы и т.п.) и нештатные обстоятельства указываются с помощью специальных буквенных и числовых кодов.

На бумаге должна стоять подпись начальника (всей фирмы или конкретного подразделения).

Не забудьте «подмахнуть» табель.

Если заполнением табеля по образцу занимается третий работник, он тоже должен данные в бумаге удостоверить своей подписью.

Сотруднику, которому поручено заполнение табеля, следует контролировать правильность учета рабочего времени, он отвечает за подлинность данных.

Так что если уборщица тетя Люся просит вас поставить заветную отметку в документ, а сама норовит убежать на полдня на рынок, подумайте, нужны ли вам неприятности.

  • Следует учитывать, что в бланке по форме Т-12 в двух разных разделах ведут учет рабочего времени и его оплату.
  • Образец заполнения табеля учета рабочего времени: все будет четко!

    Табель учета рабочего времени при заполнении по образцу оформляют так:

    сначала следует заполнить три графы (первые) и «шапку» бумаги.

    Мы уверенны, что вы еще не забыли имена и фамилии коллег.

    Сюда же записываются их табельные номера и название предприятия;

    в следующих столбиках (с 4 до 7) каждый день делаются о рабочем времени отметки (выход-невыход на рабочее место, декретный отпуск, болезнь и т.п.).

    Для этого придуманы специальные коды.

    Делают записи только на основе необходимых документов (первички), например, приказа.

    И хотя изучать наизусть (какой ужас!) коды нет надобности, потому что они указаны на первом листе бланка, но ознакомится с ними и обосновывающими документами стоит:

    невыходы считают целыми днями, а другие отступления от рабочего графика при необходимости можно считать даже поминутно и указывать цифру под буквенным кодом.

    Не может же ваш сторож уйти в отпуск на 3 часа, а вот опоздать на 40 минут – очень даже может быть!

    столбики 5 и 7 в образце предназначены для суммирования времени работы, а с 8 до 17 – для отчетности по каждому человеку отдельно.

    «Шеф, все пропало!» или чем грозит неправильное заполнение табеля рабочего времени?

    «Налетчики» из налоговой инспекции могут даже в самой расчудесной фирме выявить такие ошибки в заполнении табеля рабочего времени:

    информация о зарплате в документах первичной отчетности и табеле отличается.

    Например, приказом вы отправили сотрудника в отпуск на 24 дня, а он, бедняга, по табелю вышел трудиться через 20 суток;

    информация о зарплате в табеле и расчетных бухгалтерских документах отличается.

    Ну и почему уважаемый Сергей Петрович настолярничал на 10 тысяч рублей, а расписался в ведомости за 8 тысяч?

    в табеле неправильно указаны коды, не учтены сверхурочные и переработки.

    Вы бы ведь не хотели, чтобы любимая жена работала бесплатно по субботам, а вы остались на выходных без ее умопомрачительно вкусного борща?

    неправильно начислены суммы к выплате по больничным листам.

    Пора вам, батенька, освежить в памяти соответствующие нормативные акты.

    За все эти «прегрешения» вас (бухгалтера или руководителя) могут оштрафовать на 500 рублей.

    Ну а если о заполнении табеля вы и вовсе не слыхали и такого документа для учет рабочего времени на предприятии вообще нет, то готовьтесь выложить до 50 тыс.рублей согласно статье 5.27 Административного Кодекса РФ (http://koapkodeksrf.ru).

    Еще раз о порядке ведения табеля учета рабочего времени в видеоролике:

    Специально для перфекционистов: 4 подсказки для идеального заполнения табеля рабочего времени по образцу

    Отметки в бумаге или электронном листе ставьте только после того, как получите подтверждающие документы.

    Серега со склада утверждает, что не выходил на работу 3 дня не по причине запоя, а лечился от банальной простуды?

    Дождитесь от него больничного листа!

    Если вносите записи в табель вручную, не брезгуйте копиями (для себя) и черновиками.

    От потери и порчи документов, а также описок не застрахован даже агент ЦРУ.

    Если вы пока не поняли причину опоздания или неявки сотрудника на рабочее место, пользуйтесь специальным кодом для невыясненных обстоятельств (НН), чтобы не попасть впросак.

    Не спешите клеймить человека позором и называть прогульщиком.

    А вдруг бедолага попал в больницу с острым аппендицитом?

    При внесении любых изменений в рабочий режим старайтесь как можно раньше предоставлять сотрудникам соответствующие документы.

    Если ваш инженер – страстный любитель рыбалки и на ближайшие выходные у него уже припасена коробка с червяками и бутылка коньяку «для сугрева», не стоит показывать ему приказ о рабочей субботе в пятницу вечером.

    Пожалейте человека и сделайте это в начале недели!

    В целом, правила заполнения табеля учета рабочего времени достаточно просты.

    Их стоит знать каждому руководителю и кадровому работнику, чтобы правильно начислять заработную плату и уберечься от штрафных санкций в случае проверки контролирующих органов.

    Как оформить табель учета

    Вопрос: Ответственный работник подал табель, в нем указано, что сотрудница с 24.07.2018 находилась на больничном. В августе сотрудница принесла больничный лист, а в нем указан период нетрудоспособности с 23.07.2018.

    Каким образом должен быть оформлен корректирующий табель – только на эту сотрудницу или на все подразделение в целом? Должен быть проставлен весь месяц или только тот день, где ошибка? Должна ли прилагаться к табелю объяснительная от ответственного сотрудника за табель?

    Если человек находится на больничном, но еще его не сдал, правомерно ли ему ставить Б в табеле или все-таки правильно ставить НН, а потом составлять корректирующий табель?

    Ответ от 29.08.2018

    Унифицированная форма Табеля учета использования рабочего времени (ф. 0504421) для учреждений госсектора утверждена приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее – Приказ № 52н). Применение другой формы законодательством не предусмотрено.

    Согласно указаниям по заполнению Табель (ф. 0504421) применяется для учета использования рабочего времени или регистрации различных случаев отклонений от нормального использования рабочего времени. Предусмотрены два способа заполнения Табеля (ф. 0504421): регистрация случаев отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка, или отражение фактических затрат рабочего времени. Способ заполнения Табеля (ф. 0504421) учреждение определяет в учетной политике (письма Минфина России от 19.07.2018 № 02-07-05/50639, от 02.06.2016 № 02-06-10/32007).

    При обнаружении факта неотражения отклонений или неполноты сведений об учете рабочего времени (например, в связи с поздним представлением работником документов), лицо, ответственное за составление Табеля (ф. 0504421), обязано представить корректирующий Табель (ф. 0504421), составленный с учетом изменений.

    Эта формулировка позволяет сделать вывод, что представляется именно новый, корректирующий Табель (ф. 0504421), составленный с учетом изменений, т.е. в Табеле (ф. 0504421) необходимо отражать информацию по всем сотрудникам, включая тех, у которых выявлены несоответствия.

    В устных разъяснениях специалисты Минфина России проводят аналогию между корректирующим Табелем (ф. 0504421) и уточненной налоговой декларацией. Поскольку в уточненной декларации представляется та же информация, что и в первичной декларации, но уже в исправленном виде, очевидно, корректирующий Табель (ф. 0504421) также должен содержать информацию на все подразделение в целом за месяц с учетом исправлений.

    Однако и представление данных только по тем сотрудникам, по которым есть изменения, не будет противоречить законодательству, т.к. четких разъяснений о заполнении формы Приказ № 52н не содержит. Выбранный вариант заполнения корректирующего Табеля (ф. 0504421) должен быть закреплен в учетной политике.

    При представлении Табеля (ф. 0504421) с изменениями в строке «Вид табеля» указывается значение «корректирующий». При заполнении показателя «Номер корректировки» указываются цифры, начиная с «1» согласно порядковому номеру корректирующего Табеля (корректировки) за соответствующий расчетный период.

    Что касается приложения к табелю объяснительной от ответственного сотрудника, Приказ № 52н такого требования не содержит. Поскольку данный документ служит основанием для начисления заработной платы и пособий по временной нетрудоспособности, очевидно, что представление дополнительного обоснования внесения корректировок лишним не будет. Это также нужно закрепить в учетной политике.

    В Табеле учета использования рабочего времени (ф. 0504421) работодатель отражает известные ему причины неявки сотрудника на работу. Табель заполняется на основании документов, изданных работодателем или предъявленных работником (листка нетрудоспособности, приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку, приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику и др.).

    Читайте так же:  Частичное погашение ипотеки втб

    Устное заявление работника не является основанием для проставления в табеле отметки «Б» (временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам), ведь сотрудник может впоследствии не представить больничный лист или представить с другими датами начала и окончания периода временной нетрудоспособности.

    До сдачи Табеля (ф. 0504421) в бухгалтерию сведения о явках и неявках сотрудника на работу по числам месяца можно оставить незаполненными, пока он не принесет подтверждающие документы.

    Если к моменту сдачи Табеля (ф. 0504421) сотрудник не вышел на работу, поставьте буквенный код «НН» (неявки по невыясненным причинам). Когда работник представит больничный лист, табель корректируется. Дни болезни, подтвержденные листком нетрудоспособности, отмечаются кодом «Б».

    Как задать вопрос

    Форма 0504421. Корректирующий табель учета рабочего времени

    Корректирующий табель учета рабочего времени существует для удобства внесения изменений в уже заполненный табель учета рабочего времени. Корректирующая бумага может быть оформлена как на одного сотрудника, так и на весь персонал. Главное к ней требование – сообщение новых сведений о том, где фактически находился сотрудник организации, был ли на работе, если отсутствовал, то по какой причине.

    Если сотрудника нет на месте и причина этого явления неизвестна, то в табель учета рабочего времени обычно ставят «НН». Если оказывается, что причина в болезни сотрудника (и был предоставлен больничный лист), то на месте этих «НН» проставляется обозначение «Б».

    А если уважительных причин для пропуска рабочего дня не было, то обозначение «НН» следует заменить на «ПР», что значит, что имел место прогул. Существуют и другие обозначения для каждого из дней работы и вида деятельности.

    Табель учета рабочего времени, согласно трудовому законодательству, заполняется и сдается не реже двух раз в месяц (об этом ясно говорится в 136 статье Трудового кодекса РФ). Именно по его данным сотрудникам организации начисляется заработная плата.

    Однако довольно часто встречаются ситуации, когда сотрудник отсутствует на работе по невыясненным причинам. Если ждать, когда они прояснятся, и сдавать табель потом, то это будет нарушением Трудового кодекса. Поэтому прибегают к составлению корректирующих табелей. Бланк корректирующего табеля учета рабочего времени в коммерческих организациях представлен формами Т-12 и Т-13. А в бюджетных учреждениях используется типовая форма номер 0504421. Однако последние могут прибегнуть и к Т-13.

    Важно! Отличие корректирующего табеля от основного состоит в обозначении типа в шапке документа (основной или корректирующий), а также в нумерации. В основном табеле учета рабочего времени нумерации нет, тогда как корректирующие документы, помимо своего идентификационного, всегда имеют порядковый номер.

    Изменения в одну и ту же бумагу могут вноситься неоднократно как по одному, так и по нескольким сотрудникам. Поэтому полное название документа может быть «Корректирующий табель учета рабочего времени №1, номер корректировки — 2». Это значит, что к первому табелю учета рабочего времени поступает второй вариант корректировки.

    При этом данные из корректирующего документа вносятся в основную бумагу. Например, обозначения «НН» (неизвестная причина отсутствия) заменяется на «ПР» (прогул) или «Б» (трудовые часы пропущены по болезни).

    Удобнее это делать в электронном виде, так как замены бывают достаточно обширны. Если же предстоит исправить одну-две буквы, то можно обойтись простым исправлением в существующей бумаге. Однако здесь есть нюансы.

    Если табельщиком была письменно сформулирована необходимость корректировки, а основной табель учета рабочего времени распечатан и заполнен, то можно внести в него изменения без перепечатывания. Для этого допустимы исправления. Они производятся путем зачеркивания неверных данных и записывания рядом верных. Однако при этом на полях должна быть:

    • Ссылка на корректирующий табель, с его номером и датой составления. Она может быть сформулирована как «Исправления произведены согласно…». Если фраза не помещается полностью, то достаточно просто названия документа, с его номером и датой.
    • Подписи всех лиц, которые подписали основной табель.
    • Расшифровка подписей.
    • Должности ответственных за заполнение бумаги сотрудников, а также руководителя организации.

    Временные промежутки

    Корректирующий табель рабочего времени может поступить в бухгалтерию в течение полугода после закрытия основного табеля. Даже тогда бухгалтерия должна произвести перерасчет заработной платы. Хотя, согласно рекомендациям, табельщик составляет его и сдает не позже 5-го числа текущего месяца.

    Сопутствующие документы

    Каждый конкретный случай должен рассматриваться индивидуально, но к корректирующему табелю учета рабочего времени обычно прилагают объяснительные записки сотрудника или сотрудников. Чаще всего это явление связано с несвоевременным предъявлением больничного листа либо с невозможностью его предоставить. Предусмотрительные работодатели по этому поводу ввели практику уточнения этих моментов по телефону с не явившимся на службу сотрудником.

    Однако по Трудовому кодексу нельзя проставлять в документе шифр «Б», не удостоверившись в существовании больничного листа. Кроме того, заболевший сотрудник не всегда имеет возможность сообщить о своем положении.

    Помимо этого, к корректирующему табелю всегда должна прилагаться служебная записка, составленная ответственным за заполнение сотрудником.

    В командировке работник ведет табель учета рабочего времени самостоятельно. За это ему положена доплата, так как количество трудовых обязанностей увеличивается. Поэтому, если по каким-либо причинам требуется внести изменения в такой табель, то оформлять его должен сам сотрудник, так как именно он в этом случае отвечает за корректность указанных данных.

    Если корректировка нужна по нескольким сотрудникам, то удобнее корректирующий табель составлять на каждого работника отдельно. Так можно минимизировать возможность ошибки в бухгалтерии.

    Возможные ошибки

    В судебных разбирательствах часто встречаются дела, при которых:

    • В табеле отсутствует отметка о прогуле сотрудника. Каждый день табельщику обязательно выставлять отметку «НН», если сотрудника нет на месте, а не пытаться выяснить причину и оставлять заполнение «на потом».
    • Сотрудником был предъявлен больничный лист прошлого периода или больничный лист был возвращен. Такое поведение вредит работодателю.
    • В табеле отсутствует подпись руководителя. Или, помимо табеля, не было предоставлено дополнительных доказательств отсутствия сотрудника на рабочем месте.

    Сколько хранится

    Время хранения документа напрямую зависит от его функционала:

    • Если корректирующий табель рабочего времени используется только как документ, который содержит сведения о деятельности фирмы, то его обязательно хранить год.
    • Если он напрямую связан с начислением организации налогов (а так бывает в подавляющем большинстве случаев), то срок хранения увеличивается до 4 лет.
    • Если же он основной документ для начисления заработной платы, то должен сохраняться как минимум 5 лет.
    • А если в организации вредные либо опасные условия труда (которые накладывают на работников обязанность работать в них), то документ хранится не меньше 75 лет.

    Неправильное оформление корректирующего табеля учета рабочего времени, согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, может стоить работодателю до 80 тыс. руб.

    Табель учета рабочего времени

    Данная рубрика посвящена правилам заполнения такой унифицированной формы, как табель учета рабочего времени. Табель рабочего времени, или табель рабочего графика, используется для контроля над соблюдением установленного режима труда и статистической отчетности. Здесь вы также найдете ответы на вопросы о том, какие обозначения необходимо использовать, заполняя табель учета использования рабочего времени, как правильно заполнить табель учета рабочего времени и по какой форме оформляется табель рабочих дней.

    Читайте советы о том, как вести табель рабочего времени, от экспертов «Системы Кадры»

    Вопрос из практики

    Какие формы табеля нужно использовать для учета рабочего времени сотрудников?

    Ответ подготовлен совместно с редакцией «Системы Кадры»

    Отвечает Нина Ковязина
    заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении минздрава России

    В коммерческих организациях используют типовые формы:

    • табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда по форме № Т-12;
    • табель учета рабочего времени по форме № Т-13 – при автоматизированной обработке данных.

    Задайте свой вопрос экспертам «Системы Кадры»

    Рабочий табель и вопросы его оформления подробно рассматриваются в материалах, представленных в журнале «Кадровое дело». Табель рабочего времени – тема многих популярных статей, с которыми вы можете ознакомиться на нашем сайте:

    Пять советов про сменный график, когда неясно, как оформить табель

    Ответ подготовлен совместно с редакцией журнала «Кадровое дело

    Отвечает Ирина ПАВЛОВА,
    юрист, руководитель сервиса «Кадровое дело: персональные консультации»

    Нельзя заполнять табель учета рабочего времени на основании графика сменности. В графике вы сменами планируете рабочее время, а табель заполняете по дням и указываете только фактические часы.

    При сменной работе нужно выполнять требование о соблюдении нормы рабочего времени за учетный период. Но могут быть случаи, когда работника привлекают к работе сверхурочно (ст. 99 ТК). В таком случае эта работа будет работой сверх нормы (ст. 97 ТК). При этом компания обязана соблюдать требования о предельном количестве часов сверхурочной работы…

    Полная версия ответа доступна после бесплатной регистрации

    Чтобы ознакомиться со всеми представленными материалами по ведению табеля рабочих часов, а также с материалами, касающимися других вопросов кадрового делопроизводства, используйте поиск по сайту.

    Самые актуальные статьи по теме из практического журнала «Кадровое дело»

    Табель учета рабочего времени ведем правильно

    Автор: О. Трошина

    Обязано ли учреждение применять в своей деятельности табель учета рабочего времени (ф. 0504421)? Можно ли вносить изменения в этот документ? Как правильно заполнять табель, если у работников в течение месяца имеются отклонения от нормального использования рабочего времени?

    В соответствии с положениями ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Сведения об учете рабочего времени на основании приказов (распоряжений) руководителя учреждения отражаются в табеле учета использования рабочего времени (ф. 0504421) лицом, ответственным за его составление. Заполненный табель (ф. 0504421) и другие документы, подписанные ответственными должностными лицами, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для расчета заработной платы сотрудников учреждения и для составления на его основе расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или расчетной ведомости (ф. 0504402). Рассмотрим особенности заполнения табеля (ф. 0503421).

    Читайте так же:  Условия предоставления земельных участков в собственность бесплатно

    Для начала отметим, что все государственные (муниципальные) бюджетные учреждения в силу норм ст. 9 Закона о бухгалтерском учете[1], Приказа № 52н[2] в своей работе применяют для учета рабочего времени табель (ф. 0504421). Применение другой формы законодательством РФ не предусмотрено. При этом в табель (ф. 0504421) допускается внесение дополнительной информации, необходимой субъекту учета (данная норма предусмотрена в методических рекомендациях, утвержденных Приказом № 52н). Исключать имеющуюся в табеле (ф. 0504421) информацию (графы, строки) недопустимо.

    Относительно правил заполнения этой формы отметим следующее:

    Способы заполнения табеля (ф. 0504421) (приложение 5 к Приказу № 52н)

    Регистрация случаев отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка

    Отражение фактических затрат рабочего времени

    Выбор способа заполнения табеля (ф. 0504421) определяется актом учреждения в рамках формирования учетной политики учреждения. При этом в графах 20 и 37 табеля (ф. 0504421) предусмотрено отражение информации в разрезе только «явок» или только «неявок». Выбор соответствующего способа отражения информации в табеле (ф. 0504421) устанавливается актом учреждения в рамках формирования его учетной политики. Таким образом, при заполнении табеля (ф. 0504421) допускается фиксировать исключительно случаи отклонений от нормального использования рабочего времени (выходные и праздничные дни, очередные, дополнительные отпуска и т. п.).

    Если учреждение зафиксировало в своей учетной политике заполнение табеля путем регистрации случаев отклонений, то по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, отражаются:

    в верхней половине строки – часы отклонений;

    в нижней половине строки – условные обозначения отклонений, часы работы в ночное время.

    При заполнении табеля (ф. 0504421) применяются условные обозначения, в том числе:

    Табель учета рабочего времени

    Правильное ведение табеля учета рабочего времени – основа внутреннего документооборота предприятия. Узнайте, как правильно заполнить табель, скачайте образцы заполнения

    Как вести табель учета рабочего времени по ТК РФ

    Каждое предприятие обязано обеспечить в делопроизводстве ведение табеля учета рабочего времени. В госсекторе приняты свои специальные формы временного учета. Все прочие организации разрабатывают табели в зависимости от своей деятельности и структуры. В любом случае, табель необходимо утвердить во внутреннем документообороте.

    Скачайте документы из статьи

    Табель учета рабочего времени – основной рабочий документ любого кадровика. Он существует в единственном экземпляре, заполняется ежедневно, за исключением выходных и праздников, то есть нерабочих дней.

    Даже если на предприятии принята форма оплаты, не привязанная к подсчету часов (к примеру, сдельная по объему произведенной продукции), табель заполняется по единым правилам. Таковы требования Трудового кодекса.

    Порядок заполнения табеля учета рабочего времени на 2019 год

    Данные заносятся в табель по каждому сотруднику отдельно и ежедневно. Кроме того, ежемесячно подсчитываются необходимые данные, которые потом будут использоваться всеми службами предприятия, особенно бухгалтерией для расчета зарплаты.

    «Шапка» оформляется так:

    • Точные реквизиты предприятия и конкретного подразделения.
    • Период учета.
    • Номер в документообороте организации.
    • Дата заполнения.

    Также указывается, какой это вид табеля – первичный или корректирующий (с номером правки).

    После «шапки» столбцы заполняются соответственно требуемому содержанию.

    Найдите нужный вам образец документа по кадровому делопроизводству в самой полной библиотеке шаблонов журнала «Справочник кадровика». Эксперты составили уже 2506 шаблонов!

    Итак, какие столбцы заполняются:

    • Строки нумеруются.
    • Фамилия, ИО, точная должность работника.
    • Табельный номер сотрудника. Это уникальный шифр в документообороте организации, он присваивается работнику при оформлении и используется в бухгалтерии, кадровой и иных службах.
    • 1-я половина месяца: податно вносятся данные о явках и неявках работника. Для этого используются условные коды, а количество отработанных часов отмечается цифрами. В конце этого периода подсчитывается общий итог количества отработанного времени.
    • 2-я половина месяца: так же, как и первая.
    • Месячный итог: общее количество рабочих дней и часов.
    • Сверхурочная деятельность за истекший месяц, отдельно подсчитываются выходы в ночное время, праздники и выходные дни.
    • Итог и анализ неявок за месяц: общее количество неявок, количество дней, «прогулянных» по разным причинам – отдельно по каждой причине.
    • Количество дней, относящихся к праздникам и выходным.

    Важно, что часть столбцов заполняется кадровиком не ежедневно, а только по окончании расчетного месяца. Это учет времени (в днях и часах):

    • отработанного в текущем месяце.
    • когда сотрудник не вышел на работу (отдельно по разным причинам неявки).
    • выходных и праздников.
    • отработанного сверхурочно.

    Как составить табели и график сменности по Производственному календарю — 2019

    Возможны два варианта заполнения документа: сплошной и регистрация отклонений.

    Вариант 1. Сплошной метод также называют методом регистрации явок и неявок. Ежедневно заполняются строки, указывающие на то, пришел человек на работу в конкретный день или нет и сколько времени реально отработал. Если была неявка по уважительной причине – эта строка не заполненяется до предъявления удостоверяющих документов.

    Вариант 2. Метод регистрации отклонений используется для учета нестандартного рабочего графика. Этот метод применим для сотрудников, выезжающих в командировки или работающих на дому. Так удобно табелировать ночные смены, выход в праздники и выходные дни, сверхурочную деятельность. В остальные дни подразумевается, что работник отработал полную смену.

    Все изменения в рабочем расписании сотрудников, включая неявку, подтверждаются документами! Как основание для отклонения используются: лист временной нетрудоспособности, приказы об отпуске, командировке, привлечении к сверхурочной работе и т.п.

    Образец заполнения табеля учета рабочего времени

    Календарь: табель рабочего времени на 2019 год

    Чтобы облегчить себе трудовые задачи, скачайте бланк табеля учета рабочего времени на каждый месяц 2019 года.

    Приказ о назначении ответственного за ведение табеля рабочего времени

    Поскольку табель — один из важнейших документов организации, необходимо назначить отвечающего за него сотрудника (ч. 4, ст.91 ТК). Издается приказ о назначении ответственного за ведение табеля учета рабочего времени работников.

    В практике применяются 2 варианта табелирования: централизованный и децентрализованный.

    Вариант 1. используется в небольших организациях. Заносит сведения в документ табельщик, если такая должность есть в штатном расписании, или специалист кадровой службы, если на предприятии есть отдельная кадровая служба. Возможен вариант, что учет рабочего времени возложен дополнительной обязанностью на другого работника (на предприятиях без кадровой службы). Например, ответственным сотрудником может быть секретарь.

    Вариант 2. децентрализованный, чаще используется на предприятиях с большой численностью сотрудников. Там табелированием занимается ответственный по конкретному структурному подразделению сотрудник.

    Приказ подписывается руководителем организации.

    Образец приказа о назначении ответственного за ведение табеля учета рабочего времени

    Кто подписывает табель учета рабочего времени

    На предприятиях с небольшой численностью работников табель подписывается напрямую директором. На предприятиях средней численности нужно несколько подписей: ответственного лица, специалиста кадрового отдела и руководителя подразделения. А вот на больших предприятиях принято составлять несколько табелей, по каждому структурному подразделению.

    Табель учета рабочего времени водителей

    В силу особенностей профессии водителя учет времени, проведенного за рулем, достаточно сложен. При составлении табеля кадровый специалист должен ориентироваться на Положение об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей, утвержденное Приказом Минтранса России от 20.08.2004 N 15.

    Работодатель обязан использовать тахограф, регистрирующий движение и стоянку машины, и следить за его исправностью (невыполнение этого влечет административную ответственность по ч. 1 ст. 11.23 КоАП РФ). Общая продолжительность рабочего дня, отраженного в документе, не должна превышать 12 часов в сутки.

    Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

    Документационное обеспечение работы с персоналом

    • Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
    • За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
    • Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов
    • Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

    Исключение из этого правила — необходимость выполнения срочных сверхурочных работ, но и они не должны продолжаться больше 4 часов 2 дня подряд, а суммарно за год не больше 120 часов. Такая потребность в сверхурочных работах может возникнуть при неявке сменщика или если остановка работы влечет угрозу для жизни и здоровья людей, порчу груза. Часто совершают ошибку, записывая как рабочее время только время движения. Согласно Положению, часы охраны груза и автомобиля должно засчитываться в рабочее время, причем не менее 30% от всего времени.

    Также для учета рабочего времени водителей необходимо составлять путевой лист и график стоянок-движения. Важно, чтобы сведения в этих документах соответствовали друг другу, иначе работодатель будет привлечен к ответственности.

    Выписка из табеля учета рабочего времени

    Выписки из табеля делаются по запросам бухгалтерии и других служб предприятия. Например, сотрудник увольняется. В этом случае необходимо рассчитать точные выплаты для начисления выплат при сокращении. Нет необходимости «подбивать» данные по всем сотрудникам, достаточно сделать выписку данных по конкретному работнику.

    Образец выписки из табеля учета рабочего времени

    Корректирующий табель учета рабочего времени: образец

    Если в первичный табель необходимо внести поправки, создают корректирующий документ.

    Это достаточно частая ситуация: например, сотрудник не вышел на работу, предупредив по телефону, что заболел. Ответственный за ведение табеля учета рабочего времени работников не может отметить больничный лист нетрудоспособности, пока сотрудник выздоровеет и не принесет его, так что указывает неявку по невыясненным причинам. После получения удостоверяющего документа табель необходимо скорректировать.

    Справочник, калькулятор и памятка, которые уберегут от ошибок в табеле

    Заполняя табель по форме 0504421, в строке «вид» указывается, первичный он или корректирующий. Принято обозначение «0» для первичного, «1» и последующие – для корректирующих табелей. На основании правок будет произведен перерасчет зарплаты за предыдущий месяц.

    Унифицированная форма Т-12 не предусматривает такого реквизита, как отметки о коррекции. Поэтому корректирующий документ заполняют заново, только ставят другой номер, например, с дробью и дату.

    Все исправления в корректирующий табель вносятся в сроки, регламентированные внутренними правилами документооборота организации.

    Срок хранения табеля учета рабочего времени

    Часто спрашивают, сколько необходимо хранить табель. Это зависит от условий труда конкретного сотрудника.

    Если предприятие не относится к повышенному классу опасности — документ хранится 5 лет.

    На предприятиях с вредными или опасными условиями труда документ должен храниться 50 лет, и дольше в некоторых случаях (75 лет до 2003 года).