Секретарь-машинистка

Должностные обязанности. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.). Печатает по указанию руководителя различные материалы. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль. Принимает документы на подпись руководителю. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.

Должен знать: положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; машинопись; правила орфографии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; основы организации труда; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Ответы на экзаменационные билеты

Квалификационные требования, предъявляемые к секретарю

Оператор на телефоне

Среднее профессиональное образование

и высокий уровень коммуникабельности

Секретарь на телефоне

Среднее профессиональное образование

и высокий уровень коммуникабельности

Знание делопроизводства, знание компьютера и оргтехники, среднее профессиональное образование, курсы секретаря

Знание делопроизводства, среднее профессиональное образование, курсы повышения квалификации

Знание делопроизводства и ПК, свободное владение иностранным языком, коммуникабельность

Среднее профессиональное образование, курсы повышения квалификации или высшие образование

Высшее профессиональное образование, свободное владение иностранным языком, знание делопроизводства, этики и психологии деловых отношений

Секретарь офиса отдела

Высшее профессиональное образование, свободное владение иностранным языком, знание делопроизводства, этики и психологии деловых отношений

Высшее профессиональное образование, владение иностранным языком, знание делопроизводства и ПК

Высшее профессиональное образование, специализированные учебные центры

Офис-менеджер, ассистент руководителя, руководитель секретариата

Высшее профессиональное образование, подготовка по профилю организации

Секретарь-машинистка (обработка металлов)

0.1. Документ вступает в силу с момента утверждения.

0.2. Разработчик документа: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.3. Документ согласован: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.4. Периодическая проверка данного документа производится с интервалом, не превышающим 3 года.

1. Общие положения

1.1. Должность «Секретарь-машинистка» относится к категории «Технические служащие».

1.2. Квалификационные требования — полное общее среднее образование и профессионально-техническое образование или полное общее среднее образование и профессиональная подготовка на производстве. Без требований к стажу работы.

1.3. Знает и применяет в деятельности:
— положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;
— структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
— машинопись;
— правила орфографии и пунктуации;
— порядок размещения материала при печатании различных документов;
— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
— правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов;
— правила пользования приемно-передающими устройствами;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
— основы организации труда;
— основы законодательства о труде.

1.4. Секретарь-машинистка назначается на должность и освобождается от должности приказом по организации (предприятию/учреждению).

1.5. Секретарь-машинистка подчиняется непосредственно _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.6. Секретарь-машинистка руководит работой _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.7. Секретарь-машинистка во время отсутствия, замещается лицом, назначенным в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее выполнение возложенных на него обязанностей.

2. Характеристика работ, задачи и должностные обязанности

2.1. Выполняет технические функции, охватывающих обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.

2.2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.

2.3. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает за отсутствия руководителя принятые сообщения и доводит до его сведения их содержание.

2.4. Осуществляет работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, уведомление участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, ведение регистрации), ведет и оформляет протоколы.

2.5. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает благоприятные условия для его эффективной работы.

2.6. Передает и принимает информацию по приемно-передающих устройств (телекс, факс, телефакс и др.).

2.7. Печатает по указанию руководителя различные материалы.

2.8. Ведет делопроизводство, принимает корреспонденцию, поступающую на имя руководителя, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

2.9. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

2.10. Принимает документы на подпись руководителя.

2.11. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения заявлений и предложений работников.

2.12. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.13. Готовит документы для тиражирования на множительной технике, а также делает копии документов на персональном ксероксе.

2.14. Знает, понимает и применяет действующие нормативные документы, касающиеся его деятельности.

2.15. Знает и выполняет требования нормативных актов об охране труда и окружающей среды, соблюдает нормы, методы и приемы безопасного выполнения работ.

3.1. Секретарь-машинистка имеет право предпринимать действия для предотвращения и устранения случаев любых нарушений или несоответствий.

3.2. Секретарь-машинистка имеет право получать все предусмотренные законодательством социальные гарантии.

3.3. Секретарь-машинистка имеет право требовать оказание содействия в исполнении своих должностных обязанностей и осуществлении прав.

Читайте так же:  Как оформить отпуск в 1с 82 кадры

3.4. Секретарь-машинистка имеет право требовать создание организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей и предоставление необходимого оборудования и инвентаря.

3.5. Секретарь-машинистка имеет право знакомиться с проектами документов, касающимися его деятельности.

3.6. Секретарь-машинистка имеет право запрашивать и получать документы, материалы и информацию, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей и распоряжений руководства.

3.7. Секретарь-машинистка имеет право повышать свою профессиональную квалификацию.

3.8. Секретарь-машинистка имеет право сообщать обо всех выявленных в процессе своей деятельности нарушениях и несоответствиях и вносить предложения по их устранению.

3.9. Секретарь-машинистка имеет право ознакамливаться с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Ответственность

4.1. Секретарь-машинистка несет ответственность за невыполнение или несвоевременное выполнение возложенных настоящей должностной инструкцией обязанностей и (или) неиспользование предоставленных прав.

4.2. Секретарь-машинистка несет ответственность за несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4.3. Секретарь-машинистка несет ответственность за разглашение информации об организации (предприятии/учреждении), относящейся к коммерческой тайне.

4.4. Секретарь-машинистка несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение требований внутренних нормативных документов организации (предприятия/учреждения) и законных распоряжений руководства.

4.5. Секретарь-машинистка несет ответственность за правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.

4.6. Секретарь-машинистка несет ответственность за причинение материального ущерба организации (предприятию/учреждению) в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.

4.7. Секретарь-машинистка несет ответственность за неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

Какие требования к секретарю устанавливает квалификационная характеристика?

Профессии секретаря, секретаря-референта требует от человека, избравшего их, хорошей подготовленности, широкого кругозора, целого комплекса деловых и личных качеств, связанных со спецификой секретарского труда.

Обязанности секретаря можно разделить на работу до документному и бездокументному обслуживанию руководителя.

То, что должен знать и уметь секретарь, излагается ь квалификационной характеристике.

Квалификационная характеристика — это норма тивный документ, устанавливающий, что должен де- лать тот или иной работник на своей работе, что он должен знать и уметь для этого и каков должен быть уровень его подготовки.

Приведем квалификационную характеристику секретаря при руководителе (менеджере) малого предприятия:

Должностные обязанности: Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия (или подразделения). Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.

Должна знать: положения и инструкции по документационному обеспечению; руководящий состав предприятия, его подразделений; машинопись; работу на персональном компьютере; правила орфографии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов; правила эксплуатации пишущих машин, персонального компьютера, диктофонов, магнитофонов; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила внутреннего трудового распорядка; основы научной организации секретарского труда; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Квалификационные требования: общее среднее образование и специальная подготовка по установленной программе. 11.2.

Должностная инструкция секретаря-машинистки

Должностная инструкция секретаря-машинистки

  1. Общие положения

1.1 Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря-машинистки.

1.2 Секретарь-машинистка относится к категории технических исполнителей.

1.3 Секретарь-машинистка назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия по представлению заведующего канцелярией.

1.4 Взаимоотношения по должности:

Лицо, назначенное в установленном порядке

  1. Квалификационные требования секретаря-машинистки:

начальное профессиональное образование

не менее 3 месяцев

Постановления, распоряжения, приказы, положения, инструкции другие руководящие и нормативные документы по ведению делопроизводства.

Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.

Правила орфографии и пунктуации.

Порядок расположения материала при печатании различных документов.

Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.

Правила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов, магнитофонов.

Правила пользования приемно-переговорными устройствами.

Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

работы по специальности

  1. Документы, регламентирующие деятельность секретаря-машинистки

3.1 Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы.

3.2 Внутренние документы:

Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия (заведующего канцелярией); Положение о канцелярии, Должностная инструкция секретаря-машинистки, Правила внутреннего трудового распорядка.

  1. Должностные обязанности секретаря-машинистки

4.1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или ее подразделений.

4.2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.

4.3. Организует телефонные переговоры руководителя.

4.4. Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения.

4.5. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведет и оформляет протоколы.

4.6. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

4.7. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).

4.8. Печатает по указанию руководителя различные материалы.

4.9. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в предприятия порядком и передает ее после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

4.10. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

4.11. Принимает документы на подпись руководителю.

4.12. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

4.13. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

4.14. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы.

4.15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

  1. Права секретаря-машинистки

Секретарь-машинистка имеет право:

5.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающихся ее деятельности.

5.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

5.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

5.4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения ее должностных обязанностей.

5.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей.

  1. Ответственность секретаря-машинистки

Секретарь-машинистка несет ответственность:

6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.

Читайте так же:  Договор ренты в санкт петербурге

6.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.

6.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

  1. Условия работы секретаря-машинистки

7.1. Режим работы секретаря-машинистки определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в предприятия.

  1. Условия оплаты труда

Условия оплаты труда секретаря-машинистки определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала.

9 Заключительные положения

9.1 Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой — у работника.

9.2 Задачи, Обязанности, Права и Ответственность могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций структурного подразделения и рабочего места.

9.3 Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора предприятия.

Секретарь-машинистка

0.1. Документ вступает в силу с момента утверждения.

0.2. Разработчик документа: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.3. Документ согласован: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.4. Периодическая проверка данного документа производится с интервалом, не превышающим 3 года.

1. Общие положения

1.1. Должность «Секретарь-машинистка» относится к категории «Технические служащие».

1.2. Квалификационные требования — полное общее среднее образование и профессионально-техническое образование или полное общее среднее образование и профессиональная подготовка на производстве. Без требований к стажу работы.

1.3. Знает и применяет в деятельности:
— положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;
— структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
— машинопись;
— правила орфографии и пунктуации;
— порядок размещения материала при печатании различных документов;
— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
— правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов;
— правила пользования приемно-передающими устройствами;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
— основы организации труда;
— основы законодательства о труде.

1.4. Секретарь-машинистка назначается на должность и освобождается от должности приказом по организации (предприятию/учреждению).

1.5. Секретарь-машинистка подчиняется непосредственно _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.6. Секретарь-машинистка руководит работой _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.7. Секретарь-машинистка во время отсутствия, замещается лицом, назначенным в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее выполнение возложенных на него обязанностей.

2. Характеристика работ, задачи и должностные обязанности

2.1. Выполняет технические функции, охватывающих обеспечение и обслуживание работы руководителя предприятия или его подразделений.

2.2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.

2.3. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит до его сведения их содержание.

2.4. Осуществляет работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, уведомление участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, ведение регистрации), ведет и оформляет протоколы.

2.5. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает благоприятные условия для его эффективной работы.

2.6. Передает и принимает информацию по приемно-передающим устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).

2.7. Печатает по указанию руководителя различные материалы.

2.8. Ведет делопроизводство, принимает корреспонденцию, поступающую на имя руководителя, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

2.9. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

2.10. Принимает документы на подпись руководителя.

2.11. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения заявлений и предложений работников.

2.12. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.13. Готовит документы для тиражирования на множительной технике, а также делает копии документов на персональном ксероксе.

2.14. Знает, понимает и применяет действующие нормативные документы, касающиеся его деятельности.

2.15. Знает и выполняет требования нормативных актов об охране труда и окружающей среды, соблюдает нормы, методы и приемы безопасного выполнения работ.

3.1. Секретарь-машинистка имеет право предпринимать действия для предотвращения и устранения случаев любых нарушений или несоответствий.

3.2. Секретарь-машинистка имеет право получать все предусмотренные законодательством социальные гарантии.

3.3. Секретарь-машинистка имеет право требовать оказание содействия в исполнении своих должностных обязанностей и осуществлении прав.

3.4. Секретарь-машинистка имеет право требовать создание организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей и предоставление необходимого оборудования и инвентаря.

3.5. Секретарь-машинистка имеет право знакомиться с проектами документов, касающимися его деятельности.

3.6. Секретарь-машинистка имеет право запрашивать и получать документы, материалы и информацию, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей и распоряжений руководства.

3.7. Секретарь-машинистка имеет право повышать свою профессиональную квалификацию.

3.8. Секретарь-машинистка имеет право сообщать обо всех выявленных в процессе своей деятельности нарушениях и несоответствиях и вносить предложения по их устранению.

3.9. Секретарь-машинистка имеет право ознакамливаться с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Ответственность

4.1. Секретарь-машинистка несет ответственность за невыполнение или несвоевременное выполнение возложенных настоящей должностной инструкцией обязанностей и (или) неиспользование предоставленных прав.

4.2. Секретарь-машинистка несет ответственность за несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4.3. Секретарь-машинистка несет ответственность за разглашение информации об организации (предприятии/учреждении), относящейся к коммерческой тайне.

4.4. Секретарь-машинистка несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение требований внутренних нормативных документов организации (предприятия/учреждения) и законных распоряжений руководства.

4.5. Секретарь-машинистка несет ответственность за правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.

4.6. Секретарь-машинистка несет ответственность за причинение материального ущерба организации (предприятию/учреждению) в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.

4.7. Секретарь-машинистка несет ответственность за неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

Ступени карьеры и повышение квалификации секретаря

Цели занятия:

  1. Дать информацию о профессии секретаря и ступенях его профессионального роста.
  2. Выбрать основные характеристики идеального секретаря.
  3. Развитие познавательного интереса, логического мышления, умения работать с дополнительным материалом.

Ход занятия

1. Организационный момент.

2. Новая тема.

— Сегодня на занятии мы определим профессиональный рост секретаря и его основные характеристики.

— Что это за профессия – офис-секретарь? Международный профессиональный клуб секретарей (Professional Secretaries International) дал следующее определение современному секретарю:

«Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя».

Секретарская работа требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций.

Читайте так же:  Арбитражный суд панорама

Важнейшая функция секретаря – оказание максимальной помощи руководителю и экономии его времени.

Рассмотрим профессиональные уровни, которые прослеживаются в российской практике и Европейской практике секретарей:

Уровень А

Уровень В

Уровень С

Уровень Д

Руководитель секретариата или офис – менеджер, референт

В настоящее время отменен уровень А, как не соответствующий современному уровню требований, поскольку внедрение современной компьютерной техники исключило существование секретарей этого низшего уровня.

Чтобы познакомиться поближе с профессией СЕКРЕТАРЬ нам помогут следующие материалы (раздается на каждую парту):

  1. «Квалификационные характеристики секретарей разных уровней»
  2. Профессиональная карта. (Приложение1)
  3. Буклет «Мир профессий» – «Секретарь – референт». (Приложение 2)
  4. Современные требования к работникам секретариата. (Приложение 3)

Итак, чем занимается секретарь и каковы его профессиональные качества. Все ответы вы найдете в имеющихся у вас материалах.

Учитель задает вопросы, а учащиеся отвечают.

Вопросы:

  1. Важнейшая функция секретаря – оказание максимальной помощи руководителю и экономии его времени. В чем заключается помощь руководителю?
  2. Какими профессиональными качествами должен обладать секретарь?
  3. Какими личными качествами должен обладать секретарь?
  4. Какими качествами НЕ должен обладать секретарь?
  5. Чем отличаются профессиональные навыки секретаря от секретаря – референта?
  6. Какое нужно образование и стаж работы секретарей разных уровней?
  7. Любо ли человек может быть секретарем, есть ли медицинские противопоказания к данной профессии?
  8. Где можно получить профессиональное образование секретаря в Иркутской области?
  9. Какие профессии близки к профессии «Секретарь»?
  10. Где можно применить знания профессии секретарь в условиях нашего города?

А теперь определим основные характеристики идеального секретаря:

  1. Профессионализм, квалификация и стаж работы.
  2. Надежность, исполнительность, высокая работоспособность.
  3. Коммуникабельность, способность избегать конфликтов.
  4. Привлекательность, элегантность, здоровье, отсутствие вредных привычек.
  5. Умение хранить конфиденциальные сведения.

3. Вторая часть занятия это Деловая игра.

Мы – секретариат некоторого учреждения, состав которого таков:

  • секретари,
  • секретари–референты,
  • референты (учащихся разделить на группы разных уровней)

Поступил заказ следующего характера:

А) Составить справки о том, что группа учащихся действительно обучается в МОУ СОШ№3.

Б) Составить служебную справку о занятности учащихся в кружках, исследовательском обществе и спортивных секциях школы.

В) Составить служебную справку о материальном обеспечении школы.

Для служебных справок учащимся выдается информация по школе о кружках, секция, сообществ, о наличии материальных активов школы.

Давайте повторим, что такое справка, какие бываю справки, что содержится в справке.

Работа за компьютером и анализ созданных справок.

4. Подведение итогов

Раздаточный материал для учащихся

1) Квалификационные характеристики секретарей разных уровней

Уровень A — примерно соответствует уровню секретаря-машинистки в России

Уровень B — соответствует уровню секретаря в России

1. Описание работы:

  • печать (на родном языке и английском) с рукописи или под диктовку;
  • редактирование документов;
  • хранение документов;
  • обслуживание командировок и совещаний;
  • телекоммуникации, включая рассылку меморандумов;
  • самостоятельная работа (т.е. написание черновиков несложных писем и меморандумов, работа по содержанию офиса, проверка счетов и решение проблем, связанных с командировками).

2. Уровень ответственности:

  • за свою собственную работу;
  • за составление документов;
  • секретарь обязан знать структуру компании и направление ее деятельности.

3. Образование и стаж работы:

  • — три года изучения бизнеса и делопроизводства;
  • — обучение секретарскому делу;
    или
  • — несколько лет стажа работы в области делопроизводства;
  • — дополнительное изучение иностранного языка.

4. Личностные качества:

  • рациональность и организованность;
  • способность выбирать приоритеты;
  • стремление к сотрудничеству;
  • инициативность;
  • аккуратность;
  • склонность к работе в области сервиса.

Уровень C — соответствует уровню секретаря-референта в России

1. Описание работы:

  • печать на двух иностранных языках с рукописи или под диктовку;
  • составление меморандумов, писем, факсов и других документов;
  • проверка фактов, изложенных в меморандумах, отчетах и других документах;
  • прием и передача сообщений по каналам связи (факс, E-mail и т.п.)
  • подготовка пленок и для кодоскопа и других печатных и наглядных материалов;
  • организация командировок и совещаний;
  • ведение протоколов и контроль за выполнением принятых решений;
  • самостоятельная работа (т.е. составление командировочных предписаний, перевод отчетов, работа с персоналом, сбор и обработка данных, проектная работа).

2. Уровень ответственности:

  • обязан осуществлять связь между руководителем и всеми остальными;
  • за проверку исполнения заданий и отчетность;
  • обязан знать структуру компании и направление ее деятельности, знать специализацию сотрудников и внешние связи компании.

3. Образование и стаж работы:

  • три года изучения бизнеса и делопроизводства;
  • обучение секретарскому делу не менее одного года
    или
  • — не менее 5 лет стажа работы секретарем уровня B;
  • — дополнительное изучение иностранных языков, основ управления, основ трудового права, компьютерных программ;
  • — предпочтителен опыт работы за рубежом.

4. Личностные качества:

  • способность руководить и взаимодействовать с персоналом;
  • хорошие организаторские способности;
  • хороший литературный стиль;
  • способность справляться со стрессовыми ситуациями.

Уровень D — соответствует уровню референта, руководителя секретариата в России

1. Описание работы:

  • подготовка и ведение заседаний, советов и других совещаний;
  • ведение административной работы;
  • консультирование во время приема секретарей на работу, помощь в их обучении и повышении квалификации;
  • организация презентаций и представительская деятельность;
  • деятельность по обеспечению информацией (контакты со средствами массовой информации, редактирование информационных бюллетеней для сотрудников компании и т.д.);
  • самостоятельная работа (т.е. собственные исследования, перевод бизнес- и технических отчетов, компьютерные исследования, руководство проектами, руководство персоналом, руководство работой, связанной с организацией командировок).
  • прием и передача сообщений по каналам связи (факс, E-mail и т.п.).

2. Уровень ответственности:

  • за свои исследования и отчеты;
  • за свой бюджет;
  • за персонал;
  • за осуществление связи между руководителем и должностными лицами высокого ранга.

3. Образование и стаж работы:

  • три года изучения бизнеса и делопроизводства;
  • обучение секретарскому делу не менее одного года
    или
  • большой опыт работы секретарем уровня C;
  • изучение на университетском уровне иностранных языков, управления бизнесом, экономических законов и трудового законодательства, психологии общения и информационных технологий;
  • предпочтительно обучение и стажировка за рубежом.

4. Личностные качества:

  • большая энергия;
  • творческие способности;
  • способность к лидерству;
  • надежность.

2) Современные работники секретариата

Наименования должностей служащих, квалификационные характеристики которых включены в Справочник, установлены в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР), введенным в действие с 1 января 1996 г.

В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих приведены квалификационные характеристики следующих работников секретариата:

  • машинистки;
  • секретаря-машинистки;
  • секретаря руководителя;
  • секретаря-стенографистки;
  • администратора

Квалификационные требования к работникам секретариата

Секретарь-машинистка

  1. Начальное профессиональное или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе
  2. Без предъявления требований

Секретарь руководителя

  1. Высшее профессиональное
  2. Без предъявления требований
  3. Среднее профессиональное
  4. Не менее 2 лет

Секретарь-стенографистка

  1. Начальное профессиональное или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе
  2. Без предъявления требований