Оглавление:

Приказ на право подписи первичных документов

Приказ о праве подписи первичных документов пишется в тех случаях, когда руководитель предприятия имеет необходимость уполномочить кого-либо из подчиненных на визирование различной документации.
Как правило, такая практика распространена в крупных и средних организациях, где директор чисто физически не имеет возможности знакомиться и визировать всю текущие бумаги.

Что такое первичные документы

К первичной документации относятся любые документы бухгалтерского и налогового учета:

В большинстве своем эти документы должны оформляться без единой ошибки и при этом визироваться подписями ответственных сотрудников и/или директора компании.

Кто наделяется правом подписи первичных документов

В основном право подписи предоставляется тем работникам, которые по долгу службы постоянно сталкиваются с «первичкой»:

  • специалисты бухгалтерских и экономических отделов,
  • менеджеры и начальники отделов продаж,
  • водители-экспедиторы,
  • логисты,
  • сотрудники и руководители отдаленных филиалов и обособленных подразделений.

Кто составляет приказ

Приказ может писать любой работник предприятия, в чьи обязанности входит выполнение данной задачи, обладающий необходимой компетенцией, знаниями и навыками по составлению распорядительных документов.
Чаще всего это юрисконсульт, кадровик или секретарь.

Но кто бы не занимался непосредственным написанием приказа, он должен передать его для ознакомления и визирования директору фирмы, поскольку без его подписи данный документ не будет считаться действительным.

Порядок предоставления права подписи

Первым делом руководство предприятия определяет сотрудников, которые по роду деятельности постоянно сталкиваются с разного рода документами. Затем решается, каким образом предоставить им право подписи. Сделать это можно двумя путями:

  • составление специальной доверенности,
  • написание приказа.

Доверенность уместна в тех случаях, когда документы подписываются не только на территории предприятия, но и в других местах: например при получении водителем-экспедитором груза со склада организации-партнера или при получении бухгалтером выписки из банка и т.п. Еще одна отличительная особенность доверенности – она может быть выдана не только штатному работнику предприятия, но и человеку со стороны.
Приказ же касается только тех сотрудников, которые числятся в компании и получают право подписи строго внутрикорпоративных документов.

После составления приказа, руководитель предприятия должен удостоверить подписи подчиненных, упомянутых в нем, своим автографом.
Длительность действия приказа определяется в индивидуальном порядке: он может иметь бессрочный характер, а может составляться сроком на один квартал, полугодие, год и т.д. в зависимости от ситуации внутри фирмы.

Основание для приказа

По общепринятым нормам составления приказов, любой подобный документ должен иметь под собой какое-либо основание. В данном случае это Федеральный закон о бухгалтерском учете от 06.12.2011 № 402 (статьи 7 и 9). При этом в приказе можно указывать как прямую ссылку на него, так и просто писать «В целях обеспечения выполнения норм действующего законодательства» — такая формулировка тоже не будет считаться нарушением.

Как написать приказ: основные правила и образец

Единого для всех унифицированного бланка приказа на право подписи первичных документов на сегодня нет, так что предприятия и организации могут писать его в произвольной форме или по образцу, утвержденному в учетной политике предприятия.
При этом некоторых стандартов все же следует придерживаться. В частности в приказе обязательно нужно указывать:

  • номер приказа,
  • дату составления,
  • название компании,
  • населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.

В основной части нужно обязательно перечислить всех, кому предоставляется право подписи первичных документов, с указанием:

  • должности,
  • фамилии-имени-отчества,
  • списка документов, которые имеет право подписывать тот или иной сотрудник.

Следует отметить, что приказ может касаться как одного работника организации, так и целой группы лиц.

Как оформить приказ

Подход к оформлению приказов также может быть совершенно любым: компании имеют право использовать для написания этих распорядительных документов простые листы А4 или А5 формата либо свои фирменные бланки. При этом приказ можно писать от руки или печатать на компьютере – в определении законности документа роли это никакой не играет.

Однако при всем при этом приказ должен быть обязательно заверен подписью руководителя предприятия или любого другого работника, уполномоченного на визирование подобного рода бумаг.

Кроме того, с документом под роспись должны быть ознакомлены все, кто в нем упомянут, а также сотрудники, назначенные ответственными за его исполнение.
Ставить на приказе печать или нет – выбор составителя, поскольку он относится к внутреннему документообороту компании, к тому же с 2016 года требование об обязательном использовании в деятельности юридических лиц печатей и штампов законодательно отменено.

Приказ составляется как правило, в единственном оригинальном экземпляре.

После написания приказа

После того, как приказ будет соответствующим образом написан, оформлен и издан, весь период действия он должен содержаться вместе с другими распорядительными бумагами фирмы. После утраты актуальности его следует передать в архив, где он должен храниться на протяжении периода, установленного законом или локальными актами (но не менее трех лет), затем его можно утилизировать.

Образец приказа о наделении правом подписи

Право подписи первичных документов: приказ или доверенность

Согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402, каждый факт хозяйственной жизни предприятия подлежит оформлению первичным учетным документом. К первичке относятся любые бумаги, касающиеся бухгалтерского и налогового учетов:

  • счета-фактуры;
  • платежные поручения;
  • акты;
  • выписки;
  • справки;
  • товарные накладные и т. д.

Обратимся к мнению Минфина России, высказанного по этому поводу в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012. Согласно ему, руководитель каждой организации должен определить перечень лиц, которым будет предоставлена возможность заверения первичных учетных документов.

Выделяют право первой и второй подписи. Первая принадлежит руководителю. Чтобы наделить таким правом, используется образец приказа о праве первой подписи. Вторая принадлежит главбуху организации. При необходимости директор предприятия определяет, кому следует делегировать заверение тех или иных бумаг. В основном оно предоставляется сотрудникам, которым по долгу службы приходится часто работать с первичкой: руководители обособленных подразделений и филиалов, работники бухгалтерии, сотрудники экономических отделов и т. д. Третьим лицам, не имеющим отношения к фирме, возможность подписания бумаг не предоставляется.

При необходимости делегировать полномочия руководитель решает, каким образом предоставить своему сотруднику право подписи. Сделать это можно двумя путями:

  • при помощи доверенности на подписание первички;
  • утверждением специального распоряжения.

Теперь разберемся, в каких случаях нужно составлять доверенность, а в каких — издавать приказ.

Уместна в тех случаях, когда бумаги подписываются не только внутри предприятия, но и в других местах. Например, при получении водителем-экспедитором груза со склада организации-партнера или при получении бухгалтером банковской выписки и т. п.

Он касается только тех лиц, которые трудятся в компании и получают право заверения строго внутрикорпоративных бумаг.

После составления указа директор должен заверить подписи работников, указанных в нем, своим автографом. Длительность действия распоряжения определяется в индивидуальном порядке: приказ на право подписи первичных документов может иметь бессрочный характер, а может составляться на конкретный срок, в зависимости от ситуации внутри фирмы.

Несмотря на то, будет ли оформлен распорядительный акт или руководитель отдаст свое предпочтение доверенности, в бланке необходимо указать:

  • персональные данные уполномоченного лица;
  • наименования бумаг, которые оно сможет подписывать;
  • в случае, если оформляется доверенность, следует дополнительно указать срок ее действия.

Порядок передачи права подписи

Наделение сотрудника данными полномочиями оформляется следующим образом.

В образец приказа о предоставлении права подписи вносятся все необходимые реквизиты:

  • номер распоряжения;
  • дата составления;
  • наименование компании;
  • населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.

В основной части образец приказа на право подписи документов должен содержать данные сотрудника (или сотрудников, если приказ касается нескольких лиц):

  • должность;
  • Ф.И.О.;
  • список документов, которые имеет право подписывать сотрудник;
  • виза руководителя;
  • образец подписи уполномоченного лица.

С данным решением следует ознакомить сотрудника. Он должен расписаться в знак ознакомления с ним и выразить согласие с передаваемыми ему обязанностями. Поскольку унифицированной формы приказа на данный случай не существует, вы можете самостоятельно разработать бланк, ориентируясь на наши образцы, и использовать его в работе.

Доверенность на подписание кадровых документов — образец

Доверенность на подписание кадровых документов — образец или какая-то типовая форма — в законодательстве как отдельный документ не значится, но относится к разряду необходимых форм в кадровом делопроизводстве компании с большим штатом. Какой может быть доверенность по форме и какие пункты необходимо включить в нее в обязательном порядке, расскажем далее в статье.

Кому можно доверить подписание кадровых документов?

На практике сложилось, что от имени компании без дополнительного подтверждения полномочий действует ее руководитель. Его полномочия закрепляются в учредительных документах, и все юридически значимые действия, в том числе и проставление подписи на документах, осуществляются без доверенности. Хотя законом предусмотрена возможность назначать сразу несколько лиц, имеющих право выступать от имени компании (п. 1 ст. 53 ГК РФ). Но этой возможностью редко кто пользуется при создании компании. А вносить изменения в учредительные документы позже не всегда удобно, проще выписать доверенность, передав отдельные права выбранному лицу.

С расширением штата объем кадровых документов, подписание которых возложено на руководителя компании, увеличивается в разы. Руководитель же с развитием бизнеса оставляет за собой решение стратегических задач, перекладывая часть своих полномочий на подчиненных. Это касается и документопотока, который направляется в обход руководителя, поэтому право подписи всех или наименее значимой части кадровых документов поручается отдельному сотруднику.

Выбор уполномоченного сотрудника зависит от структуры компании. Если в ней есть отдельное подразделение, занимающееся кадровой работой, то кадровые документы поручают подписывать начальнику этого подразделения. Если же в штате просто предусмотрена отдельная должность, в рамках которой сотрудник занимается кадровой работой, то право подписи выпускаемых им же документов не всегда ему доверяют. Этим вопросом может быть уполномочен заниматься один из замов руководителя.

Прямого запрета на делегирование полномочий по подписанию кадровых документов компании лицом, в ней не работающим, в законодательстве нет. Поэтому допускается, что с лицом будет заключаться, например, договор поручения, и ему будет выдана доверенность на подписание кадровых документов.

Форма и содержание доверенности на подписание кадровых документов

В законодательстве нет каких-либо конкретных требований к форме и содержанию доверенности, посредством которой будут передаваться полномочия на подписание кадровых документов. Поэтому здесь действуют общие нормы, установленные главой 10 ГК РФ. Вот что это за требования:

  • Доверенность выдается в письменном виде (ст. 185 ГК РФ); для подписания кадровых документов обычно нотариально удостоверенная доверенность не требуется (ч. 1 ст. 185.1 ГК РФ).
  • Доверенность оформляется за подписью руководителя (ч. 4 ст. 185.1 ГК РФ).
  • В доверенности обязательно указывается дата ее составления — без этого она ничтожна. Если не указать в доверенности срок ее действия, то ей можно пользоваться ровно год (ч. 1 ст. 186 ГК РФ).
  • В доверенности нужно перечислить все названия документов, подписывать которые сможет уполномоченное лицо.
Читайте так же:  Приказ о изменении адреса организации

В компании с большим штатом есть смысл разработать образец доверенности, который можно было бы время от времени корректировать. Его удобно использовать для передачи полномочий по подписанию кадровых документов лицу, занимающему определенную должность.

Приказ на подписание кадровых документов

11 августа 2009 г. № 8 по основной деятельности

О предоставлении Петрову П. П.
права подписи документации по личному составу

В целях оптимизации документооборота ООО «Предприятие»

1. Предоставить с 01 сентября 2009 г. директору по персоналу Петрову Петру Петровичу право принимать все кадровые решения, касающиеся определения штатной структуры и численности фирмы, приема на работу (в том числе допуска к работе), переводов и увольнения персонала фирмы, а также регулировать вопросы дисциплины труда.
2. Предоставить Петрову П. П. право подписи документации по личному составу, в том числе:
— трудовых договоров с работниками, заключаемых от имени ООО «Предприятие», а также дополнительных соглашений к трудовым договорам;
— приказов (распоряжений) о приеме на работу, о переводе на другую работу, об отпусках всех видов, о прекращении трудового договора (увольнении), о привлечении к дисциплинарной ответственности, о поощрении, о совмещении должностей (профессий);
— договоров о полной индивидуальной материальной ответственности с работниками;
— справок с места работы, за исключением справок о доходах, составляемых по установленной законодательством форме;
— справок о несданных материальных ценностях;
2. Предоставить Петрову П. П. право утверждения штатного расписания, графиков отпусков (в том числе изменений и дополнений к ним), актов о приеме-передаче дел и документации.
3. Предоставить Петрову П. П. право визировать документы, являющиеся основанием для оформления документации по личному составу, в том числе заявления о приеме на работу и об увольнении с работы, служебные и докладные записки.
4. Определить перечень полномочий Петрова П. П. в доверенности.
5. Начальнику отдела кадров ООО «Предприятие» Сидорову С. С. внести соответствующие изменении в должностную инструкцию директора по персоналу и ознакомить с ней Петрова А.Ю.
6. Установить Петрову П. П. ежемесячную доплату в размере 10000 рублей за увеличение объема выполняемой работы.
7. Довести настоящий приказ до сведения всех работников фирмы.

Как правильно делегировать право подписи гражданско-правовых договоров и кадровых документов

Все документы от имени организации вправе подписывать ее руководитель. Это общее правило наверняка известно каждому бухгалтеру. Однако не всегда целесообразно тратить время руководителя на проставление подписи на каждой официальной бумаге. Ведь документооборот в компаниях может достигать значительных объемов. Кроме того, руководитель может уйти в отпуск, заболеть, уехать в командировку и т.п. Во всех этих ситуациях возникает необходимость делегировать право подписи. Порядок оформления этой операции зависит от того, что именно доверяется подписывать третьему лицу. Сегодня мы подробно остановимся на правилах передачи права подписи гражданско-правовых договоров и кадровой документации. А следующая статья данного цикла будет посвящена вопросам подписания налоговой, бухгалтерской отчетности и соответствующих им документов.

Подписание гражданско-правовых договоров

Начнем с самого простого варианта — подписание различных гражданско-правовых договоров. Тут в полной мере действует общее правило о том, что договор от лица компании подписывает ее руководитель (ст. 53 ГК РФ). Но при этом директор может делегировать данное право любому другому лицу. Для этого достаточно оформить от лица организации соответствующую доверенность (ст. 185 ГК РФ). Обратите внимание, что доверенность можно составить не только на работника организации, но и на человека, который не состоит в штате организации и даже не имеет с ней гражданско-правового договора. Более того, выдать доверенность можно и юридическому лицу. В этом случае действовать от имени компании сможет руководитель уполномоченной фирмы или назначенное им лицо (также на основании доверенности).

Общие правила оформления доверенности на подписание договоров приведены в статье 185.1 Гражданского кодекса (заметим, что эти же положения применяются и при оформлении доверенностей для большинства иных целей, например, для налоговых).

Итак, доверенность от имени юрлица выдается в простой письменной форме (за исключением случаев, когда полномочия передаются для совершения сделки, требующей нотариального удостоверения, либо для подписания различных документов, связанных с зарегистрированными объектами недвижимости — в этих случаях доверенность придется заверить у нотариуса). Никаких унифицированных форм для доверенности не установлено. Это значит, что компания может сама разработать необходимые образцы. Утверждать их каким-либо внутренним распорядительным документом не нужно. Объясняется это тем, что доверенность не является первичным учетным документом, так как никаких хозяйственных операций сама по себе не подтверждает. Таким образом, в случае необходимости компания всегда может оперативно дополнить или изменить форму доверенности.

Из обязательных реквизитов для доверенности ГК РФ называет только подпись руководителя организации и дату выдачи документа (п. 4 ст. 185.1 и п. 1 ст. 186 ГК РФ). Ни срок действия доверенности, ни образец подписи уполномоченного лица, ни основания передачи полномочий не являются обязательными реквизитами, но могут включаться в текст документа, если доверитель считает это необходимым.

Из общих положений о доверенности следует, что она должна содержать суть делегируемых полномочий, а также данные уполномоченного лица и лица, выдавшего доверенность. На практике для идентификации в доверенности юридического лица (как доверителя, так и уполномоченного) указывается его организационно-правовая форма, фирменное наименование, ОГРН и ИНН. А для идентификации физического лица в качестве доверенного — его фамилия, имя и отчество (полностью), дата и место рождения, место жительства, а также данные паспорта (серия, номер, дата выдачи и данные подразделения, выдавшего документ (наименование и номер)). Соответственно, доверенность будет действительна только при предъявлении паспорта уполномоченного лица (где, кстати, имеется и образец подписи — именно поэтому в доверенности он необязателен).

Дополнительно в доверенности можно отразить срок ее действия. Если этого не сделать, то она будет действовать ровно один год с момента выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Обратите внимание, что в доверенности можно указать абсолютно любой срок: ни минимальных, ни максимальных значений законодательство не предусматривает. При этом устанавливать срок доверенности в виде события (например, получение товара или подписание договора) нельзя, так как такой подход противоречит общим правилам статьи 190 ГК РФ. Эта статья разрешает определять срок указанием только на такое событие, которое должно наступить неизбежно, то есть оно не может зависеть от воли и действий сторон (п. 4 информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.01.02 № 66).

Резюмируем. Право подписывать гражданско-правовые документы от имени организации можно передать любому лицу. Передача оформляется письменной доверенностью за подписью руководителя организации. Унифицированной формы данного документа не установлено. Срок действия доверенности организация определяет самостоятельно, исходя из конкретных обстоятельств.

Подписание кадровой документации

Трудовой кодекс не содержит прямых норм, регулирующих передачу полномочий руководителя организации по подписанию трудовых договоров и иных кадровых документов другим лицам, однако неоднократно упоминает саму возможность такой передачи. Так, в статье 20 ТК РФ определено, что права и обязанности работодателя в трудовых отношениях могут осуществляться, в том числе, уполномоченными лицами. При этом сказано, что полномочия таких лиц оформляются в порядке, установленном учредительными документами организации и локальными нормативными актами. А в статье 57 ТК РФ отмечено, что одним из обязательных условий трудового договора являются сведения о представителе работодателя, который подписал трудовой договор, и основание, в силу которого этот представитель наделен соответствующими полномочиями. При этом какой-либо конкретизации порядка делегирования полномочий эта статья не содержит.

На возможность подписания приказов и других локальных нормативных актов по кадровой тематике не только руководителем организации, но и иным уполномоченным лицом, указывают и подзаконные акты, которые регулируют порядок заполнения первичной учетной кадровой документации. Например, в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1; далее — Указания по заполнению унифицированных форм) сказано, что приказ о приеме на работу (форма № Т-1) может быть подписан не только руководителем, но и уполномоченным лицом. Однако в этих Указаниях не оговаривается, как оформить полномочия такого лица, и какие изменения нужно внести в форму № Т-1, если ее подписывает уполномоченное лицо.

К сожалению, Пленум Верховного суда РФ в постановлении от 17.03.04 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» также не дал ответа на вопрос о том, как оформить делегирование права подписи кадровых документов. В пункте 12 этого постановления сказано лишь о том, что представителем работодателя является лицо, которое в соответствии с учредительными документами юридического лица либо локальными нормативными актами или в силу заключенного с этим лицом трудового договора наделено соответствующими полномочиями. Другими словами, для того, чтобы передать право подписи кадровых документов, нужно предусмотреть порядок такой передачи в локальном нормативном акте организации или сделать соответствующую оговорку в трудовом договоре, заключенном с уполномоченным лицом. Однако судьи ВС РФ не уточнили, какими конкретно документами можно подтвердить временную передачу полномочий руководителя, и частности, нужно ли оформлять доверенность на уполномоченное лицо.

Формальных оснований для выдачи доверенности в данном случае нет, поскольку трудовое законодательство не содержит такого требования. Нормы статьи 185 ГК РФ о том, что для делегирования полномочий руководителя издается доверенность, не являются обязательными при передаче полномочий по подписанию кадровых документов. Ведь в силу положений статьи 5 ТК РФ трудовые отношения регулируются трудовым законодательством, которое состоит из Трудового кодекса, иных федеральных законов и законов субъектов РФ, содержащих нормы трудового права. То есть Гражданский кодекс, содержащий нормы гражданского (а не трудового) права, не является нормативным правовым актом, регулирующим трудовые отношения.

Однако суды не всегда признают, что для передачи полномочий руководителя по подписанию кадровых документов достаточно издать соответствующий локальный нормативный акт (например, приказ). Зачастую арбитры требуют, чтобы в этом случае на уполномоченное лицо была дополнительно оформлена доверенность (см. постановление ФАС Московского округа от 09.01.04 № КГ-А41/10211-03). Хотя иногда организациям все же удается отстоять в суде кадровые решения, принятые уполномоченным лицом, которое действовало только на основании приказа (см. постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 12.03.09 № А19-7218/07-57-5-52-Ф02-826/09).

Сделаем вывод. Чтобы избежать оспаривания и признания незаконными кадровых решений, принятых уполномоченным лицом, лучше все же оформить на него доверенность. Тем более что это не противоречит законодательству. Ведь понятно, что уполномоченное лицо, подписывая трудовые договоры, локальные акты и прочие кадровые документы, действует не от своего имени, а представляет интересы организации-работодателя. А законодательное регулирование вопроса представительства интересов юридического лица перед третьими лицами предусмотрено лишь нормами Гражданского кодекса. Поэтому если организация, чтобы избежать рисков, решит оформить доверенность на подписание кадровых документов, то при ее составлении надо учитывать положения ГК РФ о доверенности.

В доверенности, выданной уполномоченному лицу, нужно указать, какие именно действия по «кадровой части» от имени организации оно вправе совершать, и установить срок полномочий. Также целесообразно отметить, что уполномоченное лицо действует от имени организации не как физическое лицо, а как работник организации, занимающий определенную должность. Это не позволит ему злоупотреблять предоставленными правами в случае увольнения, а также ограничит сферу деятельности доверенности «территорией» организации, поскольку для подтверждения его полномочий будет необходима информация из штатного расписания компании.

Формулировка доверенности в данном случае может быть такой:

Общество с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС» в лице директора Николаева Дмитрия Анатольевича, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью уполномочивает Петрова Ивана Дмитриевича (указываются паспортные данные, дата и место рождения, место жительства и т.д.), занимающего должность руководителя отдела кадров Общества с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС»,…

Подытожим. Трудовое законодательство предусматривает возможность передачи полномочий руководителя по подписанию кадровых документов третьим лицам. При этом ТК РФ не дает четкого ответа на вопрос о том, как оформить делегирование полномочий руководителя организации, требуя, лишь, чтобы порядок такого делегирования был зафиксирован в локальных нормативных актах или учредительных документах. Судебная практика зачастую требует дополнительного оформления доверенности.

Читайте так же:  Федеральный закон no 160

Поскольку уполномоченное лицо в рассматриваемой ситуации представляет интересы юридического лица, а порядок оформления такого представительства зафиксирован в Гражданском кодексе, то в случае делегирования полномочий по подписанию кадровых документов доверенность оформляется по правилам, предусмотренным этим кодексом.

Как оформляется подпись уполномоченного лица

Отдельно остановимся на особенностях оформления самих документов, завизированных уполномоченным лицом.

Когда представитель действует по доверенности, то «шапка» гражданско-правового договора составляется следующим образом. В качестве стороны по договору указывается организация-доверитель, а дальше оговаривается, что от ее лица действует представитель по доверенности. При этом в текст договора вносятся реквизиты доверенности (дата, номер, если есть). Подробные сведения об уполномоченном лице (дата, место рождения, место жительства и т.п.) в договоре можно не указывать. Но иногда это лучше сделать. Например, если речь идет о крупных сделках, либо сделках с недвижимостью, которые подлежат регистрации. Сведения об уполномоченном лице вписываются в договор в точном соответствии с тем, как они указаны в доверенности.

«Шапка» договора, заключенного доверенным лицом от имени организации, может выглядеть так:

Общество с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС» в лице Николаева Дмитрия Анатольевича (при необходимости указываются его паспортные данные, дата и место рождения и т.д.), действующего на основании доверенности от 16.09.2016 года…

Несколько иначе оформляется представительство, когда уполномоченное лицо подписывает от имени доверителя односторонние документы, например, заявления, претензии и т.п. В этой ситуации непосредственно рядом с подписью делается надпись «представитель по доверенности» и отображаются реквизиты доверенности.

Что касается кадровой документации, то и здесь порядок оформления подписи доверенного лица зависит от вида документа. Так, при составлении трудовых договоров применяется точно такой же подход, как и при оформлении гражданско-правовых договоров. То есть в «шапке» трудового договора указывается, что он заключен юрлицом, от лица которого действует уполномоченный представитель. А для подписания уполномоченным лицом иных кадровых документов (например, приказов) можно внести соответствующие изменения в реквизит «подпись» издаваемого документа. То есть в таком приказе будет указано не «Руководитель организации», а «Уполномоченное лицо», а также добавлены поля для отражения реквизитов доверенности.

Но можно пойти и другим путем. Как уже отмечалось, Указания по заполнению унифицированных форм прямо предусматривают возможность подписания таких форм не руководителем, а уполномоченным лицом. Но при этом никаких оговорок о том, что в этом случае надо изменить реквизит «подпись» самой формы в Указаниях нет. Поэтому можно сделать следующий вывод: уполномоченное лицо вправе поставить свою подпись в соответствующей графе вместо подписи руководителя. То есть никаких изменений в форму вносить не нужно. А полномочия подписанта в случае необходимости (по запросу работника, трудинспекции, суда и т.д.) будут подтверждены приказом и доверенностью.

Образец приказа о наделении правом подписи

Право подписи первичных документов: приказ или доверенность

Согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402, каждый факт хозяйственной жизни предприятия подлежит оформлению первичным учетным документом. К первичке относятся любые бумаги, касающиеся бухгалтерского и налогового учетов:

  • счета-фактуры;
  • платежные поручения;
  • акты;
  • выписки;
  • справки;
  • товарные накладные и т. д.

Обратимся к мнению Минфина России, высказанного по этому поводу в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012. Согласно ему, руководитель каждой организации должен определить перечень лиц, которым будет предоставлена возможность заверения первичных учетных документов.

Выделяют право первой и второй подписи. Первая принадлежит руководителю. Чтобы наделить таким правом, используется образец приказа о праве первой подписи. Вторая принадлежит главбуху организации. При необходимости директор предприятия определяет, кому следует делегировать заверение тех или иных бумаг. В основном оно предоставляется сотрудникам, которым по долгу службы приходится часто работать с первичкой: руководители обособленных подразделений и филиалов, работники бухгалтерии, сотрудники экономических отделов и т. д. Третьим лицам, не имеющим отношения к фирме, возможность подписания бумаг не предоставляется.

При необходимости делегировать полномочия руководитель решает, каким образом предоставить своему сотруднику право подписи. Сделать это можно двумя путями:

  • при помощи доверенности на подписание первички;
  • утверждением специального распоряжения.

Теперь разберемся, в каких случаях нужно составлять доверенность, а в каких — издавать приказ.

Уместна в тех случаях, когда бумаги подписываются не только внутри предприятия, но и в других местах. Например, при получении водителем-экспедитором груза со склада организации-партнера или при получении бухгалтером банковской выписки и т. п.

Он касается только тех лиц, которые трудятся в компании и получают право заверения строго внутрикорпоративных бумаг.

После составления указа директор должен заверить подписи работников, указанных в нем, своим автографом. Длительность действия распоряжения определяется в индивидуальном порядке: приказ на право подписи первичных документов может иметь бессрочный характер, а может составляться на конкретный срок, в зависимости от ситуации внутри фирмы.

Несмотря на то, будет ли оформлен распорядительный акт или руководитель отдаст свое предпочтение доверенности, в бланке необходимо указать:

  • персональные данные уполномоченного лица;
  • наименования бумаг, которые оно сможет подписывать;
  • в случае, если оформляется доверенность, следует дополнительно указать срок ее действия.

Порядок передачи права подписи

Наделение сотрудника данными полномочиями оформляется следующим образом.

В образец приказа о предоставлении права подписи вносятся все необходимые реквизиты:

  • номер распоряжения;
  • дата составления;
  • наименование компании;
  • населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.

В основной части образец приказа на право подписи документов должен содержать данные сотрудника (или сотрудников, если приказ касается нескольких лиц):

  • должность;
  • Ф.И.О.;
  • список документов, которые имеет право подписывать сотрудник;
  • виза руководителя;
  • образец подписи уполномоченного лица.

С данным решением следует ознакомить сотрудника. Он должен расписаться в знак ознакомления с ним и выразить согласие с передаваемыми ему обязанностями. Поскольку унифицированной формы приказа на данный случай не существует, вы можете самостоятельно разработать бланк, ориентируясь на наши образцы, и использовать его в работе.

Как правильно передать право подписи

По закону единственным лицом, имеющим право ставить свою подпись от имени организации абсолютно на любых документах, является руководитель этой организации. В небольших компаниях обычно так и происходит. Но когда бизнес разрастается, руководитель уже физически не в состоянии подписать каждый документ. Для таких случаев в законодательстве предусмотрен механизм передачи права подписи. О нюансах использования этого механизма в отношении различных видов документации (налоговая, бухгалтерская, кадровая и договоры с контрагентами) — наша тема номера.

Налоговое делегирование

Согласно п. 5 ст. 80 НК РФ налоговую декларацию или расчет может подписать как лично налогоплательщик, так и его представитель, имеющий соответствующий документ, подтверждающий полномочия. О том, что это за документ и как его оформлять, говорится в п. 3 ст. 29 НК РФ: полномочия представителя организации подтверждаются доверенностью, которая оформляется по правилам гражданского законодательства.

Это значит, что «налоговая» доверенность от имени организации выдается в простой письменной форме и не требует нотариального заверения. Но это правило актуально только для организаций. Если «налоговую» доверенность выдает индивидуальный предприниматель, то потребуется привлечение нотариуса, так как для налоговых целей предприниматели приравнены к физическим лицам, для которых п. 3 ст. 29 НК РФ прямо предусматривает в обязательном порядке заверять доверенность нотариально (п. 4 постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 57, письмо ФНС России от 16.10.2013 № ЕД-4-3/[email protected]).

Три правила для доверенности

Общие правила оформления доверенности содержатся в ст. 185.1 ГК РФ и являются универсальными — они применяются как для доверенностей, выдаваемых в рамках ГК РФ и НК РФ, так и при оформлении доверенностей на подписание кадровой и бухгалтерской документации.

Доверенность от имени организации выдается в простой письменной форме, то есть, как мы уже сказали, не требует удостоверения у нотариуса. Однако имеются исключения: компании нужно обратиться к нотариусу, если доверенность выдается для совершения сделки, требующей нотариального удостоверения, либо для подписания различных документов, связанных с зарегистрированными объектами недвижимости.

Форма доверенности на законодательном уровне не утверждена. Поэтому при необходимости фирма сама может разработать образцы используемых доверенностей либо каждый раз оформлять этот документ в произвольной форме. Обратите внимание: разработанные «под себя» образцы доверенности не нужно утверждать каким-либо внутренним распорядительным документом, так как доверенность не является первичным учетным документом (ведь никаких хозяйственных операций она сама по себе не оформляет, а лишь дает право конкретному лицу подписать тот или иной документ).

В доверенности обязательно нужно указать дату выдачи и проставить подпись руководителя организации (п. 4 ст. 185.1 и п. 1 ст. 186 ГК РФ). Кроме того, в доверенности надо указать данные организации-доверителя (организационно-правовая форма, наименование, ОГРН и ИНН) и уполномоченного лица (полностью фамилию, имя и отчество, дату и место рождения, место жительства, а также данные паспорта — серию, номер, дату выдачи, наименование и номер подразделения, выдавшего документ). Также в доверенности прописывается суть переданных по доверенности полномочий (заключение сделок, подписание и представление налоговой отчетности и т.п.).

Обратите внимание, что ни срок доверенности, ни образец подписи уполномоченного лица, ни основания передачи полномочий не являются обязательными реквизитами. Поэтому доверенность будет действительна и без этих данных. И наоборот, их включение в текст доверенности вовсе не сделает ее недействительной. Поэтому если компания считает необходимым указать какие-то дополнительные сведения в тексте доверенности, она может смело это делать без ущерба для юридической значимости документа.

Доверенность, в которой не указан срок действия, сохраняет свою силу один год с момента выдачи. Если необходимо выдать доверенность на иной срок (больший или меньший), его нужно прямо внести в текст доверенности. При этом никаких ограничений (минимальных или максимальных) по сроку, на который выдается доверенность, законодательство не устанавливает. Единственное, о чем нужно помнить: срок нельзя устанавливать путем указания на событие, которое может и не наступить (п. 4 информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.01.2002 № 66). Проще говоря, нельзя выдать доверенность со сроком «до подписания договора купли-продажи», так как наступление этого события зависит от воли сторон договора, а значит, может и не случиться.

Налоговая отчетность

Данные о доверенности, которая содержит полномочия на подписание декларации или расчета, нужно указать непосредственно на титульном листе декларации (расчета) в специальном поле с приложением к декларации копии доверенности. Обратите внимание на то, что законодательство не требует заверять эту копию, а также на то, что правило это универсальное и действует при представлении декларации как на бумаге, так и в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

Налоговый кодекс разрешает представить копию доверенности по ТКС (п. 5 ст. 80 НК РФ). Однако на практике сделать это невозможно, так как доверенность — не формализованный документ и просто передать его по ТКС нельзя. На это обращают внимание и сами налоговики. Как указывается в письме ФНС России от 10.08.2016 № ГД-4-11/14578, представление юридически значимой доверенности в электронном виде по ТКС через оператора электронного документооборота с каждой налоговой декларацией или другим документом, представляемым в налоговый орган уполномоченным представителем налогоплательщика, невозможно.

Чтобы выполнить требование НК РФ инспекторам пришлось «изобрести» суррогат доверенности специально для целей ТКС: информационное сообщение о доверенности. Это электронный документ, формируемый уполномоченным представителем налогоплательщика и содержащий данные о реквизитах доверенности. Такое сообщение налоговики хотят получать при представлении декларации по ТКС вместе с каждой декларацией. Причем в силу п. 1.11 Методических рекомендаций по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронной форме по ТКС, утвержденных приказом ФНС России от 31.07.2014 № ММВ-7-6/[email protected], технически это сообщение нужно направить по ТКС до того, как направлены сами декларации.

Читайте так же:  Пенсия с 1 сентября 2018 года работающим пенсионерам

В то же время нельзя не отметить, что чуть позже в письме от 06.09.2016 № ОА-4-17/[email protected] специалисты ФНС России признали допустимым представление одновременно с налоговой отчетностью электронного образа декларации, дающей право на ее подписание в виде сканированной копии бумажного вида доверенности с усиленной квалифицированной электронной подписью. При этом налоговики отметили, что одновременное представление указанной доверенности на бумажном носителе не требуется. Технические требования к скан-образам доверенности приведены также в указанном письме.

В связи с электронным документооборотом между налогоплательщиками и ИФНС может иметь место и еще одна доверенность, сведения о которой нужно в обязательном порядке передать налоговикам. Согласно положениям п. 5.1 ст. 23 НК РФ те налогоплательщики, которые по правилам НК РФ обязаны сдавать декларации через ТКС, должны также обеспечить возможность получения от налоговых органов любых налоговых документов в электронной форме по ТКС и направлять инспекторам квитанции о приеме таких документов.

Эту обязанность тоже можно передать по доверенности уполномоченному лицу. Но при этом нужно, во-первых, обеспечить передачу в налоговый орган копии соответствующей доверенности. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней с момента ее оформления. И во-вторых, если полномочия делегированы организации — сообщить о том, какое именно физическое лицо будет действовать от имени уполномоченной организации. Причем если это будет не руководитель, то потребуются также документы, подтверждающие полномочия этого лица, то есть еще одна доверенность уже от уполномоченной организации на конкретного ее работника.

Все эти документы можно передать в инспекцию не только лично, но и по ТКС. И в этом случае законодатели учли технические несостыковки, возникающие при направлении документов по ТКС, о которых мы упоминали ранее. В силу прямого указания в НК РФ данные доверенности направляются по ТКС в виде отсканированных копий, которые нужно заверить усиленной квалифицированной ЭЦП налогоплательщика-доверителя (письмо ФНС России от 07.08.2017 № АС-4-6/[email protected]).

Напомним, что к кругу обязанных сдавать декларации по ТКС теперь относятся все плательщики НДС вне зависимости от размеров бизнеса и количества сотрудников, а также плательщики страховых взносов, у которых среднесписочная численность работников превышает 25 человек. Остальные декларации в электронной форме обязаны представлять организации, в которых среднесписочная численность работников более 100 человек (п. 3 ст. 80 НК РФ).

Счет-фактура доверенности не требует

В пункте 6 ст. 169 НК РФ указано, что счет-фактура должен содержать подписи руководителя и главного бухгалтера организации либо иных уполномоченных лиц. Никаких ограничений в части того, кто именно вправе выступать в качестве «иного уполномоченного лица» и чью подпись заменяет его автограф, НК РФ не устанавливает. Выходит, что уполномоченному лицу можно передать право проставить в счете-фактуре сразу две подписи. Это, кстати, подтверждает и Минфин России (письмо от 21.10.2014 № 03-07-09/53005).

А раз так, то и в документе, дающем право подписи, нужно прямо указать, какую именно подпись вправе проставлять уполномоченное лицо: руководителя, главбуха или обоих этих должностных лиц. Понятно, что это правило действительно для ситуации, когда полномочием наделяется лицо, не занимающее должность главбуха. Ведь главбуху не требуется каких-то дополнительных полномочий для простановки подписи на счете-фактуре за самого себя. Так что если главному бухгалтеру делегируется право подписи счета-фактуры за руководителя, то оформляется соответствующий документ на право простановки подписи от лица руководителя. Для подписания документа от лица главбуха в таком случае никаких дополнительных документов не требуется (письмо Минфина России от 21.10.2014 № 03-07-09/53005).

Есть особенности и в части документального подтверждения права подписи счета-фактуры. В том же п. 6 ст. 169 НК РФ сказано, что таким документом может быть не только доверенность, но и приказ по организации, что позволяет оперативно передавать право подписи счетов-фактур — издавая, внося изменения или отменяя соответствующие приказы по организации. Кроме того, приказ может быть удобнее доверенности, если нужно передать право подписи, что называется, по списку. В этом случае к приказу можно сделать соответствующее приложение с любым количеством фамилий и должностей сотрудников.

Кто подпишет первичку

Правила подписания первичных бухгалтерских документов установлены ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухучете). В этой норме сказано, что документ подписывают лица, совершившие операцию и ответственные за правильность ее оформления. Понятно, что передать право подписи лица, совершившего операцию, невозможно.

А вот что касается ответственного лица — давайте разбираться. Сам Закон о бухучете о возможности передать право такой подписи иным лицам не говорит ни слова. Зато норма, косвенно разрешающая такую передачу, имеется в п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н). Там сказано, что перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, устанавливается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

Таким образом, для того чтобы сделать лицо ответственным за правильность оформления той или иной хозяйственной операции, нужно всего лишь включить его в соответствующий перечень, утвержденный руководителем организации. И это лицо получит законное право подписывать первичку. Без каких-либо дополнительных документов (доверенности, приказа и т.п.). Этот же порядок действует и в отношении права подписи денежных и расчетных документов.

На практике утвержденный руководителем организации перечень лиц, имеющих право подписи таких документов, обычно идет как приложение к учетной политике организации. Законодательство не содержит каких-то ограничений по кругу лиц, которых можно включить в соответствующие перечни, наделив правом подписи первички. Однако при включении в такой список того или иного должностного лица нужно учитывать следующий момент.

Согласно п. 4 ст. 9 Закона о бухучете формы первичных документов утверждаются организацией самостоятельно. Но на практике в большинстве случаев компании предпочитают «не изобретать велосипед», а используют ранее действовавшие унифицированные формы учетной первичной документации. Однако в некоторых случаях реквизиты этих форм не соответствуют перечням лиц, имеющих право ставить на них свою подпись. К примеру, утвержденная без изменений унифицированная форма предусматривает реквизит «Подпись главного бухгалтера», а приказом по организации право подписи этого документа делегировано начальнику отдела сбыта.

Таких ситуаций нужно избегать, обязательно проверяя техническую возможность заполнения лицом, внесенным в перечень, соответствующих форм первичных документов. И при необходимости вносить изменения в утвержденные формы первичных документов, делая реквизиты с подписью более гибкими. Так, в приведенном выше примере реквизит «Подпись главного бухгалтера» нужно заменить на «Подпись уполномоченного лица» либо на «Подпись главного бухгалтера или иного уполномоченного лица».

Более того, мы рекомендуем сделать подобные послабления во всех применяемых организацией формах, даже тех, которые по действующим в компании правилам должны подписываться исключительно директором или главбухом. Ведь не исключены ситуации, когда такую первичку нужно будет срочно подписать, а указанное в форме лицо временно отсутствует (переговоры, командировка, болезнь и т.п.). В этом случае нейтральная формулировка в первичке позволит быстро передать право подписи. Для этого достаточно будет издать приказ по организации, и, к примеру, директор сможет подписать документ за главбуха.

Кадровым документам двойное внимание

Рассмотрим правила передачи руководителем права подписи на кадровых документах. Эти отношения регулируются уже Трудовым кодексом, который, прямо предусматривая саму возможность делегирования права подписи, к сожалению, не содержит положений, регламентирующих порядок такой передачи. Неясно, ни какие документы требуется оформить для наделения правом подписи, ни как именно их составлять.

В статье 20 ТК РФ указано, что права и обязанности работодателя в трудовых отношениях могут осуществляться в том числе уполномоченными лицами работодателя. При этом отмечается, что полномочия таких лиц оформляются в порядке, установленном учредительными документами организации и локальными нормативными актами. Также упоминание о передаче права подписи находим в ст. 57 ТК РФ, где указано, что одним из обязательных условий трудового договора являются сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями.

Таким образом, из указанных норм ТК РФ можно сделать следующие выводы. Во-первых, руководитель может передать право подписи кадровых документов, включая трудовые договоры. Во-вторых, порядок оформления полномочий нужно зафиксировать в учредительных документах и локальных нормативных актах. И в-третьих, полномочия лица, наделенного правом подписи, должны подтверждаться специальным документом-основанием.

Еще чуть большую конкретизацию находим в п. 12 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации». В нем уточняется, что представителем работодателя является лицо, которое в соответствии с учредительными документами организации либо локальными нормативными актами или в силу заключенного с этим лицом трудового договора наделено соответствующими полномочиями. То есть получается, что документом-основанием, дающим право проставлять свою подпись под кадровыми документами, может быть и трудовой договор.

Таким образом, для передачи права на подписание кадровых документов нужно:

предусмотреть порядок передачи в учредительных документах компании или в локальном акте организации (к примеру, приказе или положении);

внести указание на это правомочие в трудовой договор с уполномоченным лицом.

А нужна ли доверенность для подписания кадровых документов? Прямого ответа на этот вопрос в законодательстве мы не найдем. Формально оснований для выдачи доверенности на проставление подписи в кадровых документах не имеется. Ведь в ТК РФ про доверенность нет ни слова. А применить положения ГК РФ по аналогии нельзя, так как в силу ст. 5 ТК РФ Гражданский кодекс не входит в перечень нормативных актов, регулирующих трудовые отношения.

Не поможет в ответе на этот вопрос и изучение форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Например, в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) при описании порядка оформления приказа о приеме на работу (Форма № Т-1) прямо говорится, что завизировать его вправе уполномоченное лицо. Но при этом ни в самой форме, ни в Указаниях по ее заполнению нет ни специального поля для отражения реквизитов доверенности, ни намека на то, как оформляются полномочия такого лица.

Какой из всего этого можно сделать вывод? Оформление доверенности в простой письменной форме не занимает много времени и не требует от компании затрачивать какие-то значительные ресурсы. А значит, дабы полностью защититься от возможных претензий, рекомендуем в дополнение к приказу и пункту в трудовом договоре оформить также и доверенность на право подписания от имени организации кадровой документации.

Доверенность в этом случае оформляется по правилам ГК РФ. Ведь иного порядка оформления доверенности законодательством не установлено в принципе. Уполномоченное лицо, подписывая кадровые документы, представляет интересы организации-работодателя. А законодательное регулирование вопроса представительства интересов юридического лица перед третьими лицами предусмотрено лишь нормами ГК РФ.

Подписание договоров

Порядок делегирования права подписи на договорах, заключаемых от имени компании, в полной мере подчиняется правилам Гражданского кодекса (ведь договоры являются гражданско-правовыми сделками). А значит, для передачи права подписать договор от имени организации достаточно оформить на уполномоченное лицо соответствующую доверенность (ст. 185 ГК РФ).

Правила оформления доверенности мы уже приводили выше. Отметим лишь, что уполномочить таким образом на подписание ГПД от имени компании можно любое лицо — как физическое (являющееся сотрудником компании-доверителя или не состоящее с ней в каких-либо отношениях), так и юридическое.