Приказ — это правовой акт руководителя организации или его заместителей, содержащий обязательные поручения для подчиненных структурных подразделений, должностных лиц и рядовых работников.

Приказы подразделяются на три группы, в каждой из которых целью издания документа является:

1. По организационным вопросам:

  • создание, ликвидация или реорганизация предприятия, учреждения, организации в целом или отдельных структурных подразделений;
  • образование коллегиальных или совещательных органов (советов, комиссий и т. п.);
  • утверждение организационной структуры управления, штатного расписания и их корректировку;
  • координация работы всех звеньев системы управления организации, предприятия, фирмы (разграничение полномочий между должностными лицами, предоставление права подписания документов и т. д.);
  • утверждение и введение в действие организационно-методических документов (положений, уставов, инструкций, регламентов и др.).

2. По основной производственной деятельности:

  • обеспечение и регулирование порядка финансирования деятельности организации;
  • обеспечение материалами, оборудованием, помещениями для эффективной работы организации;
  • формирование и осуществление научно-технической политики;
  • обеспечение выпуска качественной продукции;
  • подведение итогов работы организации, оформление результатов проверок, ревизий;
  • решение других вопросов, вытекающих из отраслевой и иной специфики организации.

3. По личному составу (кадрам) организации:

  • обеспечение отбора и приема на работу персонала;
  • создание условий обучения и служебно-профессионального продвижения персонала;
  • оформление перевода на другую работу;
  • оформление командированных работников;
  • оформление поощрений работников и наложения взысканий;
  • оформление высвобождения (увольнения) работников;
  • решение ряда социальных вопросов (гарантии беременным женщинам, дополнительные отпуска, охрана труда и др.)

Текст приказа должен быть написан грамотно, состоять из простых предложений, быть терминологически точным, с использованием «стандартных» словосочетаний и клише, свойственных официально-деловому стилю. Следует избегать сокращений слов, аббревиатур, кроме общепринятых, не включать бессодержательных поручений типа «обратить внимание», «усилить контроль» и т. п.

Содержащиеся в проекте приказа поручения должны быть увязаны с ранее изданными распорядительными документами: иметь ссылку на них, отменять или оговаривать их корректировку.

Наименования органов власти и управления, организаций, фирм, структурных подразделений, упоминаемых в тексте, должны записываться в полном соответствии с юридически установленным их написанием. Повторные приказы по одному и тому же вопросу допускаются как исключение с соответствующими организационными и административными выводами.

Приказы по основной деятельности оформляются на специальном бланке приказа или на общем бланке организации с указанием вида документа — ПРИКАЗ.

После составления текста приказ согласовывают с должностными лицами. Согласование оформляется в виде визы. Визируют его: начальник отдела, подготовившего приказ, руководители других заинтересованных подразделений, а также юрисконсульт – по вопросам увольнения, перевода, наложения взысканий; бухгалтер – по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления отпуска, вызова из отпуска, премирования; профком – по вопросам увольнения, объявления благодарности, наложения взыскания.

Визы проставляют на первом экземпляре проекта приказа. Тщательно выверенный (проверяются цифровые данные. фамилии, названия подразделений) и завизированный первый экземпляр приказа, напечатанный на общем бланке, подписывается руководителем или его заместителем. С момента его подписания приказ вступает в силу (если в тексте не указан другой срок введения его в действие).

С приказом должны быть ознакомлены все поименованные в нем лица. На экземпляре, который идет в дело, на нижнем поле документа или на обороте листа или на отдельном листе сотрудник пишет «с приказом ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления.

Оглавление:

Приказ по основной деятельности

Приказ по основной деятельности – один из наиболее важных нормативных актов предприятия. Он содержит в себе задачи, касающиеся деятельности компании, в частности, по организации ее работы, снабжению, и т.д.

Именно поэтому подготовкой этого документа занимаются специалисты, чтобы принятые в нем решения не ухудшили положения фирмы.

Назначение данного вида приказа

На любом, даже небольшом, предприятии разрабатывается и принимается множество приказов, касающихся отдельного направления в его работе. Цель этих документов – закрепить и донести до всех сотрудников обязательные для исполнения ими задачи.

В связи с этим приказы делятся на акты:

  • по вопросам административно-хозяйственным – в области бухгалтерского учета, в сфере документооборота, и т.д.;
  • по личному составу;
  • по основной деятельности.

Каждый из указанных приказов отвечает за свою область регулирования, а потому к их разработке подходят по-разному. Кроме того, такая классификация нормативных актов позволяет разрабатывать положения, имеющие узкую специализацию. Иными словами, если приказ, например, по бухгалтерскому учету будет вмешиваться в работу кадровой службы, это повлечет за собой неразбериху в делах.

Тем более приказ – это акт, которому подчиняются все сотрудники на предприятии. Поэтому проектирование таких документов носит строго целевой характер.

Особое место в локальных приказах занимает группа, регулирующая основную деятельность, поскольку с их помощью управляются процессы, связанные с получением предприятием прибыли – со сбытом и выпуском продукции (или услуг).

Поэтому группа данных нормативных актов охватывает решение множество вопросов, в частности:

  • о планировании деятельности предприятия;
  • ее финансирования;
  • аспекты снабжения и сбыта продукции (услуг);
  • организационные вопросы;
  • другие производственные вопросы.

Поскольку на приказы по основной деятельности возлагается такая ответственная роль, они должны четко отвечать на три основных вопроса независимо от регулируемого ими направления:

  1. что необходимо сделать;
  2. за какое время это следует выполнить;
  3. кто из сотрудников предприятия будет отвечать за реализацию поставленной задачи.

Если приказ дает четкие распоряжения по всем указанным аспектам, тогда он оказывает эффективное действие. Но для этого его разработкой должны заниматься специалисты, отвечающие за то направление в работе предприятия, которое подлежит отражению в приказе.

Порядок разработки

Подготовка данных актов состоит из нескольких этапов:

  • инициирование разработки нормативного акта по конкретному направлению деятельности компании. Как правило, это может произойти на совещании, в виде внесения рационализаторского предложения, в форме докладной записки, и т.д. Причем, выступить в роли инициатора может как руководитель отдела или службы предприятия, так и сотрудники данного отдела, первоначально изложив свои соображения по организации работы конкретного направления своему непосредственному руководителю;
  • после того, как высшим руководством компании дано письменное распоряжение на разработку приказа, приступают к сбору информации, которая позволит решить поднятые вопросы в отношении конкретного направления деятельности фирмы. Сбор информации может быть возложен, как на сотрудников, выступивших инициаторами разработки приказа, так и на иных специалистов, работающих в этой же сфере. Назначение специалистов осуществляется, как правило, распоряжением высшего руководства предприятия;
  • подготовка проекта приказа и его согласование. На этом этапе может произойти неоднократная корректировка содержания документа, пока оно не будет доведено до эффективного и реального к реализации;
  • проверка юридической правильности составленного документа. В этом случае юристы предприятия или приглашенные специалисты делают правовой анализ, т.е. выявляют соответствие приказа внутренней системе нормативных актов и действующему законодательству. Принимаемый приказ не должен им противоречить;
  • проверка оформления. На этом этапе проверяется наличие всех обязательных реквизитов документа, отсутствие ошибок в его тексте, и т.д.
  • подписание руководителем фирмы;
  • доведение содержания приказа до его исполнителей или до всех сотрудников фирмы. Это осуществляется путем опубликования документа или ознакомления непосредственных исполнителей под роспись.

У приказа по основной деятельности нет строго унифицированной формы, однако его содержание – реквизиты, порядок изложения и даже слова, с которых этот документ должен начинаться, – четкого регламентировано:

  • составляется приказ либо на бланке организации, либо на специально разработанном для приказов бланке, но обязательно в формате А4;
  • документ содержит наименование «Приказ», дату и порядковый номер. При этом датой приказа является момент его подписания, а номер проставляется в пределах нумерации, используемой предприятием в текущем году;
  • также в документе есть его заголовок, который должен давать краткое представление о предмете приказа. Например, «О внедрении автоматизированной системы приемки продукции»;
  • далее идет текст, который делится на 2 части – констатирующую и распорядительную;
  • при наличии нескольких поручений текст приказа делится на пункты, каждый из которых начинается с новой строки. В последнем пункте указывается лицо, на какое возлагается ответственность за контроль исполнения приказа;
  • в случае если принимаемым приказом отменяются ранее действовавшие на предприятии нормативные акты, в тексте документа должны быть обязательно поименованы эти акты;
  • на приказе должны стоять визы согласования. Как правило, такие визы проставляют руководящие должностные лица тех отделов, которых приказ затрагивает, а также визы главного бухгалтера и юрисконсульта;
  • и как только приказ подписан руководителем компании (или его заместителем, если ему дано такое право), нормативный акт вступает в силу.
Читайте так же:  Нужна ли доверенность на автомобиль если открытая страховка

Что касается текста приказа об основной деятельности, то:

  • его констатирующая часть (самая первая) содержит основание издания документа. Как правило, этим основанием являются государственные нормативные акты, решение собрания учредителей, производственная необходимость или что-то иное. Например, «На основании федерального закона «О чем» №…от …» или «Во исполнение решения общего собрания учредителей, протокол №… от…». При этом, если очевидна причина, из-за которой принимается локальный приказ, констатирующую часть могут и не указывать в документе;
  • в распорядительной частиприказа содержится поручение. Эта часть всегда начинается со слова «Приказываю», и далее через двоеточие указывается, кто, что и в какие сроки должен сделать. Например, «Приказываю: главному бухгалтеру Ивановой О.П. до 31 декабря 2016 года разработать новый кассовый порядок». И даваемое поручение должно быть изложено четко, без «воды».

Если в ранее изданный приказ необходимо внести изменения, то:

  • они вносятся также приказом, в названии которого указывается «О внесении изменений в приказ «О чем» № … от….»;
  • далее указывается причина внесения изменений. Например, «В связи с изменениями федерального закона «О чем» №… от…»;
  • а потом – в какие пункты корректируемого приказа вносятся изменения и их новая редакция. И ниже указывается, что данные пункты в прежней редакции считаются утратившими силу с такого-то числа.

Регистрация и хранение

Приказ по основной деятельности, как только он подписан, вступает в силу, если иное не указано в самом тексте документа. Но независимо от срока, с которого начинает действовать поручение, изданный и подписанный приказ подлежит:

  1. регистрации. Его реквизиты – номер, дату, название и краткое содержание, а также кем подписан приказ и куда передан, – все это заносят в специальный Журнал, предназначенный для регистрации приказов по основной деятельности. Делает это секретарь или иное лицо, на которое возложены данные обязанности;
  2. ознакомление указанных в тексте приказа исполнителей с его содержанием. При необходимости – под роспись;
  3. хранению. Как правило, хранятся приказы по основной деятельности с указанием «постоянно».

Порядок разработки и согласования приказов в системах документооборота рассмотрен в следующем видео плейлисте:

Приказы по основной деятельности — это какие приказы?

Приказы по основной деятельности — это какие приказы? Наш материал познакомит вас с видами и формами таких приказов и поможет найти ответ на вопрос: «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?».

Приказы по основной деятельности — что это за документы?

Приказы по основной деятельности входят в одну из укрупненных документальных групп приказов, оформляемых внутри компании в процессе ее хозяйственной деятельности.

Общая группировка приказов такова:

  • ПОД (приказы по основной деятельности);
  • ПЛС (приказы по личному составу);
  • ПАД (приказы по административно-хозяйственной деятельности).

Такая градация общепринята в делопроизводстве, однако тем, кто с ней не знаком, сложно разграничить те сферы деятельности компании, для которых используется та или иная группа приказов.

Для внесения ясности ниже приведем краткую характеристику каждой группы, чтобы вычленить сферу деятельности компании, для организации которой оформляются приказы:

  • ПЛС — группа приказов, непосредственно связанная с личным составом компании. В нее входят приказы по приему, увольнению, перемещению сотрудников, «отпускные» и «стимулирующие» приказы, распоряжения о дисциплинарных наказаниях, отправке работников в командировки и др.;
  • ПАД — совокупность распоряжений администрации компании, связанных с решением вопросов по эксплуатации имущества, транспортному обеспечению, внутренней связи и охране;
  • ПОД — остальные приказы, не вошедшие в первые 2 группы.

Знакомьтесь с группой ПЛС с помощью материалов нашего сайта:

Подробно расшифруем группу ПОД в следующем разделе.

Перечень приказов по основной деятельности предприятия

Из содержания предыдущего раздела понятно, что группа ПОД — самая объемная и непредсказуемая по разнообразию, затрагивающая все стороны финансово-хозяйственной деятельности компании. Выделим основные подгруппы приказов:

  • структурные;
  • нормативные;
  • организационные;
  • надзорные;
  • отчетные;
  • финансовые;
  • обеспечительные;
  • информационные.

Подгруппа «Структурные ПОД» сопровождает компанию с момента ее создания. Из их содержания становится понятным, как руководство видит структуру компании и какие меры принимает для ее разумного формирования. Эта же группа приказов используется и при структурных преобразованиях (расширении, слиянии и др.).

Если компания небольшая по масштабу деятельности и численности персонала, а ее структура стабильна, данная подгруппа приказов будет минимальна по объему и однообразна по форме.

Эта совокупность распоряжений руководства направлена на упорядочение всей деятельности компании. С их помощью утверждаются все внутрифирменные локальные акты (трудовой распорядок, положения о командировках, премировании, оплате труда, введении суммированного учета рабочего времени и др.), а также разнообразные методические разработки, инструкции и т. д.

Изучайте внутрифирменные локальные акты по материалам нашего сайта:

Данная подгруппа может включать следующие виды приказов:

  • об утверждении штатного расписания;
  • о создании структурных подразделений;
  • о создании комиссии по расследованию несчастного случая на производстве;
  • другие аналогичные приказы.

В эту группу входят приказы, содержание которых связано с контрольно-надзорными функциями в компании, например:

  • о проведении инвентаризации имущества и обязательств перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности;
  • о проведении контрольных мероприятий по охране труда;
  • о проведении аттестации сотрудников и др.

Приказы отчетного характера обычно издаются в крупных холдингах, когда помимо бухгалтерской отчетности в недрах компании формируется множество иной отчетной документации: управленческой, финансовой, аналитической, статистической. Данными распоряжениями устанавливается периодичность отчетов, уточняются ответственные лица и исполнители, конкретизируются отчетные данные и пр.

Приказы данной группы могут перекликаться с ПОД из предыдущей подгруппы (надзорной). К примеру, приказ «О назначении внеплановой проверки промежуточной управленческой отчетности» можно отнести к обеим группам.

Данная подгруппа сопровождает финансовую деятельность компании — из содержания таких приказов можно понять о финансовой стратегии компании, решениях руководства в отношении основных финансовых потоков, о формах и видах инвестиций и т. д.

С помощью ПОД обеспечительного характера администрация решает вопросы материально-технического обеспечения компании, организует снабженческую деятельность, регулирует иные подобные вопросы.

Приказы этой подгруппы затрагивают широкий спектр вопросов и управленческих решений. К примеру, сюда можно отнести следующие приказы: «Об организации работы архива компании», «О введении в действие графика производственно-технического документооборота» и др.

Приказы по основной деятельности: образцы-2017-2018

Общий вид ПОД имеет стандартную форму и обычно включает 3 компонента:

  • заглавную часть (наименование компании, название приказа, дату и номер);
  • содержательный раздел (описание ситуации и распоряжение руководства);
  • завершающую часть (подписи руководителя и иных лиц — ознакомительного и согласовательного характера).

Публичное акционерное общество «Триатлон»

О введении в действие управленческого документооборота

В целях совершенствования управленческой отчетности компании и упорядочения системы документооборота

  1. Утвердить положение «Об управленческом документообороте» и ввести его в действие с 01.01.2018.
  2. Всем начальникам подразделений проработать положение с подконтрольным персоналом.
  3. Контроль исполнения приказа возложить на заместителя генерального директора компании по общим вопросам Самольенко М. Н.

Генеральный директор /подпись/ Демьянов З. С.

С приказом ознакомлены:

Зам. директора по общим вопросам /подпись/ Самольенко М. Н. 29.12.2017

Начальники отделов /по перечню/

Подобным образом строятся и иные ПОД. Все без исключения приказы данного вида по структуре будут аналогичны указанному выше образцу, за исключением названия приказа и содержания 2-го раздела.

Публичное акционерное общество «Триатлон»

О создании комиссии по сомнительным долгам

В целях организации своевременного выявления сомнительных и безнадежных долгов, обоснованного формирования резерва по сомнительным долгам, а также получения достоверной информации о дебиторской задолженности

  1. Сформировать комиссию по сомнительным долгам в составе:

финансового директора Касимовой Г. Л.;

главного экономиста Светлова П. Н.;

специалиста 1-й категории отдела по работе с контрагентами Цветова А. А.;

бухгалтера по учету расчетов с контрагентами Гуляевой Н. Н.

  1. Комиссии в указанном составе проводить ежеквартально оценку имеющейся дебиторской задолженности, своевременно (не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом) предоставлять в отдел налоговой и бухгалтерской отчетности информацию о сомнительных и безнадежных долгах.
  2. Отбор сомнительных и безнадежных долгов производить с учетом сложившейся практики работы с каждым в отдельности контрагентом и с учетом критериев отбора, указанных в инструкции от 20.12.2017 № 167.
  3. Результаты работы оформлять протоколом.
  4. Контроль исполнения приказа возложить на главного бухгалтера Завьялову Н. Г.

Генеральный директор /подпись/ Демьянов З. С.

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер /подпись/ Завьялова Н. Г.

Финансовый директор /подпись/ Касимова Г. Л.

Главный экономист /подпись/ Светлов П. Н.

Специалист 1-й категории отдела по работе с контрагентами /подпись/ Цветова А. А.

Бухгалтер по учету расчетов с контрагентами /подпись/ Гуляева Н. Н.

Нумерация приказов по основной деятельности

Процедура присвоения номера приказу по основной деятельности законодательно не регламентирована. Общепринято нумеровать ПОД отдельно от ПЛС и ПАД, начиная отсчет с каждого нового календарного года.

Нумерация позволяет не только организовать упорядоченную систему регистрации ПОД, но и дает возможность быстрого нахождения приказа по его номеру в огромном море управленческой документации компании.

Читайте так же:  Договор о передаче аляске

Крупные холдинги со значительным и многообразным по форме и содержанию документооборотом разрабатывают самостоятельно нумерологическую систему, закрепляя ее в отдельном локальном акте. Таким образом организуется единая для всего предприятия система нумерации приказов (в том числе ПОД).

Для таких компаний характерно присвоение сложносоставных номеров с индексами после разделительной черты или дефиса, например, № 238/о или № 698-у. Значение каждого индекса расшифровывается в отдельной инструкции или локальном акте.

Ответ на вопрос: «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?» — не имеет короткого однозначного ответа. Огромное количество приказов относятся к данной группе — разнообразие их видов зависит от масштаба, структуры и специфики деятельности компании.

Образец приказа по основной деятельности

Приказной документ представляет собой правовой акт, который издается со стороны руководителя управленческого органа, действующий в целях решения любых оперативных задач, которые перед ним стоят. Подготовка этих бумаг осуществляется на основании поручения генерального руководителя в адрес руководителя отдельных подразделений.

В отдельных ситуациях, которые являются наиболее сложными, может происходить создание дополнительных комиссий, членами которых являются представители нескольких отделов.

Так как задачи могут носить основной и оперативный характер, то приказные документы такого направления могут классифицироваться по двум типам:

  • основной деятельности, которые издаются в рамках исполнения основных организационных и стратегических задач;
  • административной и организационной работе – такие приказы относятся непосредственно к оперативным и хозяйственным вопросам.

Нередко у специалистов в сфере делопроизводства появляются сложности касательно того, куда отнести этот документ – к локальным актам или к бумагам по личному составу. Ключевой принцип функционирования является следующим: если документация способствует регулированию трудовых отношений между фирмой и конкретными сотрудниками, то можно отнести документ к личному составу.

Если речь ведется о компании в целом, то это нормативный акт об основной деятельности компании, даже если в нем названы ответственные лица и имеются персональные поручения для определенных сотрудников.

Рассмотрим несколько разновидностей приказов по основной деятельности, к перечню относятся следующие распорядительные бумаги о:

  • вступлении руководителя в должность;
  • возложении на главного начальника определенных обязанностей;
  • назначении временного руководителя, который будет занимать должность в течение определенного кратковременного периода;
  • наделении правом подписи;
  • назначении ответственного лица за операции по хранению, учету, выдаче трудовых книг;
  • утверждении штатного расписания рабочего времени;
  • формировании подразделения, которое будет функционировать обособленно;
  • вводе в действие новой редакции инструктажа и внутренних правил;
  • вариантах выдачи сотрудникам трудовых книг;
  • обеспечении защиты и охраны конфиденциальных материалов;
  • применении сотовой связи;
  • факте утверждения перечня материально ответственных сотрудников;
  • формировании соглашений, связанных с полной материальной ответственностью;
  • графике работы по выходным и некоторым предпраздничным дням.

Это далеко не весь список распоряжений, существующих в рамках деятельности предприятий в настоящее время. Но есть несколько иных признаков классификации, которые применяются на практике достаточно часто.

По функциональному назначению:

  • по вопросам ежедневной работы организации – об утверждении нормативно-правовой документации, о формировании структурных элементов, о подготовке рабочих мест;
  • по задачам, возникающим внезапно – об организации ликвидационных вопросов, по итогам внеплановых проверок, об отстранении сотрудников от рабочей деятельности;
  • по кадровому составу – об основных задачах, связанных с управленческой деятельностью и менеджментом, о распределении обязательств между сотрудниками.

Как оформляется

Закрепление набора требований относительно ряда документации, отнесенных к категории организационно-распорядительных моментов, наблюдается в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003.

В рамках этой бумаги указывается состав реквизитов, а также требования к их оформлению. Здесь же размещены и схемы расположения основных реквизитов. Тело документа обычно содержит несколько пунктов:

  • название компании;
  • наименование документа;
  • регистрационный номер, дата, в которую происходит составление;
  • тема распоряжения;
  • текст приказной бумаги;
  • место, в котором будет стоять подпись ответственного лица, а также указание его инициалов и должности;
  • отметка об исполнителе.

В случае приложения к приказу вспомогательной документации этот факт констатируется в рамках текста.

Реестр изданных приказов и журнал

Изданные на предприятии документы подлежат обязательному процессу регистрации в целях дальнейшего ведения учетных мероприятий. Что касается локальной документации, то она не только должна быть утверждена руководящим звеном, но и иметь собственный номер, под которым вносится информация в журнал, специально предназначенный для подобных целей.

Если на предприятии имеется разделение распоряжений на определенные категории, лучше сразу обеспечить им отдельную регистрацию и хранение. Это позволит избежать дополнительной затраты усилий на проведение классификации бумаг согласно срокам их действия.

В целях регистрации документа применяется специализированный журнал. Что касается законодательного уровня, он не содержит каких-либо прописанных требований к данному документу. Его смысл состоит в обеспечении возможности фиксации определенных данных:

  • номер регистрации;
  • дата, в которую документ был подписан;
  • название и краткая структура;
  • данные об ответственных лицах;
  • исполнительские отметки;
  • примечания.

Что касается подготовительных мероприятий по формированию приказа, то они осуществляются в несколько стадий, и вот основные из них:

  1. Изучение существа вопроса, обеспечение сбора необходимого набора сведений. Это нужно для того, чтобы создать мощную базу для дальнейшего формирования приказа.
  2. Подготовка проекта. Составляется «скелет», прописывается текст, разъясняется и определяется основная суть документа.
  3. Согласование. Происходит обсуждение бумаги с представителями отдельных звеньев организации.
  4. Подписание бумаги со стороны руководителя. Руководитель подписывает документ, и это значит, что с данного момента он вступает в силу и начинает действовать.

Таким образом, составление документа – простой, но длительный процесс, который требует определенного количества времени и внимания.

Инструкция по созданию и отправке на согласование приказа по основной деятельности представлена ниже.

Из каких частей состоит

В классическом представлении текст приказа включает в себя в основном два структурных элемента:

  1. Констатирующая часть. Здесь происходит обоснование распорядительных мероприятий. В качестве основного объяснения может выступать необходимость реализации поставленных целей, а также определенные нормативные акты. Если действия, которые осуществляются, не нуждаются в каком-либо пояснении, распорядительная часть может быть опущена.
  2. Распорядительный элемент. Здесь речь идет непосредственно о поручениях. Она начинается со слова «Приказываю», которое указывается прописными буквами в отдельной строке, начинающейся от границы левого поля.

Данная часть подразделяется на пункты, их нумерация осуществляется посредством арабских цифр. Каждый из элементов структуры должен давать четкий ответ на ключевые вопросы «зачем?», «что?», «кому?», «как?», «когда?», «почему?». Если все эти ответы будут даны, приказ можно считать действительным и актуальным.

Основные реквизиты

Оформление приказной бумаги производится на специальном бланке, традиционно этот документ включает в себя определенный набор реквизитов:

  • постоянные элементы единого бланка – эмблема, название фирмы, описание типа документации;
  • переменные данные включают в себя такие основные материалы, как дата, номер регистрационного значения, место формирования, название, текстовая часть, приложения, подпись, визы.

Это основа, которую должен знать любой специалист, принимающийся за составление этой уникальной бумаги.

Для чего создается

Приказ по основной деятельности выступает в качестве основного и неотъемлемого элемента любой организационно-распорядительной документации. Ни одна компания не в состоянии обойтись без этой бумаги. Ведь в первую очередь она выступает в качестве эффективного метода обозначения задач, а во вторую – является мощным способом контроля.

Образец документа

Документ составляется логично и последовательно, важно, чтобы в него был включен каждый нужный пункт во избежание возникновения лишних вопросов. Мы рассмотрим образец самого простого приказного документа, который может встречаться на практике и используется достаточно часто.

  1. Организационно-правовая форма предприятия указывается сверху посередине, а затем следует описание названия компании.
  2. Далее пишется, что это ПРИКАЗ – заглавными буквами посередине следующей строки. Слева под этим словом проставляется дата, а на следующей строке по центру – название города, в котором он составляется.
  3. Следующий пункт – название приказа, которое начинается с предлога «о» или «об». Строкой ниже пишется, что «в целях совершенствования документооборота» или «для повышения эффективности труда», а затем с новой строки заглавными буквами прописывается слово «ПРИКАЗЫВАЮ».
  4. Далее отмечается действие, которое необходимо совершить персоналу по распоряжению составителя. Например, разработать проект новой инструкции, создать новое штатное расписание, опробовать внедрение новых технологий производства и так далее. До этого обязательно указывается имя работника или имена группы работников, которым поручается проведение данного мероприятия.
  5. Далее следует подпись и указание должности составителя, например – генеральный директор, начальный управления, старший менеджер и так далее.

Таким образом, документ имеет достаточно простую структуру, поэтому составляется достаточно быстро и просто. Это лишь классический образец, и поскольку унифицированной формы бумаги не существует, в разных компаниях могут составляться другие разновидности приказов.

Особенности для административно-хозяйственного отдела

Административно-хозяйственный отдел является важным структурным звеном в любой организации. В рамках ведения коммерческой и хозяйственной деятельности у специалистов возникает несколько основных вопросов. Например, один из них заключается в том, есть ли необходимость регистрации АХО и основной деятельности по отдельности.

На самом деле, точный ответ может дать только организация, ведь подобные мероприятия происходят строго в соответствии с ее решением. Тем не менее, делать это желательно, ведь приказные документы по Основной деятельности хранятся на постоянной основе, а приказы для административно-хозяйственного отдела действуют всего 5 лет.

Читайте так же:  Порядок расчет пособия по безработице

Хранение, нумерация, ответственность

Правильное хранение документации в течение нужного времени – залог успеха развития фирмы. Сначала информация лежит на предприятии «под рукой» у ответственного сотрудника, а спустя определенное время она отправляется в архив, где подлежит хранения 75 лет.

Такой длительный срок связан с особой ценностью этой бумаги для масштаба деятельности компании. Страницы распоряжения подлежат нумерации, как и в любом другом документе. Ответственность за сохранность бумаги и за указание в ней тех или иных данных возложена на генерального директора фирмы, а также на высших специалистов отдельных подразделений.

Сроки хранения и учет кадровых приказов есть на данном видео.

Приказы по основной деятельности — это какие приказы?

Приказы по основной деятельности — это какие приказы, из какой классификации вытекает подобное деление распорядительной деятельности компании, кто отвечает за их составление — эти и некоторые другие вопросы будут освещены в нашем материале. Изложенная в статье информация поможет наладить делопроизводство в организации.

Общепринятая классификация приказов в распорядительной деятельности предприятия в 2015–2016 годах

Отдельно принятые решения и производимые юридически значимые действия в компании необходимо закреплять. Распорядительная деятельность руководителя оформляется при помощи приказов, а вот распоряжения дает уже его заместитель. В полномочиях руководителя решать вопросы по всем направлениям деятельности компании, поэтому и распорядительная деятельность была разделена по нескольким направлениям.

На практике принято разделять все приказы, касающиеся внутренней деятельности компании, на 3 группы:

  • приказы по основной деятельности,
  • приказы по личному составу,
  • приказы по административно-хозяйственным вопросам.

Такая же классификация присутствует в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием срока их хранения (далее по тексту — Перечень), утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558 (раздел 1.1, строка 19). При этом группу приказов по основной деятельности делить на подгруппы не принято. Она идет единым блоком, в который включается весь массив документов.

Какие приказы относятся к приказам по основной деятельности (примеры)?

С отнесением приказов к группе основной деятельности у кадровых служащих зачастую возникают проблемы, и на законодательном уровне нет каких-либо рекомендаций по этому поводу. В связи с этим, чтобы понять, приказ по основной деятельности — это какой приказ, используется сразу два метода:

  1. Во-первых, сразу отбрасываются приказы, прямо обозначенные как приказы по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам (в Перечне приказы по личному составу перечисляются в той же строке 19, список же вопросов, отнесенных к категории административно-хозяйственной деятельности, закреплен в разделе 10 Перечня — соответственно, по ним и издаются приказы, отнесенные к этой группе).
  2. Во-вторых, используется разделение групп по смыслу приказа. Если издаваемый приказ касается одного или нескольких конкретных сотрудников, то это приказ по личному составу (например, о том, что к работе в выходной день привлекаются Иванов и Петров), если же речь идет о должности или коллективе в целом, тогда это приказ по основной деятельности (например, когда субботний день для всей компании объявляется рабочим).

Среди распространенных приказов по основной деятельности можно назвать приказы:

  • об утверждении штатного расписания и внесении в него изменений;
  • утверждении графика отпусков и внесении в него изменений;
  • создании (реорганизации, ликвидации) структурных подразделений;
  • инвентаризации имущества;
  • организации расследования несчастного случая;
  • установлении режима работы;
  • утверждении локальных актов компании.

Обратите внимание: это неполный перечень приказов по основной деятельности, он может быть расширен или изменен с учетом нужд делопроизводства в компании.

Составление перечня используемых в компании приказов по основной деятельности

Чтобы избежать путаницы в делопроизводстве и правильно выстроить работу всех структурных подразделений, во многих компаниях на локальном уровне утверждается инструкция по делопроизводству, в которой определяется деление приказов по группам. Такой подход позволяет изначально распределить между структурными подразделениями или отдельными штатными единицами обязанности по составлению различных приказов.

Если инструкция не издается как отдельный документ, то в компании может быть утвержден в виде отдельного локального акта перечень используемых приказов с отнесением каждого из них к конкретной группе. Чаще всего так происходит с ростом компании: при увеличении штата возрастает объем документооборота, одному лицу становится сложно отвечать за составление всех приказов, в результате чего эту функцию разделяют между несколькими сотрудниками.

Как оформляется приказ по основной деятельности, образец

Требования к оформлению ряда документов, отнесенных к разряду организационно-распорядительных, закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003. В этом документе указан состав реквизитов документов и требования к оформлению реквизитов. Здесь же размещены схемы расположения реквизитов на бланке.

В тексте приказа обычно указываются следующие:

  • наименование организации;
  • название документа;
  • дата и регистрационный номер;
  • текст документа;
  • место для подписи должностного лица, утверждающего приказ, с указанием должности;
  • отметка об исполнителе;
  • место для виз согласования, если это необходимо.

Текст приказа можно условно разделить на преамбулу, где излагаются основания и предпосылки для издания приказа, и распорядительную часть, где даются конкретные указания и обозначаются сроки их исполнения.

Если к приказу прилагаются отдельные документы, например объяснительные, то это указывается в тексте приказа. В ГОСТ Р 6.30-2003 есть примеры размещения реквизитов на бланке, с помощью которых можно составить примерные образцы приказов для дальнейшего использования их сотрудниками компании при необходимости. Образец приказа по основной деятельности также можно скачать на нашем сайте.

То, что документ относится к группе приказов по основной деятельности, имеет смысл указать в номере приказа. Для этого можно использовать метод, по которому после самого номера через дефис или косую черту проставляется пометка «ОД».

Реестр изданных приказов, ведение книги (журнала) приказов

Изданные на предприятии приказы принято регистрировать, т. к. необходимо вести их учет. Приказ не только утверждается руководителем, но и получает свой номер, под которым о нем вносится информация в специально предназначенный для этих целей реестр. При этом, если в компании введено разделение приказов на группы, регистрируются они в отдельных местах.

Такой подход обоснован тем, что различные виды документов имеют разные сроки хранения, как это видно из Перечня. В нем закреплено, что приказы по основной деятельности хранятся постоянно, в то время как приказы по личному составу — 75 лет (за исключением отдельных случаев, когда их нельзя уничтожать всего 5 лет), а приказы по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет. Соединение в дела приказов с различными сроками хранения будет вызывать определенные трудности.

Для регистрации приказов используется журнал или книга. На законодательном уровне не прописано каких-либо требований к такому документу, поэтому даже единого названия его нет. Смысл же книги (журнала) регистрации приказов сводится к тому, чтобы там можно было фиксировать следующие сведения о приказах:

  • порядковый (регистрационный) номер;
  • дату подписания документа;
  • наименование документа, его краткое содержание или описание предмета;
  • данные лица, ответственного за подготовку проекта приказа (исполнителя);
  • примечания, если таковые имеются.

Журнал (книга) регистрации используется на протяжении календарного года. Каждый год начинается новый журнал (книга) и нумерация в нем ведется заново.

Организация хранения приказов

После того как приказ был издан и утвержден руководителем компании, он доводится до сведения сотрудников, чьи интересы в нем затрагиваются. Следующий шаг — это распределение приказов в соответствии с установленной в организации системой учета и хранения распорядительной документации. Вначале приказы поступают в работу к лицу, ответственному за его исполнение или контроль за его выполнением. Когда же необходимость в обращении к приказу отпадает, он сдается на хранение.

В конце каждого календарного года документы, которые больше не будут востребованы в делопроизводстве или у которых истек срок хранения в подразделении, обычно группируются в дела, описываются и передаются на хранение. Если для этих целей в компании выделено отдельное помещение, дела подготавливаются в каждом подразделении для хранения. Если же для учета и сбережения документов создается специальное подразделение-архив, его служащие участвуют в формировании дел для хранения (или контролируют процесс) и уже после приема документов систематизируют их и определяют на хранение согласно правилам, установленным внутри компании.

Приказы по основной деятельности издаются в случаях, когда принимаются решения относительно всего коллектива или каких-то должностей, не затрагивающие при этом конкретных сотрудников. В то же время, чтобы очертить границы группы приказов по основной деятельности, из этой группы нужно исключить все приказы, прямо определенные в нормативных актах как приказы по личному составу и по административно-хозяйственной деятельности. Оставшиеся приказы заносят в отдельный перечень, который будет индивидуальным для каждой организации ввиду специфики деятельности, и закрепляют в соответствующем локальном акте во избежание путаницы.