Требования к стилю изложения документов

Под стилем [11] изложения документа понимается разновидность способа письменного изложения, а также совокупность присущих ему черт лексики, грамматики, фонетики, отличающих один стиль от других.

? сжатостью, компактностью изложения, основанной преимущественно на экономном использовании языковых средств письменной речи;

? активным применением речевых клише;

? широким использованием общепринятой [12] терминологии и номенклатурных наименований;

? сравнительно частым включением в тексты сложносокращенных слов и аббревиатур;

? распространенным употреблением отглагольных существительных, отыменных предлогов, а также сложных союзов;

? внедрением в тексты устойчивых словосочетаний, предназначенных для организации связи между частями сложных предложений;

? повествовательным способом изложения, основанным на использовании номинативных предложений с перечислениями;

? преобладанием предложений с прямым порядком слов;

? подчеркнутой логичностью, проявляющейся, в частности, в подчинении одних, менее значительных фактов другим, более значительным (упоминаемым в тексте документа);

? отказом от эмоционально-экспрессивных речевых средств в сочетании с общей слабой индивидуализацией стиля текста.

При составлении управленческих документов следует придерживаться нескольких основных правил, которые предполагают:

? выбор оптимальной формы изложения документа (см. ранее);

? выбор наиболее подходящих для изложения лексических средств языка: отдельных слов (в том числе терминов [13] и слов с универсальным значением), устойчивых словосочетаний (языковых формул и фразеологизмов (идиом)), вводных языковых оборотов и т. п. (см. ниже в этой главе);

? использование в составе предложений отдельных языковых средств (в частности, сокращений [14] (см. ниже в этой главе)).

Рекомендации по употреблению отдельных слов и устойчивых словосочетаний, наиболее часто используемых при подготовке документов

1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин тех или иных действий.

? В порядке оказания помощи прошу Вас…

? В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес… В порядке исключения…

? Ввиду особых обстоятельств…

? В связи с завершением работ по…

? В связи с принятием решения о…

? В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…

? По взаимной договоренности между…

? Согласно Вашей заявке…

? Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…

2. Формулировки для выражения отказа.

? Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…

? К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…

? Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…

? Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…

? Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия…

3. Формулировки для выражения предупреждения.

? Напоминаем Вам, что через такое-то время срок соглашения истекает…

? Организация уведомляет Вас о том, что…

? Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…

? Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора о…

? Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу с…

4. Устойчивые распорядительные обороты.

? Ввести в эксплуатацию…

? Контроль за исполнением настоящей директивы возложить на…

? Назначить расследование по факту…

? Изыскать дополнительные возможности для…

5. Формулировки для выражения просьб.

? Прошу Вас направить в мой адрес…

? В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас…

? Убедительно прошу Вас решить вопрос о…

? В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…

? Исходя из величины годового лимита по… прошу изыскать для нужд организации…

6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений (отдельных фактов).

? Документация выслана в Ваш адрес нарочным…

? Принимаются энергичные меры по…

? Конфиденциальность информации обеспечена…

? Содержание проекта оперативно корректируется…

? Выявленные недостатки уже устраняются…

? Выделены дополнительные средства на…

? В кратчайшие сроки организуется…

? Установлен повседневный жесткий контроль за…

7. Формулировки для уведомления.

? Ставим Вас в известность о том, что…

? Организация извещает о…

? Довожу до Вашего сведения, что…

? Представляю на рассмотрение проект…

8. Устойчивые обороты речи:

? руководство считает возможным;

? организация не возражает;

? создайте необходимые условия;

? доложите предложения по;

? направьте в мой адрес;

? подготовьте к отправке;

9. Наиболее часто употребляемые глаголы:

выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на.), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить, предоставить, уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).

10. Наиболее часто употребляемые прилагательные:

срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.

При изложении текстов документов следует избегать слов, обладающих эмоциональной или экспрессивной окрашенностью, слов с уменьшительными и ласкательными суффиксами, суффиксами преувеличения, междометий и т. п., образных слов и выражений, слов и выражений с двойственным (неявным) смыслом, слов, не вносящих ничего нового в существо управленческого документа, архаизмов (устаревших слов и выражений), отживших канцелярских оборотов, заимствований из местных диалектов, слов-паразитов, а также иностранных слов, имеющих русскоязычный аналог. Документы компании излагаются от первого лица единственного («направляю» и т. п.) или множественного («сообщаем» и т. п.) числа либо от третьего лица единственного числа («обращает внимание» и т. п.). Примеры наиболее типичных сокращений, используемых в содержании управленческих документов [15]

А. Лексические сокращения

1. Буквенные (при чтении произносятся буквы): МЧС, ЖСК, АКБ, СП, МП, КБ, АОЗТ.

2. Звуковые (при чтении произносятся звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭО, РЭУ, ДЭЗ, ТЭЦ, ЛЭП, АЭС, МОС ОТИС, ВОСВОД, вуз.

3. Буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть – звуками): ГУВД, ТОО, ЦТСА, НИОПИК, УКГОиП.

4. Слоговые (образованы из частей слов, слогов): зампред, Москомзем, Мосзеленстрой, Доринвест, Мосжилстрой, Мосинтур, техред, главбух, завгар.

5. Частично сокращенные слова (образованы из части или частей слова и полного слова): Мослесопарк, Москоллектор, Мосгоркомспорт, Мосрасчетбанк, хозрасчет, рембаза, профсоюз.

6. Усечения: зам., зав., спец., пред.

7. Телескопические сокращения (образованы из начала и конца составляющих слов): рация (из: ра[диостан]ция), бионика (из: био л огия] и [электро]ника).

8. Смешанного типа: ВНИИторгмаш, МосАЭРО, МосгорБТИ.

Б. Графические сокращения

1. Точечные: стр. – страница, др. – другие, т. п. – тому подобные, см. – смотри, эт. – этаж, ул. – улица, проц. – процент и др.

2. Дефисные: г-н – господин, гр-н – гражданин.

3. Косолинейные: п/о – почтовое отделение, б/г – без года и др.

4. Нулевые, или курсивные (как правило, так обозначаются физические величины): т, кг, см, л.

5. Комбинированные: ж. – д. – железнодорожный, об/мин. – оборотов в минуту, сев. – зап. – северо-западный и др.

2.2. Требования к изложению текста

2.2. Требования к изложению текста

2.2.1. Изложение текста документа должно соответствовать требованиям разд. 2 ГОСТ 2.105-79.

2.2.2. Переносить части слова заголовка или части обозначения на другую строку не допускается.

Переносить формулы на следующую строку допускается только на знаках выполняемых операций, причем знаки в начале следующей строки повторяют. При переносе на операции умножения применяют знак (?).

2.2.3. Знаки №, §, %, +, – и т. д. следует применять только при числовых значениях. В тексте эти знаки следует писать словами.

2.2.4. Римские цифры следует употреблять только для обозначения сорта (категории) изделия, кварталов года, полугодия. В остальных случаях применяют арабские цифры.

2.2.5. Римские цифры, даты, указанные арабскими цифрами, и количественные числительные не должны иметь падежных окончаний.

2.2.6. Буквенные обозначения единиц счета и измерений физических величин применяют в тексте только при числовых значениях и записывают без точки (например: 5 шт, 10 кг).

Наименование единиц счета и измерений физических величин, употребляемые в тексте без числовых значений, следует записывать без сокращений (например: длина приведена в миллиметрах).

Похожие главы из других книг

4 Требования к управлению

4 Требования к управлению 4.1 Организация 4.1.1 Лаборатория или организация, в состав которой она входит, должна являться самостоятельной правовой единицей с юридической[1] ответственностью.4.1.2 В обязанности лаборатории входит проведение испытаний и калибровок таким

5 Технические требования

5 Технические требования 5.1 Общие положения 5.1.1 Правильность и надежность испытаний и/или калибровок, проводимых лабораторией, определяют следующие факторы:- человеческий фактор (5.2);- помещения и окружающая среда (5.3);- методы испытаний и калибровок и оценка метода

5.6.2 Специальные требования

5.6.2 Специальные требования 5.6.2.1 Калибровка 5.6.2.1.1 Для калибровочных лабораторий должна быть создана и должна функционировать программа поверок оборудования с тем, чтобы обеспечивать прослеживаемость калибровок и измерений, проведенных лабораторией, до Международной

Читайте так же:  Оформить свечку

8.2.3.7.2 Стиль текста заголовков

8.2.3.7.2 Стиль текста заголовков Должен быть определен стиль текста заголовков для используемых в документации языков (например, «Стиль основных предложений», «Все буквы

8.2.3.14.1 Стиль текста

8.2.3.14.1 Стиль текста Должен быть определен стиль текста уведомлений и предостережений для используемых в документации языков (например, «Стиль основных предложений», «Все буквы

8.2.4.3.4 Оформление диалоговой документации и справочного текста

8.2.4.3.4 Оформление диалоговой документации и справочного текста Должны быть установлены правила оформления соответствующих

3 Требования к качеству

РАСПОЛОЖЕНИЕ ТЕКСТА НА ЛИСТАХ ПРИ ПЕЧАТАНИЙ ЧЕРЕЗ 1,5 ИНТЕРВАЛА

РАСПОЛОЖЕНИЕ ТЕКСТА НА ЛИСТАХ ПРИ ПЕЧАТАНИЙ ЧЕРЕЗ 1,5 ИНТЕРВАЛА Переиздание (май 1986 г.) с Изменениями №1, 2, утвержденными в январе 1982 г., августе 1985 г. (ИУС 4-82, 11-85).

ПРИЛОЖЕНИЕ 2 Справочное СТРУКТУРА ТЕКСТА ПРОГРАММНОГО ДОКУМЕНТА

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ 1.1. Область применения Вопрос 3. Какие требования устанавливают Правила?Ответ. Устанавливают требования по охране труда, обязательные для работников организаций, расположенных на территории Российской Федерации, эксплуатирующих объекты

4.1. Общие требования

4.1. Общие требования Вопрос 295. Каковы правила установки стационарного производственного оборудования?Ответ. Оно должно устанавливаться на фундаменты, надежно крепиться болтами и отвечать требованиям охраны труда (п. 4.1.2).Вопрос 296. Каким образом должно быть размещено

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ Вопрос 1. Какие требования безопасности предусмотрены в настоящих Правилах и для кого они являются обязательными?Ответ. Предусмотрены единые требования безопасности при производстве погрузочно-разгрузочных работ и размещении грузов для

5.1. Требования к монтажу

5.1. Требования к монтажу Каждый производитель баков в комплекте с изделием прилагает паспорт, в котором изложены особенности установки бака в зависимости от его конструкции и назначения.Расширительные бакиБаки при работе практически не имеют динамических нагрузок по

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ 1.1. Настоящие Правила разработаны с учетом социальной значимости отрасли «Электроэнергетика», потенциальной опасности ее оборудования и устройств для обслуживающего персонала, на основании и в соответствии с действующим законодательством

5. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

5. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ 5.1. В каждой организации в соответствии с законодательством и настоящими Правилами должен быть разработан порядок проведения работы с персоналом, согласован с органами Госэнергонадзо-ра и утвержден руководителем организации. При

Требования к изложению документов

Требования к изложению документов по стандартизации

18 декабря 2018

© АО «Кодекс», 2018

Исключительные авторские и смежные права принадлежат АО «Кодекс». Положение по обработке и защите персональных данных

Версия сайта: 2.2.12

Каждому техническому специалисту: строителю, проектировщику, энергетику, специалисту в области охраны труда.

Дома, в офисе, в поездке: ваша надежная правовая поддержка, всегда и везде.

Каждому техническому специалисту: строителю, проектировщику, энергетику, специалисту в области охраны труда.

Дома, в офисе, в поездке: ваша надежная правовая поддержка, всегда и везде.

Сибирский федеральный университет

Стандарт организации «Общие требования к построению, изложению и оформлению документов учебной деятельности»

Единая справочная служба: +7 (391) 206-22-22

Приёмная комиссия: +7 (391) 206-20-04

© Сибирский федеральный университет, 2006-2018

При использовании текстовых и графических материалов ссылка на сайт обязательна

  • Размер шрифта:
    • A
    • A
    • A
  • Цветовая схема:
    • Ц
    • Ц
  • Изображения:
    • Вкл
    • Выкл

Вы можете отметить интересные фрагменты текста, которые будут доступны по уникальной ссылке в адресной строке браузера.

Законодательная база Российской Федерации

Бесплатная консультация
Федеральное законодательство

  • Главная
  • «ЕДИНАЯ СИСТЕМА КОНСТРУКТОРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ЭКСПЛУАТАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ. ГОСТ 2.601-2006» (утв. Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 118-ст)
  • На момент включения в базу документ опубликован не был

6. Общие требования к изложению текста эксплуатационных документов

6.1. В тексте документа при изложении указаний о проведении работ применяют глаголы в повелительном наклонении, например, «Открыть люк…», «Нажать кнопку…» и т. п.

6.2. Описание порядка выполнения каких-либо работ дается в логической последовательности их выполнения.

Перечень работ допускается оформлять в виде таблицы.

6.3. Если информация относится только к изделиям определенных серий или заводских номеров, то перед изложением этой информации после слова «ВНИМАНИЕ» приводят указание о распространении ее на соответствующие номера изделий (серии).

6.4. Общее построение ЭД следует выполнять в соответствии с требованиями ГОСТ 2.105. Для изделий с многоступенчатой системой деления на составные части рекомендуется ЭД оформлять с применением блочного принципа построения документов (см. приложение В). В этом случае ЭД делят на структурные элементы, как правило, в соответствии с конструктивным делением изделия на составные части *.

Для структурных элементов ЭД устанавливают систему нумерации и кодирования, которую, как правило, устанавливают в нормативных документах на конкретные виды (группы) изделий с учетом их сложности и конструктивных особенностей.

6.5. При разработке документов особое внимание должно быть обращено на изложение требований к соблюдению мер безопасности при эксплуатации и ремонте изделий. Текст с предупреждениями и требованиями мер предосторожности должен всегда выделяться и со всей очевидностью показывать пользователю, что речь идет о предостережении или предупреждении. Рекомендуется использовать соответствующий графический символ или другой четко заметный знак.

В тексте этим требованиям должны предшествовать предупреждающие слова «ПРЕДОСТЕРЕЖЕНИЕ», «ВНИМАНИЕ», «ЗАПРЕЩАЕТСЯ».

Предупреждающие слова общего характера, распространяющиеся на весь документ, допускается выполнять предшествующими основному тексту документа. Например, если при выполнении каких-либо работ технического обслуживания присутствует одна и таже опасность, рекомендуется в тексте руководства (инструкции) поместить эти слова один раз в начале.

Слово «ПРЕДОСТЕРЕЖЕНИЕ» используют, когда нужно идентифицировать явную опасность для человека, выполняющего те или иные действия, или риск повреждения изделия.

Слово «ВНИМАНИЕ» используют, когда нужно привлечь внимание персонала к способам и приемам, которые следует точно выполнять во избежание ошибок при эксплуатации и ремонте изделия или в случае, когда требуется повышенная осторожность в обращении с изделием или материалами.

Слово «ЗАПРЕЩАЕТСЯ» используют, когда нарушение установленных ограничений или несоблюдение требований, касающихся использования материалов, способов и приемов обращения с изделием, может привести к нарушению мер безопасности.

Предупреждающие слова общего характера, распространяющиеся на весь документ, допускается выполнять предшествующими основному тексту документа. Например, если при выполнении каких-либо работ технического обслуживания присутствует одна и таже опасность, рекомендуется в тексте руководства (инструкции) поместить «ПРЕДОСТЕРЕЖЕНИЕ» один раз в начале.

Слова «ПРЕДОСТЕРЕЖЕНИЕ», «ВНИМАНИЕ» и «ЗАПРЕЩАЕТСЯ» и следующий за ними текст с предостережением следует печатать прописными буквами. Допускается предупреждающие слова и текст с предостережением выделять цветом, а также совместно с предупреждающими словами использовать пиктограммы.

При группировании предупреждений первым должен стоять текст, касающийся безопасности персонала.

1. ПРЕДОСТЕРЕЖЕНИЕ: РАСТВОР ЧРЕЗВЫЧАЙНО ОПАСЕН!

2. ВНИМАНИЕ: ПОСЛЕ СЛИВА МАСЛА РУЛЯМИ НЕ РАБОТАТЬ!

3. ЗАПРЕЩАЕТСЯ МЫТЬ ДВИГАТЕЛЬ БЕНЗИНОМ.

Все необходимые пояснения к тексту (таблицам) помещают или перед, или под абзацами, к которым они относятся. Пояснения начинают со слова «Примечание» (пояснение к таблице разрешается давать в виде сноски).

Примеры пояснения, предшествующего тексту:

1. Примечание — Пункты 5-8 выполнять, если установлены внешние баки.

2. Примечание — Если гарпунная пушка имеет механизм качания прицела, то перед выверкой уровня вертлюга необходимо совместить риски на хомутике механизма качания.

Пример пояснения, следующего под текстом:

Примечание — Подробное описание работы клапана см. в АБВГ.ХХХХХХ.014РЭ.

Для изделий, требующих особой осторожности при обращении с ними, на обложке формуляра (паспорта) должна быть нанесена предупреждающая надпись, например, «ВНИМАНИЕ! ОСОБАЯ ОСТОРОЖНОСТЬ», а в тексте формуляра (паспорта) даны необходимые пояснения.

6.6. Все надписи (обозначения) и условные знаки, располагаемые на изделии и на фирменных табличках к изделию, должны быть приведены и описаны в документации.

6.7. Все встречающиеся в тексте примеры надписей на пультах, приборных досках и фирменных табличках, трафаретные наименования переключателей и их положений: команды, режимы работы, сигналы и т. п. должны быть выполнены в ЭД прописными буквами и заключены в кавычки.

6.8. При издании ЭД на иностранном языке текст выполняют с учетом требований международных стандартов на техническую документацию.

Для изделий, поставляемых на экспорт, ЭД комплектуют без листов утверждения.

6.9. При поставке изделий на экспорт непосредственно из эксплуатирующих организаций ЭД оформляют согласно настоящему стандарту и дополнительным указаниям потребителя для этих организаций.

6.10. Для обеспечения наглядности, облегчения восприятия содержания излагаемого текста и его пояснения применяют различные табличные формы и графические иллюстрации.

6.11. Иллюстрации следует подготавливать в векторном (штриховом) виде. Допускается при согласии заказчика использовать тоновые иллюстрации (фотографии) при условии, что они удовлетворяют требованиям по ясной визуализации деталей.

6.12. В качестве иллюстраций следует использовать следующие типы векторных изображений:

— аксонометрические изображения. Наиболее наглядный трехмерный вид представления деталей, агрегатов, узлов (см. рисунок Б.1, приложение Б);

Читайте так же:  Приказ 294 от 20022012

— перспективные изображения. Обычно используют только для очень больших агрегатов. Перспективные изображения также допускается использовать для схем размещения;

— ортогональные изображения. Используют в случае, если этот тип иллюстрации дает наглядное представление. В тех случаях, когда детали или порядок разборки могут быть однозначно идентифицированы с помощью вида сверху, такое представление также может быть использовано в качестве иллюстрации. Эта форма рекомендуется для монтажных и электрических схем и т. д.;

— диаграммы/схемы. Эти типы представления используют для пояснения работы систем (например, гидравлической) или схем (например, электрической и т. д.);

— графики. Эти типы представления предназначены для показа отношений между различными параметрами;

6.13. Во всех иллюстрациях следует соблюдать однообразие графического исполнения,оформления и принятых условных обозначений. Общие требования к выполнению элементов иллюстраций приведены в приложении А.

6.14. При выполнении иллюстраций соблюдают следующие общие правила:

— иллюстрации должны быть расположены как можно ближе к соответствующим частям текста, а количество иллюстраций должно быть достаточным для правильного понимания текста;

— иллюстрации должны быть представлены в виде и масштабе, наиболее благоприятном для восприятия, а, в случае необходимости, для наглядности должны быть использованы схема размещения и/или указатели направления;

— иллюстрации должны быть достаточно наглядными и простыми и иметь только необходимую информацию, непосредственно относящуюся к тексту. Следует избегать дублирования иллюстраций;

— следует избегать включения в иллюстрации несущественных деталей, таких как невидимые полости или детали, обозначаемые пунктирными линиями, лишние элементы, которые не поясняются в тексте. Точное представление подробностей, типа резьбы на винтах или вид головки болта могут быть опущены;

— расстояние между двумя линиями должно быть не меньше суммарной толщины этих линий;

— цветные иллюстрации должны обеспечивать возможность их вывода на устройства ЭВМ в монохромном режиме с приемлемым качеством. Как альтернатива цвету допускается использовать штриховку или оттенение (заливку серым цветом).Если использование цвета имеет семантическое значение, то в инструкциях и других руководствах для оператора иллюстрации должны иметь соответствующий цвет;

— для облегчения чтения и возможности использования перекрестных ссылок следует использовать портретную ориентацию расположения иллюстраций. Допускается при необходимости использовать фальцованные иллюстрации или иллюстрации, выполненные в альбомной ориентации.

6.15. В пространственных схемах различных систем и плоских блок-схемах для большей ясности и наглядности все входящие в них приборы, аппараты и механизмы следует, по возможности, изображать в виде натурных изображений.

6.16. Графики следует выполнять с использованием координатной сетки, соответствующей масштабности шкал (равномерных или логарифмических). Графики, показывающие принципиальную картину изменения одной величины при изменении другой, допускается выполнять без координатной сетки.

Оси координат вычерчивают сплошными линиями без стрелок на конце. Стрелки на концах координатных линий показывают на графиках, показывающих характер функционального изменения величины и обычно неимеющих координатной сетки и масштабных делений на координатных осях.Толщина линий координатной сетки должна быть вдвое меньше толщины координатных осей, а толщина линий кривых в два раза толще линий координатных осей.

6.17. Общие для всех иллюстраций требования и символы (стрелки, направления видов, толщины размерных и выносных линий, шрифты и размеры шрифтов иллюстраций и т. д.), как правило, устанавливает разработчик, если иное не указано в техническом задании. Пример установления требований к выполнению иллюстраций приведен в приложении В. *

6.18. При изготовлении типографским способом или подготовке ЭД в бумажной форме иллюстрации следует размещать на полной странице, полстраницы, горизонтальной фальцованной странице. Размеры областей воспроизведения иллюстраций приведены в таблице 3.

Требования к стилю изложения документа

подчеркнутая официальность, выражаемая в особых формах письменного общения его участников в процессе профессиональной деятельности;

адресность, предполагающая наличие конкретных субъектов (участников) управленческой деятельности (в данном случае — работника и работодателя);

повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью таковых из числа находящихся в постоянном обращении при составлении конкретного вида управленческого документа;

тематическая ограниченность (монотемность), преимущественно определяемая функциональным назначением управленческого документа (применительно к рассматриваемому виду документов — предметом трудового договора);

особая лаконичность, ясность и точность письменного изложения, его нейтральность. При формулировании содержания трудового договора следует отдавать предпочтение преимущественно простым предложениям с прямым порядком слов, а также наиболее устойчивым словосочетаниям и оборотам письменной речи, не осложняющим чтение документа и изучение его сути. В то же время следует, по возможности, отказаться от включения в документ терминов и сокращений.

Специфической стилевой особенностью трудового договора является включение в его содержание (в начало большинства разделов, а также пунктов, включающих подпункты) вводных формулировок («Оплата труда работника включает. «, «Работнику предоставляются следующие гарантии. » и т.п.).

Кроме того, в содержании трудового договора активно применяются наиболее распространенные речевые штампы (языковые формулы) — словосочетания, применяемые в строго определенном, как бы «застывшем» виде. К их числу относятся, например, следующие: настоящий договор заключен между . ; стороны договорились о нижеследующем . ; именуемый (именуемое) в дальнейшем . ; работник (работодатель) обязан (имеет право) . ; работнику предоставляется . ; работодатель обеспечивает . ;

на период действия договора устанавливается следующий порядок . ;

договор вступает в силу с . и действует до . ;

стороны несут ответственность за невыполнение (за нарушение) . ;

условия настоящего договора могут быть изменены только по взаимному согласию сторон. Содержание трудового договора следует излагать от третьего лица единственного числа: «Работник обязан. «, «Работодатель имеет право. » и т.п. При перечислении действий, подлежащих выполнению, глаголы, обозначающие их, как правило, применяются в неопределенной форме: «выполнить (выполнять)», «проверить (проверять)» и т.д.

Кроме того, в отдельных случаях наряду с глаголами для обозначения действий могут применяться конструкции из отглагольных существительных со значением действия в сочетании с полузнаменательным глаголом: «вести учет» (но не учитывать), «осуществлять контроль» (но не контролировать) и пр. Подобные конструкции позволяют наиболее конкретно обозначить не только предписываемое действие, но и предмет (объект), на который это действие должно быть направлено.

Требования к изложению документов

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1.1. ОБЩИЕ ВОПРОСЫ

ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ, ЭКСПЕРТИЗЫ, УТВЕРЖДЕНИЯ,
ИЗДАНИЯ И РАСПРОСТРАНЕНИЯ НОРМАТИВНЫХ
И МЕТОДИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ СИСТЕМЫ
ГОСУДАРСТВЕННОГО САНИТАРНО-ЭПИДЕМИОЛОГИЧЕСКОГО НОРМИРОВАНИЯ

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПОСТРОЕНИЮ, ИЗЛОЖЕНИЮ И
ОФОРМЛЕНИЮ НОРМАТИВНЫХ И МЕТОДИЧЕСКИХ
ДОКУМЕНТОВ СИСТЕМЫ ГОСУДАРСТВЕННОГО
САНИТАРНО-ЭПИДЕМИОЛОГИЧЕСКОГО НОРМИРОВАНИЯ

1. Разработано Госкомсанэпиднадзором России (Семенов С. В., Мельникова Л. С., Перель С. С., Кучеренко А. И.).

2. Утверждено Председателем Госкомсанэпиднадзора России, Главным государственным санитарным врачом Российской Федерации 14 мая 1996 г.

3. Введено взамен Руководства Р 1.1.004-94 «Общие требования к построению, изложению и оформлению санитарно-гигиенических и эпидемиологических нормативных и методических документов», утвержденных Госкомсанэпиднадзором России 9 февраля 1994 г.

России, Главный государственный

санитарный врач Российской Федерации

14 мая 1996 года

Дата введения — с момента утверждения

1.1. ОБЩИЕ ВОПРОСЫ

Общие требования к построению, изложению и
оформлению нормативных и методических
документов системы государственного
санитарно-эпидемиологического нормирования

1. Область применения

1.1. Настоящее Руководство устанавливает общие требования к структуре построения нормативных и методических документов системы государственного санитарно-эпидемиологического нормирования, изложению их содержания и порядку оформления.

1.2. Настоящее Руководство предназначено для организаций и специалистов, осуществляющих деятельность в области государственного санитарно-эпидемиологического нормирования.

1.3. Руководство разработано на основании Закона РСФСР «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения» и Положения о государственном санитарно-эпидемиологическом нормировании.

2. Нормативные ссылки

2.1. Закон РСФСР «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения» от 19 апреля 1991 г.

2.2. «Положение о государственном санитарно-эпидемиологическом нормировании», утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 5 июня 1994 г. № 625.

2.3. Руководство Р 1.1.002-96. «Классификация санитарно-гигиенических и эпидемиологических нормативных и методических документов».

2.4. ГОСТ Р 1.5-92. «Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов».

3. Требования к построению документов

3.1. Структурные элементы документов:

Структурные элементы, за исключением элементов «Титульный лист», «Предисловие», «Наименование», «Требования», используются в зависимости от особенностей документа.

3.2. Титульный лист

Страницы титульных листов оформляются в соответствии с приложениями 1 , 2 , 4 , 6 .

Документы при необходимости допускается брошюровать в тематический сборник. При этом на первой странице титульного листа для сборника помещают обозначения всех вошедших в сборник документов. При непрерывной последовательности чисел обозначения документов допускается указывать обозначения первого и последнего документа через «тире».

Предисловие помещают на оборотной стороне титульного листа.

После предисловия, для нормативных документов, в нижней части листа размещают выдержку из Закона РСФСР «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения» ( приложение 2 ).

Слово «Предисловие» записывается с прописной буквы по центру страницы.

Сведения, приводимые в предисловии, нумеруются арабскими цифрами и располагаются в следующей последовательности.

1) Сведения о разработчике с указанием Ф. И. О. исполнителей.

2) Сведения об утверждении:

«Утверждены и введены в действие Постановлением (Председателем)
Госкомсанэпиднадзора России от .

Читайте так же:  Образец заявления на банкротство физического лица

3) Сведения о применении международного, регионального или национального документа другой страны в качестве государственного нормативного или методического документа Российской Федерации в соответствии с установленным Госкомсанэпиднадзором России порядком.

4) Сведения о законах, из которых использованы законодательные нормы.

5) Сведения о документе, в котором использованы лицензионные материалы:

«Требования документа (наименование) соответствуют требованиям, установленным в нормативных документах лицензиара».

6) Сведения об изобретениях. Приводятся номера и даты патентов, заявок на изобретения и авторских свидетельств.

7) Сведения о документах, взамен которых разработаны:

или «ВЗАМЕН» , в части

При введении впервые пишут: «ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ»

8) Сведения о переиздании документа:

«ПЕРЕИЗДАНИЕ» С ИЗМЕНЕНИЯМИ

(номер изменения, номер информационного документа)

9) При необходимости в предисловие могут быть включены дополнительные сведения.

Содержание включает порядковые номера, наименование разделов (подразделов), приложений (с указанием их заголовков) с указанием номера страницы.

Содержание размещается с новой страницы. Слово «Содержание» записывается по центру страницы с прописной буквы.

Наименование документа должно быть кратким, соответствовать «Классификации нормативных и методических документов системы государственного санитарно-эпидемиологического нормирования. Р 1.1.002-96».

В наименовании не допускаются сокращения, римские цифры, математические знаки, греческие буквы.

Перед заголовком, как правило, приводят заголовок подгруппы, к которой относится документ по Классификатору.

Заголовок документа печатается прописными буквами, групповой заголовок и подзаголовок — строчными с первой прописной. Первым словом в заголовке, как правило, должно быть имя существительное, а последующими словами — определения в порядке их значимости.

3.6. Область применения

Структурный элемент «Область применения» приводят для определения области назначения (распространения) документа и при необходимости уточнения объекта нормирования.

3.7. Нормативные ссылки

Дается перечень документов нормативного характера, на которые в тексте дана ссылка, в следующей очередности:

· Указы Президента Российской Федерации;

· постановления», распоряжения Правительства Российской Федерации;

· постановления Госкомсанэпиднадзора России;

· санитарные правила, нормы, гигиенические нормативы;

В этом разделе отражаются специфические для каждого документа требования.

Положения нормативных и методических документов должны основываться на результатах научных исследований и практического опыта, учитывать требования санитарного законодательства Российской Федерации и международной практики, обеспечивать достижение целей и задач, поставленных перед разработчиком документов.

Положения нормативных и методических документов не должны содержать требований, не относящихся к сфере регулирования отношений в области санитарно-эпидемиологического благополучия населения.

Ссылки на государственные стандарты и другие нормативные документы, имеющие статус межведомственных обязательных актов (СНиПы, правила, и т.д.), допускаются в случаях отсутствия в документах государственной системы санитарно-эпидемиологического нормирования Российской Федерации соответствующих норм и положений.

Отдельным разделом в нормативных и методических документах необходимо определить требования к организации контроля за их выполнением.

Гигиенические нормативы, как правило, представляют к утверждению в виде перечней с указанием наименования вещества (фактора) предельно допустимых величин и уровней, агрегатного состояния, класса опасности, особенности действия на организм.

Требования к содержанию отдельных видов нормативных и методических документов определяются в соответствующих руководствах.

Требования к содержанию методических указаний на методы контроля должны также соответствовать ГОСТу Р 15-92 пункт 7.3.

Приложения дополняют положения документов. Приложения могут быть в виде таблиц, графиков, расчетов, описаний и т.д. Они могут быть обязательными и информационными. Информационные Приложения могут быть рекомендуемого или справочного характера.

Обозначение приложений допускается арабскими цифрами. Каждое приложение начинается с новой страницы, посредине страницы пишется слово «Приложение», а в скобках — «обязательное», «рекомендуемое» или «справочное».

Приложения должны иметь заголовок, текст его может быть разделен на разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые в пределах каждого приложения.

Приложения должны иметь общую с остальной частью документа сквозную нумерацию страниц.

3.10. Библиографические данные

Библиографические данные размещаются на отдельной странице и порядке ссылок на них в тексте.

В гигиенических нормативах в этом разделе указываются их разработчики в порядке изложения в тексте.

4. Требования к изложению нормативных и методических документов

Тексты нормативных и методических документов могут излагаться в виде текста, таблиц, графического материала иди их сочетаний, должны быть краткими, точными, не допускающими различных толкований, логически последовательными.

При изложении требований в тексте следует применять слова «должен», «следует», «необходимо», «требуется чтобы», «разрешается только», «не допускается», «запрещается», «не следует».

В нормативных и методических документах не допускается сокращений.

Термины и определения, используемые в нормативных и методических документах, должны быть общепринятыми и соответствовать требованиям санитарного законодательства. При необходимости специальные термины и их определения могут быть приведены после раздела «нормативные ссылки».

В текстах документов не допускаются обороты разговорной речи, произвольные словообразования, сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии.

Разделы, подразделы, пункты, подпункты имеют заголовки, их следует нумеровать, арабскими цифрами и записывать с абзацного отступа. Пример — 2.1.4.3.

При перечислениях внутри пунктов или подпунктов следует ставить дефис или строчную букву, арабскую цифру, после которых ставится скобка.

Таблицы, графический материал, за исключением приложений, нумеруют цифрами со сквозной нумерацией, в тексте должны быть на них ссылки.

5. Требования к построению и изложению изменений и дополнений к документам

Изменения оформляют в соответствии с приложением 8 .

Содержание ранее утвержденных изменений не включает последующие изменения — каждое действует самостоятельно. При изложении текста следует применять слово «заменить», «дополнить», «исключить», «изложить в новой редакции».

6. Требования к оформлению документов

Первые страницы нормативных и методических документов оформляются в соответствии с приложениями 3 , 5 , 7 .

Материалы проектов документов готовятся на магнитном носителе и печатаются в машинописном варианте в 3-х экземплярах на бумаге формата А-4 через 2 интервала с полями: верхнее — 20 мм, правое — 10 мм, левое и нижнее — не менее 20 мм; абзацный отступ должен быть одинаковым и равен пяти знакам.

Отдельные слова, формулы, условные знаки, буквы латинского и греческого алфавита, чертежи необходимо выполнять черными чернилами, пастой или тушью.

Повреждения листов документов, помарки не допускаются.

Документ должен обеспечивать возможность изготовления с него копий надлежащего качества.

Дату введения обозначают через дефис арабскими цифрами год, месяц, число, (1994-02-01).

Нумерацию страниц обозначают арабскими цифрами в правом нижнем углу на нечетных и в левом нижнем углу на четных страницах документа.

7. Требования к обозначению документов

Обозначение нормативных и методических документов осуществляется в соответствии с «Классификацией нормативных и методических документов системы государственного санитарно-эпидемиологического нормирования. Р 1.1.002-96».

На титульных листах нормативных документов, утверждаемых для территории субъекта Российской Федерации, согласно приложениям 1 и 4 вместо слов «Федеральные санитарные правила, нормы и гигиенические нормативы» пишется: «Санитарные правила, нормы и гигиенические нормативы для» и далее указывается наименование субъекта Российской Федерации.

Образец титульного листа
нормативного документа

Государственная система санитарно-эпидемиологического
нормирования Российской Федерации

Федеральные санитарные правила, нормы и
гигиенические нормативы

2.4.7. ПРЕДМЕТЫ ДЕТСКОГО АССОРТИМЕНТА

ПРОИЗВОДСТВО И РЕАЛИЗАЦИЯ ИГР И ИГРУШЕК

Санитарные правила и нормы

Образец оборотной стороны

титульного листа нормативного

3. Введено взамен .

Закон РСФСР «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»

«Санитарные правила, нормы и гигиенические нормативы (далее — санитарные правила) — нормативные акты, устанавливающие критерии безопасности и (или) безвредности для человека факторов среды его обитания и требования к обеспечению благоприятных условий его жизнедеятельности.

Санитарные правила обязательны для соблюдения всеми государственными органами и общественными объединениями, предприятиями и иными хозяйствующими субъектами, организациями и учреждениями, независимо от их подчиненности и форм собственности, должностными лицами и гражданами» (статья 3).

«Санитарным правонарушением признается посягающее на права граждан и интересы общества противоправное, виновное (умышленное или неосторожное) деяние (действие или бездействие), связанное с несоблюдением санитарного законодательства РСФСР, в том числе действующих санитарных правил.

Должностные лица и граждане РСФСР, допустившие санитарное правонарушение, могут быть привлечены к дисциплинарной, административной и уголовной ответственности» (статья 27).

Образец первой страницы
нормативного документа

России от 12 августа 1993 года № 7

Дата введения 1993-01-09

2.4.7. ПРЕДМЕТЫ ДЕТСКОГО АССОРТИМЕНТА

ПРОИЗВОДСТВО И РЕАЛИЗАЦИЯ ИГР
И ИГРУШЕК

(на английском языке)

Санитарные правила и нормы

1. Область применения

(далее текст документа)

Издание официальное Настоящие санитарные правила и нормы не могут быть полностью или частично воспроизведены, тиражированы и распространены без разрешения Госкомсанэпиднадзора России.

Ó Госкомсанэпиднадзор России.

Образец титульного листа
гигиенического норматива

Государственная система санитарно-эпидемиологического
нормирования Российской Федерации

Федеральные санитарные правила, нормы и
гигиенические нормативы

2.2.5. ХИМИЧЕСКИЕ ФАКТОРЫ
ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ СРЕДЫ

ПРЕДЕЛЬНО ДОПУСТИМЫЕ
КОНЦЕНТРАЦИИ (ПДК) ВРЕДНЫХ
ВЕЩЕСТВ В ВОЗДУХЕ РАБОЧЕЙ ЗОНЫ

Образец первой страницы
гигиенического норматива

России от 18.03.93 № 4 ГН 2.2.5.002-93

Дата введения 01.06.93.

2.2.5. ХИМИЧЕСКИЕ ФАКТОРЫ
ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ СРЕДЫ

ПРЕДЕЛЬНО ДОПУСТИМЫЕ
КОНЦЕНТРАЦИИ (ПДК) ВРЕДНЫХ
ВЕЩЕСТВ В ВОЗДУХЕ РАБОЧЕЙ ЗОНЫ

(дополнение № 8 к перечню ПДК № 4617-88)
(на английском языке)