Образец заполнения протокола заседания профсоюзного комитета

Первичная профсоюзная организация ООО «Заря»

заседания профсоюзного комитета

«_25__» сентября 2008г.

В состав профкома избрано: 11 чел.

Члены профсоюзного комитета: Иванова Е.А., Сорокин А.С., Горин И.О., Кузнецов И.О…

О выдвижении требований работодателю ООО «Заря» о выполнении им положений коллективного договора.

Председателя профкома ООО «Заря» Иванову Е. А. о нарушении работодателем положения коллективного договора в части не предоставления работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска , 7 календарных дней.

Иванова Е.А предложила:

1.Выдвинуть требования работодателю о выполнении им условий коллективного договора , для чего до 17 октября 2008 года издать приказ о предоставлении работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска, 7 календарных дней на собрании работников и начать процедуру коллективного трудового спора.

2.Требования необходимо утвердить на общем собрании работников. Предлагаю провести собрание работников 13 октября 2008 года. Дату, время и место проведения собрания работников согласовать с работодателем.

3.В случае отказа работодателем выполнить требования или несообщения своего решения вступить в коллективный трудовой спор .

1.А.С. Сорокин — член профкома — предложил поддержать предложение Ивановой Е.А.

2. И.О. Горин — член профкома — предложил поддержать предложение Ивановой Е.А.

1. Выдвинуть требования работодателю о выполнении им условий коллективного договора , для чего до 17 октября 2008 года издать приказ о предоставлении работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска, 7 календарных дней на собрании работников.

2.Для утверждения требований работниками провести собрание работников 13 октября 2008 года. Дату, время и место проведения собрания работников согласовать с работодателем.

3. В случае отказа работодателем выполнить требования или несообщения своего решения вступить в коллективный трудовой спор.

За_11__; против __нет; воздержались__нет.

Председатель профсоюзного комитета: Иванова Е.А.

Секретарь: Кузнецов И.О.

Учреждение «Трудовой арбитражный суд для разрешения коллективных споров» создано для урегулирования коллективных споров, возникающих между работодателями и трудовыми коллективами в организациях различных форм собственности.

© 2006—2011 Учреждение «Трудовой арбитражный суд для разрешения коллективных трудовых споров»

Заполняем протокол профсоюзного собрания

Образец протокола отчетно-выборного профсоюзного собрания

При необходимости цитирования его итоговой части применяется выписка. Она позволяет ознакомиться с принятым решением. При этом нет необходимости предоставления полной версии протокола. Унифицированной формы для оформления выписки не существует. Поэтому она составляется в произвольной форме.

Образец выписки из протокола профсоюзного собрания

Порядок созыва и проведения собраний должен содержаться в Уставе профсоюзной организации. Обычная очередность — один раз в год, по окончании отчетного периода.

При необходимости они могут созываться вне очереди. Если возникла потребность решения какого-либо вопроса, работников, являющихся членами профсоюза, не менее, чем за 10 дней, нужно письменно уведомить о предстоящем мероприятии. В уведомлении указываются дата, время и место проведения заседания, а также вопросы, подлежащие обсуждению.

Как проходит заседание

Мероприятие открывает и ведет председатель профсоюза. Ему необходимо раскрыть содержание деятельности за отчетный период. Главное — ответить на вопросы, что удалось сделать, что осталось неразрешенным и почему.

Председателю в работе помогает секретарь. Как правило, на него возлагается обязанность составления документов по соответствующему мероприятию. Секретарь профкома должен знать правила составления протоколов.

Оглашается повестка дня — отчет о работе проф. комитета за отчетный период. Также сюда могут включаться вопросы, касающиеся выбора председателя профсоюзной организации, выбора состава проф. комитета и т.д. После этого начинается выступление докладчиков, которые высказывают свои мысли по вопросам повестки дня.

Секретарь тщательно фиксирует данные выступавших лиц, их предложения по обсуждаемым проблемам, результаты голосования и принятые решения.

Оформление протокола

Итоги каждого заседания оформляются секретарем с помощью специального документа-протокола. В протокол отчетно-выборного собрания первичной профсоюзной организации последовательно и в полном объеме вносится информация о ходе проведения заседания:

  • место, дата и время проведения заседания;
  • ФИО председателя и секретаря;
  • данные присутствующих лиц и их количество;
  • повестка дня;
  • список обсуждаемых вопросов;
  • данные выступающих и их предложения;
  • результаты голосования (сколько голосовали «за», сколько «против», сколько — воздержались);
  • принятые в результате голосования решения.

По той же схеме составляется протокол профсоюзного собрания о переизбрании председателя профкома. Оформленный документ подписывает председатель. Также это делает секретарь, ответственный за его составление.

Документ с заключительным решением предоставляется для ознакомления руководителю предприятия. Решения, принятые профсоюзом, директор должен рассмотреть и либо утвердить, либо отклонить — по уважительной причине.

Как правильно оформить профсоюзный протокол

Уважаемый председатель профсоюзной организации!

Предлагаемый для использования Вами в своей работе материал составлен на основе сборников, подготовленных проработавшими не один год, опытными председателями профсоюзных организаций.

Мы надеемся, что это методическое пособие поможет председателю первичной профсоюзной организации быстрее ориентироваться в различных вопросах профсоюзной работы, более четко организовать работу профкома.

Закон «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности» и Трудовой Кодекс РФ предоставляют сегодня профсоюзным организациям права, которыми надо умело пользоваться. По имеющимся образцам легче правильно и грамотно оформить протоколы собраний и заседаний профкома. Некоторые формы, такие как заявления, выписки можно ксерокопировать для дальнейшего заполнения членами Профсоюза.

НЕСКОЛЬКО СОВЕТОВ ПРЕДСЕДАТЕЛЮ ПЕРВИЧНОЙ ПРОФСОЮЗНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Прошло отчётно-выборное профсоюзное собрание. Избран профком, председатель. А что дальше?

Быть профлидером сегодня сложно, а в учреждениях государственной и муниципальной службы — вдвойне сложнее. Тем более, что о Профсоюзе в целом судят, прежде всего, по делам профкома и его лидера, работающего рядом с тобой в коллективе. Он должен быть и хорошим специалистом, и хорошим руководителем, и хорошим психологом. А ещё очень важно уметь общаться с людьми.

С чего же начать? Как построить свою работу? Как правильно расставить приоритеты в деятельности профкома? Что необходимо сделать, чтобы профсоюзная организация стала сильной и авторитетной особенно в ситуации, когда большая часть членов Профсоюза думает не о том, что он может сделать для Профсоюза, а только о том, что Профсоюз обязан сделать для него.

«Только не я», «Не хочу портить отношения с администрацией», «Я плачу профсоюзные взносы, какие претензии?». Такие ответы очень часто слышат председатели профкома в ответ на предложение поучаствовать в жизни профсоюзной организации.

В профсоюзной работе, как и в любой другой, главное — это целевая установка. Если профком в своей работе нацелен исключительно на подарки, путёвки, новогодние ёлки и т.д., то сильной организации не будет. Такой Профсоюз люди воспринимают как культурно-массовый отдел при администрации.

История возникновения профсоюзов практически во всех странах показывает, что они всегда и везде создавались для защиты прав и интересов трудящихся, а не для культмассовой работы. И в Уставе Общероссийского Профсоюза работников госучреждений записано, что «основными целями профсоюза являются представительство и защита социально-трудовых прав и профессиональных интересов его членов».

Сегодня людям гораздо важнее чувствовать себя защищёнными, сохранить своё рабочее место, получать достойную заработную плату, иметь приемлемые условия труда. И если работники видят, что профком реально представляет их интересы, и готов защищать членов Профсоюза на деле, то, поверьте, одной этой готовности уже достаточно для того, чтобы люди сплотились вокруг такого профкома.

Итак, целевая установка — это решающий фактор, фундамент всей работы профкома.

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ

ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРОФСОЮЗНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

На отчетно-выборном собрании избирается председатель и профком в количестве 5-7 человек, в многочисленных организациях количество членов профкома может быть увеличено.

На первом заседании профкома избирается заместитель председателя профкома. Среди остальных членов профкома можно распределить следующие обязанности:

  • ответственный за организацию работы по охране труда;
  • ответственный за организацию культурно-массовой работы;
  • ответственный за спортивно-оздоровительную работу;
  • ответственный за работу с молодыми специалистами;
  • ответственный за оформление профсоюзного уголка и т.д.

В профкоме могут быть созданы комиссии: по организационно-массовой работе, социально-трудовым вопросам, охране труда, культурно-массовая и спортивно-оздоровительная с привлечением активных членов Профсоюза.

Читайте так же:  Договор аренды транспортного средства без оплаты

В профсоюзных организациях собрание проводится по мере необходимости, но не реже одного раза в год. Ведет собрание председатель профсоюзной организации, он же подписывает протокол (стр.44).

Заседания профкома проводятся не реже 1 раза в 3 месяца. Оформляются протоколом (стр. 45, 46).

Учет членов профсоюза ведется по учетным карточкам членов Профсоюза.

На основании ТК РФ и коллективного договора председателю профсоюзной организации создаются условия для выполнения его общественных обязанностей и обеспечения сохранности профсоюзной документации.

Документация организации ведется в соответствии с утвержденной на заседании профкома номенклатурой дел.

Прием в Профсоюз проводится на основании заявления (стр. 47) на заседании профкома. На основании выписки председатель получает в вышестоящей организации Профсоюза профсоюзный билет и учетную карточку и заполняет их. Профсоюзный билет желательно вручать в торжественной обстановке.

Заявление о вступлении в Профсоюз хранится в первичной организации, а на перечисление взносов — передается руководителю учреждения или в бухгалтерию. При этом копия заявления о перечислении взносов хранится вместе с заявлением о вступлении в Профсоюз.

Примерная номенклатура дел профсоюзной организации

на заседании профкома

от «__» _______________ _____г.

Номенклатура дел первичной профсоюзной организации

Составление и оформление протоколов заседаний, собраний, конференций

Протокол – документ, в котором зафиксирован ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях. Поэтому, с одной стороны, протокол может быть информационным документом (содержащим информацию о ходе обсуждения управленческих вопросов), с другой – это распорядительный документ, т.к. содержит постановляющую часть.

Протокол документирует деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как президиум, профсоюзный комитет. Обязательно протокол ведётся на собраниях, конференциях, семинарах, совещаниях.

Ответственность за подготовку протокола и за правильность записей в протоколе несёт секретарь. Протокол должен быть оформлен не позднее 5 дней со дня заседания.

Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (протокол), дата и номер протокола, место составления протокола, заголовок к тексту, текст, подписи.

Протокол должен отражать содержание заседания, собрания, отвечать требованиям полноты и достоверности информации.

Нумерация протоколов собраний, заседаний профсоюзного комитета ведётся в пределах календарного года.

Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола должна включать следующие вопросы:

  • кто руководит проведением протоколируемого мероприятия;
  • кто вёл протокол;
  • кто присутствовал на совещании (заседании, собрании);
  • кто был приглашён (при необходимости) на совещание, заседание, собрание;
  • какие вопросы обсуждались на совещании, заседании, собрании.

Информация о председателе, секретаре, присутствующих и приглашённых включает фамилии и инициалы должностных лиц. Дополнительно для лиц, приглашённых на совещание, указывается занимаемая должность.

На собраниях, где большое количество участников, перечисление присутствующих в водной части нецелесообразно, поэтому составляется отдельный список присутствующих на собрании, а в разделе «присутствовали», указывается общее количество присутствующих, со ссылкой на прилагаемый список.

к протоколу конференции

трудового коллектива КГПУ

присутствующих на собрании трудового коллектива КГПУ

Секретарь личная подпись И.О. Фамилия

Разделы «присутствовали» и «приглашённые» важны для протокола, т.к. влияют на юридическую силу документа. Для протоколов коллегиальных органов, собраний важно указывать общее количество членов коллегиального органа, трудового коллектива, необходимых присутствовать.

Рассматриваемые вопросы перечисляются в разделе «Повестка дня». Формулировка вопросов повестки дня должна начинаться с предлогов «о» (об), наименование должности и фамилия докладчика пишется в родительном падеже.

1. О выполнении коллективного договора за 2013 год. Доклад ректора Н.И. Петрова

2. О внесении изменений в Устав. Сообщение проректора Т.И. Тихонова.

Основная часть текста протокола излагается в соответствии с вопросами повестки дня. Построение каждого вопроса осуществляется по схеме: Слушали – выступили – постановили (решили). Эти слова печатают прописными буквами.

Принимаемые решения коллегиального органа (профкома, президиума) требуют голосования. В этом случае после раздела Постановили указывается:

ГОЛОСОВАЛИ: за — …против — …воздержались

Например: форма полного протокола

Постановление (решение) указывается в протоколе полностью. Протокол подписывается председателем и секретарём. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.д.

Решения, принятые на заседании, доводятся до членов профсоюзной организации в виде копии самого протокола или выписки, постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола.

Протоколы относятся к числу важных документов профсоюзной организации, поэтому хранятся не менее 10 лет и передаются на архивное хранение.

По объёму фиксированных данных, в зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола:

  1. Краткая, в тексте которых указывается лишь постановление.
  2. Сокращённая, в тексте которых печатают фамилии выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается решением или постановлением.
  3. Полная, в тексте которых кроме постановлений, кратко записывают выступления докладчиков и других участников собрания, совещания, заседания.
  4. Стенографическая, форма протокола составляется на основе стенографического отчёта: о заседании (стенограммы) и дословно передаёт процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Полные и стенографические протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания.

Например: форма краткого протокола

Пример краткого протокола

Красноярская краевая организация

Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева

660049 г. Красноярск тел. (3912) 23-23-16

заседания президиума профсоюзного комитета

28 октября 2013 №14

Председатель: Белова Е.Н.

Секретарь: Моисеева В.Н.

Присутствовали члены президиума из 11 человек – 9 человек, в том числе: Смирнова Ю.Н., Иванова Е.В., Арнольд Е.В., Моисеева В.Н., Дзяугис С.В., Ценюга И.Н., Багдасарьян И.С., Коваленко Т.Д.

Повестка дня:

1.Об итогах участия во Всероссийской акции протеста 15 октября 2013 года профсоюзной организации КГПУ

Сообщение: зам. председателя Ценюга И.Н.

Постановили:

1.1 Информацию об участии во Всероссийской акции протеста 15 октября 2013 года принять к сведению.

1.2 Выразить благодарность первичным профсоюзным организациям, принявшим активное участие во Всероссийской акции работников образования.

Голосование: единогласно

2.Об информационной работе в профсоюзной организации.

Доклад председателя организационно-массовой комиссии профкома Моисеевой В.Н.

Постановили:

2.1 Принять к сведению информацию об информационной работе в профорганизации.

2.2 Выписать газету «Мой профсоюз» в 3-х экземплярах.

ответственная Моисеева В.Н.

2.3. Оформить стенд профсоюзной информации в учебном корпусе № 4 и № 5

ответственная Багдасарьян И.С. до 01.12.2013

Голосование: единогласно

Председатель Белова Е.Н. Белова

Секретарь Моисеева В.Н. Моисеева

Пример сокращённого протокола

Красноярская краевая организация

Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева

660049 г. Красноярск тел. (3912) 23-23-16

заседания президиума профсоюзного комитета

28 октября 2013 г. № 14

Председатель: Белова Е.Н.

Секретарь: Моисеева В.Н.

Присутствовали члены президиума из 11 человек – 9 человек, в том числе: Смирнова Ю.Н., Иванова Е.В., Арнольд Е.В., Моисеева В.Н., Дзяугис С.В., Ценюга И.Н., Багдасарьян И.С., Коваленко Т.Д.

Повестка дня:

1.Об итогах участия во Всероссийской акции протеста 15 октября 2013 года профсоюзной организации КГПУ

Сообщение: зам. председателя Ценюга И.Н.

Постановили:

1.1 Принять к сведению информацию об участии во Всероссийской акции протеста 15 октября 2013 года.

1.2 Выразить благодарность первичным профсоюзным организациям, принявшим активное участие во Всероссийской акции работников образования.

Голосование: единогласно

2.Об информационной работе в профсоюзной организации.

Доклад председателя организационно-массовой комиссии профкома Моисеевой В.Н.

Постановили:

2.1 Принять к сведению информацию об информационной работе в профорганизации.

2.2 Выписать газету «Мой профсоюз» в 3-х экземплярах

ответственная Моисеева В.Н.

2.3. Оформить стенд профсоюзной информации в учебном корпусе № 4 и № 5

ответственная Багдасарьян И.С. до 01.12.2013

Голосование: единогласно

Председатель Белова Е.Н. Белова

Секретарь Моисеева В.Н. Моисеева

В практике часто оформляем выписки из протоколов. Выписка из протокола копирует части текста подлинного протокола. Поэтому содержит все реквизиты заголовочной части протокола и отдельные реквизиты основной части текста протокола: «Слушали» — «Постановили» — «Голосование». Выписку из протокола подписывает секретарь, он составляет завершительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка даётся для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

Читайте так же:  Как оформить предзаказ

Красноярская краевая организация

Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева

660049 г. Красноярск тел. (3912) 23-23-16

ВЫПИСКА из ПРОТОКОЛА

заседания президиума профсоюзного комитета

28 октября 2013 г. № 14

Председатель: Белова Е.Н.

Секретарь: Моисеева В.Н.

Присутствовали члены президиума из 11 человек – 9 человек, в том числе: Смирнова Ю.Н., Иванова Е.В., Арнольд Е.В., Моисеева В.Н., Дзяугис С.В., Ценюга И.Н., Багдасарьян И.С., Коваленко Т.Д.

Повестка дня:

2.Об информационной работе в профсоюзной организации.

2.Слушали: Моисееву в.н.

Выступили: Арнольд Е.В., Белова Е.Н.

Постановили:

2.1 Принять к сведению информацию об информационной работе профорганизации.

2.2 Выписать газету «Мой профсоюз» в 3-х экземплярах.

ответственная Моисеева В.Н.

2.3. Оформить стенд профсоюзной информации в учебном корпусе № 4 и № 5

ответственная Багдасарьян И.С. до 01.12.2013

Голосование: единогласно

Председатель Белова Е.Н. Белова

Секретарь Моисеева В.Н. Моисеева

Если информация оказалось полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Профсоюз работников культуры Новосибирской области

Форма выписки из протокола заседания профсоюзного собрания

ВЫПИСКА из ПРОТОКОЛА №

заседания профсоюзного собрания

________________________________________________________

г.Новосибирск 11 февраля 2015г.

Членов профсоюза: 30 чел.

Присутствовали: 20 чел.

  1. СЛУШАЛИ:Об избрании председателя профсоюзного комитета

Избрать председателем профсоюзного комитета __(ФИО)_______ сроком на 5 лет.

Председатель профкома________________________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

Система делопроизводства профкома первичной профсоюзной организации ФГБОУ ВО ТОГУ

1. Общие положения

Вся деятельность первичной профсоюзной организации ФГБОУ ВПО ТОГУ отражается в различных документах, которые составляют делопроизводство профсоюзного комитета (далее профкома).

Документы профсоюзной организации являются информационными источниками и средством юридического доказательства.

Порядок ведения делопроизводства в первичной профсоюзной организации устанавливается профкомом с учетом действующих в Профсоюзе рекомендаций.

Документом профсоюзной организации может быть любая информация, зафиксированная на материальном носителе. Профсоюзная организация в своей деятельности создаёт, получает и использует документы, изготовленные различными способами: рукописные, созданные на компьютере, полученные по электронной почте, факсу, видео-, фото-документы, звуковые и иные виды документов.

Документы профсоюзной организации, то есть зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при реализации уставных целей и задач или при решении хозяйственных вопросов, а так же при рассмотрении трудовых конфликтов в суде.

Ответственность за состояние, ведение и сохранность документов в профсоюзной организации несет председатель первичной организации Профсоюза.

Делопроизводство профкома – деятельность, охватывающая оформление, учет и хранение профсоюзной документации и организацию работы с ней.

Организация делопроизводства в профкоме возложена на секретаря профкома.

Документооборот – движение документа в профсоюзной организации с момента его создания (принятия, получения) до завершения исполнения или отправки.

Дело – совокупность профсоюзных документов, относящихся к одному вопросу или направлению профсоюзной деятельности и помещенных в отдельную накопительную папку.

Документы, созданные в результате деятельности выборных профсоюзных органов, профсоюзных активистов и штатных работников профкома, направленные на реализацию уставных функций и полномочий, делятся в соответствии с их содержанием на три общие категории:

1. Организационные документы:

  • Положение о первичной профсоюзной организации;
  • протоколы (стенограммы) профсоюзных конференций;
  • протоколы заседаний профкома;
  • протоколы заседаний президиума профкома;
  • должностные инструкции;
  • штатное расписание профкома;
  • положения о постоянных комиссиях;
  • инструкции, рекомендации по внутрисоюзным вопросам и др.

2. Распорядительные (управленческие) документы:

  • постановления, резолюции конференций, профкома и его президиума, решения собраний профсоюзного актива, распоряжения председателя организации Профсоюза и т.п.

3. Информационно-справочные документы:

  • справки, аналитические и докладные записки, акты, служебные письма, заявления, объяснительные записки, обращения и др.

2. Общие требования к профсоюзным документам

Коллегиальная деятельность выборных профсоюзных органов первичной профсоюзной организации ФГБОУ ВПО ТОГУ фиксируется в протоколах и постановлениях; распорядительная деятельность председателя первичной профсоюзной организации — в распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионной комиссии — в актах; хозяйственная деятельность профкома – в договорах, контрактах, деловой переписке и т д.

Документы профсоюзной организации предъявляются при проверках, проводимых выборными органами вышестоящих профсоюзных организаций, а также при проверках со стороны ревизионной комиссии, компетентных государственных органов (налоговой инспекции и др.).

Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность штатных профсоюзных работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для назначения пенсии. Оформление документов по личному составу должно осуществляться строго в соответствии с требованиями ТК РФ и Инструкции по ведению трудовых книжек.

Объем профсоюзного документа (постановления выборного профсоюзного органа), как правило, не должен превышать трех страниц, а по наиболее крупным, многоплановым проблемам – шесть страниц, не считая приложений.

Профсоюзные документы пишутся в официально-деловом стиле и должны отвечать следующим требованиям:

  • краткость и емкость изложения;
  • смысловая четкость текста и отдельных формулировок (не должно быть двоякого толкования);
  • последовательность изложения материала, логичность;
  • обоснованность выводов и предлагаемых решений;
  • единообразие по всему документу наименований профсоюзных органов, различных терминов;
  • использование слов, признанных общелитературной нормой.

3. Номенклатура дел

Важным элементом делопроизводства комитетов профсоюза является номенклатура дел.

Номенклатура (перечень дел) формируется и утверждается профкомом или его президиумом ежегодно или на срок полномочий.

По окончании календарного года в итоговую строку номенклатуры дел вносится запись о количестве дел, заведенных в календарном году в первичной организации профсоюза.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в первичной профсоюзной организации, с указанием сроков их хранения, составленный по определенной форме.

В профкоме рекомендуется иметь следующий примерный набор документов:

  • протоколы (стенограммы) профсоюзных конференций;
  • протоколы заседаний профкома и его президиума;
  • распоряжения председателя профсоюзной организации (журнал распоряжений);
  • планы работы профкома и постоянных комиссий;
  • накопительные материалы по всем основным направлениям деятельности профсоюзной организации исходя их уставных задач (справки и другие рабочие материалы по подготовке заседаний профкома и президиума);
  • рабочие материалы постоянных комиссий профкома;
  • финансовые документы (сметы, штатное расписание, статистические отчеты и другие материалы);
  • статистические отчеты;
  • журнал входящей и исходящей корреспонденции;
  • материалы ревизионной комиссии;
  • постановления, нормативные и методические материалы выборных органов соответствующей вышестоящей территориальной организации Профсоюза и ЦК Профсоюза.

Бухгалтерский учет и делопроизводство в бухгалтерии профкома ведутся по отдельной номенклатуре дел;

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

  • помещать в дело только исполненные документы (в одном экземпляре);
  • группировать в дела документы только одного календарного года, а также переходящие документы прошедшего года;
  • дела постоянного и временного сроков хранения формируются раздельно;
  • факсограммы и телефонограммы помещают в дела также как и другие документы;
  • при наличии в деле нескольких частей (томов), индекс и заголовок дела проставляют на каждом томе и тома нумеруют;
  • документы внутри дела располагаются в хронологическом, предметно-логическом порядке;
  • распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;
  • распорядительная документация по основной деятельности группируется отдельно от документов по личному составу;
  • протоколы заседаний профкома и президиума в деле располагаются в хронологической последовательности и нумеруются;
  • документы к протоколам заседаний профкома и президиума формируются в отдельные дела под номерами соответствующих протоколов;
  • переписка формируется за период календарного года, располагается в деле в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом;
  • дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения находятся в отведенных для длительного хранения местах в течение двух лет, а затем передаются по договору в архив университета или хранятся в текущем архиве первичной профсоюзной организации;
  • выдача дел сторонним организациям осуществляется по письменному запросу с разрешения председателя первичной профсоюзной организации университета;
  • изъятие из дел длительных сроков хранения отдельных документов допускается в исключительных случаях с разрешения председателя первичной профсоюзной организации и с составлением акта о дате и причинах изъятия документа (при этом в деле оставляется заверенная копия документа).

4. Штатное расписание профсоюзного комитета

Штатное расписание — перечень работников, сведения о количестве штатных единиц, наименование должностей (специальностей, профессий) с указанием квалификации.

Штатная численность аппарата профкома устанавливается в соответствии с Положением о первичной профсоюзной организации и на основании рекомендаций, утверждаемых выборным органом соответствующей вышестоящей территориальной организации Профсоюза.

5. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

Организационно-распорядительные документы приобретают статус официального профсоюзного документа при условии их правильного оформления с учетом нормативных документов по делопроизводству, принятых в Профсоюзе и в первичной профсоюзной организации ФГБОУ ВПО ТОГУ.

Читайте так же:  Приказ 758 казначейство

При разработке собственной нормативной базы первичной профсоюзной организации вуза по делопроизводству и использовании требований государственного стандарта, принятого постановлением Госстандарта России 3 марта 2003 года № 65, важно учитывать общественный характер деятельности профсоюзного актива и не перегружать делопроизводство профсоюзной организации дополнительными требованиями.

    Постановления профкома, распоряжения председателя профсоюзной организации

Обязательными элементами оформления постановлений и распоряжений являются: полное наименование первичной профсоюзной организации, наименование вида документа (постановление, распоряжение), дата, номер, место издания документа.

Постановление и распоряжение должно иметь краткий заголовок, по которому определяется содержание документа. Располагается заголовок вверху текстовой части документа слева.

Принимаемые профсоюзным комитетом постановления (документы) могут делиться на нормативные и индивидуальные.

Нормативные документы содержат уставные (правовые) внутрисоюзные нормы – определенные правила, рассчитанные на длительное применение.

Индивидуальные документы содержат уставные (правовые) предписания, с помощью которых решаются конкретные вопросы профсоюзной практики в той или иной организации Профсоюза.

Изложению конкретных управленческих пунктов постановлений, распоряжений, как правило, предшествует преамбула (констатирующая часть). В констатации указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для подготовки и рассмотрения тех или иных вопросов на заседании профсоюзного органа, а также содержатся ссылки на законы, постановления профсоюзных органов и иные акты, в соответствии с которыми принимается данное постановление (распоряжение). В констатацию не включаются положения нормативного характера.

За констатирующей частью следует постановляющая часть, в которой излагаются все управленческие или нормативные предписания, направленные на решение поставленной уставной задачи в последовательности, обеспечивающей правильное понимание содержания постановления.

Постановляющая часть по необходимости подразделяется на пункты. Каждый пункт содержит одно нормативное положение или управленческое предписание (при необходимости могут указываться сроки выполнения того или иного пункта и ответственные).

Как правило, при необходимости, в последнем пункте постановления делается запись по возложению контроля за выполнение постановления.

При необходимости к постановлению прилагаются приложения, справки, информации, таблицы и др., ссылка на которые обязательна в тексте постановления (если несколько приложений, то они нумеруются по порядку).

При подготовке вопроса на заседание профсоюзного комитета к проектам сложных по содержанию рассматриваемых проблем готовится для всех членов профкома пояснительная записка (при необходимости).

Постановления профкома и президиума нумеруются порядковой нумерацией в пределах срока полномочий.

Председатель профсоюзной организации издает распоряжения по оперативным организационным, финансовым, административным, кадровым и другим отнесенным к его компетенции вопросам.

Проекты постановлений, распоряжений, подготовленные совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием названий организаций, участвующих в издании документа.

Датой документа является дата принятия постановления на заседании профсоюзного комитета или дата подписания распоряжения председателем первичной профсоюзной организации.

Протоколы заседания профсоюзного комитета

Протокол – организационный документ первичной профсоюзной организации, в котором последовательно и в полном объеме зафиксирован ход заседания профкома и принятые им решения.

Протокол должен отвечать требованиям полноты, достоверности информации и обеспечивать юридическую полноценность, которая определяется наличием в протоколе всех необходимых реквизитов, правильным их оформлением.

Председатель организации Профсоюза обеспечивает (в том числе через магнитную запись, организацию работы секретариатов и др. формы) организацию протокольных записей конференций, заседаний профкома и его президиума.

На основании магнитной записи или материалов секретариата председатель первичной профсоюзной организации подписывает протокол конференции (стенограмму) или протокол заседания профкома (президиума).

Протокол подписывается председателем или по его поручению заместителем председателя профсоюзной организации.

Нумерация протоколов заседаний профкома и президиума ведется в пределах учебного года.

Датой оформления протокола является дата заседания профкома (президиума). Дата пишется словесно-цифровым или цифровым способом (например: 12.04.2012 г. или 12 апреля 2012 г.)

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера организаций, принимающих участие в заседании.

Передача дел при смене председателя организации Профсоюза

После отчетно-выборной профсоюзной конференции (при смене председателя) осуществляется передача профсоюзных документов (дел) прежним председателем.

О приеме-сдаче дел составляется акт не позднее недельного срока после отчетно-выборной конференции первичной профсоюзной организации.

Акт подписывается бывшим и вновь избранным председателем профсоюзной организации в присутствии председателя ревизионной комиссии, о чем делается запись в акте.

Акт рассматривается и утверждается на заседании профкома (президиума) первичной профсоюзной организации.

Приемо-сдаточный акт составляется в трех экземплярах, из них первый хранится в делах профсоюзной организации, второй — высылается в выборный орган вышестоящей территориальной организации Профсоюза, а третий выдается на руки прежнему председателю первичной профсоюзной организации. Согласно номенклатуре дел в акте указываются документы, материальные ценности и др.

Некоторые вопросы архивного хранения документов

Дела с длительным и постоянным сроком хранения подлежат архивному хранению.

Сроки хранения документов определяются при утверждении номенклатуры дел профкомом (президиумом) с учетом требований Росархива.

В случае передачи документов в государственный, муниципальный, вузовский архив и заключения с ним соответствующего договора или соглашения, профсоюзная организация становится источником комплектования информационных ресурсов государства.

При подготовке дел к сдаче в архив (в случае заключения договора с архивом) учитываются все требования Федерального закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также правовых актов по архивному делу и документационному обеспечению управления Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов РФ.

Для подготовки документов к сдаче в архив и к уничтожению проводится в установленном порядке экспертиза ценности документов.

Экспертизу ценности документов осуществляет экспертная комиссия, которая создается распоряжением председателя первичной профсоюзной организации в количестве не менее 3-х человек. В состав комиссии, как правило, включается председатель ревизионной комиссии, члены профкома. По результатам экспертизы составляются описи дел постоянного и временного сроков хранения, по личному составу, акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Дела к уничтожению включаются в акт, если срок хранения дела истек к 1 января того года, в котором составляется акт. Например: законченные в 2012 году дела со сроком хранения 5 лет, могут включаться в акт не ранее 1 января 2018 года.

В зависимости от сроков хранения дела оформляются полностью или частично. Для дел до 10 лет срока хранения допускается частичное оформление, т.е. можно не проводить систематизацию документов в деле.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу подлежат полному оформлению:

  • подшивка документов;
  • нумерация страниц всех включенных в дело документов;
  • составление итогового листа – заверителя;
  • составление описи документов, включенных в дело (при необходимости);
  • реквизиты титульного листа (обложки) название организации, регистрационного индекса дела, крайних дат, заголовок.

При ликвидации организации Профсоюза ее документы передаются по акту в выборный профсоюзный орган вышестоящей территориальной организации Профсоюза или в профсоюзную организацию, являющуюся правопреемником.

Для уничтожения дел временного срока хранения, составляется акт, в котором указываются все дела, выделенные к уничтожению.

Акт составляется экспертной комиссией (желательно с участием представителей архива) и утверждается председателем первичной профсоюзной организации.

Контроль за исполнением документов

В работе профкома важное место отводится контролю за выполнением принимаемых решений.

Возможность контроля и эффективность выполнения постановления во многом зависит от качества принимаемого постановления. Наличие в постановлении конкретных и ясных формулировок, сроков исполнения и ответственных за то или иное мероприятие придает постановлению деловой характер и обеспечивает его эффективное выполнение.

Как правило, на очередной профсоюзной конференции председатель организации Профсоюза информирует делегатов, членов выборных профсоюзных органов о ходе выполнения предыдущих постановлений.

Предложения членов Профсоюза, высказанные на конференциях, заседаниях выборных профсоюзных органов фиксируются в соответствующих протоколах и по ним организуется работа, о чем информируются заявители на очередных конференциях, заседаниях выборных органов.

Заявления (письма) членов Профсоюза рассматриваются в срок до одного месяца, а не требующие дополнительного изучения и проверки – в срок не более 15 дней со дня поступления. Письма (заявления), не относящиеся к полномочиям профкома, направляются по принадлежности не позднее чем в пятидневный срок.

Система делопроизводства профкома первичной профсоюзной организации ФГБОУ ВПО ТОГУ скачать (23.7 КБ)