Организация заключила договор аренды квартиры с частным лицом для своего сотрудника, отправленного в длительную командировку. В договоре сказано, что арендатор оплачивает коммунальные платежи. Коммунальные платежи оплачивает командированный работник, а затем организация компенсирует ему данные расходы. Что будет основанием для принятия этих сумм к учету для бухгалтерии?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Расходы по оплате коммунальных услуг за арендованное жилое помещение признаются в целях налогообложения на основании в том числе договора аренды (найма) и квитанций на конкретный вид услуг, выписанных поставщиками коммунальных услуг.

Обоснование вывода:
Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в том числе на:
— проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
— наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
— суточные или полевое довольствие;
— оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
— консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы;
Нормативно-правовые акты не обязывают командированного сотрудника жить исключительно в гостинице, равно как не содержат запрета на его проживание в частном секторе. Следовательно, во время командировки работник вправе проживать и в арендованной квартире.
Представители финансового ведомства приходят к выводу, что плату за аренду квартиры можно учесть при налогообложении прибыли на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ (смотрите, например, письма Минфина России от 15.01.2016 N 03-03-07/803, от 25.03.2010 N 03-03-06/1/178).
В свою очередь, из письма Минфина России от 05.12.2011 N 03-03-06/1/802 следует, что оплата коммунальных услуг (электроэнергия, газ, вода) за арендованное жилое помещение на период командировки сотрудника также может учитываться в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
Вместе с тем указанные расходы по общему правилу должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Под документально подтвержденными расходами для целей главы 25 НК РФ понимаются затраты, подтвержденные не только документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, но и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.
Как видим, глава 25 НК РФ не содержит исчерпывающего перечня первичных документов, служащих основанием для принятия к учету тех или иных расходов. Основным критерием для этого является наличие в документах обязательных реквизитов, позволяющих идентифицировать совершенную хозяйственную операцию.
При этом из поименованного выше письма Минфина России от 05.12.2011 N 03-03-06/1/802 фактически вытекает возможность признания расходов по оплате коммунальных услуг за арендованное жилое помещение на основании отдельных квитанций на конкретный вид услуг, выставленных поставщиками коммунальных услуг и передаваемых арендодателем работнику.
В свою очередь, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 18.10.2007 N А56-8092/2007 отмечается, что командированный вправе в период командировки проживать не только в гостинице, но и в жилом помещении, не относящемся к гостиничному комплексу. НК РФ не содержит требований к документам, которые должны представляться налогоплательщиком в подтверждение расходов по найму жилого помещения, то есть документом, подтверждающим расходы по найму жилого помещения, может быть документ, составленный нанимателем и наймодателем в произвольной форме.
Для целей налогообложения прибыли командировочные расходы признаются в момент утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Обобщая сказанное, считаем, что Ваша организация вправе учесть расходы по оплате коммунальных платежей по арендованной квартире при наличии договора аренды (найма), квитанций поставщиков коммунальных услуг, а также авансового отчета работника.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Завьялов Кирилл

Ответ прошел контроль качества

31 января 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Расходы на аренду квартиры для командированных сотрудников

Материал для подписчиков издания «ЭЖ Вопрос-ответ». Для оформления подписки на электронную версию издания перейдите по ссылке.

Журнал для практикующих бухгалтеров, финансовых работников, аудиторов, налоговых консультантов и руководителей, интересующихся проблемами налогообложения.

Журнал составлен в диалоговом режиме, на основе ответов на вопросы читателей. На ваши вопросы отвечают ведущие эксперты ЭЖ, специалисты ФНС и Минфина России, консультанты известных аудиторских фирм.

Периодичность выхода: 1 раз в месяц. Объем: 80 полос.

Учет расходов на проживание командированного работника

А у сотрудника была доверенность на заключение договора аренды квартиры? Если нет, и , кроме того, договор заключен с ним как с физлицом, то принять такие расходы в НУ весьма проблематично.
Что касается набора документов, пимимо нормального договора, достаточно квитанции к ПКО и счета на проживание в гостинице в виде БСО.

Цитата: КонсультантПлюс, 25.07.2013

ПУТЕВОДИТЕЛЬ ПО НАЛОГАМ

ПРАКТИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ ПО НДФЛ
15.5.2. ОБЛАГАЕТСЯ ЛИ НДФЛ
ОПЛАТА РАСХОДОВ ПО АРЕНДЕ ЧАСТНОЙ КВАРТИРЫ
РАБОТНИКОМ ДЛЯ ПРОЖИВАНИЯ В КОМАНДИРОВКЕ?
ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ ПОДТВЕРЖДЕНИЯ РАСХОДОВ

Если работник в командировке самостоятельно снимает квартиру, то расходы на проживание возмещаются в сумме, которая фактически потрачена и документально подтверждена (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). В этом случае она не облагается НДФЛ.
Подтверждающими документами могут быть, например, договор найма, договор с риелторским агентством (если поиск квартиры произведен через него), расписка наймодателя о получении платы, квитанция к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуг агентства. По возвращении из поездки работник должен приложить их к авансовому отчету.

Например, аудитор организации «Альфа» К.С. Симонов, находясь в служебной командировке в другом городе, самостоятельно снял квартиру, воспользовавшись услугами местных риелторов. По возвращении из командировки он приложил к авансовому отчету договор оказания услуг, заключенный с риелторами, выданный ими чек ККТ на сумму 1500 руб., договор найма квартиры, заключенный с гражданином С.Т. Ромашовым, и расписку С.Т. Ромашова о получении платы за наем на сумму 5000 руб. В данном случае сумма, потраченная К.С. Симоновым на проживание, в размере 6500 руб. не является его доходом и НДФЛ не облагается.

15.5.3. КАК ОБЛАГАЕТСЯ НДФЛ
ОПЛАТА КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ ПО ПРОЖИВАНИЮ,
КОТОРЫЕ НЕ ПОДТВЕРЖДЕНЫ ДОКУМЕНТАЛЬНО
(ПРИ ОТСУТСТВИИ КАССОВОГО ЧЕКА,
БЛАНКА СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ, ДОГОВОРА НАЙМА И ДР.).
НОРМЫ ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ ПО ПРОЖИВАНИЮ

Итак, расходы командированного работника по найму жилого помещения не облагаются НДФЛ, если они подтверждены документами (чеками ККТ или бланками строгой отчетности гостиницы, договором найма жилья и др.).
Но бывает, что работник не может представить подтверждающие документы. Однако это вовсе не означает, что он в командировке нигде не проживал и не нес таких расходов.
По смыслу ст. 168 ТК РФ, работодатель обязан возместить расходы работника по найму жилого помещения независимо от наличия или отсутствия подтверждающих документов. Порядок и размеры такого возмещения определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).
Таким образом, работодатель возмещает указанные расходы в размере, утвержденном в организации. В то же время эти суммы не облагаются НДФЛ в определенных пределах. На сумму превышения установленного лимита нужно начислить налог.
Необлагаемые нормы командировочных расходов на проживание при отсутствии подтверждающих документов см. в таблице.

Эти нормы закреплены в абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ (см. дополнительно Письма Минфина России от 28.04.2010 N 03-03-06/4/51, от 31.10.2008 N 03-04-06-01/327, от 05.02.2008 N 03-04-06-01/30, УФНС России по г. Москве от 01.11.2007 N 28-11/[email protected]).

Например, в положении о командировках, действующем в организации «Альфа», закреплено, что при непредставлении работником документов расходы по найму жилого помещения возмещаются за каждые сутки (расчетные) проживания в следующих размерах:
— при командировках на территории РФ руководящему составу организации «Альфа» — в размере 1000 руб., остальным работникам — в размере 700 руб.;
— при командировках за рубеж руководящему составу организации «Альфа» — в размере 3500 руб., остальным работникам — в размере 2500 руб.
Предположим, что заместитель директора организации «Альфа» М.И. Трегубов был направлен в командировку на территории РФ с 1 по 15 апреля, по возвращении из которой не смог подтвердить свои расходы по проживанию. Бухгалтер возместил ему затраты по найму жилого помещения исходя из 1000 руб. за каждые сутки проживания.
Таким образом, НДФЛ облагается доход М.И. Трегубова в сумме 300 руб. за каждые сутки проживания, т.е. разница между фактически выплаченными организацией суммами и установленным ограничением (1000 руб. — 700 руб.).

Читайте так же:  Гражданство рф по-английски

Командировка договор аренды

АРЕНДА ЛИЧНОГО ЖИЛЬЯ В КОМАНДИРОВКЕ, НАЛОГОВЫЕ АГЕНТЫ

Перед организацией, направляющей своего сотрудника в служебную поездку, может встать вопрос об аренде жилья для командированного сотрудника.
О том с какими проблемами при этом может столкнуться работодатель и как их избежать мы и поговорим далее.

Согласно статье 166 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
В соответствии с положениями статьи 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы, связанные с командировкой, в том числе расходы по найму жилого помещения. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Находясь в командировке, сотрудники, обычно, проживают в гостиницах. В том случае, если организация неоднократно направляет своих сотрудников в один и тот же населенный пункт, то для проживания своих сотрудников она может арендовать квартиру или жилой дом, тем более что это позволяет значительно снизить расходы фирмы на командировки.
При этом вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.
Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения при представлении соответствующих документов возмещаются работнику в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом (абзац 6 пункта 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 г. N 749, Письмо Минфина России от 10.10.2016 г. N 03-04-06/58957 ).

Обратите внимание. Доступ к полному содержимому данного документа ограничен.

В данном случае предоставлена только часть документа для ознакомления и избежания плагиата наших наработок.
Для получения доступа к полным и бесплатным ресурсам портала Вам достаточно зарегистрироваться и войти в систему.
Удобно работать в расширенном режиме с получением доступа к платным ресурсам портала, согласно прейскуранту.

Если сотрудник во время командировки проживал не в гостинице, а снял себе квартиру, должны ли мы принять договор найма жилого помещения?

Вопрос-ответ по теме

Добрый день! Вопрос по командировке. После командировки сотрудник предоставил к отчету договор найма жилого помещения (квартиры). Т.е. во время командировки он проживал не в гостинице, а снял себе квартиру. Вопрос: должны ли мы принять такой документ к учету и если да, то какие подтверждающие документы должен предоставить сотрудник, кроме договора найма (в договоре указаны только ФИО, паспортные данные собственника жилья и адрес квартиры). Заранее благодарю за ответ!

Согласно ч. 2 ст. 168 ТК РФ порядок возмещения командировочных расходов (в том числе и по оплате жилого помещения) устанавливается коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Согласно п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней: авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой; отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

В названном выше Положении не уточняется, должен ли работник проживать обязательно в гостинице или вправе снять себе квартиру, а также какие конкретно документы о найме жилого помещения должен предоставить по возвращении из командировки. Это должно быть сделано в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации.

НК РФ не содержит требований к документу, который должен представляться налогоплательщиком в подтверждение расходов по найму жилого помещения. Соответственно, данный документ может быть составлен в произвольной форме. В частности, таким документом будет являться договор найма жилого помещения, заключенный на основании ст. 671 ГК РФ и ст. 30 ЖК РФ. В бухгалтерию организации для подтверждения произведенных расходов необходимо представить этот договор, а также документ, подтверждающий произведенную оплату по данному договору.

Если квартира арендуется у физического лица — не предпринимателя, таким документом может являться расписка арендодателя (наймодателя) о получении денежных средств в качестве платы за предоставленную внаем квартиру. Расписка составляется в произвольной письменной форме.

Таким образом, для подтверждения расходов в данном случае необходимы следующие документы:

— договор найма квартиры;

— расписка наймодателя о получении денежных средств.

Правомерность такой позиции подтверждена постановлением ФАС Северо-Западного округа от 26.02.2008 по делу N А26-1621/2007 (приведено в конце ответа)

Подробности в материалах Системы:

Ответ: Как оплатить пребывание сотрудника в командировке

Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:

расходы на проезд;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные);

другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.

Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ.

Коммерческие организации определяют размеры возмещения расходов для сотрудников самостоятельно и закрепляют их в локальных актах. При этом законодательство не устанавливает обязанности выплачивать расходы, связанные со служебной командировкой, всем сотрудникам в одинаковом размере. Размер возмещения работодатели определяют исходя из финансовых возможностей организации и вправе предусмотреть в своих локальных актах дифференцированный размер расходов для сотрудников, занимающих различные должности.

Размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, для сотрудников бюджетных организаций определены постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 .

Аналогичные разъяснения дает и Минтруд России в письме от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291 .

Помимо возмещения командировочных расходов , за время поездки за сотрудником сохраняется средний заработок ( ст. 167 ТК РФ ).

Средний заработок за время нахождения сотрудника в командировке (а также за дни нахождения в пути, в т. ч. за время вынужденной задержки) нужно сохранить за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации ( п. 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 ).

Болезнь во время командировки

Если сотрудник в командировке заболел, средний заработок за дни болезни не сохраняйте. За этот период сотруднику нужно выплатить суточные и больничное пособие. Кроме того, сотруднику возмещаются расходы по найму жилья (кроме случаев, когда он находился на стационарном лечении). Такой порядок предусмотрен пунктом 25 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 .

Порядок оплаты труда совместителей, направленных в командировку, имеет ряд особенностей.

Средний заработок совместителей определите в том же порядке, что и для основных сотрудников ( п. 19 Порядка, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 ).

Если в командировку направлен внутренний совместитель с обоих мест работы, то средний заработок ему сохраните как на основной работе, так и на работе по совместительству.

Если в командировку направлен внешний совместитель, ему также сохраните средний заработок (по совмещаемой должности). Причем по месту основной работы он должен быть освобожден от исполнения трудовых обязанностей (например, взять отпуск за свой счет).

Если сотрудник направлен в командировку одновременно по основному и по совмещаемому месту работы, средний заработок за ним сохраняется по обеим должностям.

Читайте так же:  Срок выплаты пособия по уходу за ребенком в 2018 году в рб

Все командировочные расходы (включая суточные) компенсируйте в одинарном размере. При совместном направлении в командировку эти расходы нужно распределить между двумя организациями по взаимному соглашению.

Командировка в нерабочий день

По распоряжению руководителя организации сотрудник может быть специально направлен в командировку для работы в выходной или праздничный день. Как документально оформить эту процедуру, см. Какими документами оформить привлечение к работе сотрудника в выходные и праздники .

Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле учета рабочего времени нужно дополнительно отразить буквенным кодом «РВ» или цифровым кодом «03». Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал ему указание о продолжительности работы в выходной день.

Сотрудник, работающий в выходной или праздничный день, вправе претендовать на отгул или на дополнительную оплату труда.

Если сотруднику предоставлен отгул, работу в командировке в выходной день оплатите в одинарном размере. День отдыха не оплачивайте.

Если отгул не предоставлен, работу нужно оплатить:

сотрудникам, которым установлена часовая ставка, – не менее чем по двойной часовой ставке;

сдельщикам – не менее чем по двойной сдельной расценке;

сотрудникам с постоянным окладом – в зависимости от выполнения месячной нормы труда. Если в выходной день сотрудник работал в пределах месячной нормы, ему нужно доплатить не менее одинарной дневной (часовой) ставки. Если он работал сверх месячной нормы, доплата должна составить не менее двойной дневной (часовой) ставки.

Такой порядок установлен статьей 153 Трудового кодекса РФ и пунктом 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 .

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ АРБИТРАЖНЫЙ СУД СЕВЕРО-ЗАПАДНОГО ОКРУГА

от 26 февраля 2008 г. по делу N А26-1621/2007

Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа в составе председательствующего Дмитриева В.В., судей Асмыковича А.В., Корабухиной Л.И., при участии от Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы N 5 по Республике Карелия Воронцовой Ю.В. (доверенность от 04.10.2007), рассмотрев 19.02.2008 в открытом судебном заседании кассационную жалобу Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы N 5 по Республике Карелия на решение Арбитражного суда Республики Карелия от 26.10.2007 по делу N А26-1621/2007 (судья Романова О.Я.),

открытое акционерное общество «Российские железные дороги» (далее — Общество) обратилось в Арбитражный суд Республики Карелия с заявлением о признании недействительным решения Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы N 5 по Республике Карелия (далее — Инспекция) от 28.12.2006 N 2051.

Решением суда от 25.05.2007 заявление удовлетворено.

В апелляционной инстанции дело не рассматривалось.

Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа постановлением от 17.09.2007 отменил решение суда от 25.05.2007 и передал дело на новое рассмотрение в Арбитражный суд Республики Карелия.

Решением суда первой инстанции от 26.10.2007 заявление удовлетворено.

В апелляционной инстанции дело не рассматривалось.

В кассационной жалобе Инспекция, указывая на нарушение судом норм материального и процессуального права, просит отменить решение в части признания недействительным решения Инспекции от 28.12.2006 N 2051 по эпизодам доначисления 910 руб. 65 коп. налога на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) и 1 961 руб. 40 коп. единого социального налога (далее — ЕСН).

Общество о времени и месте слушания дела извещено надлежащим образом, однако его представители в судебное заседание не явились, в связи с чем жалоба рассмотрена в их отсутствие.

Законность обжалуемого судебного акта проверена в кассационном порядке.

Как следует из материалов дела, Инспекция провела проверку соблюдения налогового законодательства обособленным структурным подразделением Общества «Сортавальская дистанция пути — ПЧ 35» за период с 01.01.2003 по 31.12.2005, о чем составлен акт от 13.11.2006 N 492. По результатам проверки вынесено решение от 28.12.2006 N 2051 о привлечении Общества к ответственности за совершение налоговых правонарушений, предусмотренных статьей 123, пунктом 1 статьи 122 и пунктом 1 статьи 120 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ), а также о доначислении налогов и начислении соответствующих пеней.

Общество оспорило решение от 28.12.2006 N 2051 в арбитражный суд.

Из материалов проверки следует, что Общество в нарушение пунктов 1 и 3 статьи 24 и пункта 3 статьи 217 НК РФ не удержало и не перечислило в бюджет НДФЛ с сумм командировочных, выплаченных в 2003 — 2004 годах работникам Общества Юрченко Е.М., Туренко И.Ю., Лисицкому В.В. и Постникову В.Н. Инспекция считает, что указанные расходы не подтверждены документально, поскольку представленными Обществом документами государственных образовательных учреждений «Петрозаводский колледж железнодорожного транспорта МПС РФ» и «ДЮСШ-4» города Петрозаводска — кассовыми чеками и квитанциями к приходно-кассовому ордеру без приложения платежных поручений не подтверждается фактическое целевое использование этих сумм.

По мнению Общества, представленными им документами подтверждены понесенные расходы и фактическое целевое использование денежных средств. Ответственность за нарушение правил применения контрольно-кассовой техники при расчетах возлагается на лицо, оказывающее услуги. Налоговым кодексом Российской Федерации не предусмотрена обязанность налогоплательщика или его работников проверять правильность оформления документов, а выданные с нарушением правил применения контрольно-кассовой техники документы не являются недействительными и не утрачивают статус документов, подтверждающих понесенные расходы.

Кассационная инстанция считает, что суд, оценив в соответствии с требованиями статьи 71 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации представленные Обществом по названному эпизоду документы, пришел к правильному выводу о том, что указанные командировочные расходы неправомерно включены Инспекцией в облагаемую НДФЛ базу.

В силу пункта 3 статьи 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов.

При оплате работодателем расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы по найму жилого помещения.

Таким образом, названная норма Налогового кодекса Российской Федерации не содержит требований к документам, которые должны представляться налогоплательщиком в подтверждение командировочных расходов.

В данном случае, как установлено судом, работники Общества представили в качестве доказательств понесенных расходов по найму жилого помещения вместе с авансовыми отчетами квитанции к приходному кассовому ордеру, оформленные государственными образовательными учреждениями «Петрозаводский колледж железнодорожного транспорта МПС РФ» и «ДЮСШ-4», расположенными в регионах командирования работников, в них указана стоимость проживания за весь период. Данные квитанции подписаны уполномоченными лицами и заверены печатью.

Кроме того, при непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством (абзац 10 пункта 3 статьи 217 НК РФ).

Налоговый орган не отрицает нахождения работников в командировке и несения ими расходов, однако освобождение от налогообложения сумм расходов в пределах установленных норм не произвел.

Подлежит отклонению довод Инспекции о том, что представленные Обществом документы не относятся к бланкам строгой отчетности, так как составлены не по установленной форме, а кассовые чеки не являются подлинными.

Как следует из положений главы 23 Налогового кодекса Российской Федерации, при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению, не включаются: суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством; фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения. Командированный вправе в период командировки проживать не только в гостинице, но и в жилом помещении, не относящемся к гостиничному комплексу. В таком случае документом, подтверждающим расходы по найму жилого помещения, может быть документ, составленный нанимателем и наймодателем в произвольной форме. Налоговый кодекс Российской Федерации не содержит требований к документам, которые должен представить налогоплательщик в подтверждение расходов по найму жилого помещения. Таким образом, документ, подтверждающий расходы по найму жилого помещения, может быть составлен нанимателем и наймодателем в произвольной форме.

При таких обстоятельствах суд сделал обоснованный вывод о том, что Общество доказало осуществление командированными работниками затрат по найму жилых помещений, а следовательно, правомерно не включило в налогооблагаемый доход физических лиц суммы расходов на оплату услуг по проживанию.

В соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 235 НК РФ плательщиками налога признаются лица, производящие выплаты физическим лицам: организации; индивидуальные предприниматели; физические лица, не признаваемые индивидуальными предпринимателями.

Читайте так же:  Проектная организация договор

В соответствии с пунктом 1 статьи 236 НК РФ объектом налогообложения для налогоплательщиков, указанных в абзацах втором и третьем подпункта 1 пункта 1 статьи 235 НК РФ, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям), а также по авторским договорам.

Согласно пункту 1 статьи 237 НК РФ налоговая база налогоплательщиков, указанных в абзацах втором и третьем подпункта 1 пункта 1 статьи 235 НК РФ, определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных пунктом 1 статьи 236 НК РФ, начисленных налогоплательщиками за налоговый период в пользу физических лиц. При определении налоговой базы учитываются любые выплаты и вознаграждения (за исключением сумм, указанных в статье 238 НК РФ), вне зависимости от формы, в которой осуществляются данные выплаты, в частности, полная или частичная оплата товаров (работ, услуг, имущественных или иных прав), предназначенных для физического лица — работника, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в его интересах, оплата страховых взносов по договорам добровольного страхования (за исключением сумм страховых взносов, указанных в подпункте 7 пункта 1 статьи 238 НК РФ).

Следовательно, оснований для начисления единого социального налога на суммы расходов по компенсации проживания работников Общества Юрченко Е.М., Туренко И.Ю., Лисицкого В.В. и Постникова В.Н. также нет.

В проверяемом налоговом периоде Общество выдало Бобковой Е.А. под отчет 500 руб. Указанными денежными средствами оплачена мобильная телефонная связь по номеру 221-36-83. Инспекция считает, что данная сумма подлежит обложению НДФЛ и ЕСН соответственно, а также начисляет пени. Федеральный телефонный номер 221-36-83 зарегистрирован на Бобкову Е.А. Согласно представленным первичным документам (авансовым отчетам, чекам) Бобкова Е.А. оплатила услуги связи по телефонному номеру 221-36-83. Кассационная коллегия считает правильным вывод суда первой инстанции о том, что у налогового органа отсутствовали основания для учета выданных под отчет денежных средств в качестве дохода Бобковой Е.А., обложения этой суммы НДФЛ и ЕСН и взыскания штрафа по статье 123 НК РФ, так как налоговый орган не доказал, что Бобкова Е.А., являясь работником Общества, использовала денежные средства выданные на основании приказа руководителя Сортавальской дистанции пути (ПЧ 35) от 17.03.2004 N 58, на оплату услуг абоненту телефона с номером 221-36-83 не в производственных целях.

Все доводы Инспекции рассмотрены судом, который дал им надлежащую оценку, соответствующую фактическим обстоятельствам дела. В силу статьи 286 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации в компетенцию суда кассационной инстанции не входит переоценка фактических обстоятельств дела, установленных судом первой инстанции.

При таких обстоятельствах жалоба Инспекции удовлетворению не подлежит.

С учетом изложенного и руководствуясь статьей 286, пунктом 1 части 1 статьи 287 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа

решение Арбитражного суда Республики Карелия от 26.10.2007 по делу N А26-1621/2007 оставить без изменения, а кассационную жалобу Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы N 5 по Республике Карелия — без удовлетворения.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Горшнева Светлана,

эксперт самой кадровой справочной системы «Система Кадры»

Командировка без подтверждающих документов

Командировка без подтверждающих документов

вот что еще нашла в системе ГБ:
Сотрудник может выехать в командировку как на личном, так и на служебном автомобиле. В любом случае фирма обязана возместить ему все затраты, связанные с поездкой (ст. 168 ТК РФ).

За использование личного автомобиля в служебных целях сотруднику положена компенсация, предусмотренная статьей 188 Трудового кодекса РФ. Размеры такой компенсации фирма определяет самостоятельно. Однако при расчете некоторых налогов ее можно учесть только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92.

По мнению Минфина России и налоговой службы, нормы, установленные Правительством РФ, уже включают в себя амортизацию автомобиля, а также возмещение затрат на текущий ремонт, техобслуживание и приобретение ГСМ. Поэтому никакие дополнительные выплаты сотруднику, который использует личную машину для служебных поездок, не положены (письма Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63, от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140, от 21 июля 1992 г. № 57 и МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419). В связи с этим в сумму аванса на командировку достаточно заложить только суточные и расходы на наем жилья. Учитывать затраты на ГСМ в данном случае не обязательно.

На период командировки заключите с сотрудником договор аренды его личного автомобиля. На всю сумму арендной платы, а при наличии оправдательных документов и на все затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля, можно уменьшить налогооблагаемую прибыль (подп. 2 п. 1 ст. 253, подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если фирма не заключит договор аренды, то для обоснования размещения расходов по использованию личного автомобиля во время командировки она может воспользоваться следующими аргументами.

В статье 188 Трудового кодекса РФ речь идет о двух выплатах в пользу сотрудника. Первая – это компенсация за износ личного автомобиля, а вторая – возмещение расходов, связанных с его использованием (приобретение ГСМ, техобслуживание и т. п.). В письме Минфина России от 2 ноября 2004 г. № 03-05-01-04/72 эти выплаты тоже рассматриваются обособленно.

Таким образом, направляя сотрудника в командировку на личном автомобиле, помимо компенсации фирма должна возместить ему затраты на приобретение бензина, на платную автостоянку и т. п. (ст. 168 ТК РФ). Эти затраты можно квалифицировать как материальные расходы, а также как расходы на проезд до места командировки и обратно. Такие затраты можно учесть при налогообложении прибыли (подп. 2 п. 1. ст. 253, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Основанием для возмещения расходов будут путевые листы, чеки АЗС и т. п. То есть такие же документы, какими подтверждают свои расходы сотрудники, направленные в командировку на служебном автомобиле.

Однако налоговая инспекция вряд ли согласится с такой трактовкой законодательства. При проверке инспектор будет руководствоваться письмами Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63 и МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419. Поэтому, скорее всего, он признает неправомерным одновременное уменьшение налоговой базы и на сумму компенсации за использование личного автомобиля, и на сумму возмещения расходов на проезд. В таких условиях окончательное решение о расчетах с сотрудником фирма должна принять самостоятельно. Причем, если это решение будет противоречить требованиям Минфина России, отстаивать свою позицию фирме придется в суде.

Фирма может компенсировать сотруднику следующие затраты:
– на приобретение ГСМ;
– связанные с эксплуатацией и обслуживанием автомобиля во время командировки (например, стоимость парковки, ремонт в пути и т. п.).

Все расходы на проезд должны быть подтверждены первичными документами. К ним относятся:
– кассовые и (или) товарные чеки;
– талоны на бензин;
– слипы (если бензин оплачивался топливной картой);
– квитанции, выданные на автостоянках;
– счета автомастерских и т. д.
Документы, подтверждающие расходы на проезд, сотрудник должен приложить к авансовому отчету.

Пробег автомобиля во время командировки подтверждают путевые листы по формам:
– № 3 для легкового автомобиля;
– № 3 спец для спецтранспорта;
– № 4 для легкового такси;
– № 4-С или № 4-П для грузового автомобиля;
– № 6 спец для автобуса (кроме маршрутного).

Перечисленные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Однако использовать эти образцы обязаны только автотранспортные предприятия. Остальные фирмы могут разработать свои формы путевых листов (письма Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129, от 1 августа 2005 г. № 03‑03‑04/1/117).

Выдачу путевых листов водителям и их поступление в бухгалтерию отразите в журнале учета движения путевых листов по форме № 8, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

В бухучете поступление и списание израсходованных горюче-смазочных материалов отразите на субсчете 10‑3 «Топливо» (Инструкция к плану счетов).

В зависимости от цели командировки покупку и списание израсходованных горюче-смазочных материалов отразите записями:

Дебет 10-3 Кредит 71
– оприходован бензин, приобретенный в командировке (на основании приходных документов);

Дебет 20 (08, 10, 25, 26, 44. ) Кредит 10-3
– списана стоимость топлива, израсходованного в командировке (на основании путевого листа).

Остальные расходы спишите одной проводкой:

Дебет 20 (08, 10, 25, 26, 44) Кредит 71
– списаны расходы по эксплуатации и обслуживанию служебного автомобиля в командировке.