Оглавление:

Компенсация за использование личного автомобиля

Во многих организациях востребованы выездные работники. Это могут быть агенты, менеджеры по продажам, торговые представители и другие выездные специалисты. Эффективность труда таких сотрудников напрямую определяется степенью их мобильности, и наличие автомобиля становится обязательным. Но далеко не всегда имеет смысл для работодателя обеспечивать работников служебным транспортом. Вместо этого очень часто на работу принимаются сотрудники, имеющие собственный автомобиль.

Сегодня мы предлагаем выяснить, как оформляется и выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях.

Оформление необходимых документов

В трудовом договоре между работодателем и водителем должен быть пункт о том, что работнику полагается компенсация за использование автомобиля в служебных целях.

Выглядит данный пункт (из трудового договора) приблизительно так:

9. При использовании личного автомобиля, работнику будет выплачиваться компенсация. Размер компенсации определяется соглашением сторон трудового договора и устанавливается приказом руководителя предприятия.

Далее должен быть составлен приказ руководителя, в котором отражают размер компенсации, а также сведения относительно автомобиля, который будет использован в служебных целях. Это может выглядеть таким образом:

Общество с ограниченной ответственностью «Гамма»

о назначении компенсации за использование личного имущества работников

г. Санкт-Петербург 01.08.2018

Приказываю назначить Петренко Б.П. ежемесячную компенсацию за использование его легкового автомобиля марки Рено Логан с объемом двигателя 1598 см3, регистрационный номер С 243 НА 78. Номер технического паспорта 35 MT 987567, цвет «синий» в служебных целях в размере 1150 рублей. Компенсацию выплачивать с 15 августа по 29 декабря 2018 года.

Основанием служит пункт 9 трудового договора, который мы приводили в качестве примера выше.

После того как срок действия договора истечет, нужно будет составить приказ. В документе следует указать причину разрыва договора, а также дату, с которой прекращается выплата компенсации. Приказ обязательно должен быть подписан главным бухгалтером предприятия.

От чего может зависеть сумма компенсации?

Согласно ст.188 ТК РФ , работник вправе рассчитывать на два вида компенсации:

  • за использование, износ (амортизацию) личного имущества;
  • на возмещение расходов, связанных с использованием имущества.

В некоторых случаях компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях может облагаться НДФЛ.

Приведем пример. Предположим, что водитель не является собственником автомобиля. Транспортное средство принадлежит его брату. В этом случае работник заключает договор аренды со своим родственником. В такой ситуации на размер компенсации, получаемой служащим за использование автомобиля, будет начислен и подоходный налог.

Кроме того, на выплату компенсации за использование транспортного средства может влиять объем двигателя автомобиля. Размер выплаты компенсации меняется следующим образом:

  • при объеме мотора до 2 тысяч см 3 выплачивается 1 200 рублей;
  • при объеме мотора более 2 тысяч см 3 выплачивается 1 500 рублей;
  • для мотоциклов – 600 рублей.

Эти нормы установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 .

Нормы компенсации по грузовым автомобилям не установлены. Поэтому затраты на выплату компенсации (как за износ, так и возмещение расходов) вы можете списать в налоговые расходы полностью ( пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ ).

Сумма компенсации за использование автомобиля зависит от вида транспортного средства и от объема его двигателя из-за различного расхода бензина.

При выплате компенсации в превышении установленных норм, на суммы превышения начисляется НДФЛ.

Организация или ИП должны иметь определенный перечень документов, подтверждающих, что отсутствует база для начисления НДФЛ:

  • документ, подтверждающий принадлежность используемого автомобиля работнику;
  • расчет компенсации;
  • путевые листы (несмотря на то, что Федеральный арбитражный суд Центрального округа в своем Постановлении по делу № А62-5333/2008 от 25.05.2009 года считает, что путевые листы в данном случае необязательны, во избежание споров с ИНФС рекомендуем не игнорировать их оформление);
  • кассовые чеки на ГСМ, парковку и мойку.

Согласно п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ , расходы, понесенные работником на ремонт, техобслуживания, запчасти, уплату транспортного сбора, прохождение техосмотра, являются доходом работника и облагаются НДФЛ.

Порядок выплаты компенсации

Существует ряд определенных правил выплаты компенсации:

  • размер компенсации работнику за использование личного автомобиля в производственных целях выплачивается один раз в месяц;
  • компенсация не начисляется, если личный автомобиль не эксплуатируется в производственных целях (работник находится в отпуске, командировке, на больничном);
  • в случае использования автомобиля в организации не полный месяц, компенсационные выплаты должны быть меньше нормы ( письмо Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/63 ). В этом случае расчет размера компенсации производится пропорционально количеству отработанных дней в месяце.

Можно ли уменьшить налог на прибыль при выплате компенсации?

В 2018 году сумма компенсации за использование автомобиля работника в служебных целях может быть отнесена к расходам, которые уменьшают налог на прибыль. Обратите внимание, что в такой ситуации необходимо подтверждение эксплуатации транспортного средства служащим в целях работы. Работодатель должен издать приказ и указать причину (например, у организации нет в наличии автомобилей).

Возможность учитывать расходы на содержание служебного автомобиля для учета налога на прибыль прописана в подпункте 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса . При этом подавляющее большинство предприятий предпочитают возмещать расходы на бензин своим служащим, когда те используют свой личный автотранспорт в рабочих целях.

При налогообложении прибыли расходы на бензин можно учитывать, если они направлены на производственную необходимость, на основании судебных решений. В качестве примера приведем решение судей Западно-Сибирского округа. Они проанализировали договоры об использовании личных автомобилей служащих в рабочих целях.

В частности, в договорах было указано, что в обязанности сотрудников входило:

  • эксплуатация транспортных средств в служебных целях по заданию предприятия;
  • поддержание исправного состояния автомобилей на период, который указан в договоре;
  • ремонт автомобилей — капитальный и текущий;
  • нести прочие расходы на содержание транспортных средств;
  • предъявление предприятию документов, которые подтверждают эксплуатацию транспортных средств в рабочих целях (путевой лист);
  • покупка горюче-смазочных материалов для заправки.

В обязанности предприятия входило:

  • поручение таких заданий служащим, при которых автомобиль использовался бы исключительно в служебных целях;
  • возмещение расходов на горюче-смазочные материалы.

В связи с тем, что служащие использовали личный автотранспорт по усмотрению организации, выполняя ее задания, то по решению суда расходы на бензин были признаны обоснованными и понесенными в ходе рабочей деятельности. Это означает, что данные расходы могут уменьшить налогооблагаемую прибыль (на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ ).

Помимо этого, судьи указали на то, что компенсация фактических расходов – это не выплата возмещения за эксплуатацию личного автотранспорта в служебных целях. То есть, в данном примере, который мы рассмотрели, сотрудникам был возмещен только бензин. Компенсация за использование личного автомобиля в рабочих целях не была им начислена.

Статья отредактирована в соответствии с действующим законодательством 04.06.2018

Тоже может быть полезно:

Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам

Уважаемые читатели! Материалы сайта TBis.ru посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.

Если вы хотите узнать, как решить именно ваш вопрос — обращайтесь в форму онлайн консультанта. Это быстро и бесплатно! Также вы можете проконсультироваться по телефонам: МСК — 74999385226. СПБ — 78124673429. Регионы — 78003502369 доб. 257

Предоставление компенсации сотруднику за использование личного автомобиля в служебных целях

Если работник вынужден пользоваться собственным автотранспортом в служебных целях, то ему положена выплата компенсации. Этот пункт отмечен в статье 188 ТК РФ. Сотрудник имеет возможность использовать собственный автомобиль по договоренности с руководителем предприятия. Компенсация предоставляется даже за единичное пользование транспортом в должностных целях.

Читайте так же:  Договор для водителя маршрутки

В Трудовом кодексе указывается, на что конкретно идет компенсация:

  • амортизацию автотранспорта;
  • оплату затрат на ГСМ (бензин, топливо);
  • техобслуживание.

Соглашение о покрытии расходов

В соглашении между руководителем и сотрудником должна отражаться информация:

  • о марке транспорта работника, годе выпуска;
  • о сумме компенсации, приведенных расчетах, сроках по выплатам.

Часть предприятий издает указ о выплате компенсации. Если в нем присутствует подпись работника, то в суде документацию приравнивают к соглашению. Однако рекомендуется составить именно соглашение, чтобы не инициировать ненужные споры.

В соглашении между руководителем и подчиненным есть возможность указать 2 вида компенсации одновременно: и на ГСМ-расходы, и на износ автотранспорта. В законодательстве не прописаны конкретные суммы, поэтому мера возмещения затрат за пользование собственным автомобилем устанавливается в каждой организации.

Контролирующие органы РФ для верного расчета налогов предлагают учитывать степень износа автомобиля и время его эксплуатации. Необходимо использовать простые расчеты, отображаемые в соглашении:

  1. Сумма выделяемых средств равна сумме амортизации транспорта. Расчеты ведутся в текущем периоде.
  2. Вести расчеты, исходя из стоимости 1 км автопробега по должностным обязанностям. Расценки можно заимствовать у такси.

Письмо Министерства Финансов от 20 апреля 2015 г., №03-04-06/22274 и указ Минтруда от 27 июля 2016 г., №17-3/В-291 указывают, что компенсация за пользование личным имуществом в служебных целях не облагается налогом на доходы физлиц (НДФЛ).

Страховые взносы также не облагаются налогом в размере, согласованным с руководителем предприятия, и не упоминаются в справке о доходах.

Документы для оформления компенсации

Для доказательства того факта, что сотрудник не получает доход от использования собственного авто, нужно собрать документы:

  1. Между руководителем и подчиненным заключается соглашение, которое дополняет действующий ТД. Если использование собственного имущества в должностных целях оговаривается на собеседовании, то этот пункт вписывается в договор.
  2. Копия документа о регистрации транспорта. Она необходима для доказательства прав на авто, т. к. возмещение расходов полагается за пользование собственным имуществом. Мнения контролирующих органов о возмещении затрат на транспорт, управляемый на основании доверенности, разделилось. Существуют записи, которые как разрешают данную выплату, так и запрещают ее.
  3. Документы для учета рабочих поездок. Путевые и маршрутные листы оформляются при условии компенсации, которая перечисляется с учетом служебного пробега.
  4. Если компенсация предоставляется по фиксированной ставке, то документация оформляется любым удобным способом: маршрутные листы, журнал учета командировок.

Важно! Если для учета выплат используется собственная форма, то в нее необходимо включать реквизиты первичной документации. Форма должна соответствовать политике предприятия.

  • Чеки, квитанции на оплату ГСМ и прочие расходы работнику компании следует предоставлять вместе с авансовым отчетом. Согласно предоставленным квитанциям оплачивается денежная компенсация. Покрытие расходов на бензин осуществляют, учитывая его действительный расход и лимит, утвержденный в технической документации.
  • Покрытие затрат, которое указано в соглашении и трудовом договоре. Размер компенсации утверждается в приказе или расчетном листе. Сумма возмещения может быть указана и в двустороннем соглашении, если выплачивается по фиксированной ставке.
  • Компенсация за использование собственного авто

    Ст. 272 НК РФ, п. 7 гласит: компенсация денежных средств за пользование собственным автотранспортом по служебным нуждам отображается в расходах на дату выплаты. При оплате налога на прибыль следует руководствоваться нормативами, указанными в Постановлении Правительства РФ, 08. 02. 02, №92:

    • Если объем двигателя легкового транспорта сотрудника 2000 куб. см, то размер компенсации не может превышать утвержденную норму, а именно 1200 рублей.
    • Если двигатель объемом выше 2000 куб. см, то предоставляется выплата 1500 рублей.

    Ограничения на размер компенсации за использование грузового транспорта в должностных целях не утверждаются на законодательном уровне. Категория автотранспорта отмечена в ТС или ПТС. Чтобы учесть компенсации для налога на прибыль, нужно собрать ту же документацию, что и для НДФЛ.

    Аренда авто в служебных целях

    Утвержденная сумма возмещения денежных средств за пользование автомобилем по служебным нуждам очень мала. Поэтому если в должностные обязанности входят постоянные разъезды, стоит заключить договор аренды. За арендованный транспорт служащему также полагается компенсация. Авто можно взять в аренду вместе с сотрудником. При аренде автомобиля без сотрудника ответственным лицом назначается уполномоченное лицо организации.

    Для работодателя на УСН преимущество заключается в уменьшении налоговой базы (согласно ст. 346 НК РФ, п.1). Расходы на содержание транспорта несет работодатель и может включать их в статью расходов.

    В обеих ситуациях необходимо:

    1. Заключить договор аренды.
    2. Установить сумму компенсационных ежемесячных платежей.
    3. Передать транспорт по акту.

    Важно! Ежемесячные платежи аренды работодатель включает в доход своего сотрудника. Компенсация облагается НДФЛ по ставке 13% (по статье 226 НК РФ п.1, ст. 224 п.1). Страховые взносы платить не придется.

    Бухгалтерский учет компенсации

    Возмещение денежных средств отображается в статье затрат на дату перевода компенсации. Расходы списываются на те же счета, что и зарплата сотрудника. (Счет 44 — Расходы на продажу, счет 20 — Основное производство, счет 26 — Общехозяйственные расходы).

    Когда дата перевода денежных средств не совпадает с ее фактической выплатой, возникает разница во времени. Рекомендуется осуществлять выплаты сотруднику в месяце их начисления. Если в налоговом и бухучете фигурируют разные суммы, то организации, регулярно имеющей разницу в отчете, начисляются увеличенные платежи по налогу на прибыль в текущем периоде, согласно Приказу Минфина РФ №114, ред. 24.12.2010.

    Пример. Компенсация сотруднику предприятия

    ООО «Ибис» перечислило 23.07.2017 г. на зарплатную карту работника компенсацию за пользование собственным авто в размере 4000 рублей за июль 2017 г. Для отражения налога на прибыль выплата предоставлена по нормативу — 1500 рублей, т.к. объем двигателя личного транспорта выше 2000 куб.см. В бухучете будут отражены проводки:

    Компенсация за использование личного легкового автомобиля: учет при УСН в 2017 году.

    Вопрос:

    Можно ли учесть в расходах при УСНО компенсацию за использование личного легкового автомобиля, которая выплачивается работнику организации?

    Д а, согласно пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при определении объекта налогообложения налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на расходы на содержание служебного транспорта, а также расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ. Данные расходы принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть должны быть обоснованными и документально подтвержденными.

    Кроме того, указанные расходы принимаются в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль организаций ст. 264 НК РФ.

    Отметим, что для учета данных затрат в расходах при УСНО компенсация должна быть фактически выплачена работнику (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

    Вопрос:

    Компенсация за использование личного легкового автомобиля сотрудника организации устанавливается соглашением между работником и организацией. Вправе ли организация, применяющая УСНО, учесть в расходах всю сумму компенсации, которая установлена данным соглашением?

    Р асходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются при УСНО в пределах норм, установленных Правительством РФ. Такие нормы утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее – Постановление № 92):

    • легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно – 1 200 (руб. в месяц);
    • легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 1 500 (руб. в месяц);
    • мотоциклы – 600 (руб. в месяц).

    Соответственно, в расходах при УСНО учитываются только указанные суммы компенсации за использование личного легкового транспорта работника (Письмо Минфина России от 19.08.2016 № 03‑03‑06/1/48789).

    Отметим, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) в том числе личного транспорта, принадлежащего работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).

    Вопрос:

    Как следует из названия Постановления № 92, его действие распространяется на организации. Должны ли индивидуальные предприниматели, применяющие УСНО, руководствоваться указанным документом при учете компенсаций за использование личного легкового автомобиля в служебных целях?

    Д ействительно, на основании названия Постановления № 92 можно предположить, что оно распространяет свое действие только на организации, применяющие УСНО. Но, как разъяснено в письмах Минфина России от 11.03.2012 № 03‑11‑11/74, от 31.01.2013 № 03‑11‑11/38, от 26.02.2013 № 03‑11‑11/82, указанные в Постановлении № 92 нормы применяются для определения расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов при применении УСНО как организациями, так и индивидуальными предпринимателями.

    Читайте так же:  Пособие ультразвуковой контроль

    Вопрос:

    Организация, применяющая УСНО с объектом налогообложения «доходы минус расходы», выплачивает своему сотруднику компенсацию за использование личного легкового автомобиля в служебных целях. Размер компенсации соответствует нормам, установленным в Постановлении № 92. Вправе ли организация отдельно учесть в расходах при УСНО затраты на горюче-смазочные материалы (ГСМ), то есть на бензин, возмещаемые данному сотруднику?

    В Постановлении № 92 не разъясняется, что понимается под термином «компенсация за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов». Еще в Письме Минфина России от 16.05.2005 № 03‑03‑01‑02/140 было указано, что в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат – износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт. Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов.

    Аналогичный подход был продемонстрирован в письмах Минфина России № 03‑11‑11/74, 03‑11‑11/38, 03‑11‑11/82, от 23.09.2013 № 03‑03‑06/1/39239: в размерах компенсации учитывается возмещение затрат на эксплуатацию используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля – сумма износа, затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт.

    Не изменился он и в 2017 году. В Письме Минфина России от 10.04.2017 № 03‑03‑06/1/21050 сказано, что налогоплательщик вправе учесть в расходах для целей исчисления базы по налогу на прибыль организаций компенсацию работнику за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля в пределах установленных норм, а также при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ. Поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, ГСМ, ремонт), стоимость горюче-смазочных материалов, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автомобиль в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов, то есть помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях.

    Приведенный подход поддерживают и судебные инстанции. Например, в Постановлении ФАС УО от 20.08.2008 № Ф09-5239/08‑С3 было установлено, что спорный автомобиль принадлежал на праве собственности работнику организации, за обществом автомобильный транспорт не зарегистрирован. Документы, подтверждающие заключение договоров аренды либо безвозмездного пользования с этим работником, составление актов приема-передачи автомобиля, приобретение ГСМ непосредственно обществом, использование автомобиля только при осуществлении предпринимательской деятельности общества, в материалы дела представлены не были. При таких обстоятельствах суды пришли к обоснованному выводу о том, что спорный автомобиль относится к категории личного легкового автомобиля, используемого для служебных поездок, и общество при исчислении налога при УСНО имело право на списание затрат на приобретение ГСМ только в пределах норм, установленных Постановлением № 92, в связи с чем доначисление «упрощенного» налога, соответствующих пеней и штрафа по п. 1 ст. 122 НК РФ было признано правомерным.

    Вопрос:

    Организация учитывает в расходах при УСНО компенсацию за использование личного легкового автомобиля работника в служебных целях. Правомерно ли это, если сотрудник управляет данным автомобилем по доверенности (автомобиль оформлен на супругу)?

    «Уп рощенцы» вправе учесть в расходах при УСНО компенсацию за использование личного легкового автомобиля работника в служебных целях на основании пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

    В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

    Таким образом, действующим законодательством РФ предусмотрено, что работникам могут возмещаться расходы, связанные с использованием личного транспорта (автомобиля), на основании письменного соглашения между работником и организацией.

    Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя организации, в котором устанавливаются размеры данной компенсации.

    При этом ввиду того, что ст. 188 ТК РФ предусматривает компенсацию за использование имущества, принадлежащего работнику, в целях гл. 26.2 НК РФ такое транспортное средство должно принадлежать работнику на праве собственности.

    В соответствии с положениями п. 1 ст. 256 ГК РФ и ст. 34 СК РФ имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью, если договором между ними не установлен иной режим названного имущества.

    Таким образом, организация правомерно учитывает в расходах при УСНО компенсацию за использование личного автомобиля работника в служебных целях и в том случае, если работник управляет автомобилем по доверенности, выданной супругой, при отсутствии брачного договора.

    Аналогичное мнение было высказано в Письме Минфина России от 05.12.2012 № 03‑03‑06/1/629.

    Указанный подход подтверждается и судебными решениями, вынесенными в пользу налогоплательщика (Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.09.2014 по делу № А56-74147/2013, оставленное без изменений вышестоящими инстанциями, включая ВС РФ – Определение от 16.04.2015 № 307‑КГ15-2718).

    Как указали судьи, из буквального содержания ст. 188 ТК РФ следует, что личным имуществом работника, используемым им в интересах и с ведома работодателя, является имущество, принадлежащее работнику на любом законном основании. Переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность. Толкование ст. 188 ТК РФ с точки зрения презумпции недобросовестности налогоплательщиков, как того требует налоговый орган, противоречит основным началам законодательства о налогах и сборах.

    Вопрос:

    Организация, применяющая УСНО, выплачивает своему работнику компенсацию за использование личного легкового автомобиля для производственных целей. Каков минимальный перечень документов, которые нужно оформить в этом случае?

    Ко нкретный перечень документов, необходимых для принятия затрат в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей работников в расходах при УСНО, зависит от непосредственных условий ведения хозяйственной деятельности. Обозначим общий подход в данном вопросе.

    Во-первых, использование личного легкового автомобиля сотрудника должно быть обусловлено производственной необходимостью, например, постоянными служебными разъездами. Это должно быть отражено в должностной инструкции работника.

    Во-вторых, в соответствии со ст. 188 ТК РФ размер возмещения расходов в рассматриваемом случае определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Следовательно, должно быть заключено данное соглашение, обязательно в письменной форме. К соглашению прикладываются документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля: копия технического паспорта личного автомобиля, доверенность (если работник управляет им по доверенности).

    В-третьих, на основании вышеприведенных документов издается приказ руководителя, который, в свою очередь, является основанием для произведения компенсационных выплат.

    Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях в 2018 году

    Современные компании зачастую не имеют достаточно ресурсов для аренды или покупки служебных автомобилей. Поэтому приходится нанимать на работу сотрудника, у которого имеется личный автомобиль. Сотрудник, эксплуатирующий собственный транспорт в служебных целях, должен знать, что помимо заработной платы он вправе требовать компенсацию затрат на содержание авто. Разберёмся, какая положена компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях в 2018 году.

    Когда сотруднику положена компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

    В том случае, если сотрудник предприятия систематически используется свой личный автомобиль или мотоцикл для исполнения служебных обязанностей, он вправе требовать компенсацию расходов на обслуживание транспорта — заправку его бензином, парковку, амортизацию в центре техобслуживания.

    Чтобы разногласий с работодателем в будущем не возникало, факт получения компенсации лучше зафиксировать в должностных инструкциях или прикрепить к личному делу письменное согласие на эксплуатацию машины в служебных целях. Нужно проконтролировать, чтобы наниматель издал Приказ для бухгалтера предприятия о доплате к зарплате денежного возмещения за транспорт.

    Имейте в виду, что если вы просто используете автомобиль для того, чтобы добираться до работы и возвращаться с рабочего места домой, это не считается использованием авто в служебных целях. О втором случае можно говорить, когда на авто осуществляется доставка товаров до склада или со склада до квартиры клиентов, если машина используется в службе такси, если сотрудник развозит других работников и так далее. То есть главное — чтобы должность имела разъездной характер.

    Читайте так же:  Какой штраф за езду ребёнка без кресла

    Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

    Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

    Какие расходы работника подлежат возмещению

    Когда сотрудник устраивается на работу, зная, что ему предстоит использовать для выполнения должностных инструкций свой личный транспорт, он должен знать, что навязывать ему какие-либо условия или размеры выплат будущий работодатель не вправе. Трудовой кодекс напрямую говорит о том, что в этом отношении должно быть достигнуто обоюдное согласие, после чего конкретные условия оплаты и сроков перечисления средств прописываются в трудовом договоре.

    Учтите также, что существует перечень затрат, которые наниматель обязан компенсировать:

    • текущий ремонт транспортного средства (то есть, если вы устраиваетесь на работу с автомобилем, который требует ремонта, работодатель не обязан его оплачивать);
    • оплату технического обслуживания;
    • амортизационные затраты владельца;
    • расходы на машинное масло, бензин, смазочные материалы, антифриз и т.п.

    Если транспорт отдаётся в пользование на основании договора аренды, будут покрыты и следующие расходы:

    • на оплату ОСАГО;
    • на содержание машины в надлежащем состоянии;
    • возмещение вреда третьим лицам (при ДТП, например).

    Как выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

    Компенсация за эксплуатацию машины может быть назначена в следующей форме:

    • оформление ссуды, на основании которой будет признано безвозмездное использование машины сотрудника;
    • подписание с сотрудником договора аренды транспорта;
    • начисление компенсационных сумм согласно положениям Трудового Кодекса РФ.

    Кажется, что для работника наименее выгодным вариантом будет оформление ссуды. Во-первых, ещё при подписании трудового контракта можно отказаться от подобных условий. Во-вторых, руководство предприятия вряд ли станет подписывать соглашение о ссуде, поскольку в такой ситуации необходимо будет уплачивать дополнительные налоги. Так происходит, потому что автомобиль будет включён в перечень доходов компании.

    В случае с договором аренды доказать свою правоту, в случае возникновения спора в суде, будет проще. По такому соглашению оплата будет фиксированной. Наконец, если начальство предложит служащему доплачивать ему компенсацию за эксплуатацию личного авто, она будет начисляться в зависимости от числа рабочих дней в месяце.

    Компенсация за использование собственного автомобиля работника в служебных целях будет исчисляться пропорционально фактически отработанному времени.

    Как оформляется компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

    Чтобы в будущем не возникало проблем относительно оплаты расходов на транспорт сотрудника, эксплуатируемый в служебных целях, документы должны быть оформлены правильно. Для этого у руководителя компании должны быть следующие бумаги:

    Документ

    Комментарий

    Договор с работником, в котором он чётко прописал бы своё согласие на эксплуатацию автомобиля

    Должно присутствовать подробное описание транспорта — технические характеристики, марка, легковой или грузовой тип, гос. номер, год выпуска

    Нужно указать размер фиксированный ежемесячной компенсации или порядок расчёта возмещения, зависящего от фактически отработанного времени

    Должен быть указан порядок оплаты возмещения (вместе с зарплатой, отдельным платежом и т.д.)

    Отдельным пунктом указываются сроки выплат

    Приказ руководителя фирмы о начислении работнику компенсации на указанных условиях

    Бумаги автовладельца на используемый транспорт

    Страховка автогражданской ответственности (ОСАГО)

    Чеки с автозаправочной станции

    Отчёт бухгалтера с вычислениями расходов на горюче-смазочные материалы

    Счета на амортизацию транспорта

    Счета за ремонт в автосервисе

    Прочие документы, подтверждающие любые понесённые расходы автовладельца

    В каком размере выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

    Затраты на обслуживание грузовых автомобилей, как правило, подлежат оплате в полном объёме.

    Существуют нормативы сумм возмещения за месяц работы, которые зависят от мощности автомобиля:

    • 1200 рублей для легковых авто с объёмом двигателя до 2000 куб.;
    • 1500 рублей для транспорта с двигателем, объём которого превышает 2000 куб.;
    • 600 рублей за эксплуатацию мотоцикла.

    Компенсация затрат сотрудника за горюче-смазочные материалы

    Согласно положениям действующего законодательства оплата расходов на горюче-смазочные материалы происходит после того, как работник понёс определённые затраты и предоставил в бухгалтерию предприятия подтверждающие оплату ГСМ документы: чеки с АЗС, счета из автосервиса и т.д.

    Минимальные и максимальные суммы компенсации

    О минимальных компенсациях мы упомянули в пункте о нормативах возмещения расходов, однако, работодатель не обязан следовать им, а сотрудник не должен соглашаться на данные суммы, если считает, что обслуживание транспорта обходится ему дороже. Современные компании в последние годы устанавливают следующие нормы компенсаций:

    • 400 рублей в день за эксплуатацию легковой машины (общая сумма возмещения не будет превышать 8 тыс. рублей в месяц);
    • 200 рублей в день за использование мотоцикла (совокупная сумма за месяц не превысит 4 тыс. рублей).

    Пример расчёта компенсации за использование личного автомобиля на работе

    Допустим, фирма предложила сотруднику 4 тысячи рублей в качестве ежемесячной компенсации за использование авто в служебных целях. В августе работник заболел и провёл 14 дней на больничном, зато подрабатывал в выходные.

    Чтобы рассчитать, какую сумму получит автовладелец, воспользуемся формулой:

    СКМ = ФСМ : КРД х КФОД,

    где СКМ — сумма компенсации за месяц;

    ФСМ — фиксированная сумма за месяц;

    КРД — количество рабочих дней в месяце;

    КФОД — количество фактически отработанных дней.

    4 000 руб. : 21 дн. х 17 дн. = 3 238 рублей — такую сумму компенсации получит сотрудник за август.

    Какие документы нужно оформить для получения компенсации

    Документами, подтверждающими расходы на обслуживание личного автомобиля, эксплуатируемого в целях исполнения должностных инструкций, подлежащих возмещению работодателем, будут служить:

    Компенсация за использование личного автомобиля: когда можно не удерживать НДФЛ и страховые взносы

    НДФЛ и страховые взносы не удерживаются с компенсационных выплат за использование личного автомобиля в служебных целях только при соблюдении определенных условий.

    Об этом предупреждает Минфин РФ в письмах от 12.09.2018 N 03-04-06/65168 и от 12.09.2018 N 03-04-06/65170.

    Ведомство отмечает, что компенсационные выплаты за использование личного автомобиля в интересах работодателя освобождаются от НДФЛ в размере, определенном соглашением работника и работодателя. Это предусмотрено пунктом 3 статьи 217 НК РФ.

    Для применения этой нормы организация должна иметь:

    • копию документа, подтверждающего право собственности работника на используемый автомобиль;
    • расчет компенсации;
    • документы, подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах работодателя и осуществление расходов на эти цели.

    Кроме того, оплата расходов работника по использованию личного имущества в служебных целях также не облагается страховыми взносами в размере, определенном в соглашении между организацией и сотрудником.

    Как уточняет Минфин, это освобождение применяется исключительно при документальном подтверждении указанных расходов.

    Компенсация за использование личного автомобиля

    Для многих организаций наём работника с личным транспортом и компенсация его расходов выгоднее, чем содержание собственного автопарка.

    Использование личного транспорта

    Использование личного транспорта в производственных целях допускается нормами действующего законодательства. В таких случаях работнику положены выплаты за использование (износ) и возмещение расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля (расходы на топливо, ТО, ремонт, проч.). Размеры этих выплат устанавливаются в соглашении между работодателем и работником.

    Разъездной характер работы должен быть описан в специальном положении на предприятии и должностной инструкции работника, а основание для выплат должен служить приказ по предприятию.

    Фактическое использование автомобиля отражается в путевых листах на поездки.

    Использование служебного автомобиля

    В зависимости от того, используется ли служебный автомобиль в служебных или личных целях, необходим различный пакет документов. Для рабочих поездок водитель должен иметь путевой лист, он заменяет доверенность, подтверждает цель поездки и является документом первичного учёта расхода ГСМ.

    Для использования служебного автомобиля в личных целях достаточно доверенности, подписанной руководителем и скреплённой печатью организации.

    Используется ли служебный автомобиль в личных или рабочих целях имеет большое значение, т. к. ответственность за виновные действия водителя (к примеру, ДТП) в рабочее время несёт организация, в случае поездки с личными целыми — ответственность лежит всецело на водителе.

    Сумма компенсации

    Сумма компенсации работнику расходов, связанных с использование личного автомобиля, как правило, бывает двух видов: фактическая и нормативная. Т. е. законодательство позволяет относить на расходы только нормативно установленные суммы общей компенсации (включая эксплуатационное расходы):

    • 1200 руб. для автомобилей с мотором, объемом до 2,0 л;
    • 1500 руб. для автомобилей с мотором, объемом более 2,0 л.

    Фактически же, работнику могут начислять фиксированную сумму амортизации и компенсацию за документально подтверждённые расходы (заправку, мойку, ТО, проч.). При этом суммы, превышающие нормативно установленные, не могут включаться в расходы налоговой базы.

    Совет от Сравни.ру: для включения в расходы сумм, свыше нормативно установленных, с работником можно заключить договор аренды и выплачивать арендную плату.