Формы документов

Новости от партнеров

Популярные документы

Приказ о приеме иностранной делегации

Для ведения переговоров с целью заключения контракта ___________________________ (предмет контракта) с _______________________ (наименование стороны, участвующей в переговорах) в Общество прибывает делегация во главе с _____________ (должность, ФИО) в количестве _____ (_____________) человек на срок _____ (___________) дней с «__» ___________ 20__ г. по «__» ___________ 20__ г.

1. Назначить ответственным за организацию приема делегации ________________________ (должность, ФИО).

2. Назначить сопровождающими иностранной делегации:

3. Разработать программу пребывания иностранной делегации.

4. Для обеспечения проведения переговоров заключить договор на оказание услуг по переводу с _________________________ (наименование организации).

5. Поручить главному бухгалтеру ____________________ (ФИО) подготовить проект сметы расходов на прием делегации, выдать необходимую сумму лицу, ответственному за организацию приема делегации.

6. Лица, которым выдаются подотчетные суммы на представительские расходы: _________________ (должность, ФИО), ______________________ (должность, ФИО).

7. Поручить ____________________ (должность, ФИО) по завершении пребывания иностранной делегации в течение ______________ (срок) подготовить отчет по произведенным расходам по приему иностранной делегации.

Приказ на прием делегации

Прием посетителей из других организаций. При приеме работников других организаций после приветствия надо выяснить и записать:

1) фамилию, имя, отчество;

2) организацию, которую он представляет, и его должность;

3) по какому вопросу;

4) было ли назначено время приема.

Прием посетителей из других организаций секретарь готовит заранее. Время приема должно быть согласовано и удобно как для посетителя, так и для руководителя. Секретарь должен заранее поставить в известность руководителя о вопросе, который будет решаться во время встречи.

В ряде организаций, особенно государственных, принята практика предварительной записи данных о посетителях в специальный журнал:

1) фамилия, имя, отчество;

2) должность, организация, телефон;

3) вопрос, который подлежит обсуждению;

4) дата и время приема.

Если посетитель пришел без предварительной договоренности, секретарь вправе решать сам, доложить о нем руководителю или записать на другую дату приема.

Если после доклада руководителю о визитере был получен отказ в приеме, то секретарь должен предложить посетителю переговорить с заместителями руководителя или другими компетентными работниками организации: «Вам лучше всего решить этот вопрос с…».

Если посетителя такое предложение не устраивает, секретарь сообщает ему дату и время, когда его примет руководитель.

Если руководитель, к которому пришел посетитель, отсутствует, необходимо, чтобы его принял другой компетентный сотрудник. В этой ситуации секретарь должен извиниться за отсутствие руководителя и объяснить, что вторичный вызов посетителя является фактически проявлением невнимательности и неуважения к нему.

Нельзя допускать срыва приема по неуважительным причинам. Если все же прием отменяется по неожиданным обстоятельствам – болезнь руководителя, срочная командировка и т. п., то секретарь обязан заранее известить посетителя об этом и договориться о переносе приема. Секретарь обязан также назвать посетителю свою фамилию, имя, отчество, номер телефона для срочных справок и сообщений.

Работая в приемной, секретарь кому-то может облегчить доступ к руководителю, а кому-то, наоборот, затруднить. Со всеми посетителями секретарь должен быть одинаково корректен и доброжелателен.

Прием командированных работников. Организуя прием командированных работников, секретарь должен выяснить, согласовано ли это посещение заранее, выяснить вопрос, по которому прибыл посетитель, отметить командировочное удостоверение, выяснить, обеспечен ли командированный специалист гостиницей, если нет, то помочь ему в решении этого вопроса.

Если на прием прибывает делегация, то секретарю следует позаботиться заранее о выделении сотрудника, который будет сопровождать ее.

При прибытии иностранной делегации секретарь должен позаботиться о наличии переводчика и сувениров для членов делегации.

В случае необходимости, по просьбе руководителя секретарь должен приготовить и подать руководителю и посетителю (или членам делегации) чай или кофе. При этом следует соблюдать элементарные правила.

Посуда (кофейные чашки с блюдечками, десертные тарелки, чайные ложки, сахарница) должна быть идеально чистой.

Приготовить кофе и чай следует в приемной, затем разлить по чашкам и внести в кабинет руководителей на подносе. Не следует забывать о салфетках. Обычно посетители берут чашки с подноса самостоятельно, если же секретарь расставляет чашки сам, то начинать следует с женщин, причем с той, которая старше по возрасту.

Можно расставить чашки по числу посетителей на столе до их прихода, в таком случае кофе и чай вносят в кабинет в кофейниках после прихода посетителей и разливают в их присутствии. К кофе и чаю можно поставить на стол пирожные, печенье, конфеты. Кроме кофе и чая (или вместо них), можно поставить на стол бутылки с минеральной водой и стаканы (на один больше числа посетителей), ключ для открывания бутылок.

Немалые трудности доставляет завершение беседы с посетителем, решительно не желающим понять, что время, отведенное для встречи с руководителем, истекло. В этой ситуации секретарь и руководитель могут прибегнуть к корректным способам «принудительного» завершения разговора.

Формы документов

Новости от партнеров

Популярные документы

Приказ о приеме иностранной делегации

1. Назначить ответственным за организацию приема ________________________________________________________.

2. Назначить сопровождающими иностранную делегацию следующих лиц:

3. Ответственному за организацию приема иностранной делегации разработать и представить на утверждение Программу пребывания делегации.

4. Обеспечить бронирование мест в гостинице ___________________ и питание членов делегации и сопровождающих лиц.

5. Для обеспечения переговоров заключить договор с переводчиком.

6. ____________________________________ подготовить проект сметы расходов на прием и обслуживание иностранной делегации и обеспечить выдачу аванса ответственному за организацию приема иностранной делегации.

7. По завершении приема ответственному за организацию приема иностранной делегации в трехдневный срок отчитаться за произведенные расходы по приему делегации, а также представить авансовый отчет, если имела место выдача наличных денежных средств на представительские расходы.

Организация приема иностранной делегации

Для организации визита или приема иностранной делегации принимающему структурному подразделению НИУ ВШЭ Санкт-Петербург необходимо:

1. Определить место приема делегации и заблаговременно забронировать соответствующие аудитории у диспетчера площадки.

2. Подготовить проект приказа о приеме делегации в соответствии с рекомендуемой формой.

Приказ о приеме делегации должен включать в себя следующие приложения:

  • Программа визита иностранной делегации (обязательно)
  • Состав иностранной делегации с указанием ФИО, должности и номера паспорта каждого члена делегации (обязательно)
  • Смета расходов на организацию приема делегации (при необходимости, оформляется в соответствии с Порядком проведения мероприятий в НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург)

3. Запустить проект приказа на согласование и подписание через СДОУ.

4. Подготовить проект служебной записки по шаблону и направить документ на ознакомление через СДОУ заместителю директора Цветкову А.А.не позднее, чем за 5 рабочих дней до дня визита делегации. Также необходимо направить служебную записку в электронном виде директору Центра международного сотрудничества УМС К.С. Платонову, [email protected]

Читайте так же:  Пособие архангельской

5. Рекомендуется также в рабочем порядке (по email) согласовать все аспекты приема делегации (материальное и техническое сопровождение, сувенирная и презентационная продукция, фоторепортаж, освещение в СМИ, допуск в здание и т.п.) с соответствующими структурными подразделениями НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург.

6. По окончании визита необходимо направить краткий отчет о приеме иностранной делегации в Центр международного сотрудничества УМС на адрес [email protected]

На любые вопросы по организации визитов иностранных делегаций ответит директор Центра международного сотрудничества Управления по международным связям Константин Платонов, [email protected]

Нашли опечатку ?
Выделите её, нажмите Ctrl+Enter и отправьте нам уведомление. Спасибо за участие!
Сервис предназначен только для отправки сообщений об орфографических и пунктуационных ошибках.

Образец приказа

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

Виктория, все Вы правильно перечислили, не бойтесь сами писать:

1. В приказе:
— Назначение ответственного за проведение конкретного официального мероприятия
— указать цель визита и проведения представительского мероприятия
— время пребывания делегации
— количество членов делегации
— назначить ответственного за организацию приема и работника, сопровождающего делегацию
— указать, в каком размере- полностью или частично берет на себя принимающая сторона расходы по приему гостей
— указать, в какой срок ответственный за прием должен отчитаться по произведенным фактическим расходам,
Составить акт и авансовый отчет (если была выдача наличных денежных средств на представительские расходы)

2. Программа пребывания иностранной делегации: (список приглашенных лиц и участников с указанием их фамилий, имен, отчеств и должностей)

(программу составляет лицо, ответственное за организацию приема, утверждает руководитель)

— даты, места и сроки проведения деловой встречи
— количество приглашенных лиц и участников
— определение места проживания делегации
— определение мест питания
— персональный состав встречающих в аэропорту или на вокзале
— получение и доставка багажа, транспортное обеспечение
— работа переводчиков

При использовании корпоративной карточки – предъявить чеки не позднее 15 рабочих дней со дня расходования ден.средств, исключая день их расходования.

О приглашении делегации
компании _____________ (Дания)

В связи с необходимостью проведения совместных технических и коммерческих переговоров с компанией _________________ (Дания), а также посещения заводов Республики Беларусь, —

1. Пригласить представителей компании ______________ (Дания): г-на ФИО, регионального управляющего компании и г-жу ФИО, менеджера отдела технологических разработок компании _________________ в Украине на период с 26.05.2008 по 31.05.08.
2. Подготовить программу пребывания иностранной делегации.
3. Организовать проведение переговоров с представителями компании ____________________________ и посещение заводов Республики Беларусь.
3. 29.05.08 организовать деловой ужин для 5 человек:
— г-на ФИО, регионального управляющего компании;
— г-жи ФИО, менеджера отдела технологических разработок _____________________________ в Украине;
— директора ООО «УРА» ФИО;
— заместителя директора по коммерческим вопросам ООО «УРА» ФИО;
— заместителя начальника отдела сбыта ООО «УРА» ФИО.
4. Назначить ответственным за приглашение, сопровождение, организацию программы, переговоров и делового ужина заместителя директора по коммерческим вопросам ООО «УРА» ФИО.
5. Возложить все расходы, связанные с организацией делового ужина, на ООО «УРА». Назначить ответственным за прием и возложить обязанность за отчет по произведенным фактическим расходам в 15-дневный срок на заместителя директора по коммерческим вопросам ООО «УРА» ФИО.

Приказ на прием делегации

Как правильно оформить представительские расходы

Итогом хорошо проведенных переговоров с деловыми партнерами является заключение новых выгодных контрактов либо продление уже имеющихся. Проведение деловых встреч по вопросам сотрудничества и переговоров с отдельными лицами и делегациями предполагает осуществление принимающей стороной определенных расходов, которые принято называть представительскими.

При отражении таких расходов в учете бухгалтеру необходимо сделать все возможное для того, чтобы их не пришлось списать в состав затрат, неучитываемых при налогообложении прибыли. Этим и другим вопросам посвящена данная статья.

Документальное оформление представительских мероприятий

Правильному документальному оформлению расходов на представительские мероприятия следует уделять особое внимание, так как от этого напрямую зависит признание либо непризнание контролирующими органами понесенных организацией затрат в налоговом учете.

С точки зрения бухгалтерского и налогового учета при проведении представительского мероприятия организация должна иметь следующие документы:

– положение по приему представителей делегаций и (или) отдельных лиц и учету расходов на представительские мероприятия (см. образец 1 на с. 69). Данный документ может составляться, если прием делегаций носит систематический характер;

– приказ руководителя организации о приеме представителей делегации и (или) отдельных лиц (см. образец 2 на с. 70);

– программу пребывания представителей делегации и (или) отдельных лиц (см. образец 3 на с. 71);

– смету расходов на прием и обслуживание представителей делегации и (или) отдельных лиц (см. образец 4 на с. 72);

– отчет об использованных денежных средствах на прием представителей иностранной делегации и (или) отдельных лиц (см. образец 5 на с. 73).

Справочно: действующим законодательством не утверждены формы документов, которые должны быть составлены в отношении представительских расходов, поэтому они могут иметь произвольный вид, но содержать обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности», к таковым относят:

– наименование документа, дату его составления;

– содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;

– должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

Помимо обязательных сведений форма документа может содержать иные сведения;

Рассмотрим на практических примерах алгоритм формирования документов, подтверждающих обоснованность отражения представительских расходов |*| ).

Шаг 1. Формирование положения по приему представителей делегаций и (или) отдельных лиц и учету расходов на представительские мероприятия.

Шаг 2. Подготовка приказа руководителя по организации приема делегации.

Решение о целесообразности проведения приема представителей делегации и (или) отдельных лиц оформляется приказом руководителя организации.

Шаг 3. Составление программы и сметы расходов по приему делегации.

В программе приема представителей делегации и (или) отдельных лиц приводится расписание по датам и часам графика их пребывания в стране прибытия, с указанием проводимых мероприятий. Подготовленная программа представляется руководителю организации на рассмотрение и утверждение. После утверждения руководителем организации программа распечатывается на русском (белорусском) языке и на языке принимаемой стороны и вручается всем членам делегации в начале их визита.

Шаг 4. Подготовка отчета по приему делегации.

После окончания приема и обслуживания делегации ответственные лица, на которых были возложены обязанности по составлению отчета о проведенных мероприятиях, обязаны не позднее сроков, определенных в приказе, составить отчет об использовании средств на прием делегации. Предлагаемый вариант отчета может иметь следующий вид:

Рассмотрим на практическом примере отражение расходов на официальный прием и обслуживание представительского мероприятия.

Пример. Использование корпоративной карточки для приема делегации

С целью расчета за услуги гостиницы по бронированию и проживанию представителей иностранной делегации, приглашенных производственной организацией в представительских целях, работнику организации (лицу, ответственному за прием иностранной делегаций) выдана корпоративная дебетовая карта, на которую предварительно было зачислено с расчетного счета 13 000 000 руб.

Данным лицом произведена оплата услуг гостиницы на общую сумму с НДС 10 560 000, в т.ч. НДС (20 %) – 1 760 000 руб.

В учете должно быть отражено (см. табл. 1):

Приказ на представительские расходы

Оформление приказа на представительские расходы

4 августа 2017 Приказы

Читайте так же:  Иск юр лица к физ лицу образец

Представительскими называют расходы, предназначенные для осуществления приемов будущих деловых компаньонов. Их перечень ограничивается трудовым кодексом, выдаются деньги только определенному кругу лиц, закрепленных в приказе о подотчетных лицах. Порядок проведения переговоров и расходования представительских денег определяют в приказе, образец которого можно скачать ниже.

Категории представительских затрат

Перечень представительских расходов обозначен Налоговым кодексом (п.2 ст.264):

  • оплата деловых приемов, заседаний в гостиничных и ресторанных комплексах или собрание с партнерами на территории предприятия (к примеру, завтраки и обеды);
  • расходы на крепкие, алкогольные напитки и буфет;
  • затраты на препровождение гостей до пункта назначения;
  • оплата работы переводчика, не являющегося частью коллектива фирмы.

Данные издержки позволяют компании, применяющей для работы общую систему налогообложения, сократить налогооблагаемую базу в пределах установленного лимита — 4% от суммы расходов фирмы на заработную плату. Чтобы иметь возможность списания данных расходов, необходимо подготовить приказ на представительские расходы.

Расходы на аренду переговорной комнаты или банкетного зала, развлекательные мероприятия (боулинг, сауна, экскурсии), лечение заболеваний, проведение юбилейного торжества сотрудника, оформление праздников, приобретение сувенирной продукции, подарков и наград не могут уменьшить базу для исчисления налога на прибыль.

Основным документом является приказ на представительские расходы, удостоверяющий факт их реализации и обоснованности.

Приказ может выглядеть следующим образом:

Как составить приказ на представительские расходы в 2017 году

Каждая организация вправе самостоятельно разработать форму приказа.

Данный документ содержит сведения:

  • название хозяйствующего субъекта;
  • заголовок приказа (о проведении переговоров, делового обеда) и его порядковый номер;
  • дата составления документа и месторасположение субъекта;
  • цель мероприятия (поддержание делового общения, увеличение объемов продаж);
  • обозначение ответственных специалистов за исполнение данной процедуры с указанием определенных задач для каждого работника;
  • дата и время мероприятия;
  • перечисление запланированных рабочих моментов;
  • назначение ответственного сотрудника за составление сметы расходов и контроля выполнения распоряжения и последующего формирования отчета о совершенных действиях;
  • указание бухгалтеру о выдаче необходимой суммы;
  • виза руководителя субъекта и указанных в документе специалистов.

В форме приложений к приказу могут выступать программа мероприятия и смета представительских расходов.

Программа отражает все запланированные этапы с указанием конкретного времени и день официального приема.

Смета расписывается для каждого пункта затрат в отдельности: транспорт, обслуживание банкета, цветы, сувениры. Оба документа обязательно утверждаются директором компании.

Когда сумма расходов одобрена работодателем, работнику, обозначенному в приказе, выдаются деньги под отчет из кассы компании. В произвольной форме пишется заявление директору с обозначением размера денежной суммы и срока ее выдачи.

Оформление итогов деловой встречи

По завершении деловых переговоров сотрудником, ответственным за их проведение и контроль переговоров, на имя руководителя предприятия составляется отчет о выполненных задачах и достигнутых результатах. К примеру, отразить подписание нового договора поставки, увеличение номенклатуры товара по уже заключенного контракту.

В отчете также фиксируется наличие остатка денежных средств от выделенной суммы или его отсутствие, дополнительные расходы.

Затем составляется акт на списание расходов (представительских), отображающий точную сумму понесенных затрат, которые должны быть подтверждены соответствующими накладными, договорами, чеками. Бланк подписывается директором предприятия и главным бухгалтером.

Признание затрат представительскими для налогового законодательства не зависит от исхода переговоров (достигнута ли цель по заключению нового контракта), главное, чтобы вся первичная документация соответствовала нормам ст.9 №402-ФЗ. В противном случае, расходы не будут отнесены к представительским и автоматически попадают в базу для налогообложения прибыли.

Образец оформления

Образец приказа на представительские расходы 2017 — скачать.

Документальное оформление представительских расходов

Для развития бизнеса, для расширения взаимовыгодного сотрудничества со своими партнерами и клиентами и заключения новых и новых договоров компания должна проводить разного рода мероприятия. Зачастую они затрагивают большинство сотрудников. Обычно руководитель поручает организацию встреч и банкетов секретариату, но такое счастье иногда выпадает и на долю отдела кадров. Это значит, что кадровику нужно будет составить план мероприятия и смету расходов. Если руководитель одобрит задуманное, то можно начинать подготовку к проведению встречи. Но самое главное испытание будет ждать кадрового работника не во время мероприятия, а уже после того, как «отшумит веселье».

Дело в том, что на организатора ложится бремя по сбору и подготовке документов по корпоративному мероприятию. От того, насколько грамотно он с этим справится, будет зависеть возможность учесть расходы. Напомним, что затраты на проведение таких мероприятий принято называть представительскими расходами.

Существует одна насущная проблема, связанная с представительскими расходами. Чтобы списать их, расходы нужно экономически обосновать и подтвердить документально, иначе государственные ревизоры при первой же проверке могут придраться.

Однако на настоящий момент законодательно не утвержден конкретный перечень документов, которые необходимо оформить для включения представительских расходов в общие затраты. Поэтому организации должны самостоятельно определить порядок их документального оформления и контроля. Автор расскажет, как документально оформить представительские расходы и каковы особенности их учета.

Разумные принципы

В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты, которые были осуществлены организацией. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, заверенные документами, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ.

Поэтому оформлению документов на представительские расходы кадровый работник должен уделить особое внимание. Речь идет как о внутренних распорядительных документах, так и о внешних первичных документах (счета-фактуры, накладные, акты, товарные чеки и т.д.).

Поскольку конкретного перечня документов, которые необходимо оформить для включения представительских расходов в общие затраты, не существует, компания может самостоятельно определить порядок расходования средств по данной статье, их документального оформления и контроля.

С одной стороны, это действительно преимущество.

Ведь организация может в произвольной форме отразить подобные расходы, а затем списать. С другой стороны, такая «произвольность» дает простор для придирок со стороны государственных контролеров. Итак, какими документами должны быть подтверждены представительские мероприятия?

Внутренняя документация

Представительские расходы оформляются следующими внутренними организационно-распорядительными документами:

  1. Приказом руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели.
  2. Программой мероприятий, составом делегации с указанием должностей приглашенной стороны.
  3. Списком представителей организации, которые принимают участие в переговорах или в заседаниях руководящего органа.
  4. Перечнем должностных лиц организации, которые имеют право получать под отчет средства на проведение представительских мероприятий.
  5. Порядком выдачи под отчет средств на представительские мероприятия.
  6. Сметой представительских расходов. В ней следует указать предполагаемую величину расходов с разбивкой по конкретным статьям расходов. Кроме того, необходимо определить лицо, которое будет отвечать за прием делегации и за все произведенные расходы.
  7. Актом (отчетом) об осуществлении представительских расходов. Этот документ должен быть подписан руководителем организации. В нем должны быть указаны суммы фактически произведенных представительских расходов, а также даны ссылки на документы, подтверждающие произведенные расходы.
  8. Отчетом об израсходованных сувенирах или образцах готовой продукции с указанием того, что, кому и в каком количестве вручено.
  9. Меню, утвержденным директором столовой, если обед предоставлялся столовой предприятия. Калькуляция должна составляться без наценки.
  10. Авансовым отчетом с приложением подлинников соответствующих первичных документов: чеков ККМ и товарных чеков с подробной расшифровкой вида и количества товарно-материальных ценностей, счетов из ресторана, накладных, счетов-фактур, торгово-закупочных актов и т.д.
Читайте так же:  Уточнить исковые требования

Кадровый работник оформляет перечисленные выше документы под конкретное мероприятие, которое ему поручили организовать. Все они, за исключением авансового отчета, должны содержать обязательные реквизиты, о которых идет речь в ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Напомним эти реквизиты:

  • название документа;
  • дата составления;
  • наименование организации, которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления;
  • личные подписи указанных лиц.

Кроме того, в этих документах необходимо отразить следующую информацию:

  • дату деловой встречи или приема;
  • место проведения этого мероприятия;
  • программу мероприятий;
  • состав участников со стороны организации и представителей другой организации;
  • цель проведения мероприятия;
  • сумму предполагаемых расходов.

По мнению налоговых органов, если организация имеет в наличии все перечисленные выше подтверждающие документы, то расходы на проведение встречи с организацией — партнером по бизнесу могут быть признаны представительскими расходами для целей налогового учета, даже если в акте не указаны фамилии, имена и отчества присутствующих представителей организации-партнера.

Поэтому кадровый работник должен тщательно подготовить документы в соответствии с вышеуказанными требованиями, чтобы у бухгалтера, который затем будет заниматься их учетом, не возникло проблем с отнесением затрат на представительские расходы.

Справка. Цель официальных приемов должна быть приведена в соответствие с теми формулировками, которые приведены в п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ.

Фрагмент документа. Пункт 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ

К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Например, цели проведения официального приема могут быть следующие:

  1. Обсуждение вопросов об исправлении недочетов в работах по существующим контрактам.
  2. Обсуждение вопросов о финансировании работ по существующим контрактам или об увеличении объемов финансирования по этим контрактам.
  3. Обсуждение вопроса о заключении новых контрактов.
  4. Обсуждение технических аспектов существующих и предполагаемых контрактов (технические термины и т.д.).

Эти формулировки в качестве типовых, а также другие технические аспекты встречи, рекомендуется отражать во всех внутренних документах организации: в приказе на организацию официального приема, в программе проведения встречи, в отчете о проведенных переговорах.

Нужно, чтобы кадровый работник, занимающийся организацией мероприятия, договорился с приглашенными контрагентами о фигурировании формулировки «проведение переговоров» и в первичных документах по представительским расходам, которые от них получит компания-организатор.

Чтобы бухгалтер впоследствии мог включить представительские расходы в состав затрат по обычным видам деятельности, кадровый работник должен позаботиться, чтобы прослеживалась взаимосвязь между официальным приемом и деятельностью предприятия. Это может быть подтверждено:

  • заключенными договорами;
  • подписанными контрактами, протоколами о намерениях;
  • деловой перепиской.

Итогом заседания совета, общего собрания акционеров, правления должно быть принятие решения или протокола.

Нередко у бухгалтеров возникает вопрос, в каком размере можно учесть представительские расходы, если фактические затраты отличаются от запланированных?

Мнение налоговиков по этому вопросу следующее. Если фактические затраты будут меньше, чем те, которые предусмотрены программой, то в расходах можно учесть фактические затраты. Но если фактические расходы превысят запланированные, то прибыль можно уменьшить только на сумму запланированных расходов.

На наш взгляд, такая позиция не является верной.

В соответствии с п. 42 ст. 270 НК РФ на представительские расходы может быть потрачено не более 4 процентов от расходов на оплату труда за тот налоговый (отчетный) период, в котором произведены представительские расходы. Поэтому отнесение затрат к представительским расходам зависит от соблюдения этого лимита. Никаких других ограничений Налоговым кодексом не установлено.

Это значит, что кадровый работник должен составить смету по представительским расходам так, чтобы плановые расходы имели большую величину, чем организация хотела бы израсходовать на проведение деловых встреч. В этом случае предприятие обязательно уложится в сумму заранее оговоренных представительских расходов.

Первичные документы

После проведения представительских мероприятий кадровый работник — организатор должен собрать все документы, которые подтверждают расходы, понесенные фирмой на проведение официального приема.

  1. Затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников).

Приобретение продуктов подотчетными лицами при проведении официального приема приходуется по данным авансового отчета.

Эти продукты списываются на основании:

  • товарных накладных типовой унифицированной формы N ТОРГ-12;
  • накладных на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары типовой унифицированной формы N ТОРГ-13.

Указанные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132.

Списание других материальных ценностей, например, сувениров, оформляется требованием-накладной типовой унифицированной формы N М-11, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. N 71а.

  1. Транспортное обеспечение участников приема.

Одним из видов представительских расходов является транспортировка гостей в период проведения переговоров (из аэропорта в гостиницу, из гостиницы к месту переговоров и обратно) (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Транспортировку делегации может осуществлять специализированная организация, с которой принимающая сторона должна заключить соответствующий договор. После оказания транспортных услуг принимающая сторона должна получить:

  • двусторонний Акт об оказании транспортных услуг, подписанный заказчиком и подрядчиком;
  • счет на оплату транспортных услуг;
  • счет-фактуру на сумму оказанных транспортных услуг;
  • путевые листы автомобилей, оказывавших транспортные услуги.

Для транспортного обслуживания принимающая сторона может задействовать собственный транспорт. В этом случае документами, которые подтверждают факт осуществления представительских расходов, будут:

  • путевые листы автомобилей, задействованных в этом мероприятии;
  • авансовые отчеты водителей на приобретение ГСМ с приложением чеков АЗС.
  1. Буфетное обслуживание во время переговоров и мероприятий культурной программы.

В буфетное обслуживание включается, как правило, предложение участникам во время кратковременных перерывов на переговорах чая, кофе, минеральной воды, соков и т.д.

Расходы на буфетное обслуживание оформляются:

  • счетами;
  • договорами на оказание услуг;
  • заказ-счетами типовой унифицированной формы N ОП-20, актами на отпуск питания по безналичному расчету типовой унифицированной формы N ОП-22, которые утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. N 132.
  1. Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Указанные расходы подтверждаются договором и актом приемки-передачи услуг.

  1. Посещение культурно-зрелищных мероприятий.

Посещение культурно-зрелищных мероприятий может быть подтверждено накладной на приобретение входных билетов.

Пример 1.

Утверждаю
Генеральный директор
ООО «Оранта-М»
Петров
——— П.П. Петров
(подпись)
11.01.2007
——————
(дата утверждения)