Согласование документа

Согласование документа

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.

Согласование проводится внутри учреждения и вне его.

Виза согласования документа

Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.

Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

Обычно это договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д. Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты.

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется так:

Место визы: если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.

Для документов, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству. Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Гриф согласования документа

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование, другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п.

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дастся ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.

Взаимодействие делопроизводителя и юридической службы организации

В любой компании, независимо от организационно-правовой формы, ежедневно в процессе оперативной деятельности создаются десятки, сотни и даже тысячи документов различных видов: исходящие письма, приказы по основной или административно-хозяйственной деятельности, распоряжения руководства, протоколы оперативных совещаний или заседаний совета директоров, а также договоры, счета, счета-фактуры и др.

Документооборот с момента регистрации юридического лица и до момента его закрытия (а зачастую – и после) имеет ключевое значение для полноценной работы компании. Профессионально организованная система документооборота в организации позволяет управлять информацией, иметь доступ к истории любого интересующего вопроса, осуществлять контроль за работой отдельных сотрудников или целых подразделений, а также поддерживать управленческую деятельность, подтверждая принятые на предприятии решения, отслеживая ход их выполнения и фиксируя результаты.

Делопроизводитель – «информационный фильтр» организации

Одна из главных задач делопроизводителя * – организовать систему делопроизводства и нести ответственность за доверенный ему участок работы. Напомним, что делопроизводитель, как правило, осуществляет регистрацию и хранение таких документов, как исходящие и входящие письма, приказы по основной деятельности, распоряжения, протоколы оперативных совещаний, а также, по поручению руководителя, иных виды документов, которые не переданы в ведение специализированных отделов. На первый взгляд делопроизводитель в лице секретаря или помощника руководителя имеет весьма опосредованное отношение к тем документам, которые издают сотрудники компании или ее структурные подразделения. Но на самом деле это не совсем так.

Работа секретаря-делопроизводителя часто недооценивается сотрудниками организации. Как правило, это связано с тем, что законодательно в нашей стране не предусмотрена административная или иная ответственность за нарушение правил ведения делопроизводства и организации документооборота. Действующие в стране методические документы и стандарты носят рекомендательный характер и не содержат информацию о мерах ответственности за их неисполнение. Однако стоит помнить о том, что халатное отношение к документам, их оформлению, изданию, хранению, регистрации может привести к неприятным последствиям. К примеру, при утере письма или документа возникает необходимость его повторного составления, согласования, подписания, что влечет за собой существенные временные потери. Своевременно не зарегистрированное письмо или уведомление государственных органов и служб (к примеру, от налоговой инспекции) может привести к срыву сроков предоставления запрашиваемых документов, а в некоторых случаях – штрафам и пеням.

Как правило, при возникновении проблем, связанных с неверным оформлением документов, неправильным хранением архивов, утере важных для компании документов претензии руководства адресуются именно к ответственным за делопроизводство. Однако делопроизводитель зачастую не имеет возможности отследить каждый документ, проверить его надлежащее оформление, зарегистрировать соответствующим образом, поскольку нередко составителями и исполнителями различных видов документов являются другие сотрудники организации. Делопроизводитель – это своего рода «информационный фильтр» организации : через него проходит большинство документов компании, переписка с партнерами и контрагентами; именно к нему обращается как руководитель, так и сотрудники, когда возникает необходимость найти какой-то документ, просмотреть историю переписки, проверить дату поступления или отправки тех или иных документов. Каждый из отделов компании в процессе своей деятельности создает определенный круг документов. Так, отдел кадров ведет кадровое делопроизводство в соответствии с трудовым законодательством, оформляет различные виды кадровых документов на утвержденных бланках, ведет собственную нумерацию исходящих документов и руководствуется законодательными и нормативными актами, действующими в данной области делопроизводства. Финансовый отдел руководствуется принятыми в Российской Федерации законами и законодательными актами в области бухгалтерского учета, ведет учет финансовых документов (счетов, счетов-фактур, накладных). Юридический отдел отвечает за оформление, регистрацию, хранение и архивирование всех видов юридических документов (договоров, соглашений, претензий, протоколов заседаний учредителей и др.).

Делопроизводителю не обязательно знать законодательную и нормативную базу, которой руководствуется каждый из отделов организации, однако необходимо учитывать особенности документооборота отделов для организации системы делопроизводства на предприятии и согласовать внутренний регламентирующий документ (инструкцию по делопроизводству, положение о делопроизводстве) со всеми отделами организации.

Важный документ или «лишняя бумажка»?

При организации системы документооборота и разработке Положения о делопроизводстве в организации необходимо заручиться всесторонней поддержкой юридической службы.

Основными задачами юридической службы являются:

  • укрепление законности в деятельности организации;
  • анализ документов и решений, принятых в организации, на предмет соответствия тем или иным законодательным актам;
  • защита прав и законных интересов предприятия и работающих в нем сотрудников.

Практика показывает, что взаимодействие юриста и помощника руководителя, выполняющего обязанности делопроизводителя, не всегда является эффективным. Зачастую причина этого – постоянная занятость юриста и выполнение им «более важных» задач, нежели согласование переданного ему письма, приказа, Положения о делопроизводстве или пакета документов для отправки контрагенту.

Если роль делопроизводства недооценивается юристом организации, необходимо напомнить ему о том, что если делопроизводство в организации систематизировано и регламентировано на всех уровнях, то следовать установленному порядку должна и юридическая служба. Один из аргументов в таком разговоре может быть таким: «Я исполняю поручение своего руководителя, который считает необходимым стандартизировать документы, создать единую систему документооборота и прописать принципы ведения делопроизводства.

В некоторых случаях юристы ссылаются на то, что это «лишние бумажки, которые только осложняют работу», однако здесь нужно помнить о том, что внутренний документ компании, подписанный первым лицом, является обязательным для исполнения всеми сотрудниками организации. Кстати, причиной нежелания сотрудников организации согласовывать пункты Положения о делопроизводстве часто является тот факт, что введение такого документа добавляет ответственности и требует повышенного внимания при оформлении и подготовке документов.

Между тем Положение о делопроизводстве и контроль за его исполнением со стороны делопроизводителя дает юридической службе гарантию того, что ни один документ не покинет стены офиса до тех пор, пока не будет надлежащим образом согласован и утвержден. Кроме того, на самом деле документ позволит в дальнейшем экономить время, поскольку четко прописанный регламент согласования документов с указанием сроков освободит юриста от лишних и несвоевременных вопросов, с которыми часто обращаются сотрудники организации.

Не всегда процесс разработки и утверждения данного положения проходит легко, поскольку требуется тщательный анализ документов и процессов документооборота в организации. Однако в будущем наличие такого документа и его исполнение существенно облегчит делопроизводителю контроль за ведением делопроизводства и документооборота, а сотрудникам отделов – подготовку и оформление документов.

Нормативная база

Несмотря на то что законодательно закрепленных, обязательных к исполнению требований к ведению делопроизводства нет, существует ряд документов, на которые необходимо опираться при организации системы делопроизводства и которые составляют нормативно-методическую базу делопроизводства. И хотя некоторые из них утратили силу, из них также можно почерпнуть полезную информацию.

■ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» является важнейшим нормативным документом для оформления деловой корреспонденции, документации, который отражает в том числе требования к оформлению управленческих документов. Стоит отметить, что ГОСТ Р 6.30-2003 является единственным государственным стандартом по оформлению организационно-распорядительной документации и носит рекомендательный характер.

■ Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536; утратила силу). Она может быть взята за основу для разработки положения или инструкции по делопроизводству в организации (например, можно использовать основную структуру и обязательные пункты Типовой инструкции и привести ее в соответствие с особенностями ведения делопроизводства в конкретной организации).

■ Рекомендации по ведению делопроизводства в организации (утверждены заместителем руководителя Росархива 31.12.2003) могут служить методическим пособием для составления или совершенствования уже имеющихся инструкций по делопроизводству (документационному обеспечению управления) организаций независимо от масштабов и направлений их деятельности, численности персонала, форм собственности и подчиненности.

■ Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) могут быть полезны для разработки номенклатуры дел организации, поскольку в них отражены основные требования, предъявляемые к номенклатуре дел. Номенклатура дел используется для формирования и передачи дел в архив, проведения экспертизы ценности документов и является обязательным документом для любой организации.

■ Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000; утратил силу), устанавливает сроки хранения отдельных видов документов, издаваемых организацией, в т.ч. исходящих и входящих писем, протоколов, справок, кадровых документов и др. Данный Перечень может использоваться для работы практически в каждом отделе организации, поскольку включает документы, касающиеся практически всех областей ее деятельности. Сроки хранения документов указываются в номенклатуре дел отделов и/или номенклатуре дел по организации в целом. Срок хранения документа, не вошедшего в Перечень, определяется организацией самостоятельно: он согласовывается с руководителем и утверждается приказом, на основании которого документы определенного вида будут храниться в течение указанного в данном приказе срока.

■ Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 11.02.2013) регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Определение круга задач, требующих взаимодействия

Поскольку делопроизводитель является своеобразным «информационным фильтром» организации, а юрист проводит анализ документов и решений, принятых в организации, на предмет соответствия нормативным актам, оказывает правовую помощь в составлении документов одновременно с разработкой системы делопроизводства и документооборота, необходимо определить круг вопросов и задач, требующих совместной работы делопроизводителя и юриста (см. Таблицу).

Распределение обязанностей по разработке системы делопроизводства

Задачи делопроизводителя

Задачи юридической службы

Разработка проекта Положения о делопроизводстве

Разработать проект Положения

Провести анализ проекта Положения на предмет соответствия законодательным актам и с точки зрения соблюдения интересов компании в целом и ее работников в частности

Учесть особенности делопроизводства и документооборота в организации в целом и в обособленных подразделениях/отделах

Проверить соответствие принципов ведения документооборота между отделами и сотрудниками положениям об отделах/подразделениях и должностным инструкциям сотрудников

Предоставить Положения на согласование юристу

Предоставить делопроизводителю список документов и решений, которые требуют обязательного юридического согласования, с указанием сроков; провести согласование Положения

Приказ о назначении ответственного за ведение делопроизводства

в организации (Пример 1)

По поручению руководителя подготовить проект приказа, предоставить на согласование юристу, после проставления визы согласования на документе представить на подпись руководителю и ознакомить с приказом сотрудников компании

Провести согласование приказа, проставить на документе визу согласования. Если с юридической точки зрения потребуется письменное согласование руководителей отделов организации – произвести согласование и разъяснить возникшие вопросы

Введение в действие Положения о делопроизводстве

Подготовить согласованное с юристом и отделами/руководителями отделов компании Положение для подписания руководителем, после утверждения – ознакомить с ним сотрудников организации

Провести финальную проверку документа и проставить на Положении визу согласования (Пример 2)

Бланки документов, являющихся приложением к Положению

о делопроизводстве в организации

Разработать бланки видов документов, которые издаются в организации, и оформить их в качестве приложения к Положению

Провести юридическую экспертизу бланков, проверить оформление наименования организации в соответствии с уставными документами, а также юридический и фактический адреса и банковские реквизиты организации

Карточка организации

Делопроизводитель предоставляет карточку контрагентам и сотрудникам организации по запросу

Составить карточку предприятия, проверить на соответствие данным, указанным в уставных документах, согласовать документ и предоставить делопроизводителю

Входящие и исходящие письма

При получении входящего письма, содержание которого касается юридических или спорных вопросов, договорных, партнерских отношений организации со сторонними компаниями, необходимо передать копию письма на рассмотрение юристу, независимо от того, кому из сотрудников оно было адресовано

Ознакомиться с входящим письмом и, в случае необходимости, дать рекомендации исполнителю письма относительно того, как юридически грамотно подготовить ответ. При подготовке ответного письма желательно проставить на документе визу согласования

При оформлении исходящих писем, касающихся юридических вопросов, договорных, партнерских отношений организации со сторонними компаниями, необходимо согласовать текст письма с юридической службой, прежде чем письмо будет подписано исполнителем/руководителем и направлено адресату

Провести согласование исходящего письма и проставить визу согласования. При возникновении вопросов по содержанию письма обсудить их с исполнителем письма, руководителем организации

Сопроводительные письма

При отправке документов по поручению руководителя или какого-либо отдела/сотрудника составить сопроводительное письмо о направлении документов с указанием документов в списке приложений. В случае если направляются документы, касающиеся финансовой деятельности организации, юридические документы, копии или оригиналы договоров, протоколы заседаний совета директоров, копии уставных документов, то согласование с юристом является обязательным.

Согласовать сопроводительное письмо и отправку указанных документов. В случае возникновения вопросов о необходимости/цели отправки каких-либо документов выяснить у исполнителя основание отправки или получить запрос, в соответствии с которым требуются направить указанный пакет документов

Приказы, распоряжения

Оформление и регистрация приказа по основной деятельности является обязанностью делопроизводителя независимо от того, кто является составителем текста приказа или распоряжения. Проект приказа или распоряжения перед подписанием у руководителя необходимо согласовать с юристом. Согласованный проект приказа необходимо предоставить руководителю на подпись вместе с проектом приказа. Кроме того, можно получить визу юриста на готовом приказе – тогда хранение проекта приказа является не обязательным.

Нередко руководитель назначает ответственное лицо для исполнения приказа. Необходимо согласовать с юристом, входит ли выполнение порученного задания в обязанности конкретного сотрудника и есть ли у него полномочия для реализации поставленной задачи

Провести анализ решения руководства на соответствие юридическим нормам, а также проверить правильность указания всех необходимых реквизитов, поставить визу согласования на проекте приказа или на готовом приказе/решении.

Читайте так же:  Наследование квартиры по закону детьми

Проверить, входит ли выполнение порученного задания в должностные обязанности сотрудника и есть ли у него полномочия для реализации поставленной задачи. Если возникнут противоречия – предложить другую кандидатуру или уведомить руководителя о некорректности назначения ответственного лица

Журналы регистрации приказов по основной деятельности

Одной из обязанностей делопроизводителя является регистрация приказов по основной деятельности и ведение журналов регистрации приказов. Не лишним будет раз в квартал или чаще/реже (по необходимости) предоставлять журнал на проверку юридической службе

Анализ журнала регистрации приказов с целью проверки правильности ведения нумерации приказов, наличия приказов в архиве делопроизводителя, а также отслеживания легитимности и хода принятия управленческих решений, отраженных в приказах и распоряжениях

Подписание документов

При подготовке исходящих писем, отправке различных видов документов следует проверять наличие подписей на документах. В случае если документ подписан лицом, не имеющим права подписи, необходимо проконсультироваться с юристом

Проверить легитимность подписи работника на документе. Рекомендуется составить отдельный документ или предложить внести в Положение о делопроизводстве информацию о предоставлении права подписи отдельных видов документов сотрудниками организации

Печати и штампы

Как правило, основной печатью является печать организации, которая находится у первого лица компании или в финансовом отделе/бухгалтерии. Кроме того, часто отделы/подразделения имеют собственные печати или штампы («Отдел кадров», «Бухгалтерия», «Производственный участок № 7»). Для систематизации и контроля использования печатей и штампов в организации необходимо разработать и утвердить Положение о печатях и штампах в организации.

Задача делопроизводителя – составить список используемых печатей и штампов, лиц, у которых они хранятся, подготовить проект положения о печатях и штампах в организации и предоставить его на согласование юристу

Необходимо определить перечень должностных лиц, ответственных за хранение печатей и штампов, полномочия по использованию печатей и штампов и виды документов, на которых эти печати могут проставляться.

Поскольку печать заверяет подпись должностного лица на документе, необходимо также указать, чьи подписи заверяются отдельными печатями.

При возникновении вопросов о полномочиях сотрудников/отделов необходимо провести анализ должностных обязанностей сотрудников, а также согласовать с руководителем список печатей и штампов и перечень ответственных должностных лиц

Согласованное Положение о печатях и штампах необходимо оформить для утверждения руководителем. В приложении к положению необходимо проставить оттиски печатей и штампов.

Положение о печатях и штампах рекомендуется ввести в действие приказом руководителя.

Приказ и Положение о печатях и штампах перед подписанием и утверждением у руководителя необходимо согласовать с юристом

Необходимо согласовать итоговый вариант Положения о печатях и штампах, текст приказа о введении в действие данного Положения, список должностных лиц, ответственных за хранение и использование печатей и штампов, а также проверить наличие оттисков и штампов в приложениях.

Проставить визу согласования на приказе о введении в действие Положения о печатях и штампах и на самом Положении.

Если у работников организации возникнут вопросов по пунктам Положения, дать необходимые разъяснения

Положения, инструкции, регламенты

По поручению руководителя, а также по собственной инициативе в случае необходимости разрабатывать иные положения, инструкции, регламенты, необходимые для совершенствования системы делопроизводства и документооборота в компании; участвовать в разработке и согласовании положений и инструкций, предлагаемых другими сотрудниками/отделами, для проверки правильности составления и оформления документов

Совместно с делопроизводителем составить перечень необходимых для разработки положений и инструкций.

В случае разработки положения делопроизводителем – оказывать поддержку в юридической экспертизе документов и проводить консультации.

Если разработку документа ведет другой сотрудник или отдел, необходимо получить согласование делопроизводителя в части оформления, правописания, а также (при необходимости) содержания документа

Номенклатура дел организации

Для составления номенклатуры дел в организации необходимо, чтобы каждый отдел разработал свою номенклатуру, в которой должны быть указаны виды документов, номера дел, сроки хранения с указанием основания (стандарт, закон, перечни) и др.

Задача делопроизводителя – оказать необходимую методическую и информационную поддержку отделов при составлении номенклатур, а также разработать единую номенклатуру дел организации, состоящую из данных, предоставленных отделами

Осуществлять методическую, информационную поддержку, проводить консультации делопроизводителя и сотрудников компании при разработке номенклатуры дел.

Согласовать номенклатуру дел и проверить внесенные данные на соответствие существующим законодательным актам во всех необходимых сферах деятельности (финансовой, кадровой, делопроизводственной и др.).

Приказ о назначении ответственного за ведение делопроизводства в организации


Открытое акционерное общество «Магнолия»
(ООО «Магнолия»)

ПРИКАЗ

О назначении ответственного за ведение делопроизводства

В целях совершенствования и повышения эффективности документационного обеспечения в ООО «Магнолия» (далее – Компания)

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Назначить помощника руководителя Солнцеву М.Ю. ответственной за организацию и ведение делопроизводства с 13.01.2014.
  2. Помощнику руководителя Солнцевой М.Ю. разработать совместно с юридической службой Положение о ведении делопроизводства в Компании в срок до 20.01.2014.
  3. Помощнику руководителя Солнцевой М.Ю., юристу Максимову Д.М. разработать проекты бланков исходящего письма, приказа, распоряжения в Компании, а также иных видов документов, использующихся в текущей деятельности организации.
  4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Перепелкин А.Е. Перепелкин

Согласовано с юристом

Приветствую, уважаемые Знатоки русской словесности! Прошу помочь разрешить мне следующую ситуацию. Сам юрист. Составил коротенькое письмо для наших контрагентов. Один мой коллега назвал мое письмо неграмотным и неправильно составленным. Сослался, что люди не поймут, что нужно отдельным пунктом в соглашение внести направленный контрагенту текст и вообще всё звучит «криво и неправильно». Подскажите пожалуйста, действительно он прав?

Добрый день! Полученное нами от Вас дополнительное соглашение к договору страхования гражданской ответственности — проверено. Одобрено и согласовано оно будет после того, как будет добавлен следующий пункт: «Страховщик также не в праве требовать от организации, членом которой является страхователь, оплаты суммы в размере произведенной страховой выплаты.»

В целом неплохо. Но третье предложение действительно кривовато. Я бы советовала изложить так: «Предлагаем дополнить соглашение словами: «Страховщик также не вправе. «. И в конце можно добавить (не обязательно): «Ждем вашего ответа».

Второе предложение мне лично не очень нравится, я предпочитаю в деловых письмах не писать чрезмерно длинных, развернутых предложений — это затрудняет понимание. Удобно использовать сокращения, которые наверняка будут понятны второй стороне. Но прежде чем менять, надо понимать, какой стиль общения Вы избрали в отношениях с данным контрагентом.

Если Вы желаете подчеркнуть в письме, что вы солидная организация, со всей серьёзностью относитесь к этому заданию, и хотите держать их на некоторой дистанции, то можно оставить это предложение как у вас написано (но без тире).

Если же это обычная текущая переписка, то слова «полученное нами от Вас» считаю лишними. Слова «дополнительное соглашение к договору страхования гражданской ответственности» тоже можно сократить. Достаточно просто «допсоглашение к договору страхования ГО» или «допсоглашение к ДСГО» (если Вы уверены, что эти сокращения понятны), или даже просто «допсоглашение» (если с данным контрагентом вы обсуждаете один договор).

По сути самого предложения, написанного у Вас в кавычках, я боюсь давать рекомендации. «Оплата суммы в размере произведенной выплаты» — что-то фантасмагоричное. Мне оно кажется не понятным, но лучше посоветуйтесь с коллегами-юристами.

Согласовано юрист штамп

Штамп «Согласовано» с подписью

Доступные варианты

Каждый проект или работа команды профессионалов должны быть согласованы высшим руководством. Они подтверждают и разрешают начало проведение работ и начало самого проекта. После подготовки и проверки документов по новому проекту, если он полностью подходит, на самом документе нужно оставить штамп. На проекте должна быть специальная отметка с подписью ответственного лица.

Купить новый штамп «Согласовано» с подписью вы сможете в данном разделе нашего сайта. Это высококачественное изделие, изготовленное по всем стандартам и нормам. Вы сможете использовать данный штамп для регулярного штемпелевания важных документов и проектов. Данное изделие прослужит очень долго, так как оно изготовлено из высококачественных и прочных материалов. Обратите внимание на то, что штамп есть в наличии. Вы сможете его заказать с доставкой в офис.

Опытные специалисты нашей компании «Temp Stamp» являются производителем всех изделий, представленных на сайте. Вы также сможете подобрать для штемпелевания другие изделия высокого качества. Соблюдайте стандарты и всегда используйте штампы в работе с документами.

Ваш отзыв: Внимание: HTML не поддерживается! Используйте обычный текст.

Оценка: Плохо Хорошо

Введите код, указанный на картинке:

Согласовано юрист штамп

Договорной документ проходит внутреннее согласование службами (СБ, Экономисты, Бухгалтерия, Юристы) в электронном виде в СЭД Директум, а на подписание «живой» подписью и проставление печати данный Договор передается только на бумажных носителях. Необходимо организовать процесс так, чтобы исключить все возможные подлоги документов в момент передачи на подпись — чтобы у Подписанта не было никаких сомнений в том, что ему принесли документ, согласованный всеми службами.

Описание решения

1. Договорной документ проходит внутреннее согласование по всем службам (юр. отдел, экономисты, бухгалтерия, тех. специалисты).

2. После того как ВСЕ согласовали — приходит задание Куратору договора на распечатку и передачу на подписание («живой» подписью основному подписанту).

Куратор распечатывает Регистрационную карту и Версию договора со штампом «Согласовано в Директум».

«Печатная версия» документа со штампом получается по спец. команде в меню карточки документа. При этом версия для печати не сохраняется как новая версия документа. Если у документа несколько версий, подписанных ЭЦП, то для печати запрашивается номер. В штампе присутствует ИД документа и номер версии, которая выводится на печать и ФИО сотрудников, подписавших данную версию документа ЭЦП.

Для создания данного функционала руководствовались материалом: http://club.directum.ru/post/Kak-postavit-shtamp-s-informaciejj-o-EhP-na-dokument.aspx и http://club.directum.ru/post/Shtampy-i-markirovka-dokumentov-v-DIRECTUM-50.aspx

Отдельное спасибо их авторам Вере Кармановой и Татьяне Трофимовой.

Примечание: реализовать формирование версии для печати удалось только для документов в формате PDF. В связи с этим, организационными мерами пришлось установить порядок (Приказ, Положение о договорной работе, Инструкции пользователей), по которому обязали менеджеров — кураторов договоров отправлять Договорные документы на согласование в Директум только в формате PDF.

Регистрационную карту Куратор получает аналогично версии со штампом по кнопке на карточке Договорного документа «Регистрационная карта». Регистрационная карта представляет собой отчет формате Html и формируется так же для конкретной версии документа (пропечатывается ИД документа и номер версии).

Версию со штампом, Регистрационную карту и Оригиналы договора Куратор отдает в Юридический отдел на сверку.

3. В юридическом отделе сотрудник, ответственный за сверку, получает документы, проверяет идентичность ИД документа и номера версии на Регистрационной карте и Скана документа со штампом «Согласовано в Директум», выполняет сверку Оригиналов с версией документа, согласованной в Директум (версией со штампом). Если экземпляры совпадают, то на одном экземпляре оригинала договора (нашем) ставит штамп «Сверено с согласованной версией»

Результаты применения решения

Подписант получает Оригиналы документа, Регистрационную карту и Версию со штампом.

В скане документа со штампом — штамп проставлен на каждом листе документа, что защищает документ от подлога листов. В Регистрационной карте отображена информация о конкретном времени и дате подписания — видны все комментарии к подписи. На Оригинале стоит штамп сверки. Все это гарантирует Подписанту, что ему принесли на подпись именно тот документ, который был согласован в электронном виде.​

В итоге возрастает доверие к электронному документу и системе в целом.

Штамп «Согласовано»

Закажите штамп «Согласовано» необходимого Вам вида: карманный, ручной, автоматический. Наша продукция соответствуем высоким стандартам качества, она долговечна и функциональна. Печати и штампы различной сложности, работа по готовому образцу или индивидуальному макету – Вы просто делаете заказ, а мы за 1 день выполняем работу и бесплатно доставляем товар до указанной станции метро в Санкт-Петербурге.

Печати по оттиску

по данным: название, ОГРН.

по данным: ФИО, ОГРН.

по данным: название, ОГРН.

с реквизитами, угловой.

Штампы «Согласовано» значительно облегчают рутинную работу и даже помогают руководителям делегировать некоторые полномочия. Отметим преимущества сотрудничества с опытной компанией:

  • безупречное качество изделий;
  • большой выбор штемпельной продукции;
  • невысокие цены и срочное изготовление;
  • оформление заявки в режиме онлайн.

Мы ответственно подходим к выполнению заказов, производим изделия с использованием современных технологий и материалов высокого качества.

Чтобы заказать штемпельную продукцию, заполните онлайн-форму на сайте. Укажите контактные данные для связи с Вами и дополнительную информацию: материал изготовления клише, тип оснастки, форму и размер штампа.

Возможно Вас также заинтересует

Офис и производство находится по адресу:

191119, г. Санкт-Петербург, ул.Правды, д.6 литер Г

Штамп “Согласовано”

Изготовление штампа “Согласовано” по ГОСТу с доставкой в Москве. Для организаций (ООО, ЗАО, ОАО и т.д.), индивидуальных предпринимателей и врачей.

Штамп “Согласовано” часто используется в делопроизводстве крупных и небольших компаний. В нашей типографии вы можете приобрести такие изделия в ручном исполнении и с автоматической оснасткой. Во втором варианте пользоваться изделием значительно удобнее, а качество оттиска получается гарантированно отличным, несмотря на число сделанных печатей.

Заказ штампов онлайн, оплата при получении, без предоплат!

На нашем сайте вы сможете заказать штамп “Согласовано” в Москве не выходя из дома или офиса – у нас есть доставка!

Изготовление штампа “Согласовано” в Москве

Вам нужны штампы европейского уровня? Обратитесь к профессионалам своего дела – в компанию «5 Штампов»!

Мы готовы выполнить заказ на любые штампы. В Москве ценят не только скорость, но и качество выполнения заказа. Мы предложим вам лучшие производственные мощности, услуги талантливых дизайнеров и экспресс-доставку.

Изготовление штампов в Москве популярно из-за высокой деловой активности мегаполиса. Заказ в «5 Штампов» привлекателен не только ценой на свои услуги, но и возможностью купить штамп различными способами:

  • Онлайн через форму заказа.
  • По телефону и электронной почте.
  • В ходе посещения офиса.

Штампы на заказ

Мы практикуем индивидуальный подход к каждому заказчику. Дизайнеры гибко разработают или подберут индивидуальный стиль для такого вида продукции как штампы. Заказать их можно как из банка готовых макетов или с использованием собственного эскиза заказчика.

Специалисты компании выполнят также точную отрисовку по оттиску. Наши штампы без сомнения примутся в:

  • банковских учреждениях;
  • фискальных органах;
  • бухгалтериях предприятий-контрагентов и т.п.

Мы обеспечиваем высокую скорость изготовления штампов. Причем надбавка за скорость, обычно, не превышает полуторного тарифа.

Выгодно купить штампы на сайте еще и потому, что мы беремся доставить готовую продукцию «в адрес». Таким образом, компания экономит ваше время и реализует дополнительный клиентский сервис.

Образцы штампов

Малый штамп (до 5х2 см) от 300 руб

Большой штамп (более 5х2 см) 600 руб

Штамп сложный (с микротекстом, с графикой) от 700 руб

Оснастки для штампов

ПОЧЕМУ ВЫГОДНО РАБОТАТЬ С НАМИ?

1) Мы изготавливаем продукцию из качественного Австрийского полимера, наши штампы прослужат Вам минимум 3-4 года

2) Мы даем гарантию, что наши печати, штампы, факсимиле примет налоговая инспекция, все банки, бухгалтерия. Продукция выполняется по всем стандартам ГОСТ

3) Печати, штампы по оттиску (копии Ваших печатей) на 100% соответствуют оригиналу

4) Вы можете оплатить Штамп “Согласовано” удобным для Вас способом — наличный расчет, оплата по безналу, электронные деньги. Вы получите все необходимые документы — кассовый чек, товарную накладную, акты.

5) Мы работаем без предоплат! Оплата при получении, после проверки продукци

Оставьте заявку удобным для Вас способом и менеджер свяжется с Вами в течении 5 минут, для уточнения деталей заказа!

Изготовление штампов высочайшего уровня – реально с «5Штампов»!

Всем нужны штампы, которые будут безотказно работать. Мы уверенны в качестве своей печатно-штемпельной продукции. В качестве акции для своих клиентов наша организация предлагает бесплатно ручную оснастку и штемпельную подушку при размещении заказа.

Мы не настаиваем на предоплате. Расчет возможен при получении изделия. Компания принимает расчет за штампы в Москве по безналу, электронными платежами или наличными при передаче готовой продукции.

Попробуйте заказать штамп в нашей компании, чтобы оценить все преимущества нашего сервиса. Мы даем гарантию качественного выполнения всех работ и соответствия штампа требованиям ГОСТ.

Печати «Согласовано» всегда есть в наличии в нашей типографии. Чтобы сделать заказ, просто оформляйте заявку на сайте либо заполняйте форму обратной связи. Наши сотрудник перезвонит вам в ближайшее время, чтобы уточнить детали.

Заказывая штамп “Согласовано” у нас, вы получаете ряд существенных преимуществ

  • Мы применяем качественные долговечные материалы для изготовления печатей.
  • Штамп может быть изготовлен по индивидуальному заказу.
  • Современное оборудование дает возможность создавать изображения высокой точности.
  • Стандартный срок изготовления продукции – сутки. При срочном заказе это время сокращается до двух часов.

5 Штампов – это доступность и надежность для каждой компании, организации и ИП.

ЮРИДИЧЕСКАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ БЕСПЛАТНО

Мы работаем на рынке юридических услуг более 9 лет. Мы понимаем, что далеко не каждый гражданин России способен оплатить консультацию юриста. Поэтому наша компания одна из первых взялась приводить в действие федеральный закон от 21.11.2011 N 324-ФЗ «О бесплатной юридической помощи в Российской Федерации». А именно, предоставление бесплатных консультаций населению.

Читайте так же:  Налог на сдачу жилья в рб 2018

штамп согласования юриста

  • Получить ссылку
  • Facebook
  • Twitter
  • Pinterest
  • Google+
  • Электронная почта
  • Другие приложения

штамп согласования юриста

С нами Закон будет на Вашей стороне!

Как осуществляется регистрация входящих документов и как внести информацию о пришедшем Заказать изготовление печатей, штампов и факсимиле по выгодным ценам в компании «Мастер Купить квартиру или дом в Гоа. Поиск, покупка, управление и продажа недвижимости в Гоа. Взаимодействие делопроизводителя и юридической службы Где взять образец заявления о замене взыскателя по алиментам в исполнительном листе? Подпись Юриста — Форум Гарант Временная регистрация несовершеннолетнего Лист согласования договора. Образец 2017-2018 года ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ проекта Положения об общих принципах сотрудничества СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Генеральный директор Генеральный и иных служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, юристом и руководителем службы ДОУ (при необходимости). Новости Тулы и Тульской области — МК в Туле Фильмы и Сериалы. Первый канал Образец приказа о прекращении полномочий — Изготовление печати в Москве за один день как самостоятельно взыскать неустойку с застройщика, взыскание неустойки с застройщика 20 май 2005 УТВЕРДИТЬ описание штампа визирования (Приложение 2). Административно – хозяйственному отделу (______) ИЗГОТОВИТЬ штамп по утвержденному описанию. УСТАНОВИТЬ, что штамп согласования находится в ведении управления делами Банка и хранится в секретариате Банка. 11 авг 2010 Таким образом, перед нами получилась картина, которая отражает реальную ситуацию в процессе согласования договоров в Вашем Обществе. Лист визирования или визовый штамп? Давайте обсудим вопрос о необходимости создания листа визирования как отдельного документа, когда Зачастую причина этого – постоянная занятость юриста и выполнение им « более важных» задач, нежели согласование переданного ему письма, приказа, . Задача делопроизводителя – составить список используемых печатей и штампов, лиц, у которых они хранятся, подготовить проект положения о лишение свободы, срок которого варьируется от полугода до трех лет штраф в сумме Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем Регистрация исходящих документов — Отличный Порядок оплаты коммунальных услуг Регистрация входящих документов — Отличный Обычная практика, когда юрист ставит свою визу, а также, штамп юр. отдела на договоре, который естественно, хранится в своей организации. Контагентам он совершенно не нужен, главное чтобы исполнитель не перепутал, какой договор остается у Вас а какой направляется Вашим Лист согласования КонсультантПлюс Московский Комсомолец в Туле — все новости Тулы, статьи, обзоры, видео. Согласование документа — виза, гриф и порядок согласования Положение о визировании договоров — Полезные для юристов ссылки Как оформить перерасчет за коммунальные услуги Даже перерывы в предоставлении услуг Штампы согласования Глав-Печать Лист визирования = МИНИ РДР Hi-tech в работе юриста Если в организации должность юриста или юрисконсульта отсутствует, то формированием и заполнением листа согласования может заниматься любой Удостоверять бланк листа согласования при помощи печати или штампа организации не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица Недвижимость в Гоа. Цены на покупку жилья в Гоа. В нашей организации, при заключении Договоров, наряду с подписями Директора и контрагента хотят внедрить и подпись юриста, вопрос: Как приказом гены о везировании юридическим отделом документов проходящих через них таким образом, ещё иногда делают штампы и прошт. Подробная статья о том, как происходит регистрация исходящих документов, как заполнить Штампы согласования актуальны для приобретения организациями, в которых согласование документа происходит сразу несколькими отделами или службами. Изготовление и разработка штампа по индивидуальному проекту. Срочное изготовление под заказ. Как не пропустить интересное кино, что важно знать о новом сериале, как проходят Визирование Договоров — Форум Гарант Инструкция, как самостоятельно взыскать неустойку, сколько стоит консультация у юриста в чебаркуле цены на услуги юриста в кемерово юрист временно консультация юриста брачный контракт

  • Получить ссылку
  • Facebook
  • Twitter
  • Pinterest
  • Google+
  • Электронная почта
  • Другие приложения

Популярные сообщения из этого блога

лабытнанги юристы

лабытнанги юристы
Наш сайт для приема заявок: https://juristy-rf.ru/


Обратившись к нам, вы получите юридическую консультацию:

С нами Закон будет на Вашей стороне!

Конференция ЮрКлуба

Положение о визировании договоров

КОГГ 20 Май 2005

Просьба скинуть на [email protected] рыбку положения о визировании договоров. Есесно она будет переработана под отдельный холдинг.

Gooliver 26 Окт 2010

zema 27 Окт 2010

положения о визировании договоров

скорее положение о договорной работе

zema 27 Окт 2010

положения о визировании договоров

скорее положение о договорной работе
Сообщение отредактировал zema: 27 Октябрь 2010 — 12:02

симба 02 Ноя 2010

Татьяна Ш. 02 Ноя 2010

«Утверждаю»
Генеральный директор ЗАО «*******»
_______________*.*.*************
«___» _______________ 2006 г.

ПОЛОЖЕНИЕ
о договорной работе в Закрытом акционерном обществе «*******»
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок осуществления договорной работы, в том числе подготовки и заключения договоров, в ЗАО «*******».
1.2. Настоящее Положение распространяется на гражданско-правовые и иные договоры (контракты, соглашения), заключаемые от имени Общества уполномоченными лицами (в том числе на дополнительные соглашения, изменения и дополнения к договорам).
1.3. Руководитель выступающего с инициативой установления договорных отношений структурного подразделения Общества (далее – Подразделение-Исполнитель) в пределах своей компетенции несет ответственность за целесообразность заключения договора, а также качество, своевременность и полноту его выполнения.
2. Подготовка проекта договора
2.1. Подготовка проекта договора осуществляется Подразделением-Исполнителем, при необходимости – совместно с Юристом Общества, либо предполагаемым Контрагентом и включает в себя составление текста проекта договора и приложений к нему в письменной форме в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, другими нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также внутренними документами Общества.
2.2. Подписи сторон должны стоять на каждом листе договора. Не допускается оформление текста проекта договора на обеих сторонах листа.
2.3. В случае необходимости разработки проектов договоров, связанных с реализацией сложных задач, по решению Генерального директора Общества могут создаваться специальные рабочие группы по подготовке проектов договоров. При необходимости к разработке проектов договоров могут быть привлечены сторонние лица и организации. Договоры с такими организациями заключаются в порядке, установленном настоящим Положением.
2.4. Проект договора должен состоять как минимум из следующих частей: преамбула, предмет договора, порядок расчетов (при наличии расчетов), права и обязанности сторон, ответственность сторон, обстоятельства непреодолимой силы, заключительные (прочие) условия договора, адреса (юридический и фактический) и реквизиты сторон.
2.5. Проекты договоров составляются в количестве экземпляров, как правило, соответствующем количеству сторон договора. Экземпляр Договора, принадлежащий Обществу, должен содержать визы, предусмотренные настоящим Положением (далее – Визовый экземпляр).
2.6. Если договоры требуют нотариального удостоверения либо государственной регистрации, то они составляются в количестве, необходимом для совершения указанных действий. Экземпляры, представляемые в органы, осуществляющие нотариальное удостоверение либо государственную регистрацию, не должны содержать каких-либо пометок или виз.
2.7. При заключении договора с иностранными лицами не только на русском языке Подразделение-Исполнитель до начала процедуры согласования проекта договора содействует получению качественного перевода текста на русский или иностранный язык с соблюдением аутентичности текстов.
3. Согласование проекта договора
3.1. Согласование проекта договора осуществляется путем проставления подписи визирующего лица (визирования) с указанием даты визирования. Визирование проекта договора осуществляется руководителем (заместителем руководителя) соответствующего структурного подразделения.
3.2. Наличие на проекте документа или договора визы означает, что соответствующее подразделение ознакомилось с его содержанием и в пределах своей компетенции подтверждает, что он соответствует действующему законодательству, внутренним документам Общества, соблюден порядок его принятия (заключения), а содержание проекта документа (договора) и последствия его принятия (заключения) соответствуют интересам Общества.
3.3. Подразделение-Исполнитель представляет проект договора для визирования со всеми прилагаемыми документами, предусмотренными настоящим Положением и другими внутренними документами Общества.
Визирующее лицо при необходимости может запросить у Подразделения-Исполнителя дополнительные документы. Таковыми являются, как правило, следующие документы по Контрагенту:
1. нотариально удостоверенные копии учредительных документов, всех изменений к ним, свидетельств о государственной регистрации внесенных изменений и дополнений,
2. нотариально удостоверенная копия паспорта (если Контрагентом является физическое лицо);
3. подтверждение полномочий лица на подписание договора, оформленных надлежащим образом (нотариально заверенная копия протокола (решения) уполномоченного органа управления Контрагента о назначении единоличного исполнительного органа; оригинал либо нотариально заверенная копия доверенности, если договор со стороны Контрагента подписан не единоличным исполнительным органом; согласование соответствующего органа управления Контрагента о совершении сделки, предусмотренной договором, в случаях, если это определено законодательством Российской Федерации и учредительными документами Контрагента);
4. нотариально удостоверенные копии свидетельств о внесении в государственный реестр изменений в сведения о юридическом лице, не связанных с внесением изменений в учредительные документы, свидетельства о государственной регистрации, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
5. выписка регистрирующего органа из единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ), выданную не позднее, чем за один месяц до представления проекта договора на согласование;
6. нотариально заверенная копия лицензии, если деятельность, которую осуществляет Контрагент при взаимодействии с Обществом, подлежит в соответствии с законодательством Российской Федерации лицензированию;
7. бухгалтерский баланс Контрагента на последнюю отчетную дату;
8. банковская карточка (заверенная нотариально либо обслуживающим банком) с образцами подписей и оттиска печати Контрагента.
3.4. Проект договора визируется на последнем листе визового экземпляра текста проекта договора (документа), а также на последних листах приложений, в следующей последовательности:
1. Руководитель Подразделения-Исполнителя (также визы на всех листах проекта);
2. Заместитель Генерального директора по коммерческим вопросам;
3. Главный бухгалтер;
4. Юрист (также визы на всех листах проекта).
3.5. К проекту договора прикладывается Лист согласования установленной формы. На Листе согласования указывается ФИО и должность сотрудника Подразделения-Исполнителя, непосредственно осуществляющего работу по подготовке проекта договора (Ответственный исполнитель), наименование, дата и номер предоставляемого на визирование документа, наименование и адрес Контрагента с указанием номера ОГРН.
3.6. На Листе согласования ставятся подписи визирующих лиц с указанием даты получения документа и его возврата Подразделению-Исполнителю, а также наличия либо отсутствия замечаний.
3.7. Время рассмотрения и визирования проекта договора не должно превышать четырех часов рабочего времени визирующего подразделения с момента поступления в данное подразделение. При наличии уважительных причин время рассмотрения проекта договора может быть увеличено.
3.8. В случае, если, по мнению соответствующего подразделения, представленный на согласование проект документа (договора) не отвечает предусмотренным в п. 3.2. настоящего Положения требованиям, визирующее лицо должно представить Подразделению-Исполнителю свои замечания относительно указанного проекта. Замечания излагаются на Листе согласования за подписью визирующего лица. При большом объеме замечаний они могут быть изложены на отдельном листе со ссылкой на них в Листе согласования.
3.9. В целях ускорения согласования договора, визирующие подразделения обязаны предпринять меры по урегулированию (устранению) замечаний на стадии заполнения Листа согласования, на котором в данном случае делается отметка об устранении возникших замечаний.
3.10. В случае несогласия визирующего лица с условиями проекта договора (документа) виза на проекте договора (документа) не проставляется.
3.11. После устранения замечаний проект договора подлежит направлению в подразделение, представившее замечания, для повторного рассмотрения. При этом срок нахождения на визировании считается с даты повторного поступления проекта договора и всех необходимых документов в подразделение. После повторного рассмотрения и при отсутствии дополнительных замечаний проект договора визируется в порядке, предусмотренном настоящим разделом.
3.12. В случае если замечания по проекту договора не были устранены, проект договора визируется с отметкой «с замечаниями», а к проекту договора прикладывается текст замечаний на Листе согласования, подписанный руководителем подразделения (его заместителем), в которое проект договора был представлен на согласование.
3.13. В случае если по предложениям и замечаниям визирующего подразделения в проект договора были внесены изменения и дополнения, затрагивающие компетенцию других структурных подразделений, новую редакцию проекта договора повторно визируют подразделения, к компетенции которых относятся внесенные изменения. Визы остальных подразделений прикладываются вместе с предыдущей редакцией проекта договора.
3.14. Если при согласовании проекта договора с иностранными лицами не только на русском языке в его текст вносились изменения и дополнения, Подразделение-Исполнитель повторно содействует получению качественного перевода текста Договора, изменений и дополнений к нему на русский или иностранный язык с соблюдением аутентичности текстов.
3.15. Контроль процедуры визирования и сроков нахождения проекта договора на визировании в структурных подразделениях осуществляется Подразделением-Исполнителем.
4. Подписание договора, его регистрация и хранение
4.1. Подразделение-Исполнитель представляет проект договора с приложением Листа согласования и протокола разногласий (при его наличии) на подпись лицам, указанным в пункте 4.2 настоящего Положения, только при наличии виз, предусмотренных настоящим Положением.
4.2. От имени Общества договоры подписываются Генеральным директором или лицом, осуществляющим его полномочия на законном основании. При этом указанные лица вправе не согласиться с мнением любого подразделения Общества, давшего отрицательное заключение по проекту документа, однако обязаны перед подписанием документа убедиться, что документ прошел процедуру рассмотрения в соответствующих подразделениях Общества (имеются визы или письменные заключения соответствующих подразделений).
4.3. В случае несогласия с отдельными положениями договора, проект которого разработан Контрагентом, он может быть подписан со ссылкой на Протокол разногласий.
4.4. Протокол разногласий к разработанному Контрагентом проекту договора, как неотъемлемая часть проекта договора, подготавливается с учетом замечаний визирующих лиц, и визируется в порядке, предусмотренном для договоров, за исключением составления Листа согласования. При его подготовке должны учитываться замечания структурных подразделений Общества, полученные при визировании.
4.5. Разработанный Контрагентом протокол разногласий к договору, а также любые иные приложения к договору, изменяющие или дополняющие его условия, подлежат визированию в установленном настоящим Положением порядке.
4.6. Протокол разногласий составляется только в том случае, если невозможно по соглашению с Контрагентом внести на основании замечаний визирующих лиц либо Контрагента исправления в текст Договора. Измененных текст Договора визируется в установленном порядке руководителями тех структурных подразделений, чью компетенцию затрагивают внесенные изменения.
4.7. Если договор требует нотариального удостоверения либо государственной регистрации, Подразделение-Исполнитель обеспечивает удостоверение (регистрацию) такого договора. В случае если это предусмотрено в договоре, нотариальное удостоверение либо государственную регистрацию осуществляет Контрагент по договору.
4.8. Визовый экземпляр договора регистрируется и хранится вместе со всеми прилагаемыми документами в соответствии с принятыми в Обществе правилами.
5. Дополнительные положения.
5.1. Контроль за исполнением договоров, а также взаимодействие с Контрагентами осуществляет Подразделение-Исполнитель.
5.2. В случае нарушения Контрагентом условий договора Подразделение-Исполнитель направляет Юристу Общества документы, подтверждающие факт нарушения договора, в том числе расчет суммы задолженности, убытков, штрафов, справки, акты и другие документы, необходимые для решения вопроса о применении мер к Контрагенту.
5.3. Договорную работу в филиалах, представительствах Общества, а также дочерних (зависимых) организациях рекомендуется осуществлять на основании норм, разработанных с учетом настоящего Положения.
5.4. Впредь до принятия соответствующего нормативного акта Общества по данному вопросу, предусмотренный настоящим Положением порядок согласования распространяется также на проекты локальных нормативных актов Общества, а также (по решению Генерального директора Общества) и на иные документы Общества, в том числе:
• приказы об увольнении работников (кроме случаев увольнения по инициативе работника либо по соглашению сторон трудового договора);
• приказы о привлечении работников к дисциплинарной ответственности;
• приказы о переводе работников (в том числе временном);
• прочие приказы, издаваемые Генеральным директором Общества;
• любые иные документы, по решению Генерального директора Общества.
5.5. Для предусмотренных п. 5.4. случаев визирующими лицами являются руководители тех структурных подразделений Общества, компетенцию которых затрагивает действие данного документа; состав визирующих лиц определяется на основании распоряжения Генерального директора ЗАО «*******».

Приложение 1: форма Листа согласования

Приложение 1
к Положению о договорной работе в ЗАО «*******»

Форма Листа согласования
Предусмотренный Положением о порядке согласования договоров в ЗАО «*******» Лист согласования составляется на листе бумаги формата А4 с размещением в верхней части листа нижеприведенной формы, которая заполняется в соответствии с данным Положением.

Закрытое акционерное общество «*******»
Лист согласования
Ответственный сотрудник Подразделения-Исполнителя (должность, ФИО)

Дата, подпись:
Документ (наименование, номер, дата)

Контрагент (наименование организации, адрес, номер ОГРН)

№ п/п Визирующее подразделение Получено
(дата, подпись) Возвращено
(дата, подпись, наличие замечаний)
1.
2. Зам. ГД по коммерческим вопросам
3. Главный бухгалтер
4. Юрист

Замечания визирующих подразделений:

КОММЕРЧЕСКИЙ БАНК___________________
(ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО)

от «___»_________ 200___ г. № ___

Об упорядочении работы по подготовке, заключению, регистрации, хранению и администрированию договоров (соглашений)

В целях упорядочения организации работы по подготовке, заключению, регистрации, хранению и администрированию договоров (соглашений), ПРИКАЗЫВАЮ:

1. УСТАНОВИТЬ, что любая сделка «________________» (ЗАО), далее «Банк», совершаемая в письменной форме (т.е. путем опережающего составления документа, подписываемого от имени лиц, совершающих сделку, и скрепляемого печатями сторон), подлежит обязательному согласованию с указанными в настоящем Приказе подразделениями и/или работниками Банка.
УСТАНОВИТЬ, что согласование банковских сделок, осуществляемых Банком, проводится: службой безопасности; управлением учета, расчетов и отчетности, юридическим отделом, службой внутреннего контроля.
УСТАНОВИТЬ, что согласование хозяйственных сделок, осуществляемых Банком, проводится: управлением учета, расчетов и отчетности, а также юридическим отделом.
УСТАНОВИТЬ, что согласование при осуществлении банковского контроля за валютными операциями клиентов Банка, а также иными администрируемыми Банком сделками его клиентов с нерезидентами и/или валютными ценностями, в которых Банк не выступает одной из сторон, проводится юридическим отделом и/или указанными в настоящем Приказе работниками Банка, имеющими высшее юридическое образование.

Читайте так же:  Выслуга лет за медицинский стаж

2. УТВЕРДИТЬ прилагаемый ПОРЯДОК подготовки, заключения, регистрации и хранения договоров (соглашений), далее «Порядок» (Приложение 1). УСТАНОВИТЬ, что Порядок вводится в действие с «___» января 200____ г.

3. УТВЕРДИТЬ описание штампа визирования (Приложение 2). Административно – хозяйственному отделу (____________) ИЗГОТОВИТЬ штамп по утвержденному описанию. УСТАНОВИТЬ, что штамп согласования находится в ведении управления делами Банка и хранится в секретариате Банка.

4. УСТАНОВИТЬ, что при осуществлении банковского контроля за валютными операциями клиентов Банка, а также иными администрируемыми Банком сделками его клиентов с нерезидентами и/или валютными ценностями, в которых Банк не выступает одной из сторон, виза сотрудника юридического отдела Банка означает наличие всех установленных законодательством РФ существенных условий для контролируемой Банком сделки, юридическая квалификация которой (купля-продажа, выполнение работ, оказание услуг, и т.п.) разъяснена работнику подразделения, обратившегося за согласованием. Штамп визирования при таком согласовании на документы не ставится.

5. УСТАНОВИТЬ, что ответственность за несогласование сделок с подразделениями Банка несет руководитель подразделения Банка – инициатора сделки, или подразделения, осуществляющего администрирование сделки, в которой Банк не выступает одной из сторон.

6. УСТАНОВИТЬ, что утвержденный настоящим Приказом Порядок не применяется при заключении Банком публичных договоров, трудовых договоров, а также не изменяет и не дублирует порядок внутреннего контроля за соответствием деятельности Банка и его работников законодательству, нормативным актам и стандартам профессиональной деятельности, урегулированием конфликтов интересов, обеспечением надлежащего уровня надежности.

7. УСТАНОВИТЬ, что правом согласования в форме визирования, наделены следующие работники Банка: ______________________________

8. Директорам филиалов Банка в месячный срок разработать на основании Порядка, согласовать с юридическим отделом Банка и утвердить своими приказами процедуры подготовки, заключения, регистрации, хранения и администрирования договоров (соглашений) в филиалах Банка.

9. Отделу кадров (_________________________) обеспечить ознакомление с настоящим Приказом нынешнего и будущего состава применяющих Приказ работников Банка под роспись, а также обеспечить наличие копии Приказа в каждом, применяющим Приказ, структурном подразделении.

10. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Председателя Правления _______________________.

Председатель Правления _________________________

Утвержден
Приказом Председателя Правления
«_____________» (ЗАО)
от «___»________ 200__ г. № _____
(Приложение 1 к Приказу)
ПОРЯДОК
подготовки, заключения,
регистрации и хранения договоров (соглашений)

1. Юридический отдел по предложениям заинтересованных структурных подразделений – инициаторов сделок постоянно осуществляет разработку (совершенствование) примерных форм договоров (соглашений), в которых одной из сторон выступает «____________» (ЗАО), далее «Банк».

2. Инициатором сделки, подлежащей согласованию, является структурное подразделение Банка, проводящее переговоры с контрагентом по существенным условиям готовящейся сделки. Инициатором сделки не может быть подразделение, осуществляющее ее согласование.

3. Комплект документов для сделки, в которой одной из сторон выступает Банк, подготавливается инициатором сделки на основании примерных форм договоров (соглашений), разработанных юридическим отделом Банка, или на основании проекта, предложенного контрагентом.

4. Если примерная форма договора (соглашения) в Банке отсутствует, а соответствующий проект контрагентом не предложен, то проект договора (соглашения) разрабатывается юридическим отделом Банка в срок, не превышающий двух рабочих дней, исчисляемый с момента представления разработчику всех необходимых исходных документов и сведений. Если для заключения сделки дополнительно требуются документы контрагента, не предусмотренные типовыми формулярами Банка, юридический отдел включает перечень дополнительных документов в разрабатываемый проект договора (соглашения), либо определяет этот перечень в виде отдельного документа. После разработки проект с перечнем требуемых документов передается инициатору для отражения в тексте проекта существенных условий сделки согласно достигнутых с контрагентом договоренностей.

5. Отражение в тексте проекта существенных условий сделки означает ответственность руководителя структурного подразделения – инициатора за соответствие ожидаемой доходности предполагаемой сделки интересам Банка; соответствие достигнутых договоренностей по существенным условиям изложенному в проекте; правильность экономических расчетов, содержащихся в бизнес – планах и других документах контрагента, и их соответствие проводимой Банком операции (сделки), ее объему, и т.п.; наличие необремененного правами третьих лиц имущества, служащего обеспечением исполнения обязательств контрагента Банка по сделке, расчеты по приобретению которого завершены; наличие всех документов контрагента Банка, представление которых предусмотрено типовой формой договора (соглашения), а также типовыми формулярами Банка и дополнительным перечнем.

6. На предназначенные для визирования документы инициатором проставляется штамп визирования и заполняются графы «Подразделение – инициатор» и «Юридическая квалификация (название) договора (соглашения)». Штамп визирования применяется для унификации процесса визирования. Описание штампа устанавливается Приказом по Банку. Штамп проставляется инициатором на оборотной стороне последнего листа рабочего экземпляра Банка, предназначенного для согласования, непосредственно перед передачей для визирования. Проект договора, на котором проставляются штамп и визы, является рабочим экземпляром Банка, предназначенным исключительно для согласования.

7. Предназначенные для визирования документы инициатор, как правило, передает руководителю согласующего подразделения. Перечень работников, могущих самостоятельно осуществлять визирование, устанавливается Приказом по Банку. Техническое рассмотрение проектов договоров в структурных подразделениях Банка осуществляется по поручению их руководителей любыми работниками этих подразделений. Обстоятельства, препятствующие визированию, оперативно устраняются работниками структурного подразделения Банка — инициатора сделки, по требованию рассматривающего проект. Рассмотренный проект с устраненными замечаниями, передается руководителю согласующего подразделения Банка для согласования. Факт согласования оформляется визированием проекта. Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа, с указанием даты согласования. Завизированный проект возвращается инициатору сделки, для продолжения и/или завершения согласования.

8. Общий срок рассмотрения и согласования проекта договора не должен превышать 2 рабочих дней (16 рабочих часов), исчисляемый с момента передачи полностью заполненного инициатором проекта, содержащего все существенные условия сделки, на рассмотрение и согласование руководителям структурных подразделений.

9. Виза работника управления учета, расчетов и отчетности означает понимание порядка отражения в бухгалтерском учете вероятных частных случаев данной операции/сделки в соответствии с банковскими технологиями.
Виза работника отдела безопасности означает проведенную проверку самоличности гражданина, подписывающего договор с Банком, и действительность документов эту личность удостоверяющих; дееспособность лица; наличие действующего разрешения на право трудовой деятельности в Российской Федерации, если лицо является нерезидентом, замещающим должность в организации – контрагенте Банка.
Виза работника юридического отдела означает ответственность подписавшегося работника за соответствие проекта договора (соглашения) законодательству РФ; проведенную проверку наличия правоспособности лица, совершающего сделку; проведенную проверку наличия полномочий у его представителя; возможность правовой защиты интересов Банка исходя из приложенных к проекту договора документов контрагента Банка.

10. Инициатор сделки отвечает за своевременное получение документов от завивизировавших проект подразделений и передачу согласованного ими проекта следующему визирующему. Инициатор сделки обязан обеспечить возможность для структурного подразделения, рассматривающего документы последним (кроме службы внутреннего контроля), делать это не менее и не более одного полного рабочего дня.

11. При выявлении обстоятельств, свидетельствующих о возможности крупных рисков, несоразмерных с экономической целесообразностью сделки, согласование прекращается инициатором путем изъятия документов согласуемой сделки из документооборота на любом этапе визирования. По миновании надобности, не прошедшие визирование документы сделок уничтожаются инициатором в установленном в Банке порядке.

12. После получения визы последнего согласующего, инициатор с учетом внесенных в проект изменений и дополнений, подготавливает предусмотренное в договоре количество экземпляров договора (соглашения), заключаемого от имени Банка. Инициатор сделки отвечает за аутентичность текста рабочего экземпляра для визирования тексту экземпляров, на которых будут проставляться подписи участников сделки. В подтверждение такой аутентичности, подпись инициатора проставляется с лицевой стороны каждого листа экземпляров участников сделки.

13. После подготовки необходимого количества экземпляров, предназначенных для подписи сторонами, инициатор сделки передает их вместе с рабочим экземпляром руководителю службы внутреннего контроля для окончательного согласования. Служба внутреннего контроля осуществляет согласование в разумные сроки с учетом времени, необходимого для выполнения руководителем службы своих обязанностей.

14. Виза руководителя службы внутреннего контроля означает соответствие характеру и масштабам проводимых Банком операций, соответствие сделки стандартам профессиональной деятельности; наличие механизмов надлежащей защиты интересов Банка и его клиентов.

15. После получения визы службы внутреннего контроля документы представляются инициатором сделки на подпись Председателю Правления, Главному бухгалтеру или лицам, замещающим их в силу полномочий, предоставленных на основании приказа по Банку, и/или иным уполномоченным представителям Банка, действующим по доверенности.

16. После подписания договора от имени Банка, инициатор присваивает заключенному договору регистрационный номер подразделения, определяет один экземпляр и экземпляр с визами согласования (при его наличии) на хранение в установленном Банком порядке. Экземпляр контрагента должен быть прошит и пронумерован инициатором. На узел прошивки листов на последней странице экземпляра контрагента делается наклейка с заверительной надписью инициатора сделки, при этом не менее 30% заверительной надписи должно приходиться на данную наклейку.
Текст заверительной надписи:
«Пронумеровано, прошито
и скреплено печатью ___________ листов»
_________ ___________________
(подпись инициатора) (инициалы, фамилия)
«__» ___________ 200_ г.
После оформления экземпляра контрагента, инициатор снимает с него копию, и передает этот экземпляр контрагенту Банка. Данные о присвоенном контрагентом регистрационном номере договора воспроизводятся на оригинале Банка (при наличии информации). Для оперативной работы в структурных подразделениях используются только копии действующих договоров (соглашений), сделанных с экземпляра контрагента. Если процедура оформления документа исключала его прошивание, то инициатор делает об этом отметку в рабочем экземпляре Банка «Экземпляр контрагента не прошит».

17. Ответственность за сохранность документов исполняемых договоров несет руководитель подразделения – инициатора сделки, независимо от места хранения документов. Ответственность за сохранность документов исполненных сделок (до истечения срока их хранения) несет руководитель подразделения, в котором находятся документы.

18. Инициатор отвечает за организацию исполнения Банком заключенных договоров и контролирует исполнение этих договоров контрагентами. По поручению Председателя Правления Банка юридический отдел составляет претензионные документы и осуществляет методическое руководство претензионной работой подразделения, действия (бездействие) которого вызвали обращение с претензией.

19. Настоящий Порядок не применяется к заключаемым Банком договорам, которые в силу статьи 426 ГК РФ признаются публичными.

Утверждено
Приказом Председателя Правления
«___________» (ЗАО)
от «___»________ 200__ г. № _____
(Приложение 2 к Приказу)
Описание
штампа визирования проектов договоров (соглашений),
в которых одной из сторон выступает «______________» (ЗАО)

Штамп имеет форму прямоугольника.
По штампу располагается таблица с текстом следующего содержания:

Экземпляр «____________» (ЗАО). Сведения составляют служебную, коммерческую и банковскую тайну.
Заполняется инициатором
Подразделение – инициатор
Юридическая квалификация (название) договора (соглашения)
Подпись руководителя подразделения — инициатора, дата _____________________/___________/

Наименование подразделения Банка, фамилия, и.о. визирующего работника Подпись работника Банка, дата

Подписавшиеся работники подтверждают, что их подписи имеют значение, которое указано в Порядке подготовки, заключения, регистрации и хранения договоров (соглашений) «_____________» (ЗАО)
Зарегистрировано «___»_______20___ г., № _________

РЕГЛАМЕНТ
прохождения документов по договорной деятельности
на выполнение работ ООО «Суслики»

1. Заказчик подает заявку на выполнение работ с приложениями (технической документацией, необходимой для определения объемов заказываемых работ) в секретариат, где она регистрируется и подается на подпись директору.

2. Заявка с визой директора подшивается в папку входящих документов.

3. Копия заявки с приложениями передается в подразделение исполнителя (далее Исполнитель) под роспись в журнале перемещения документов для подготовки договора (в зависимости от рода работ одновременно с договором подготавливается акт сдачи-приемки работ по данному договору). Срок подготовки договора – не более 2 рабочих дней. При необходимости данный срок может быть продлен до 5 рабочих дней по согласованию с заместителем директора, отвечающим за данный вид работ.
Контроль соблюдения сроков подготовки договора осуществляет секретарь.

4. Исполнитель передает копию заявки с приложениями в экономический отдел для выполнения расчета стоимости работ. В журнале перемещения документов экономического отдела делаются записи о принятии документов для выполнения расчёта и о выдаче готового расчёта под роспись.
Срок выполнения расчета стоимости работ по заявке – от 1 до 3 рабочих дня (в зависимости от объемов).

5. Копия заявки остается в подразделении исполнителя, где подшивается в папку заявок.

6. Договор, завизированный руководителями подразделения исполнителя и экономический отдел, акт сдачи-приемки и расчет стоимости передается на рассмотрение в юридический отдел, и после визирования возвращается в подразделение исполнителя.
Срок рассмотрения подготовленного договора до 1 рабочего дня.

7. Договор с актом сдачи-приемки и расчетом стоимости передается в бухгалтерию для оформления счета (для идентификации счета, в нем должно быть обязательное указание к какому договору выписан счет, а также дополнительная информация – счет на полную сумму договора или на предоплату).
Срок оформления счета 1 рабочий день.

8. Сформированный пакет документов по выполнению работ (завизированный договор в 2-х экземплярах, акт сдачи-приемки в 2-х экземплярах и счет) с обязательной регистрацией в журнале перемещения документов передаётся в секретариат на подпись директору.

9. Подписанный пакет документов скрепляется печатью ООО «Суслики»и передается из секретариата в подразделение исполнителя (с обязательной регистрацией даты выдачи в журнале перемещения документов) для передачи заказчику.
Приложения, представленные заказчиком для определения объемов работ подлежат возврату заказчику.

10. Подписанный Заказчиком договор (экземпляр ООО «Суслики») регистрируется в журнале перемещения документов в секретариате и официально передается в юридический отдел, где хранится, как юридический документ. Все остальные заинтересованные подразделения работают только с ксерокопиями (зарегистрированными в секретариате).

11. При поступлении денежных средств на счет ООО «Суслики», о чём бухгалтерия в тот же день уведомляет исполнителя через секретариат, исполнитель обязан приступить к выполнению работ по договору, согласно условиям договора.

12. После выполнения работ (этапа работы) исполнитель готовит акт сдачи-приемки выполненных работ. (По договорам на строительно-монтажные работы акт визируется юристом и экономистом.)

13. Акт выполненных работ направляется через секретаря на подпись директору, а затем передается исполнителю с обязательной регистрацией в журнале перемещения документов для отправки заказчику.

14. Исполнитель отвечает за подписание акта Заказчиком.
Контрольное время нахождения акта у Заказчика — 5 рабочих дней.

15. Подписанный акт сдачи-приемки исполнитель с обязательной регистрацией в журнале перемещения документов передает через секретариат в бухгалтерию.
С акта сдачи-приемки выполненных работ снимается копия, которая хранится с договором в юридическом отделе.
Бухгалтерия на основании акта в течение 1 дня выписывает счет и счет-фактуру.
Акт сдачи-приемки выполненных работ хранится в бухгалтерии.

16. Выписанные счет и счет-фактура передаются бухгалтерией через секретаря на подпись директору, после чего возвращаются исполнителю с обязательной регистрацией в журнале перемещения документов времени выдачи для отправки заказчику (почтой или лично).

17. Бухгалтерия отслеживает поступление полной оплаты и информирует об этом юридический отдел для снятия договора с контроля.

18. Виновные в несоблюдении регламента прохождения документов могут быть подвергнуты наказанию в виде лишения премии до 60 % от начисленной по итогам работы за отчётный период.

Ludmila 02 Ноя 2010

Татьяна Ш.,откуда Вы такой бред выкопали?

1.3. Руководитель выступающего с инициативой установления договорных отношений структурного подразделения Общества (далее – Подразделение-Исполнитель) в пределах своей компетенции несет ответственность за целесообразность заключения договора, а также качество, своевременность и полноту его выполнения.

Ответственность за целесообразность — сильно!
Уж не говоря о том, что возложение «ответственности за целесообразность» только на руководителя структурного подразделения — это бред.

при необходимости – совместно с Юристом Общества, либо предполагаемым Контрагентом

Ну правда, какая разница — свой юрист или контрагент.

Подготовка проекта договора. включает в себя составление текста проекта договора и приложений к нему в письменной форме

Да уж, если бы это не написали, никто бы не догадался!

Подписи сторон должны стоять на каждом листе договора. Не допускается оформление текста проекта договора на обеих сторонах листа.

Сначала речь о подписях сторон, т.е. об уже заключённом договоре. Птоом речь о проекте договора.
Почему не допускается оформление проекта договора на обеих сторонах листа, не поняла.

2.4. Проект договора должен состоять как минимум из следующих частей: преамбула, предмет договора, порядок расчетов (при наличии расчетов), права и обязанности сторон, ответственность сторон, обстоятельства непреодолимой силы, заключительные (прочие) условия договора, адреса (юридический и фактический) и реквизиты сторон.

Особенно порадовало про обстоятельства непреодолимой силы.

2.5. Проекты договоров составляются в количестве экземпляров, как правило, соответствующем количеству сторон договора. Экземпляр Договора, принадлежащий Обществу, должен содержать визы, предусмотренные настоящим Положением (далее – Визовый экземпляр).

А не как правило? Можно и в меньшем?

Дальше читать этот бредовый опус не стала — свалилась под стол от смеха.