Реквизиты трудового договора

Справочник практикующего юриста по трудовому праву
А.В.Сутягин, В.А.Ершов, И.А.Толмачев
«ГроссМедиа», 2008
«Росбух», 2008
Источник: СПС Консультант+

Примерный состав реквизитов трудового договора в соответствии с предписаниями раздела 2 ГОСТ Р6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» (принят Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст) и положениями статьи 57 ТК РФ выглядит следующим образом:

— наименование организации (предприятия, учреждения) — автора (разработчика) документа;

— наименование вида документа;

— регистрационный номер документа;

— место составления или издания документа — указывается в случае, если определение места составления (издания) затруднено по реквизиту;

— заголовок к тексту — указывается для отдельных видов трудовых договоров;

— текст документа, в обязательном порядке включающий весь объем сведений, предусмотренный статьей 57 ТК РФ;

— отметка о наличии приложения — указывается, если документ имеет приложение (приложения);

— гриф согласования документа — указывается, если трудовой договор подлежит внешнему согласованию;

— визы согласования документа — указываются, если трудовой договор подлежит внутреннему согласованию;

— отметка о заверении копии документа — указывается только на копиях трудовых договоров;

— отметка об исполнителе;

— идентификатор электронной копии документа;

— отметка о получении работником второго экземпляра трудового договора.

Наименование предприятия (организации, учреждения) — автора (разработчика) документа необходимо указывать полностью, в точном соответствии с наименованием, закрепленным в его учредительных (регистрационных) документах. Наименования предприятий, относящихся к ведению субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) собственный государственный язык, нужно указывать на обоих языках.

Непосредственно над полным наименованием предприятия — автора (разработчика) указывается сокращенное либо — в отсутствие такового — полное наименование вышестоящей организации (органа управления (власти)) (при наличии последних). Сокращенное наименование предприятия — автора (разработчика) указывается в тех случаях, когда оно закреплено в его учредительных документах.

Наименование обособленного структурного подразделения организации — филиала, территориального отделения, представительства и пр. — указывается, если именно оно является автором (разработчиком) документа.

Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000 — «Организационно-распорядительная документация»). Ранее мы обратили внимание уважаемых читателей на то, что в состав ОРД в качестве элемента документации по приему на работу входит трудовой договор (код 0281081) и, следовательно, именно такое наименование должно быть присвоено документу.

Дата документа — это реквизит, в котором зафиксировано время утверждения (подписания и т. п.) документа (см. ГОСТ Р51141-98). В рассматриваемом нами случае это дата подписания трудового договора работодателем, который в соответствии со сложившейся практикой делает это вслед за работником.

Для обозначения даты подписания трудового договора может быть применен один из следующих способов:

— цифровой, в соответствии с которым для обозначения даты используется упорядоченная последовательность арабских цифр: день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год — четырьмя арабскими цифрами, также отделенными точкой от последней пары цифр. Выглядеть надпись может, например, так: 26.07.2007;

— словесно-цифровой, в соответствии с которым для обозначения даты используется упорядоченная последовательность цифр (двузначное — для обозначения числа месяца, четырехзначное — для обозначения года, с добавлением через пробел сокращения «г.») в сочетании со словесным обозначением наименования месяца, например, 26 июля 2007 г.

Последний способ датирования документа — с учетом специфики функционального назначения трудового договора — является предпочтительным. Уточним, что дата документа указывается непосредственно после его подписания работодателем (представителем работодателя с соответствующими полномочиями). Дата документа располагается одним-двумя интервалами ниже реквизита «Наименование вида документа» с учетом вида бланка, на котором производится оформление трудового договора.

Регистрационный номер документа — это номер, присвоенный трудовому договору в соответствии с правилами регистрации документов, установленными работодателем. Он может быть дополнен иными условными обозначениями, например буквенным обозначением «т/д».

Регистрационный номер документа дополняется условным обозначением номера «N» и указывается на одной строке с реквизитом «Дата документа» (правее последнего) непосредственно после подписания трудового договора работодателем.

Место составления (издания) документа указывается в том случае, если это не представляется возможным определить по реквизиту «Наименование организации», например, если в наименовании не упоминается соответствующая информация. Напротив, из наименования «Негосударственное образовательное учреждение «Омская гимназия» следует, что местом составления трудового договора является город Омск и, следовательно, в этом случае нет необходимости применять данный реквизит при оформлении документа. Таким образом, реквизит используется, если, несмотря на присутствие необходимой для идентификации места составления (издания) информации в наименовании организации, трудовой договор был фактически подготовлен и (или) заключен в другом месте.

В соответствии с существующим порядком место составления трудового договора указывается в соответствии с принятой системой административно-территориального деления, при этом для юридических лиц местом составления (издания) документа, как правило, является место его нахождения, определяемое по месту государственной регистрации (по т. н. юридическому адресу) предприятия. Наименования населенных пунктов (иных административно-территориальных единиц), указываемые в качестве места составления трудового договора, в необходимых случаях могут быть дополнены общепринятыми сокращениями — «г.» (город), «пос.» (поселок) и т. п.

Заголовок к текстуре является обязательным реквизитом. Как правило, его имеют трудовые договоры, заключаемые с отдельными категориями работников.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание и функциональное назначение документа, быть согласован с наименованием вида документа. С этой целью он формулируется в творительном (с кем — например, с инженером) падеже.

Заголовок к тексту располагается одним-двумя интервалами ниже реквизита «Место составления (издания) документа». При расположении реквизита принимается во внимание вид бланка, на котором выполнено оформление трудового договора.

Текст трудового договора — это реквизит, включающий в себя основное смысловое содержание документа. В соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации текст документа может составляться на государственном языке Российской Федерации либо на государственных языках субъектов Российской Федерации.

Для трудового договора наиболее типично изложение его основного смыслового содержания в виде тщательно структурированного связного (сплошного) текста, представляющего собой грамматически и логически согласованную информацию о сторонах трудовых отношений, условиях трудового договора и т. п. При этом основные элементы структуры текста документа — разделы — должны иметь названия и нумерацию, выполненную римскими цифрами.

Для отображения названий разделов, как это предусмотрено Методическими рекомендациями ВНИИДАД (2003 г.), может быть использован шрифт в прописном начертании: ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА. Точки в конце заголовков не проставляются. Пункты и подпункты названий не имеют и нумеруются в пределах разделов арабскими цифрами. Например, пункты в составе первого раздела трудового договора будут иметь следующую нумерацию: 1.1, 1.2 и т. д. Соответственно подпункты, относящиеся к первому пункту первого раздела, будут иметь следующую нумерацию: 1.1.1, 1.1.2 и т. д.

Текст трудового договора располагается одним-двумя интервалами ниже последней строки реквизита «Заголовок к тексту» («Наименование вида документа») с выравниванием по ширине. Как правило, текст является наиболее объемным реквизитом трудового договора.

При расположении текста трудового договора на двух и более страницах последние, за исключением титульной (первой), снабжаются нумерацией. Нумерация страниц документа производится в возрастающем порядке арабскими цифрами. Номера страниц указываются посередине верхнего поля. Точки после цифр, обозначающих номера страниц, не ставятся.

Отметка о наличии приложения применяется при оформлении трудового договора, если последний имеет приложения.

Если приложение (приложения) к документу упоминается по тексту трудового договора, то отметка о наличии приложения оформляется одним-двумя интервалами ниже последней строки реквизита «Текст»:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. (для сброшюрованных приложений количество листов не указывается).

Приложение, не упоминаемое по тексту, оформляют так:

«Приложение: Обязательство работника о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, на 1 л. в 1 экз.».

Если трудовой договор имеет несколько приложений, соответствующая отметка оформляется следующим образом:

1. Обязательство работника о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, на 1 л. в 1 экз.

2. Обязательство работника о необходимости отработать на предприятии не менее срока, указанного в п. . договора в связи с. на 2 л. в 1 экз.

Приложения к трудовому договору также должны быть подписаны работником и работодателем.

Подпись — реквизит документа, представляющий собой оформленную надлежащим образом собственноручную подпись лица, уполномоченного подписать соответствующий документ (см. ГОСТ Р51141-98). В нашем случае такими лицами являются работник и работодатель.

Элементами реквизита, помимо собственноручной подписи (личной подписи), являются: наименование должности лица, подписавшего документ, а также расшифровка подписи, включающая инициалы и фамилию лица, подписавшего документ. Именно так оформляется подпись работодателя. Подпись работника, который до момента подписания документа другой стороной не может быть назначен на соответствующую должность (посредством издания приказа о приеме на работу), включает только его собственноручную подпись с расшифровкой.

Особенностью оформления данного реквизита является включение в его состав дополнительных элементов. Так, места расположения подписей работника и работодателя обозначаются соответствующими отметками, которые оформляются по аналогии с составляющей реквизита «Гриф согласования» и включают вынесенное в отдельную строку слово «РАБОТНИК» («РАБОТОДАТЕЛЬ»), дополненное двоеточием. В реквизит включается дата совершения подписи, на основе более поздней из которых определяют дату документа в составе реквизита.

Подписи работника и работодателя располагаются на одном уровне, симметрично, одним или двумя интервалами ниже последней строки реквизита «Отметка о наличии приложения».

Сведения о сторонах трудовых отношений указываются ниже через интервал. Представляется правомерным рассматривать их в качестве самостоятельного реквизита трудового договора. Этот реквизит, несмотря на определенное сходство его названия с названием реквизита «Адресат», в отличие от последнего не предусмотрен ГОСТ Р6.30-2003 и, соответственно, выполняет самостоятельную функцию, заключающуюся в фиксации сведений о:

— юридическом или (и) фактическом адресе каждой из сторон трудовых отношений;

— документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица;

Если трудовой договор подписывается представителем работодателя — например, начальником отдела кадров организации, — в тексте должны содержаться сведения, позволяющие идентифицировать личность представителя, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями (например, в виде ссылки на доверенность).

Расположение реквизита выполняется на одном уровне, симметрично: слева — сведения о работнике, справа — о работодателе. Если в составе реквизита указываются и юридический, и фактический адреса (для работника — соответственно адрес регистрации и адрес постоянного места жительства), то об этом делаются отметки. В подобном случае сведения об адресах каждой из сторон располагаются в два яруса.

Гриф согласования документа — реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором (разработчиком) документа, с содержанием последнего (см. ГОСТ Р51141-98). Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда трудовой договор по тем или иным обстоятельствам подлежит внешнему согласованию с заинтересованными сторонами, в том числе в целях оценки обоснованности содержания документа, соответствия его законодательству, нормативно-правовым актам и управленческим решениям, принятым ранее соответствующими организациями (органами управления (власти)). Например, гриф согласования документа включен в состав реквизитов примерного трудового договора с руководителем ФГУП, форма которого утверждена распоряжением Минимущества России от 11.12.2003 N 6946-р.

Гриф согласования документа включает слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), наименование должности лица, с которым производится согласование, включая наименование организации, интересы которой данное лицо уполномочено представлять, его подпись, а также дату согласования. При наличии у заинтересованных сторон возражений по содержанию трудового договора гриф согласования документа не подписывается до урегулирования этого вопроса между организацией — автором (разработчиком) и организацией, с которой производится согласование.

Гриф согласования документа располагается одним или двумя интервалами ниже последней строки реквизита «Подпись».

Визы (виза) согласования документа — реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица организации — автора (разработчика) документа с содержанием последнего.

Виза согласования документа включает наименование должности лица, с которым производится согласование, в том числе наименование структурного подразделения, его подпись, а также дату согласования. При наличии у заинтересованных сторон возражений (замечаний, предложений и т. п.) по содержанию трудового договора (в целом или по его отдельным положениям) об этом делается соответствующая отметка.

Виза согласования документа располагается одним или двумя интервалами ниже последней строки реквизита «Гриф согласования», а в его отсутствие — ниже последней строки реквизита «Подпись».

В соответствии с Методическими рекомендациями ВНИИДАД (2003 г.) проекты документов организации, как правило, направляются на внутреннее согласование должностным лицам финансовой, экономической и иных служб, юристу организации, руководителю службы ДОУ (при необходимости), а также заместителю руководителя организации, в ведении которого находится направление деятельности, затрагиваемое в содержании проекта документа. Замечания (предложения) к проекту документа могут быть представлены заинтересованными сторонами на отдельных листах, прилагаемых к проекту документа и предварительно подписанных и датированных соответствующими должностными лицами организации.

С учетом специфики функционального назначения трудового договора в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 допускается оформление виз согласования в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника (экземпляра, остающегося в распоряжении работодателя и помещаемого в личное дело работника или иное дело в соответствии с номенклатурой дел предприятия) документа. Полистное визирование трудового договора, как правило, не практикуется.

Оттиск печати применяется для заверения подлинности подписи должностного лица (в данном случае — работодателя) на документе. Необходимость удостоверения подписи оттиском печати определяется по решению руководителя предприятия.

Отметим в этой связи, что в соответствии с приложением 8 к Методическим рекомендациям ВНИИДАД (2003 г.) договоры отнесены к числу управленческих документов, подлежащих удостоверению оттиском печати, поскольку в договоре фиксируются права соответствующих лиц (применительно к трудовому договору — права работника и работодателя). Заверение подлинности подписи должностного лица может производиться посредством простановки оттиска круглой печати предприятия с указанием наименования последнего либо иной печати, например печати отдела кадров, печати, специально предназначенной для удостоверения трудовых договоров, и т. п.

Перечисленные печати, помимо наименования предприятия (структурного подразделения, вида документа), могут иметь изображение эмблемы (логотипа) предприятия, а также иные необходимые реквизиты. Порядок удостоверения подписей должностных лиц на соответствующих документах определяется инструкцией по применению печатей, которая утверждается руководителем предприятия.

Необходимо обратить внимание уважаемых читателей на порядок расположения данного реквизита, поскольку действующими правовыми актами, включая ГОСТ Р6.30-2003, последний все еще не установлен. Тем не менее Методическими рекомендациями ВНИИДАД (2003 г.) предписывается ставить оттиск печати таким образом, чтобы была четко видна не только подпись, подлежащая удостоверению, но и вся информация на оттиске.

С этой целью, в частности, допускается располагать оттиск печати на свободном месте, не задевая подписи. В том случае, когда бланк трудового договора предварительно снабжен отметкой, обозначающей место расположения оттиска печати (М. П., очерченный тонкой светлой линией круг соответствующего диаметра и т. п.), оттиск печати следует располагать непосредственно поверх такой отметки. В том случае, если бланк не содержит такой отметки, оттиск печати проставляется в пределах зоны расположения реквизита, установленной ГОСТ Р6.30-2003.

Непосредственно перед простановкой оттиска рекомендуется ориентировать печать таким образом, чтобы нанесенная на поверхность печати информация впоследствии могла быть прочитана естественным образом, без каких-либо затруднений. Кроме того, необходимо следить за тем, чтобы оттиск печати был достаточно насыщенным для последующего воспроизведения на копиях документа, изготовленных методом ксерокопирования, а также для передачи по каналам факсимильной связи. Цвет штемпельной краски, применяемой для воспроизведения оттиска печати, должен по возможности контрастировать с цветом подписи должностного лица, подлежащей удостоверению.

Отметка о заверении копии документа оформляется только на копиях трудового договора. Уточним, что общий порядок выдачи работникам копий документов, связанных с работой, определен статьей 62 ТК РФ. Реквизит включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его подпись, а также дату заверения, например:

Заместитель руководителя службы ДОУ подпись С. Т. Ухова

5 января 2007 г.

Применение оттиска печати для заверения копий документов определяется в соответствии с инструкцией предприятия по применению печатей. Согласно Методическим рекомендациям ВНИИДАД (2003 г.) размноженные экземпляры документов, имеющих нормативный (правовой) характер, следует заверять печатью предприятия, печатью соответствующего структурного подразделения, например делопроизводства организации, либо печатью, специально предназначенной для заверения копий.

Читайте так же:  Возврат подоходного налога от учебы

Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа — например, работника отдела кадров предприятия, которому была поручена подготовка трудового договора, а также номер телефона, по которому с ним при необходимости можно связаться. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Идентификатор электронной копии документа включает наименование файла на машинном носителе, а также дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Идентификатор электронной копии документа располагается в левом нижнем углу каждой страницы документа, например:

Рассмотрим далее особенности оформления отдельных реквизитов трудового договора на бланках организации с использованием компьютерных программно-технических средств. В соответствии с Методическими рекомендациями ВНИИДАД (2003 г.) для подготовки проектов управленческих документов целесообразно применять персональные компьютеры, оснащенные устройствами печати (принтерами), с операционной системой (ПК с ОС), обеспечивающей надлежащее функционирование текстового редактора Word for Windows.

Для отображения трудового договора рекомендуется использовать шрифты типа Times New Roman Cyr (Arial Cyr, Courier New Cyr) и размер букв, соответствующий 12-му — 15-му кеглю. Для пояснительного текста в составе документа размер шрифта может быть несколько уменьшен. Выбор конкретного значения размера шрифта в каждом конкретном случае производится должностным лицом, которому поручена подготовка трудового договора, самостоятельно с учетом вышеизложенных рекомендаций и исходя из правил, действующих на этот счет на предприятии.

Так, в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству отображение управленческих документов следует производить с межстрочным интервалом в одну-две строки. Оптимальное значение абзацного отступа принято равным 1,25 (1,27) мм.

Выбор значений вышеуказанных параметров должен обеспечить удобство в работе с трудовым договором (в том числе на этапе его подписания сторонами), его наглядность и компактность. В отношении объема трудового договора не существует конкретной регламентации.

Исходя из практики подготовки трудовых договоров объем документа в 2 — 3 страницы формата А4 (210 x 297 мм) с нормальным заполнением может рассматриваться как оптимальный, а объем в 5 страниц — как предельный.

В соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 документы предприятий оформляются на бланках. Подготовку трудового договора следует производить на бланке конкретного вида документа либо на общем бланке организации.

Поскольку средний объем трудового договора в большинстве случаев превышает одну страницу, бланки применяются для оформления первой страницы документа. Последующие страницы трудового договора оформляются на листах писчей бумаги с соответствующими характеристиками.

Общий бланк предприятия может применяться для оформления трудового договора в случае, если предприятие по каким-то причинам не располагает для этой цели бланками соответствующего вида документа.

Оформление трудовых договоров, заключаемых с работниками, принимаемыми на работу в обособленные структурные подразделения предприятия (филиалы, представительства, территориальные отделения и т. п.), может производиться на бланках соответствующих подразделений в случае, если согласно предоставленным полномочиям их руководители наделены правом подписи бланков и трудовых договоров, заключаемых с подчиненными им работниками.

Бланки обособленных структурных подразделений предприятия имеют тот же состав реквизитов, что и общие бланки предприятия. При оформлении отдельных реквизитов должны учитываться соответствующие особенности, в частности, касающиеся реквизита «Наименование организации».

Применение бланков трудовых договоров оправданно, если предприятием постоянно издается значительное количество соответствующих документов. Для заключения трудовых договоров с различными категориями работников допускается использование различных видов бланка документа — бланка трудового договора с работником из числа руководителей, бланка трудового договора с работником из числа специалистов, бланка трудового договора с работником из числа технических исполнителей и т. п.

Обязательными для бланка трудового договора являются следующие реквизиты: эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), наименование организации, наименование вида документа, место составления (издания) документа. На лицевую поверхность бланка трудового договора разрешается при необходимости наносить ограничительные линии для обозначения зон расположения некоторых других реквизитов, в том числе даты документа, регистрационного номера документа и заголовка к тексту.

Для изготовления бланков трудовых договоров используется белая бумага или бумага светлых тонов. Бланки должны иметь поля с размерами не менее: слева, сверху и снизу — 20 мм, справа — 10 мм. При оформлении трудового договора на нескольких страницах все они должны иметь одинаковые по размеру поля.

Изготовление бланков трудовых договоров производится средствами вычислительной техники, за исключением случаев, когда на них вместо реквизита «Эмблема организации» располагается реквизит «Государственный герб РФ» или «Герб субъекта РФ», указывающий на принадлежность организации соответственно к федеральным структурам управления (власти) либо структурам управления (власти) субъекта Федерации.

В целях надлежащего учета бланков трудовых договоров на них могут наноситься учетные порядковые номера. Простановка номеров производится типографским способом либо при помощи специального нумератора. Расположение номеров, как правило, производится в пределах полей бланка (кроме верхнего). Вместе с тем допускается расположение номеров на другой свободной площади бланка при условии, что это не затруднит восприятие текста трудового договора.

нумерация трудовых договоров

Наличие номера трудового договора не относится к обязательным условиям его заключения.
Вместе с тем унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты предусматривают нумерацию трудовых договоров. Нумерация служит в основном для упорядочения делопроизводства и идентификации договоров.
Процедура нумерации не регламентирована. Как правило, на практике номер трудового договора состоит из собственно номера договора и цифр, обозначающих год его заключения. (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3045-6-0)Однако обращаем внимание, что нумерация договоров — внутреннее дело компании, и письмо Роструда носит лишь рекомендательный характер.
По данным журнала «Время бухгалтера».
Письмо Роструда от 09.08.2007 г. N 3045-6-0

«О нумерации трудовых договоров»

В Правовом управлении Федеральной службы по труду и занятости рассмотрено обращение от 25.07.2007 N 1/56 о порядке нумерации трудовых договоров. Сообщаем следующее.

Номер трудового договора не относится к обязательным сведениям, предусмотренным ст. 57 Трудового кодекса. Вместе с тем унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, предусматривают нумерацию трудовых договоров.

Действующими нормативными правовыми актами не регламентирована процедура нумерации трудовых договоров, основным смыслом которой являются упорядочение договоров с точки зрения надлежащего делопроизводства и идентификация договоров. Как правило, на практике используется система, при которой номер трудового договора состоит из собственного номера договора и цифр, обозначающих год его заключения. Например, трудовому договору, заключенному в марте 2007 г., присваивается номер 16/03.

Таким образом, так или иначе нумерацию трудовых договоров в следующем году можно начинать заново.

Начальник Правового управления Федеральной службы
по труду и занятости
И.И.Шкловец

Делопроизводство

Особенности нумерации трудовых договоров

Присвоение трудовым договорам порядковых номеров – задача добровольная.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 309-85-28 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Основная ее цель – упорядочение делопроизводства, а также идентификация и облегчение поиска документов в архивах.

Каковы же особенности проставления порядковых номеров на подобных документах? Разберем вопрос в этой статье.

Нормативное регулирование

На законодательном уровне порядок составления договоров о найме сотрудников на работу никак не регламентируется.

Так, в ст. № 53 ТК РФ, где и установлен список обязательных к указанию пунктов, значатся место работы, функция сотрудника, дата вступления в должность и т.д. Но в этот перечень проставление нумерации не включено.

При этом унификация форм первичных документов учета, которая была утверждена Постановлением № 1 Госкомстата России от 05.01.2004, нумерация трудовых договоров в организации все же предполагается.

Содержит определенные рекомендации по поводу проставления номеров на документы и Письмо № 3045-6-0, составленное Рострудом 09.08.2007.

Ознакомиться с текстом документов можно здесь:

Нужно ли вести нумерацию?

Как стало ясно из актуальных нормативных актов, нумерация на документы не ставится в обязательном порядке, а значит, можно встретить и договоры без номера.

Но нумерация желательна, поскольку это способствует повышению качества делопроизводства на предприятии. Кроме того, номера трудовых договоров требуется указывать в некоторых формах отчетности, например, переносить их в приказ о найме под номером Т-1.

Каждый руководитель компании, фирмы решает для себя самостоятельно, как следует присваивать номера.

Какой она должна быть?

При ведении нумерации трудовых договоров руководители и делопроизводители могут придерживаться собственных алгоритмов и систем.

Номера могут включать в различные знаки: дроби, тире.

Однако общими для них являются:

  • наличие порядкового номера заключенного договора о найме;
  • наличие года, в который документ был составлен и подписан.

Как формируется номер?

Так все-таки, как присваиваются номера?

Формирование номера во многом зависит от частоты приема сотрудников на работу.

Так, в небольших компаниях, малых организациях, где наем сотрудников – дело нечастое, номера традиционно состоят из двух чисел: непосредственного порядкового номера и года. Выглядеть они могут так: 09/2015, 07-2014 и т.д. В данном случае порядковый номер следует расшифровывать так: 9-й или 7-й договоры, заключенные в 2018 и 2018 годах соответственно.

Для крупных предприятий, заводов, предприятий, где наем сотрудников происходит не просто каждый день, а по несколько раз на дню, целесообразна разработка более сложной системы нумерации.

Так, номер трудового договора традиционно будет состоять из таких элементов:

  • указание дня и месяца составления документа;
  • обозначения года формирования документа;
  • порядковый номер договора либо принятого сотрудника.

Таким образом, выглядеть номер документа будет примерно так: 1609-15/10.

В этом случае расшифровывается число следующим образом: 10-й по счету договор (число после дроби) был принят на работу 16 сентября (цифры до тире) 2018 года.

Каждый год начинается заново или продолжается?

Немало вопросов у делопроизводителей и кадровиков вызывает нумерация с нового года, проставляемая на документы.

Следует ли начинать отсчет заново, присваивая порядковые номера с числа 1, либо стоит продолжать присваивать номера в уже установленной последовательности?

Согласно мнению Правового управления Федеральной службы труда и занятости, поскольку законодательно проставление порядковых номеров на трудовые договоры не было регламентировано, начинать присвоение порядковых номеров документам можно каждый год, начиная с 1 января.

Как расторгнуть трудовой договор? Узнайте тут.

Куда заносятся номера?

Существует ряд документов, в которые требуется заносить присвоенные трудовым договорам порядковые номера:

  • журнал регистрации трудовых договоров, заключенных дополнительно соглашений;
  • приказ о найме на работу в качестве постоянного сотрудника по форме № Т-1;
  • трудовая книжка работника, принятого в организацию.

В приказе номер договора о найме должен проставляться в обязательном порядке.

Следовательно, все данные, обозначенные в этом документе, должны быть отображены и в записях трудовой книжки.

Что касается Журнала для регистрации трудовых договоров, то он не является обязательным к ведению, однако представители Службы труда и занятости при проверках интересуются подобными учетными записями. Да и общие правила документооборота на предприятиях предписывают подвергать регистрации все составляемые документы, которые, к тому же, имеют юридическую силу и значимость.

Стоит отметить, что Журнал регистрации трудовых договоров необходимо заверять у нотариуса.

В этом случае он будет иметь юридическую силу, а потому, может использоваться при ведении судебных разбирательств с работниками как подтверждения наличия и юридически правильного оформления договора найма.

При сдаче в архив подобного типа регистрационные журналы обычно опломбируются (срок хранения журналов в соответствии с п. «Д» ст. № 358 Перечня управленческой типовой документации, утвержденного Росархивом, составляет 75 лет).

В регистрационном журнале обычно присутствуют такие графы:

  • номер по порядку заполнения;
  • дата заключения описываемого договора;
  • номер, присвоенный документу;
  • ФИО принятого сотрудника;
  • занимаемая согласно договору найма должность;
  • подразделение, в котором числится работник;
  • срок действия заключенного договора между сотрудником и организацией (работодателем);
  • указание на совместительство или основное место труда;
  • сведения о дополнительно заключенных соглашениях;
  • примечания и отметки.

Обратите внимание: если сотрудник принят на должность по совместительству, то подобная информация также должна быть отражена в журнале регистрации.

Каков порядок оформления трудового договора? Читайте тут.

Как указать в трудовом договоре суммированный учет рабочего времени? Смотрите здесь.

Как регистрируются дополнительные соглашения?

Регистрация дополнительных соглашений – документов, которые вносят изменения в текущий трудовой договор или полностью расторгают его – ведется аналогично самим договорам.

Она также не регламентируется на законодательном уровне, однако присвоение заключаемым соглашениям порядковых номеров – эффективный способ ведения учета документов, их систематизации.

Если в организации часто дополнительно заключаются трудовые соглашения, целесообразно вести отдельный журнал учета.

На развороте такого журнала традиционно присутствуют такие графы:

  • порядковый номер документа в журнале;
  • дата его формирования (заключения соглашения);
  • непосредственный номер соглашения;
  • ФИО сотрудника;
  • занимаемая должность;
  • подразделение в организации;
  • порядковый номер трудового договора и дата его составления;
  • дата подписания договора найма (вступления в силу) и срок его действия;
  • содержание дополнительно сформированного соглашения вкратце;
  • примечания и пометки.

Стоит отметить, что для маленьких фирм ведение такого журнала вовсе не обязательно.

При составлении периодических дополнительных соглашений их порядковые номера можно вносить непосредственно в журнал регистрации трудовых договоров. И хотя в них не содержится специальной графы для этого (в графе «Номер договора» лишь один столбец), занести номер соглашения можно в 10-ю графу.

Подводя итог, следует еще раз подчеркнуть: хотя присвоение номеров трудовым договорам не является обязательным, не предписано на законодательном уровне, без него документооборот предприятия, фирмы, ИП с сотрудниками заметно осложняется.

Вот почему нумерация составляемых договоров найма рекомендуется большинством специалистов в области кадрового учета.

Но в то же время необходимо помнить о том, что подобного рода упорядочивание документации существенно упрощает процедуру проведения камеральных проверок, что является причиной более лояльного отношения со стороны всевозможных контролирующих органов. Особенно это касается налоговых служб, а также трудовой инспекции.

Упорядочивание трудовых договоров позволяет существенно упростить работу сотрудника отдела кадров, тем самым существенно уменьшив вероятность допущения им каких-либо ошибок при формировании документации.

Что особенно важно – нарушение правил ведения личных дел, а также трудовых книжек является серьезным нарушением. Это может привести к различного рода штрафам.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 703-16-92
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 309-85-28
    • Регионы — 8 (800) 333-88-93

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Трудовой договор нумерация страниц

Открытая общественная правовая информационная система

Задать вопрос юристу

  • Главная ›
  • Полезная литература ›
  • Трудовой и коллективный договор, трудовые соглашения ›
  • Трудовой договор ›
  • Основные требования к трудовому договору

Основные требования к трудовому договору

Требования к содержанию

Основные требования к содержанию трудового договора, как и прежде, изложены в соответствующих положениях ТК РФ. Однако с принятием новой редакции Трудового кодекса РФ в этих требованиях произошли определенные изменения. Например, уточненная версия статьи 57 ТК РФ отныне предписывает включать в содержание трудового договора следующие сведения:

1. Сведения о сторонах трудовых отношений, позволяющие идентифицировать работника и работодателя, заключивших между собой трудовой договор, в том числе:

фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя – физического лица), заключивших трудовой договор;

сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя – физического лица;

идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);

сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;

место и дата заключения трудового договора.

2. Сведения об условиях, включаемых в трудовой договор в обязательном порядке.

К ним относятся:

Читайте так же:  Приказ мчс об изучении пожаров

– место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, – место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;

– трудовая функция (работа) по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации либо конкретный вид поручаемой работнику работы. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации;

– дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, а также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с настоящим Кодексом или иным федеральным законом (если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок);

– условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

– режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);

– компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;

– условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы) (см. в этой связи статью 168.1 ТК РФ и комментарии к ней);

– условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами;

другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

3. Сведения о дополнительных условиях трудового договора, не ухудшающих положение работника по сравнению с установленным законодательством, нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями и локальными нормативными актами, в том числе:

– об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о конкретном рабочем месте;

– об испытании, установленном работнику в соответствии со статьей 70 ТК РФ;

– о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), ставшей известной работнику в связи с исполнением им порученной в соответствии с трудовым договором работы;

– об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока – в случае, если такое обучение проводилось за счет средств работодателя;

– о видах и условиях дополнительного страхования работника;

– об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи;

– об уточнении применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Отметим также, что по соглашению сторон в трудовой договор могут также включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также вытекающие из условий коллективного договора, соглашений. Вместе с тем невключение в трудовой договор каких-либо из указанных выше прав и (или) обязанностей работника и работодателя не может рассматриваться как отказ от реализации этих прав (исполнения этих обязанностей).

Подчеркнем, что условия, включенные сторонами в трудовой договор при его заключении, могут быть впоследствии изменены только в соответствии с письменным дополнительным соглашением между работником и работодателем. Такое дополнительное соглашение (дополнение) в дальнейшем следует рассматривать в качестве неотъемлемой части ранее заключенного трудового договора.

Помимо перечисленных выше, в содержании трудового договора могут найти отражение и некоторые другие сведения, включение которых в текст документа является значимым для сторон трудовых отношений, но при этом не противоречит трудовому законодательству, положениям локальных нормативных актов, условиям коллективного договора, соглашений. В частности, в содержание трудового договора могут включаться сведения, указывающие на:

– вид трудового договора (договор по основной работе либо договор по совместительству);

– гарантии, предоставляемые работодателем работнику в соответствии с нормативно-правовыми и локальными актами предприятия;

– порядок разрешения между сторонами трудовых отношений споров, разногласий в связи с исполнением обязательств по договору;

– ответственность сторон трудовых отношений в случае причинения ими ущерба друг другу.

Завершая разговор о требованиях к содержанию трудового договора, отметим, что функциональное назначение документа, его принадлежность к управленческой документации фактически предопределяет и то, каким качественным критериям должно соответствовать содержание трудового договора. Оно, как следует из Методических рекомендаций ВНИИДАД «Унификация текстов управленческих документов», должно быть ясным, информационно емким, убедительным и представляется в виде связного (сплошного), четко структурированного текста.

Уточним, что ясность содержания трудового договора достигается предельно точным его формулированием. В свою очередь, информационная емкость документа обеспечивается посредством включения в него предложений, сочетающих минимальное количество словарных единиц с максимальной смысловой нагрузкой. Что же касается убедительности содержания, то выполнение этого требования в отношении трудового договора зависит прежде всего от того, насколько последовательно расположены в тексте его смысловые компоненты и насколько логически обоснованным выглядит построение текста документа в целом. И, конечно же, как следует из изложенного ранее, содержание трудового договора не должно противоречить законодательству, положениям нормативных правовых актов, включающих нормы трудового права, коллективных договоров, соглашений и локальных нормативных актов.

В качестве основы для подготовки проектов трудовых договоров рекомендуется использовать унифицированные (типовые, примерные и т.п.) тексты. Подобные тексты-трафареты трудовых договоров, предназначенные для заключения с различными категориями работников, могут быть разработаны каждым предприятием самостоятельно с учетом специфики своей деятельности и особенностей содержания работы (трудовой функции), поручаемой той или иной категории работников.

Требования к структуре

Рассмотрим далее основные требования, предъявляемые к структуре трудового договора. Как известно, структуризация содержания документа позволяет, во-первых, упорядочить расположение его смысловых частей, во-вторых, создать дополнительные удобства в процессе его изучения (чтения) и, таким образом, в значительной степени способствовать обеспечению требуемой эффективности в процессе работы с документированной информацией.

В соответствии с Методическими рекомендациями ВНИИДАД «Унификация текстов управленческих документов» содержание управленческих документов, представленное в виде связного (сплошного) текста, следует структурировать на разделы, пункты и подпункты. При этом пример наиболее полной структуры трудового договора представлен в приложении 2 к Постановлению Минтруда РФ от 14.07.1993 № 135 «Об утверждении рекомендаций по заключению трудового договора в письменной форме и примерной формы трудового договора».

Такая структура представляется оптимальной для типовых трудовых договоров и, следовательно, может быть рекомендована в качестве основы для подготовки подобных договоров с учетом дополнительных требований к содержанию трудового договора, вытекающих из положений статьи 57 ТК РФ. Пример структуры типового трудового договора, отражающей указанные требования, представлен в таблице:

Вместе с тем в представленную структуру при необходимости могут вноситься изменения. Например, в структуру срочного трудового договора (см. выше) обычно включается раздел (пункт), в котором указывается причина, послужившая основанием для заключения срочного трудового договора (со ссылкой на соответствующие часть и пункт статьи 59 ТК РФ).

Особые условия, как и дополнительные условия, целесообразно отражать в структуре трудового договора в виде отдельного пункта. Если же таких условий несколько (например, помимо условия об испытании работника, в трудовой договор включено условие об обязанности работника отработать после обучения не менее определенного срока), то их целесообразно изложить по пунктам в составе отдельного раздела («Особые условия договора»), при этом прочие условия следует излагать отдельно от особых условий.

Завершая рассмотрение структуры трудового договора, отметим, что в ней могут найти свое отражение и некоторые другие разделы (пункты). В частности, порядок разрешения споров и разногласий между сторонами трудового договора может быть изложен либо в самостоятельном разделе («Порядок разрешения споров и разногласий»), либо в разделе «Заключительные положения» вместе с другими необходимыми сведениями.

Требования к стилю изложения

Общие требования к стилю изложения трудового договора сформулированы в Методических рекомендациях ВНИИДАД «Унификация текстов управленческих документов». Уточним, что стиль, используемый для изложения управленческих документов (к числу которых относится и трудовой договор), известен как служебно-деловой (в ряде источников – официально-деловой) и характеризуется следующими специфическими чертами:

– подчеркнутая официальность, выражаемая в особых формах письменного общения его участников в процессе профессиональной деятельности;

– адресность, предполагающая наличие конкретных субъектов (участников) управленческой деятельности (в данном случае – работника и работодателя);

– повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью таковых из числа находящихся в постоянном обращении при составлении конкретного вида управленческого документа;

– тематическая ограниченность (монотемность), преимущественно определяемая функциональным назначением управленческого документа (применительно к рассматриваемому виду документов – предметом трудового договора);

– особая лаконичность, ясность и точность письменного изложения, его нейтральность.

При формулировании содержания трудового договора следует отдавать предпочтение преимущественно простым предложениям с прямым порядком слов, а также наиболее устойчивым словосочетаниям и оборотам письменной речи, не осложняющим чтение документа и изучение его сути. В то же время следует, по возможности, отказаться от включения в документ терминов и сокращений.

Специфической стилевой особенностью трудового договора является включение в его содержание (в начало большинства разделов, а также пунктов, включающих подпункты) вводных формулировок («Оплата труда работника включает:», «Работнику предоставляются следующие гарантии:» и т.п.). Такие формулировки позволяют изложить содержание соответствующих разделов более компактно.

Кроме того, в содержании трудового договора активно применяются наиболее распространенные речевые штампы (языковые формулы) – словосочетания, применяемые в строго определенном, как бы «застывшем» виде. К их числу относятся, например, следующие:

– настоящий договор заключен между…;

– стороны договорились о нижеследующем…;

– именуемый (именуемое) в дальнейшем…;

– работник (работодатель) обязан (имеет право)…;

– на период действия договора устанавливается следующий порядок…;

– договор вступает в силу с… и действует до…;

– стороны несут ответственность за невыполнение (за нарушение)…;

– условия настоящего договора могут быть изменены только по взаимному согласию сторон…

Содержание трудового договора следует излагать от третьего лица единственного числа: «Работник обязан…», «Работодатель имеет право…» и т.п. При перечислении действий, подлежащих выполнению, глаголы, обозначающие их, как правило, применяются в неопределенной форме: «выполнить (выполнять)», «проверить (проверять)» и т.д.

Кроме того, в отдельных случаях, наряду с глаголами, для обозначения действий могут применяться конструкции из отглагольных существительных со значением действия в сочетании с полузнаменательным глаголом: «вести учет» (но не учитывать), «осуществлять контроль» (но не контролировать) и пр. Подобные конструкции позволяют наиболее конкретно обозначить не только предписываемое действие, но и предмет (объект), на который это действие должно быть направлено.

Требования к реквизитам

Теперь рассмотрим основные требования, предъявляемые к оформлению реквизитов трудового договора. С этой целью обратимся к положениям государственного стандарта ГОСТ Р6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов (принят постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст), а также разработанных в развитие этого стандарта Методических рекомендаций ВНИИДАД (2003 г.).

Примерный состав реквизитов трудового договора в соответствии с предписаниями раздела 2 ГОСТ Р6.30-2003 и положениями статьи 57 ТК РФ выглядит следующим образом:

– наименование организации (предприятия, учреждения) – автора (разработчика) документа;

– наименование вида документа;

– регистрационный номер документа;

– место составления или издания документа – указывается в случае, если определение места составления (издания) затруднено по реквизиту;

– заголовок к тексту – указывается для отдельных видов трудовых договоров;

– текст документа, в обязательном порядке включающий весь объем сведений, предусмотренный статьей 57 ТК РФ;

– отметка о наличии приложения – указывается, если документ имеет приложение (приложения);

– гриф согласования документа – указывается, если трудовой договор подлежит внешнему согласованию;

– визы согласования документа – указывается, если трудовой договор подлежит внутреннему согласованию;

– отметка о заверении копии документа – указывается только на копиях трудовых договоров;

– отметка об исполнителе;

– идентификатор электронной копии документа;

– отметка о получении работником второго экземпляра трудового договора.

Наименование предприятия (организации, учреждения) – автора (разработчика) документа необходимо указывать полностью, в точном соответствии с наименованием, закрепленным в его учредительных (регистрационных) документах. Наименования предприятий, относящихся к ведению субъектов Российской Федерации, имеющих, наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) собственный государственный язык, нужно указывать на обоих языках.

Непосредственно над полным наименованием предприятия – автора (разработчика) указывается сокращенное либо – в отсутствие такового – полное наименование вышестоящей организации (органа управления (власти) (при наличии последних). Сокращенное наименование предприятия – автора (разработчика) указывается в тех случаях, когда оно закреплено в его учредительных документах.

Наименование обособленного структурного подразделения организации-филиала, территориального отделения, представительства и пр. – указывается, если именно оно является автором (разработчиком) документа.

Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000 – «Организационно-распорядительная документация»). Ранее мы обратили внимание уважаемых читателей на то, что в состав ОРД в качестве элемента документации по приему на работу входит трудовой договор (код 0281081) и, следовательно, именно такое наименование должно быть присвоено документу.

Дата документа – это реквизит, в котором зафиксировано время утверждения, (подписания и т.п.) документа (см. ГОСТ Р51141-98). В рассматриваемом нами случае – это дата подписания трудового договора работодателем, который в соответствии со сложившейся практикой делает это вслед за работником.

Для обозначения даты подписания трудового договора может быть применен один из следующих способов:

– цифровой, в соответствии с которым для обозначения даты используется упорядоченная последовательность арабских цифр: день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год – четырьмя арабскими цифрами, также отделенными точкой от последней пары цифр. Выглядеть надпись может, например, так: 26.07.2007;

– словесно-цифровой, в соответствии с которым для обозначения даты используется упорядоченная последовательность цифр (двузначное – для обозначения числа месяца, четырехзначное – для обозначения года, с добавлением через пробел сокращения «г.») в сочетании со словесным обозначением наименования месяца, например, 26 июля 2007 г.

Последний способ датирования документа – с учетом специфики функционального назначения трудового договора – является предпочтительным. Уточним, что дата документа указывается непосредственно после его подписания работодателем (представителем работодателя с соответствующими полномочиями). Дата документа располагается одним, двумя интервалами ниже реквизита «Наименование вида документа» с учетом вида бланка, на котором производится оформление трудового договора.

Регистрационный номер документа – это номер, присвоенный трудовому договору в соответствии с правилами регистрации документов, установленными работодателем. Он может быть дополнен иными условными обозначениями, например буквенным обозначением «т/д».

Регистрационный номер документа дополняется условным обозначением номера «№» и указывается на одной строке с реквизитом «Дата документа» (правее последнего) непосредственно после подписания трудового договора работодателем.

Место составления (издания) документа указывается в том случае, если это не представляется возможным определить по реквизиту «Наименование организации» – например, если в наименовании не упоминается соответствующая информация. Напротив, из наименования «Негосударственное образовательное учреждение «Омская гимназия» следует, что местом составления трудового договора является город Омск и, следовательно, в этом случае нет необходимости применять данный реквизит при оформлении документа. Таким образом, реквизит используется, если, несмотря на присутствие необходимой для идентификации места составления (издания) информации в наименовании организации, трудовой договор был фактически подготовлен и (или) заключен в другом месте.

В соответствии с существующим порядком место составления трудового договора указывается в соответствии с принятой системой административно-территориального деления, при этом для юридических лиц местом составления (издания) документа, как правило, является место его нахождения, определяемое по месту государственной регистрации (по т.н. юридическому адресу) предприятия. Наименования населенных пунктов (иных административно-территориальных единиц), указываемые в качестве места составления трудового договора, в необходимых случаях могут быть дополнены общепринятыми сокращениями – «г.» (город), «пос.» (поселок) и т.п.

Читайте так же:  Приказ по проведению педсовета в доу

Заголовок к тексту не является обязательным реквизитом. Как правило, его имеют трудовые договоры, заключаемые с отдельными категориями работников.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание и функциональное назначение документа, быть согласован с наименованием вида документа. С этой целью он формулируется в творительном (с кем – например, с инженером) падеже.

Заголовок к тексту располагается одним-двумя интервалами ниже реквизита «Место составления (издания) документа». При расположении реквизита принимается во внимание вид бланка, на котором выполнено оформление трудового договора.

Текст трудового договора – это реквизит, включающий в себя основное смысловое содержание документа. В соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации текст документа может составляться на государственном языке Российской Федерации либо на государственных языках субъектов Российской Федерации.

Для трудового договора наиболее типично изложение его основного смыслового содержания в виде тщательно структурированного связного (сплошного) текста, представляющего собой грамматически и логически согласованную информацию о сторонах трудовых отношений, условиях трудового договора и т.п. При этом основные элементы структуры текста документа – разделы – должны иметь названия и нумерацию, выполненную римскими цифрами.

Для отображения названий разделов, как это предусмотрено Методическими рекомендациями ВНИИДАД (2003 г.), может быть использован шрифт в прописном начертании: ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА. Точки в конце заголовков не проставляются. Пункты и подпункты названий не имеют и нумеруются в пределах разделов арабскими цифрами. Например, пункты в составе первого раздела трудового договора будут иметь следующую нумерацию: 1.1, 1.2 и т.д. Соответственно подпункты, относящиеся к первому пункту первого раздела, будут иметь следующую нумерацию: 1.1.1, 1.1.2 и т.д.

Текст трудового договора располагается одним-двумя интервалами ниже последней строки реквизита «Заголовок к тексту» («Наименование вида документа») с выравниванием по ширине. Как правило, текст является наиболее объемным реквизитом трудового договора.

При расположении текста трудового договора на двух и более страницах последние, за исключением титульной (первой), снабжаются нумерацией. Нумерация страниц документа производится в возрастающем порядке арабскими цифрами. Номера страниц указываются посередине верхнего поля. Точки после цифр, обозначающих номера страниц, не ставятся.

Отметка о наличии приложения применяется при оформлении трудового договора, если последний имеет приложения.

Если приложение (приложения) к документу упоминается по тексту трудового договора, то отметка о наличии приложения оформляется одним-двумя интервалами ниже последней строки реквизита «Текст» следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. (для сброшюрованных приложений количество листов не указывается).

Если трудовой договор имеет приложение, не упоминаемое по тексту, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

«Приложение: Обязательство работника о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, на 1 л. в 1 экз».

Отметка о наличии приложения, в свою очередь, также имеющему приложение, оформляется следующим образом:

«Приложение: Обязательство работника о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия и приложение к нему, всего на 2 л. в 1 экз».

Если трудовой договор имеет несколько приложений, соответствующая отметка оформляется следующим образом:

1. Обязательство работника о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, на 1 л. в 1 экз.

2. Обязательство работника о необходимости отработать на предприятии не менее срока, указанного в п. … договора в связи с …, на 2 л. в 1 экз.

Приложения к трудовому договору также должны быть подписаны работником и работодателем.

Подпись – реквизит документа, представляющий собой оформленную надлежащим образом собственноручную роспись лица, уполномоченного подписать соответствующий документ (см. ГОСТ Р51141-98). В нашем случае такими лицами являются работник и работодатель.

Элементами реквизита, помимо собственноручной росписи (личной подписи), являются: наименование должности лица, подписавшего документ, а также расшифровка подписи, включающая инициалы и фамилию лица, подписавшего документ. Именно так оформляется подпись работодателя. Подпись работника, который до момента подписания документа другой стороной не может быть назначен на соответствующую должность (посредством издания приказа о приеме на работу), включает только его собственноручную роспись с расшифровкой.

Особенностью оформления данного реквизита является включение в его состав дополнительных элементов. Так, места расположения подписей работника и работодателя обозначаются соответствующими отметками, которые оформляются по аналогии с составляющей реквизита «Гриф согласования» (см. ниже) и включают вынесенное в отдельную строку слово «РАБОТНИК» («РАБОТОДАТЕЛЬ»), дополненное двоеточием. Кроме того, учитывая последовательный порядок подписания трудового договора (сначала это делает работник, затем – работодатель), в реквизит включается дата совершения подписи, на основе более поздней из которых (см. выше) затем определяется дата документа в составе реквизита.

Подписи работника и работодателя располагаются на одном уровне, симметрично, одним или двумя интервалами ниже последней строки реквизита «Отметка о наличии приложения».

Сведения о сторонах трудовых отношений указываются ниже через интервал. Представляется правомерным рассматривать их в качестве самостоятельного реквизита трудового договора. Этот реквизит, несмотря на определенное сходство его названия с названием реквизита «Адресат», в отличие от последнего не предусмотрен ГОСТ Р6.30-2003 и, соответственно, выполняет самостоятельную функцию, заключающуюся в фиксации сведений о:

– юридическом или (и) фактическом адресе каждой из сторон трудовых отношений;

– документах, удостоверяющих личность работника и работодателя – физического лица;

Если трудовой договор подписывается представителем работодателя – например, начальником отдела кадров организации – в тексте должны содержаться сведения, позволяющие идентифицировать личность представителя, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями (например, в виде ссылки на доверенность).

Расположение реквизита выполняется на одном уровне, симметрично: слева – сведения о работнике, справа – о работодателе. Если в составе реквизита указываются и юридический, и фактический адреса (для работника, соответственно адрес регистрации и адрес постоянного места жительства), то об этом делаются отметки. В подобном случае сведения об адресах каждой из сторон располагаются в два «яруса».

Гриф согласования документа – реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором (разработчиком) документа, с содержанием последнего (см. ГОСТ Р51141-98). Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда трудовой договор по тем или иным обстоятельствам подлежит внешнему согласованию с заинтересованными сторонами, в том числе в целях оценки обоснованности содержания документа, соответствия его законодательству, нормативно-правовым актам и управленческим решениям, принятым ранее соответствующими организациями (органами управления (власти)). Например, гриф согласования документа включен в состав реквизитов примерного трудового договора с руководителем ФГУП, форма которого утверждена распоряжением Минимущества РФ от 11.12.2003 № 6946-р.

Гриф согласования документа включает слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), наименование должности лица, с которым производится согласование, включая наименование организации, интересы которой данное лицо уполномочено представлять, его подпись, а также дату согласования. При наличии у заинтересованных сторон возражений по содержанию трудового договора гриф согласования документа не подписывается до урегулирования этого вопроса между организацией-автором (разработчиком) и организацией, с которой производится согласование.

Гриф согласования документа располагается одним или двумя интервалами ниже последней строки реквизита «Подпись».

Визы (виза) согласования документа – реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица организации-автора (разработчика) документа, с содержанием последнего.

Виза согласования документа включает наименование должности лица, с которым производится согласование, в том числе наименование структурного подразделения, его подпись, а также дату согласования. При наличии у заинтересованных сторон возражений (замечаний, предложений и т.п.) по содержанию трудового договора (в целом или его отдельным положениям) об этом делается соответствующая отметка.

Виза согласования документа располагается одним или двумя интервалами ниже последней строки реквизита «Гриф согласования», а в его отсутствие – ниже последней строки реквизита «Подпись».

В соответствии с Методическими рекомендациями ВНИИДАД (2003 г.) проекты документов организации, как правило, направляются на внутреннее согласование должностным лицам финансовой, экономической и иных служб, юристу организации, руководителю службы ДОУ (при необходимости), а также заместителю руководителя организации, в ведении которого находится вопрос (направление) деятельности, затрагиваемое в содержании проекта документа. Замечания (предложения) к проекту документа могут быть представлены заинтересованными сторонами на отдельных листах, прилагаемых к проекту документа и предварительно подписанных, и датированных соответствующими должностными лицами организации.

С учетом специфики функционального назначения трудового договора в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 допускается оформление виз согласования в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника (экземпляра, остающегося в распоряжении работодателя и помещаемого в личное дело работника или иное дело в соответствии с номенклатурой дел предприятия) документа. Полистное визирование трудового договора, как правило, не практикуется.

Оттиск печати применяется для заверения подлинности подписи должностного лица (в данном случае – работодателя) на документе. Необходимость удостоверения подписи оттиском печати определяется по решению руководителя предприятия.

Отметим в этой связи, что в соответствии с приложением 8 к Методическим рекомендациям ВНИИДАД (2003 г.) договоры отнесены к числу управленческих документов, подлежащих удостоверению оттиском печати, поскольку в договоре фиксируются права соответствующих лиц (применительно к трудовому договору – права работника и работодателя). Заверение подлинности подписи должностного лица может производиться посредством простановки оттиска круглой печати предприятия с указанием наименования последнего либо иной печати, например, печати отдела кадров, печати, специально предназначенной для удостоверения трудовых договоров, и т.п.

Перечисленные печати, помимо наименования предприятия (структурного подразделения, вида документа), могут иметь изображение эмблемы (логотипа) предприятия, а также иные необходимые реквизиты. Порядок удостоверения подписей должностных лиц на соответствующих документах определяется инструкцией по применению печатей, которая утверждается руководителем предприятия.

Необходимо обратить внимание уважаемых читателей на порядок расположения данного реквизита, поскольку действующими правовыми актами, включая ГОСТ Р6.30-2003, последний все еще не установлен. Тем не менее Методическими рекомендациями ВНИИДАД (2003 г.) предписывается ставить оттиск печати таким образом, чтобы была четко видна не только подпись, подлежащая удостоверению, но и вся информация на оттиске.

С этой целью, в частности, допускается располагать оттиск печати на свободном месте, не задевая подписи. В том случае, когда бланк трудового договора предварительно снабжен отметкой, обозначающей место расположения оттиска печати (М.П., очерченный тонкой светлой линией круг соответствующего диаметра и т.п.), оттиск печати следует располагать непосредственно поверх такой отметки. В том случае, если бланк не содержит такой отметки, оттиск печати проставляется в пределах зоны расположения реквизита, установленной ГОСТ Р6.30-2003.

Непосредственно перед простановкой оттиска рекомендуется ориентировать печать таким образом, чтобы нанесенная на поверхность печати информация впоследствии могла быть прочитана естественным образом, без каких-либо затруднений. Кроме того, необходимо следить за тем, чтобы оттиск печати был достаточно насыщенным для последующего воспроизведения на копиях документа, изготовленных методом ксерокопирования, а также для передачи по каналам факсимильной связи. Цвет штемпельной краски, применяемой для воспроизведения оттиска печати, должен по возможности контрастировать с цветом подписи должностного лица, подлежащей удостоверению.

Отметка о заверении копии документа оформляется только на копиях трудового договора. Уточним, что общий порядок выдачи работникам копий документов, связанных с работой, определен статьей 62 ТК РФ. Реквизит включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его подпись, а также дату заверения, например:

службы ДОУ подпись С.Т. Ухова

05 января 2007 г.

Применение оттиска печати для заверения копий документов определяется в соответствии с инструкцией предприятия по применению печатей. Согласно Методическим рекомендациям ВНИИДАД (2003 г.) размноженные экземпляры документов, имеющих нормативный (правовой) характер, следует заверять печатью предприятия, печатью соответствующего структурного подразделения, например, делопроизводства организации либо печатью, специально предназначенной для заверения копий.

Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа – например, работника отдела кадров предприятия, которому была поручена подготовка трудового договора, а также номер телефона, по которому с ним при необходимости можно связаться. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Идентификатор электронной копии документа включает наименование файла на машинном носителе, а также дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Идентификатор электронной копии документа располагается в левом нижнем углу каждой страницы документа, например:

Рассмотрим далее особенности оформления отдельных реквизитов трудового договора на бланках организации с использованием компьютерных программно-технических средств. В соответствии с Методическими рекомендациями ВНИИДАД (2003 г.) для подготовки проектов управленческих документов целесообразно применять персональные компьютеры, оснащенные устройствами печати (принтерами), с операционной системой (ПК с ОС), обеспечивающей надлежащее функционирование текстового редактора Word for Windows.

Для отображения трудового договора рекомендуется использовать шрифты типа Times New Roman Cyr (Arial Cyr, Courier New Cyr) и размер букв, соответствующий 12-му–15-му кеглю. Для пояснительного текста в составе документа размер шрифта может быть несколько уменьшен. Выбор конкретного значения размера шрифта в каждом конкретном случае производится должностным лицом, которому поручена подготовка трудового договора, самостоятельно с учетом вышеизложенных рекомендаций и исходя из правил, действующих на этот счет на предприятии.

Так, в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству отображение управленческих документов следует производить с межстрочным интервалом в одну–две строки. Оптимальное значение абзацного отступа принято равным 1,25 (1,27) мм.

Выбор значений вышеуказанных параметров должен обеспечить удобство в работе с трудовым договором (в том числе на этапе его подписания сторонами), его наглядность и компактность. В отношении объема трудового договора не существует конкретной регламентации.

Исходя из практики подготовки трудовых договоров объем документа в 2–3 страницы формата А4 (210 х 297 мм) с нормальным заполнением может рассматриваться как оптимальный, а объем в 5 страниц – как предельный.

В соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 документы предприятий оформляются на бланках. Подготовку трудового договора следует производить на бланке конкретного вида документа либо общем бланке организации.

Поскольку средний объем трудового договора в большинстве случаев превышает одну страницу, бланки применяются для оформления первой страницы документа. Последующие страницы трудового договора оформляются на листах писчей бумаги с соответствующими характеристиками.

Общий бланк предприятия может применяться для оформления трудового договора в случае, если предприятие по каким-то причинам не располагает для этой цели бланками соответствующего вида документа.

Оформление трудовых договоров, заключаемых с работниками, принимаемых на работу в обособленные структурные подразделения предприятия (филиалы, представительства, территориальные отделения и т.п.), может производиться на бланках соответствующих подразделений в случае, если согласно предоставленным полномочиям их руководители наделены правом подписи бланков и трудовых договоров, заключаемых с подчиненными им работниками.

Бланки обособленных структурных подразделений предприятия имеют тот же состав реквизитов, что и общие бланки предприятия. При оформлении отдельных реквизитов должны учитываться соответствующие особенности, в частности, касающиеся реквизита «Наименование организации».

Применение бланков трудовых договоров оправданно, если предприятием постоянно издается значительное количество соответствующих документов. Для заключения трудовых договоров с различными категориями работников допускается использование различных видов бланка документа – бланка трудового договора с работником из числа руководителей, бланка трудового договора с работником из числа специалистов, бланка трудового договора с работником из числа технических исполнителей и т.п.

Обязательными для бланка трудового договора являются следующие реквизиты: эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), наименование организации, наименование вида документа, место составления (издания) документа. На лицевой поверхности бланка трудового договора разрешается, при необходимости, наносить ограничительные линии для обозначения зон расположения некоторых других реквизитов, в том числе даты документа, регистрационного номера документа и заголовка к тексту.

Для изготовления бланков трудовых договоров используется белая бумага или бумага светлых тонов. Бланки должны иметь поля с размерами не менее: слева, сверху и снизу – 20 мм, справа – 10 мм. При оформлении трудового договора на нескольких страницах все они должны иметь одинаковые по размеру поля.

Изготовление бланков трудовых договоров производится средствами вычислительной техники, за исключением случаев, когда на них вместо реквизита «Эмблема организации» располагается реквизит «Государственный герб РФ» или «Герб субъекта РФ», указывающий на принадлежность организации, соответственно к федеральным структурам управления (власти) либо структурам управления (власти) субъекта федерации.

В целях надлежащего учета бланков трудовых договоров на них могут наноситься учетные порядковые номера. Простановка номеров производится типографским способом либо при помощи специального нумератора. Расположение номеров, как правило, производится в пределах полей бланка (кроме верхнего). Вместе с тем допускается расположение номеров на другой свободной площади бланка, при условии, что это не затруднит восприятие текста трудового договора.