Оглавление:

Командировка за границу: сложности оформления

Документальное оформление взаиморасчетов с сотрудниками – один из наиболее важных разделов бухучета. От этого зависят не только различного рода выплаты, но и размеры налоговых отчислений и социальных взносов. Особое внимание следует уделять выдаче средств на рабочие поездки, в том числе и за границу. О них рассказала Екатерина Ермакова, менеджер проектов компании «Интеркомп».

Оформление загранкомандировки, в принципе, отличается от оформления деловой поездки внутри страны, но есть и похожие моменты: нужно так же издать приказ, так же отмечать в табеле дни нахождения сотрудника в командировке. А вот состав расходов для выезда за границу шире, нежели для командировок по России. Еще до выезда необходимо получить заграничный паспорт, визу, прочие документы. Расходы по оформлению загранпаспорта или страховки, необходимых для въезда в страну командирования, возмещаются сотруднику. Помимо этого, работникам, выезжающим за рубеж, возмещаются и обязательные консульские и аэродромные сборы, сборы за право въезда или транзита автотранспорта, если сотрудник едет на автомобиле.

Средства под отчет

Начнем с темы выдачи средств под отчет в связи с тем, что в этом вопросе произошли изменения в 2017 году. Теперь для выдачи средств под отчет можно оформить распорядительный документ, а требовать с сотрудника заявление о выдаче денег уже не обязательно. Также теперь можно выдавать под отчет средства, даже если работник еще не отчитался за ранее полученные деньги (Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У). Важно, что распорядительный документ оформляется на каждую выдачу средств. Оформить его можно, например, в виде приказа. Если же в компании принято писать заявления на выдачу средств под отчет, то необходимо учесть, что руководитель помимо своей подписи и даты составления документа должен указать выдаваемую сумму и срок ее возврата (письмо Банка России от 6 сентября 2017 г. № 29-1-1-ОЭ/20642).

Отмечу, что большинство компаний выдают средства в рублях, а сотрудники уже сами конвертируют их в валюту, так как это упрощает учет, нет необходимости заводить дополнительные субсчета для учета сумм в валюте.

Передавать именную корпоративную карту от одного сотрудника другому противозаконно. Но на практике подобные случаи встречаются, рекомендую в таких ситуациях прикладывать к авансовому отчету служебную записку о том, что расходы были оплачены с карты руководителя.

Остановимся подробнее на ситуации, когда сотрудникам на командировочные расходы все же выдаются под отчет суммы в валюте, такой вариант допускается законодательством РФ (п. 16 Положения, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»). Выдавая аванс в валюте, компания руководствуется ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утвержденным Приказом Минфина от 27 ноября 2006 года № 154н, в силу пункта 1 статьи 30 Закона № 402-ФЗ. Переоценка валюты проходит в общем порядке.

Рассмотрим получение денег под отчет на примере: 30 октября 2017 года компания получила из банка валютные средства в размере 1000 долларов на командировочные расходы. 1 ноября 2017 года валюта была выдана сотруднику по распоряжению руководителя для служебной поездки в США. Сотрудник предоставил утвержденный авансовый отчет в бухгалтерию 20 ноября 2017 года. У работника по отчету возник перерасход средств в размере 100 долларов. Как отразить эти операции в учете?

30 октября 2017 года:

Дебет 50 (субсчет «Расчеты в валюте, доллары США») Кредит 52
В банке получены валютные средства на командировочные расходы на сумму 1000 долл. США (57 500 руб. по курсу 57,5 руб./долл. США);

31 октября 2017 года:

Дебет 50 (субсчет «Расчеты в валюте, доллары США») Кредит 91.1
Отражена курсовая разница от переоценки валютных средств на отчетную дату на сумму 500 руб. (100 долл. США × 58 руб. = 58 000 руб. – 57 500 руб. = 500 руб.);

1 ноября 2017 года:

Дебет 71 (субсчет «Расчеты в валюте») Кредит 50 (субсчет «Расчеты в валюте, доллары США»)
Валюта выдана сотруднику компании под отчет на командировочные расходы на сумму 1000 долл. США (58 200 руб. по курсу 58,2 руб./долл. США);

Дебет 50 (субсчет «Расчеты в валюте, доллары США») Кредит 91.1
Отражена курсовая разница на сумму 200 руб. (58 000 руб. (на 31.10.2017) – 58 200 руб. (на 01.11.2017) = 200 руб.);

20 ноября 2017 года:

Дебет 10, 20, 26, 44 и прочие счета для учета ТМЦ и расходов, принятые для учета в компании Кредит 71 (субсчет «Расчеты в валюте»)
Отражены расходы на сумму 1000 долл. США (58 200 руб., курс взят на дату выдачи валюты сотруднику);

Дебет 10, 20, 26, 44 и прочие счета для учета ТМЦ и расходов, принятые для учета в компании Кредит 71 (субсчет «Расчеты в валюте»)
Отражены расходы на сумму 100 долл. США (5950 руб. по курсу 59,5 руб./долл. США). Перерасход отражен по курсу на дату утверждения авансового отчета, так как документа о конвертации не предоставлено.

Отмечу, что на практике для бухгалтерии гораздо проще выдавать средства под отчет в рублях, если предполагается, что в командировке расчет будет наличными, но еще удобнее – перечислить аванс или возместить расходы на карту работника.

Одной из особенностей в учете при направлении сотрудников в загранкомандировки могут стать начисление и выплата суточных. Каждая компания вправе установить свой размер суточных. Суточные, установленные в локально-нормативном акте организации («Положение о командировках»), могут быть в полном объеме приняты в расходы по налогу на прибыль, но для целей НДФЛ установлены лимиты – 700 рублей в сутки для командировок по РФ и 2500 рублей в сутки для командировок за рубеж (ст. 217 НК РФ). Если в компании суточные приняты в размерах, превышающих эти нормы, то с разницы придется удержать у сотрудника НДФЛ, а также заплатить страховые взносы (п. 2 ст. 422 НК РФ).

Обычно размер суточных для России и для поездок за рубеж различается. Суточные платятся по стране въезда (п. 17, 18 Положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утв. Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 в ред. от 29 июля 2015 г.). Для командировок по странам, входящим в СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения о том, что отметки о пересечении границы не делаются, даты выезда и въезда в РФ определяются по проездным документам, а для командировок за границу – по отметкам о пересечении границы в загранпаспорте. При однодневных командировках за границу суточные выплачиваются в размере 50 процентов от нормы для загранкомандировок (п. 20 Положения о командировках).

Примечательно, что если в компании принято выплачивать суточные за однодневные командировки по России, то такие выплаты облагаются страховыми взносами. Минфин, ссылаясь на пункт 11 Положения о командировках, разъясняет, что при однодневной командировке по России суточные не выплачиваются, следовательно, не применяется пункт 2 статьи 422 НК РФ, согласно которому не подлежат обложению страховыми взносами, в частности, суточные, предусмотренные пунктом 3 статьи 217 НК РФ. Поэтому суточные, выплаченные при однодневной командировке по РФ, облагаются взносами. При этом если работодатель возмещает расходы, связанные со служебной командировкой, то такие выплаты не признаются объектом обложения страховыми взносами, поскольку не являются доходом работника.

Что касается НДФЛ, то в письмах Минфина от 1 октября 2015 года № 03-04-06/56259, от 1 марта 2013 года № 03-04-07/6189 (направлено письмом ФНС России от 26 марта 2013 г. № ЕД-4-3/[email protected]) обозначена следующая позиция: «При направлении работника в однодневную командировку суммы денежных средств, выплачиваемых работнику взамен суточных, освобождаются от налогообложения в размерах, предусмотренных пунктом 3 статьи 217 Кодекса».

Корпоративные карты

Сейчас все больше компаний отказываются от наличных средств и переходят на использование корпоративных карт, которые удобны в обращении и экономят время, а также облегчают учет. Корпоративные карты используют в том числе и для командировочных расходов. По функционалу карты ничем не отличаются от обычных, ими можно расплачиваться, в том числе за рубежом, а также пользоваться привилегиями, например, скидками или бонусами. Порядок использования карт должен быть закреплен в локально-нормативном акте организации. В данном документе устанавливаются должности сотрудников, имеющих право использовать корпоративные карты, лимиты, порядок получения и возврата и прочие нюансы (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

Корпоративные карты могут быть как именными, так и обезличенными. В любом случае карту сотруднику компании следует выдавать под расписку. Если сотрудники пользуются обезличенной корпоративной картой, то необходимо организовать учет таким образом, чтобы было всегда известно, у кого карта находится в данный момент. Такие карты обычно выдаются сотрудникам на определенный срок и конкретные цели, затем они должны быть возвращены в компанию. Хранить их рекомендуется в сейфе.

Передавать именную карту от одного сотрудника другому противозаконно, что следует из ряда норм Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 года № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт». На практике встречаются такие случаи, когда руководитель компании передает именную корпоративную карту, например, своему помощнику. Рекомендую в таких случаях прикладывать к авансовому отчету служебную записку о том, что расходы были оплачены с карты руководителя.

Важно помнить, что, оплачивая услуги или товары корпоративной картой, чеки и прочие оправдательные документы собирать все же нужно, так как выписка со счета карты будет подтверждать факт оплаты, но расходы компании должны быть подтверждены первичными учетными документами.

Основные различия

В таблице мы собрали основные различия между командировками по России и за рубежом.

Командировочные расходы — 2017: спорные и рискованные

Каждый бухгалтер знает как важно грамотно оформить командировку, заполнить все командировочные документы, проверить правильность учета командировочных расходов в целях налогообложения. Вам помогут рекомендации, а также подборка писем контролирующих органов по теме командировок.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Перечень командировочных затрат, которые принимаются в расходах в целях налога на прибыль в 2017 году, конкретизирован, но он не является закрытым (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Рассмотрим самые «популярные».

Расходы на проезд к месту командировки и обратно

  • учитываются в размере, установленном в коллективном договоре или локальном нормативном акте (включая оплату авиабилетов по тарифу «бизнес-класс»; проезд в вагонах повышенной комфортности, имеющих платное сервисное обслуживание)
  • учитывается полная стоимость проездных билетов, включая стоимость проезда, сервисные сборы, плату за пользование постельными принадлежностями и т.п.

Подтверждение электронного пассажирского авиабилета :

  • маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе;
  • посадочный талон и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета).

Подтверждение электронного пассажирского Ж /Д билета :

  • контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте).

Электронный билет подтвердят документы:

  • сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета ,
  • посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту, и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.

Наем жилого помещения в командировке

По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

Читайте так же:  Назначение наказания в виде лишения свободы несовершеннолетним

Суточные в командировке

Суточные — дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне места постоянного жительства. Ограничения по сумме в законах нет, устанавливается в локальных актах организации. Выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Подробнее про суточные читайте в статье Суточные при командировках в 2016 году: размеры выплат, изменения.

Условиями признания суточных в расходах является подтверждение:

  • производственного характера командировки;
  • продолжительности нахождения работника вне места постоянного жительства согласно (п.7 Положения о служебных командировках)

Определяется на основании:

  1. Проездных документов.
  2. Документов о найме жилого помещения в месте командирования, если работник ездил на личном транспорте и билетов у него нет.
  3. Служебной записки, справки или иного документа принимающей стороны, который подтверждает срок прибытия и убытия командированного работника.
  4. Расчета размера суточных (например, справка бухгалтера), факта получения работником денежных средств (расходный кассовый ордер).

​ Важно: Командировочные расходы, связанные с направлением дистанционного работника в служебную командировку, учитываются по налогу на прибыль в общем порядке в силу того, что 25 глава НК РФ не устанавливает зависимости от способа работы сотрудника (Письмо Минфина РФ от 14.04.2014 № 03-03-06/1/16788).

Прочие расходы в командировке

Контролирующие органы не возражают против включения в расходы следующих затрат (условие — компенсация таких расходов установлена в локальном нормативном акте организации и есть распоряжение руководителя организации о возмещении):

  1. Оплаты услуг VIP-зала аэропорта (Письма Минфина РФ от 05.03.2014 № 03-03-10/9545; от 10.09.2013 № 03-03-06/1/37238);
  2. Стоимость бронирования гостиничного номера, плата за заказ и возврат билетов (Письмо Минфина РФ от 18.10.2011 № 03-03-06/1/672);
  3. Плата за аренду автомобиля для руководителя во время нахождения в командировке (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.01.2006 № Ф04-9850/2005(19018-А27-15)).
  4. Суммы на проезд в такси к месту командировки и обратно, в том числе в аэропорт, на вокзал, а также непосредственно в месте командировки (Письма Минфина России от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223, от 27.06.2012 № 03-11-04/2/80, от 11.07.2012 № 03-03-07/33, от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720). В расходах затраты на такси учитываются при условии, что они экономически оправданы (например, ранний приезд/отъезд и т.д.). Подтверждение расходов на такси: чек ККТ или квитанция в форме бланка строгой отчетности с реквизитами, предусмотренными в Постановлении Правительства РФ от 14.02.2009 № 112 «Об утверждении Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом».
  5. Оплата проезда во время нахождения в командировке проезда на городском транспорте в черте населенного пункта, но при этом Положение о командировке организации не предусматривает возмещения данных расходов. Однако, по мнению контролирующих органов, такие затраты можно учесть в составе командировочных расходов. Для этого в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте организации нужно предусмотреть обязанность работодателя возмещать расходы работника на проезд в городском транспорте, если они обусловлены целью командировки (Письма Минфина России от 21.07.2011 № 03-03-06/4/80, ФНС России от 12.07.2011 № ЕД-4-3/11246).
  6. Cервисный (комиссионный) сбор организации-посредника, расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов (Письмо УФНС России по г. Москве от 01.07.2010 № 16-15/[email protected]).

Какие затраты рискованно относить на расходы по налогу на прибыль

Первое. Оплата полисов ДМС от несчастных случаев при приобретении авиа — и железнодорожных билетов, которые являются приложением к данным билетам командированным работникам.

Расходы на добровольное страхование от несчастных случаев на воздушном и железнодорожном транспорте командированных работников также могут быть учтены в качестве командировочных расходов, если коллективным договором или локальным нормативным актом предусмотрено возмещение указанных расходов.

Способ оформления уплаты страховых взносов (на основании отдельного страхового полиса, являющегося приложением к билету, включением сумм взносов в стоимость проездного документа) принципиального значения не имеет. Вместе с тем налоговые органы могут не согласиться с таким способом учета расходов на добровольное страхование от несчастных случаев на воздушном и железнодорожном транспорте при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль .

Второе. Расходы, понесенные работником в связи с проездом на личном автомобиле к месту командировки и обратно (которые включают в себя расходы на ГСМ) и компенсируемые ему, для целей налога на прибыль могут быть учтены только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (Письмо ФНС РФ от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199).

Третье. Суточные, выплачиваемые работнику, направленному в длительную командировку (более полугода).

Мнение 1: в случае если большую часть рабочего времени и большую часть трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место работы работников будет находиться в иностранном государстве и такие работники не могут считаться находящимися в командировке (Письма Минфина РФ от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304, УФНС России по г. Москве от 30.09.2010 № 16-15/[email protected]).

Мнение 2: срок нахождения в командировке определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) и максимальным пределом не ограничен. Следовательно, независимо от длительности нахождения в командировке, работодатель вправе учесть в расходах по налогу на прибыль в части выплат суточных всю сумму, установленную в локальном акте организации (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 23.09.2015 № Ф05-12177/2015 № А40-167292/2014).

Четвертое. Затраты на проживание командированного сотрудника в месте командирования в арендованной квартире, но расходы документально не подтверждены. Однако, имеется судебная практика, которая в качестве альтернативы разрешает учесть в расходах сумму 700 руб. (по России) или 2 500 руб. (по зарубежным командировкам) (Постановления Пятого арбитражного апелляционного суда от 11.12.2009 № 05АП-5540/2009 по делу № А59-2701/2009; ФАС Северо-Западного округа от 09.02.2007 по делу № А26-5126/2006-28, Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 02.06.2008 по делу № А05-4612/2007).

Пятое. Расходы по оплате стоимости билетов к месту командирования и обратно, если даты поездки не совпадают со сроком командировки. Имеются положительные для налогоплательщика разъяснения контролирующих органов и судебная практика (Письма Минфина России от 11.08.2014 № 03-03-10/39800, от 30.07.2014 № 03-04-06/37503; Постановление ФАС Уральского округа от 19.06.2007 № Ф09-3838/07-С2), однако налоговые органы вправе высказать претензию и запросить пояснения. В данной ситуации многое будет зависеть от причины и количества дней несоответствия.

Шестое. Организация для выполнения работ привлекла сотрудника контрагента, возместила ему затраты по проезду и иные командировочные затраты. Согласно разъяснению Минфина России (Письмо от 24.09.2015 № 03-03-06/1/54684) возмещение командировочных затрат физлицам, не являющимся работниками компании, не учитываются в расходах по налогу на прибыль в силу того, что поездка стороннего специалиста командировкой не считается.

Зарегистрируйтесь на курс «Налог на прибыль для бухгалтеров». Вы научитесь вести учет доходов без ошибок, отражать расходы и определять налоговую базу по налогу на прибыль. А также рассчитывать и уплачивать авансовые платежи и налог, сдавать отчетность, создавать идеальную учётную политику.

Делопроизводство

Оформляем командировку за границу

По ходу осуществления своей деятельности предприятия и организации время от времени отправляют своих работников за пределы города, а также и за рубеж, для решения определенных вопросов.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 309-85-28 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Цели поездок различны: обмен опытом, подписание договоров поставок с контрагентами, согласование мер для взаимного сотрудничества и множество других задач.

Что на это говорит закон?

Статья 166 Трудового кодекса такие рабочие поездки определяет как служебные командировки.

Их сроки и цели устанавливаются приказами с подписью директора.

И хотя выполнение производственного задания происходит за пределами территории организации, а порой и за пределами страны, законодательство гарантирует, что:

  • за работником будет сохранено его место работы и среднемесячная зарплата, а также оплата периода болезни (ст.167 ТК РФ);
  • если деятельность работника согласно трудовому договору имеет разъездной характер, то поездки за пределы расположения офиса не считаются командировками (Постановление №749).

Какие нормативные документы используются?

  • Условия и процедура отправки сотрудников в заграничные командировки регламентируются Трудовым и Налоговым кодексами страны, Федеральным законом «О валютном регулировании…» от 10.12.13 №173-ФЗ.
  • Положение, раскрывающее порядок командирования, утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.08 №749.
  • Принцип возмещения расходов и их размеры определяются местными локальными документами (коллективным договором, трудовым соглашением, сметами и др.).

В мире довольно часто происходят изменения во взаимоотношениях между странами. Поэтому немаловажно будет отслеживать изменения и поправки в действующие нормативные документы с тем, чтобы правильно оформлять документы.

Так, в результате достигнутых соглашений с некоторыми государствами — участниками СНГ о безвизовом пересечении границ, постановлением Правительства РФ от 29.12.14 №1595 внесены некоторые изменения в действующий документ №749 (о нюансах при оформлении поездок в страны СНГ будет рассмотрено ниже).

Кого можно направить?

До принятия решения об отправке в командировку того или иного сотрудника следует учесть некоторые положения Трудового кодекса.

Надо знать, что не разрешается направлять в служебные поездки следующие категории:

  • женщин, имеющих беременность;
  • инвалидов с ограничением или запретом на деятельность разъездного характера;
  • несовершеннолетних (кроме лиц творческих специальностей на время проведения съемок);
  • сотрудников во время ученического отпуска (за исключением случая, когда поездка связана с учебой).

Некоторые категории работников возможно отправить в командировку с их письменного на то согласия:

  • женщины с детьми 3-летнего и младше возраста;
  • одинокие отцы;
  • одинокие родители, воспитывающие детей пятилетнего и младше возраста;
  • сотрудники, имеющие на иждивении детей-инвалидов;
  • опекуны либо попечители несовершеннолетних;
  • работники, обязанные согласно медицинскому заключению ухаживать за членом семьи во время его болезни.

Про командировки на госслужбе читайте тут.

Особенности оформления

Документальное оформление командировок, как по российской территории, так и по зарубежной, приблизительно одинаковое.

В обоих случаях обязательно издается приказ. Командируемого работника необходимо с ним ознакомить, о чем в соответствующей строке приказа (распоряжения) проставляется личная подпись.

Изданию распоряжения может предшествовать производственное задание или приглашение к участию в конференции, выставке и т.п.

Здесь не лишне указать, что оформление однодневных командировок аналогично многодневным.

То есть также издается распорядительный документ, поездка фиксируется в табеле учета рабочего времени и в журнале соответствующей отметкой (06 или «К»).

Пошаговая инструкция

Последовательность направления командированного сотрудника в рабочую поездку следующая:

  • доклад руководителю о необходимости направления конкретного работника в загранкомандировку;
  • издание приказа с указанием цели, задач и сроков командировки;
  • выдача командировочного удостоверения (для поездки в страну СНГ);
  • ознакомление сотрудника с распоряжением руководства;
  • расчет предстоящих расходов с учетом курса валют и авансовые выплаты.

Важно: информация о возможных командировках должна содержаться в условиях заключаемого трудового соглашения. При отсутствии таковых работник может на законных основаниях отказаться от поездок.

Для начала стоит внимательно изучить приглашение иностранной компании и финансовые условия. Иногда принимающая сторона берет на себя некоторые расходы, например, по проживанию.

Также необходимо выяснить, имеется ли у командируемого сотрудника загранпаспорт. В случае отсутствия такового нужно учесть расходы по его оформлению.

По курсу страны, в которую предстоит отправиться сотруднику, производится расчет всех предстоящих расходов и подготовки документов.

Поэтапно весь процесс можно выстроить следующим образом:

  • оформление визы (при необходимости);
  • бронирование гостиничного номера;
  • подготовка необходимых документов;
  • определение суммы аванса в зависимости от будущих затрат и суточных;
  • расчет средней зарплаты за дни командировки;
  • оплата НДФЛ и взносов в соответствующие внебюджетные фонды.

Длительность поездки

С 2018 года сняты ограничения по продолжительности командировок. Продолжительность служебной поездки обозначается в приказе. Во многих организациях разрабатываются местные положения о командировках.

Продолжительные по времени служебные поездки должны сопровождаться документами.

Их обоснованием может служить:

  • экономическая целесообразность;
  • документальное подтверждение превышения полученного дохода над произведенными расходами.
Читайте так же:  Транспортный налог для многодетных семей 2018

Не забывайте, что в случае превышения сотрудником общего срока загранкомандировок в количестве 183 дня в течение 12 месяцев следующих подряд ставка НДФЛ составит 30% вместо 13%.

Вся первичка, связанная с пребыванием сотрудника за границей, после возвращения должна быть приложена к авансовому отчету, срок сдачи которого составляет три рабочих дня по прибытию.

Для документов на иностранном языке требуется построчный перевод.

Переводчиком может выступить специализированное агентство или любое лицо, имеющее соответствующую квалификацию (прилагается копия диплома, аттестата и т.п.).

Процедуры при отъезде

Выезд и въезд на территорию страны сопровождается отметками таможенной службы о пересечении границы.

Поэтому для обоснования суточных необходимо сделать копии страниц загранпаспорта со штампами таможни.

Отчет по служебной поездке в страну СНГ требует приложения проездных билетов.

О фактически осуществленных затратах могут свидетельствовать различные документы — это чеки, багажные квитанции, билеты и т.п.

Иногда работники отправляются в служебные поездки на собственном автотранспорте, что не запрещено законом. В таких случаях документами, подтверждающими проездные расходы, могут служить квитанции с АЗС, чеки и т.п.

Оплачиваем и возмещаем расходы

Бухгалтерия предприятия принимает оформленный соответствующим образом авансовый отчет и возмещает произведенные затраты за вычетом полученного ранее аванса.

Кроме транспортных, оплачиваются также и расходы по проживанию. Порядок оформления брони и найма жилья обычно оговаривается в локальном документе.

Порой бывает дорого бронировать номер в отеле. В таких случаях выгоднее арендовать жилье. Тогда при отчете нужно приложить договор аренды жилья.

Какой курс учитывать при расчете?

Минфин РФ своим письмом от 17.07.15 дает разъяснение о целесообразности оплаты проживания и суточных путем использования банковских карт. Постановлением Правительства РФ за №749 определено, что порядок возмещения определяется колдоговором.

Поэтому возможна выдача иностранной валюты под отчет при соблюдении требований законодательства о валютном регулировании.

Курс обмена валюты, официально установленный банком, определяется на день списания денежных средств.

Как аннулировать запись в трудовую книжку? Читайте здесь.

Какие вопросы на полиграфе при приеме на работу задают работодатели? Узнайте тут.

Размер суточных в 2018

Расчет суточных при осуществлении загранкомандировки производят учитывая количество дней проезда по российской территории и с момента пересечения границы согласно отметкам таможни.

Нормативы суточных, не облагаемых налогом, установлены ст.217 НК РФ и составляют для российской территории 700 рублей/сутки и для зарубежной — 2500 рублей.

Локальными документами могут быть утверждены повышенные нормы суточных, но тогда с разницы удерживается НДФЛ.

Пример бухгалтерских операций с суточными отражен в нижеследующей таблице:

Командировки: нюансы оформления и признание расходов в целях налогообложения

Автор: Г. И. Демидов

Какие ограничения предусмотрены трудовым законодательством при направлении в командировку отдельных категорий работников? Каков порядок документального подтверждения командировочных расходов работника в целях налога на прибыль и НДФЛ? Как подтвердить срок командировки?

Какие ограничения предусмотрены трудовым законодательством при направлении в командировку отдельных категорий работников? Какие документы необходимо оформить командированному работнику? Каков порядок документального подтверждения расходов работника на проезд до места командирования и обратно в целях налога на прибыль? Как подтвердить срок командировки? Каковы особенности обложения НДФЛ зарплаты и суточных при загранкомандировках? Каков порядок обложения страховыми взносами сумм оплаты визы и обязательной медицинской страховки для получения визы работнику, направленному в командировку на территорию иностранного государства, если командировка была отменена? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в представленной статье.

Ограничения при направлении в командировку отдельных категорий работников

Cлужебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Особенности направления работников в служебные командировки установлены Положением[1], утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Следует помнить, что трудовым законодательством установлен ряд ограничений, согласно которым некоторых работников запрещено направлять в служебные поездки, а отдельные категории работников могут быть направлены в командировку только с их письменного согласия.

Итак, запрещается направление в служебные командировки беременных женщин (ст. 259 ТК РФ), а также несовершеннолетних (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28.04.2007 № 252).

Кроме того, не могут направляться в служебные командировки работники в период действия заключенного с ними ученического договора, если такие поездки не связаны с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

Есть определенные ограничения в части направления в командировку инвалидов: если в программе реабилитации инвалида содержится запрет на служебные поездки, направление его в командировку будет неправомерным и может повлечь для работодателя административную ответственность (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»).

Только с письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением, можно направлять в командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет. Порядок выдачи медицинского заключения установлен Приказом Минздравсоцразвития РФ от 02.05.2012 № 441н.

В соответствии с положениями ст. 259, 264 ТК РФ получить письменное согласие на командировку и проверить наличие медицинских противопоказаний необходимо при направлении в командировку:

  • отца, воспитывающего детей без матери;
  • опекуна (попечителя) несовершеннолетних;
  • мать (отца), воспитывающую (воспитывающего) без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
  • работника, имеющего ребенка-инвалида;
  • работника, осуществляющего уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Медицинские заключения выдаются гражданам по результатам проведенных медицинских освидетельствований, медосмотров, диспансеризации, согласно решениям, принятым врачебной комиссией, а также в иных случаях. Такое заключение нельзя заменить справкой. Дело в том, что справки выдаются врачами (в отдельных случаях – фельдшерами и акушерами) на основании записей в медицинской документации гражданина либо по результатам медицинского обследования.

У работников названных категорий необходимо получить письменное согласие на командировку, а также нужно в письменном виде ознакомить их с правом отказаться от поездки. Для этого работодатель оформляет уведомление, в котором работнику предлагается поехать в командировку и сообщается, что он вправе отказаться от нее. Уведомление составляется в двух экземплярах.

Оформление документов при направлении работника в командировку

Согласно изменениям, внесенным в Положение Постановлением Правительства РФ № 1595[2], с 8 января 2015 года при направлении работника в командировку не оформляются служебное задание и командировочное удостоверение. Напомним, что названные документы использовались для подтверждения нахождения сотрудника в определенные сроки в конкретном месте для возмещения расходов в связи с командировкой.

При направлении работника в командировку необходимо издать приказ или по унифицированной форме Т-9 (форме Т-9а – для командирования группы сотрудников), утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 1[3], или по форме, разработанной и утвержденной самой организацией. В приказе о направлении в командировку следует подробно прописать служебное поручение (цель поездки, сроки выполнения этого поручения). В качестве основания для издания приказа можно указывать реквизиты документов (при их наличии), в соответствии с которыми требовалось направление работника в командировку (договора с контрагентом, приказа о проведении проверки, приглашения на выставку и пр.).

Приказ подписывается руководителем организации (иным уполномоченным на это лицом), и с данным документом сотрудника знакомят под подпись.

Приведем пример оформления приказа о направлении работника в командировку.

Общество с ограниченной ответственностью «Матрица»

о направлении работника в командировку

2 июня 2015 года г. Нижний Новгород

Направить в командировку ведущего специалиста по наладке оборудования Георгия Александровича Протасова в ОАО «Энергоресурс», находящееся в г. Электрогорск Московской области, сроком на 4 (четыре) дня
с 8 по 11 июня 2015 года с целью организации наладки оборудования при технологической подготовке производства.

Основания: договор поставки оборудования от 25.05.2015 № 127/5-2, служебная записка начальника производственного цеха А. С. Обухова о необходимости организации наладки оборудования от 29.05.2015.

Директор Сухонин Р. Б. Сухонин

С приказом ознакомлен: Протасов, 02.06.2015

В соответствии сп. 8 Положения работодатель обязан вести учет работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы. Учет ведется в соответствующих журналах, формы которых приведены в приложениях к Приказу Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н. При этом работодатель или уполномоченное им лицо приказом (распоряжением) должны назначить сотрудника организации, ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия.

В частности, в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, отражаются фамилии, имена и отчества командированных работников, наименования организаций, в которые они командируются, пункты назначения.

Работодатель (уполномоченное им лицо) обязан обеспечить хранение журнала выбытия и журнала прибытия в течение пяти лет со дня их оформления.

Кроме отражения в соответствующем журнале информации о выбытии работника в командировку необходимо сделать запись о времени нахождения работника в командировке в табеле учета рабочего времени. Напомним, что работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Для учета рабочего времени работодатель может как применять унифицированную форму Т-13, также утвержденную Постановлением Госкомстата РФ № 1, так и разработать форму табеля самостоятельно. Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме Т-13. Дни отсутствия сотрудника на рабочем месте по причине командировки обозначаются кодом «К» (или кодом «06» – «служебная командировка»), при этом количество отработанных часов не проставляется.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки (п. 8 Положения). В случае его проезда к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

Далее рассмотрим отдельные вопросы признания командировочных расходов в целях налогообложения с учетом разъяснений контролирующих органов.

Признание командировочных расходов при исчислении налога на прибыль

На основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

Каков порядок документального подтверждения расходов работника на проезд до места командирования и обратно в целях налога на прибыль? В Письме от 08.05.2015 № 03-03-06/1/26918 Минфин привел положения ст. 252 НК РФ, на основании которой расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, – убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Документально подтвержденными расходами являются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной в соответствии с договором работе). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии с положениями Федерального закона № 402-ФЗ[4] каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Чиновники финансового ведомства особо подчеркнули, что в случае отсутствия документов, подтверждающих расходы сотрудника организации на проезд до места командирования и обратно, налогоплательщик не вправе признать указанные расходы для целей налогообложения прибыли организаций.

Каков порядок документального подтверждения в целях налога на прибыль командировочных расходов на наем жилого помещения?

В Письме от 03.03.2015 № 03-03-07/11015 Минфин уточнил, что согласно ст. 313 НК РФ налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Налоговым кодексом. Подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы, соответствующие требованиям ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ.

Принимая во внимание положения названных статей, а также нормы ст. 252 и 264 НК РФ, налогоплательщик вправе учесть расходы на командировки, в частности на наем жилого помещения, при их подтверждении первичными учетными документами, оформленными в установленном порядке.

Читайте так же:  Документы для регистрации договора дарения земельного участка с домом

Как подтвердить срок командировки?

Согласно п. 7 Положения фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

В Письме от 06.05.2015 № 03-03-06/1/26251 Минфин, рассмотрев вопрос о подтверждении срока командировки при проезде на стороннем транспорте, высказал следующее мнение: в случае проезда работника к месту командирования и обратно к месту работы на транспорте сторонней автотранспортной организации, оказывающей налогоплательщику услуги по перевозке сотрудника, с учетом того, что перечень оправдательных документов не закрыт, подтверждением фактического срока пребывания работника в служебной командировке, а также использования указанного транспорта могут быть любые первичные документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ о бухгалтерском учете, которые свидетельствуют о фактическом нахождении работника в пути к месту командирования и обратно на указанном транспорте.

Аналогичные разъяснения представлены финансистами в письмах:

  • от 07.05.2015 № 03-03-06/1/26489, от 24.04.2015 № 03-03-06/1/23680, от 20.04.2015 № 03-03-06/22368 – при рассмотрении вопроса об учете в целях налога на прибыль командировочных расходов на проезд работника к месту командирования и обратно к месту работы на личном транспорте;
  • от 29.04.2015 № 03-03-06/1/24840 – при рассмотрении вопроса о подтверждении фактического срока пребывания работника в командировке в случае проезда к месту командировки и обратно на служебном транспорте;
  • от 27.04.2015 № 03-03-06/2/24237 – при рассмотрении вопроса о документальном подтверждении фактического срока пребывания работника в служебной командировке.

Как в целях налога на прибыль учитываются командировочные расходы, осуществленные с использованием банковской карты уполномоченного работника?

В Письме от 06.04.2015 № 03-03-06/2/19106 чиновники финансового ведомства отметили, что работодатель обязан в установленном порядке возместить произведенные работником затраты, связанные со служебной командировкой.

Документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли будет являться авансовый отчет работника с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами, в частности авиа- или железнодорожными билетами, счетом из гостиницы и т. д. При этом одним из условий возмещения работодателем командировочных расходов работнику организации является факт осуществления затрат командированным лицом, в том числе с использованием банковской карты уполномоченного работника. В этом случае к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты уполномоченного работника, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты.

Если оплата проездных документов (билетов) и бронирование гостиницы для командированного работника производятся с банковской карты уполномоченного банком лица и это подтверждено приложенными к авансовому отчету первичными документами (билетами и счетом из гостиницы), нет оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом.

Каков порядок учета для целей налога на прибыль расходов при направлении в командировку работника организации (члена СРО), избранного в состав органа управления СРО?

В Письмеот 13.05.2015 № 03-03-06/1/27392 Минфин, проанализировав положения ст. 252 и пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, пришел к следующему выводу: направление в командировку сотрудника организации, избранного в состав одного из органов управления СРО, для выполнения возложенных на него обязанностей напрямую не связано с коммерческой деятельностью организации, расходы, возникшие с данной командировкой, налогоплательщик не вправе учесть для целей налогообложения прибыли организаций.

Налог на доходы физических лиц

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

Каков порядок документального подтверждения расходов работника на проезд до места командирования и обратно для возмещения их работодателем в целях уплаты НДФЛ?

Абзацем 10 п. 3 ст. 217 НК РФпредусмотрено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределами в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

В Письме от 08.05.2015 № 03-03-06/1/26918 Минфин уточнил, что с учетом изменений, внесенных Постановлением Правительства РФ № 1595 в некоторые акты Правительства РФ, обязанность оформления работодателем командировочного удостоверения для командированного работника отсутствует. При этом чиновники ведомства напомнили, что ранее командировочное удостоверение с отметками принимающей организации о прибытии в место командирования и убытии из него подтверждало факт нахождения работника в месте командирования, но не определяло факт несения им расходов на проезд и размер таких расходов.

Вывод, к которому пришел Минфин в письме, таков: при отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудника организации на проезд до места командирования и обратно, суммы возмещения организацией-работодателем таких расходов подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке.

Обложение НДФЛ зарплаты и суточных при загранкомандировках.

При направлении работника в служебную командировку, в том числе за границу, ему гарантируются сохранение среднего заработка по месту работы, а также возмещение связанных со служебной командировкой расходов на проезд, наем жилого помещения (ст. 167, 168 ТК РФ). Кроме того, возмещению подлежат дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), производимые в целях обеспечения питания и бытового обслуживания командированного работника.

Вопрос об обложении НДФЛ зарплаты и суточных, выплачиваемых при загранкомандировках в страны ЕАЭС, был рассмотрен ФНС в Письме от 25.02.2015 № ОА-3-17/[email protected] В ответе контролеры обратили внимание на тот факт, что налоговый агент – работодатель должен определять ежемесячно статус физического лица с учетом положений, предусмотренных п. 2 ст. 207 НК РФ. То есть налоговый агент устанавливает, находилось ли физическое лицо на территории РФ 183 календарных дня в течение последних 12 месяцев, предшествующих дате получения дохода.

Таким образом, средняя заработная плата, ежемесячно выплачиваемая работнику за время исполнения им трудовых обязанностей за границей, может облагаться налогом в РФ по ставке 13 или 30% в зависимости от продолжительности такой командировки.

В то же время согласно положениям п. 3 ст. 217 НК РФ суточные в иностранной валюте в пределах сумм, эквивалентных 2 500 руб. за каждый день пребывания в загранкомандировке, не подлежат налогообложению независимо от налогового статуса их получа­теля.

01.01.2015 вступил в силу Договор о Евразийском экономическом союзе. Из положений ст. 73 этого договора следует, что с указанной даты доходы, выплачиваемые российскими работодателями гражданам Белоруссии, Казахстана и Армении по трудовым договорам, облагаются в РФ налогом по ставке 13% независимо от налогового статуса получателей этих доходов, если работа выполняется ими на территории РФ. Однако данная статья не затрагивает порядок налогообложения доходов, выплачиваемых российским работодателем гражданину РФ.

Если по итогам налогового периода (календарного года) физическое лицо признается налоговым резидентом РФ, оно имеет право на перерасчет сумм налога, удержанного российским налоговым агентом по ставке 30% с доходов, полученных в таком налоговом периоде. Порядок возврата излишне уплаченного налога в подобной ситуации установлен положениями п. 1.1 ст. 231 НК РФ.

Возмещение командировочных расходов и страховые взносы

Объектом обложения страховыми взносами для работодателей признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений (ч. 1 ст. 7 Федерального закона № 212-ФЗ[5]). При этом согласно ч. 1 ст. 8 Федерального закона № 212-ФЗ база для начисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных организациями за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в ст. 9 данного закона.

Частью 2 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ предусмотрено, что при оплате плательщиками страховых взносов расходов на командировки работников как на территории РФ, так и за ее пределами кроме суточных не подлежат обложению страховыми взносами фактически произведенные и документально подтвержденные:

  • целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;
  • расходы на наем жилого помещения, оплату услуг связи;
  • сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта;
  • сборы за выдачу (получение) виз;
  • расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Из приведенной нормы следует, что вся сумма выданных работнику суточных не облагается страховыми взносами. Напомним, что нормы суточных (как и других расходов на командировки) определяются коллективным договором или иным локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ (ч. 4 ст. 168 ТК РФ). При этом отдельные правила действуют в отношении выплаты суточных работникам федеральных государственных органов, государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных государственных учреждений, государственных органов и учреждений субъектов РФ, органов местного самоуправления и муниципальных учреждений. Порядок и размеры выплаты суточных этим работникам определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления соответственно (ч. 2, 3 ст. 168 ТК РФ).

С разъяснениями контролеров о том, что суточные, выплаченные в пределах установленных норм, не облагаются страховыми взносами, можно ознакомиться в письмах ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985, ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260.

Каков порядок обложения страховыми взносами сумм оплаты визы и обязательной медицинской страховки для получения визы работнику, направленному в командировку на территорию иностранного государства, если командировка была отменена?

Минтруд в Письме от 27.11.2014 № 17-3/В-572 уточнил, что в случае оплаты визы и медицинской страховки, наличие которой является обязательным условием получения визы при направлении работника в служебную командировку на территорию зарубежной страны, сумма такой оплаты не подлежит обложению страховыми взносами.

Кроме того, специалисты ведомства напомнили, что согласно п. 23 Положения при направлении работника в командировку на территорию иностранного государства ему дополнительно возмещаются, в частности, расходы на оформление визы и обязательной медицинской страховки.

При отмене служебной командировки (при наличии приказа руководителя организации), то есть в случае, когда поездка не состоялась, суммы оплаты работодателем визы и обязательной медицинской страховки работника, необходимой для получения визы, по мнению Минтруда, не облагаются страховыми взносами, так как квалификация данного вида выплат не меняется.

С разъяснениями Минтруда согласился и ФСС в Письме от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250.

Минфин при рассмотрении аналогичного вопроса, но только в отношении НДФЛ, а не страховых взносов, также высказал мнение, что отмена командировок не изменяет квалификацию данного вида выплат физическим лицам. Проанализировав п. 3 ст. 217 НК РФ, ст. 166 ТК РФ и пп. «а» п. 23 Положения, чиновники сделали вывод, что положениями НК РФ и трудового законодательства обязанность по возмещению расходов на получение (оформление) визы не поставлена в зависимость от того, состоялась ли командировка, а если нет, то по какой причине. Следовательно, стоимость визы для работника, которого работодатель планировал направить в командировку, не подлежит включению в доход такого работника, подлежащий обложению НДФЛ, вне зависимости от факта отмены командировки (Письмо от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134).

В заключение еще раз перечислим основные моменты:

  • при направлении работника в командировку следует помнить об ограничениях в отношении некоторых категорий работников, а в случаях, предусмотренных ТК РФ, знакомить работника под подпись с правом отказаться от командировки;
  • нужно вести учет работников, выбывающих в командировки, в специальном журнале, а также отражать командировки в табеле учета рабочего времени;
  • документом, подтверждающим нахождение работника в командировке, является приказ о направлении в служебную поездку;
  • для признания расходов в целях налогообложения необходимо их документальное подтверждение.

[1] Положение об особенностях направления работников в служебные командировки.

[2] Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации».

[3] Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

[4] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

[5] Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».