10.5. Общие требования к эффективно поставленному контролю. Характеристика эффективного контроля

В основу создания всех систем контроля должны быть положены следующие основные требования или критерии.

Эффективность контроля. Сюда входят: выполнение обязательств, предотвращение недостатков, затраты на контроль. Основными целями должны быть: уменьшение расходов, связанных с обнаружением и устранением выявленных в процессе контроля недостатков; сокращение расходов на контроль; сокращение затрат на персонал и технику контроля.

Эффективно поставленный контроль обязательно должен:

иметь стратегическую направленность, т.е. быть целеустремленным;

ориентироваться на результаты;

соответствовать характеру деятельности предприятия;

быть своевременным, гибким, экономичным, полным, систематичным, упреждающим, объективным (справедливым), компетентным, деловым, доброжелательным.

Обязательным элементом любого эффективного контроля является относительная и достаточная его простота. Экономичность и простота особенно важны в современных условиях, когда организации стремятся строить свою работу на принципе доверия людям, а это приводит к необходимости и возможности существенного сокращения контрольных функций, выполняемых непосредственно менеджерами. В этих условиях контроль становится менее жестким и более экономичным.

Контроль будет эффективным, если менеджер учтет ряд условий.

Во-первых, менеджеру важно самому сформировать правильное отношение к контролю, понимая его сущность не с позиции «ловить, изобличать и критиковать», а с позиции конструктивной работы по устранению выявленных недостатков.

Во-вторых, необходимо постоянно думать о создании благоприятных предпосылок для контроля при реализации других функций управления (например, при доведении задания устанавливать срок его исполнения).

В-третьих, контроль эффективен, если существует продуманная система контрольной деятельности всех руководителей предприятия. К контролю привлекаются квалифицированные специалисты. Используется сочетание планового и внезапного контроля и т.п.

В-четвертых, менеджеру важно правильно выбрать объекты, «точки» приложения контроля и применить эффективные методы и приемы его осуществления.

В-пятых, контроль работы подчиненных должен сочетаться у менеджера с самоконтролем эффективности собственной деятельности.

Эффективность влияния на людей. При этом должны быть получены ответы на следующие вопросы: Какие стимулы вызывает у работников применяемая технология контроля (положительные или отрицательные)? Вызывает ли применяемая технология контроля у работников стрессовые реакции? (Если да, то речь идет о демо-тивации труда, которая может нести глубокие негативные последствия как для самого работника, так и для предприятия, на котором он работает.)

Выполнение задач контроля. Данное требование состоит в том,

что контроль должен определить совпадения или отклонения в системе управления организацией и способствовать устранению отклонений и выработке эффективных решений.

Определение границ контроля. Менеджер должен понимать, что контрольные мероприятия не могут осуществляться без ограничений. Длина проверяемых отрезков должна позволить выявить отклонения на самой ранней стадии. Предприятие обязано соблюдать нормы контроля, определенные действующим законодательством.

Типичные ошибки при осуществлении функций контроля. Некорректно проводимый контроль достаточно часто сопровождается различными инцидентами с персоналом предприятия, что, естественно, негативным образом сказывается на климате в коллективе, личностных взаимоотношениях, а также может привести к падению производительности труда.

Проведение менеджером тотального контроля за действиями подчиненных влечет за собой раздражение и, как следствие этого, небрежность в работе.

Отрицательные последствия влечет за собой также гласный контроль. Никому не приятно, когда о его ошибках сообщают всем.

И, наконец, самое главное правило, которое должен соблюдать любой менеджер: контроль не может быть следствием недоверия к работнику, контроль — это функция менеджера.

Основные требования предъявляемые к контролю

6. Основные требования, предъявляемые к организации внутрифирменного финансового контроля

Основными принципами внутрифирменного финансового контроля являются:

1) разделение обязанностей;

2) разрешение и одобрение;

3) физический контроль;

4) важность свидетельства.

Для снижения риска неудовлетворительной работы проверяющих лиц руководство обязано регулярно проверять их с целью определения эффективности работы и точности исправления ошибок.

В крупных компаниях потенциальное преимущество регулярного финансового контроля часто окупают расходы на создание отдела внутреннего аудита.

Важным критерием контроля является снижение потенциальных убытков. Система контроля предназначена для помощи руководителям предприятий в вопросах:

1) выбора между различными альтернативными действиями, планирования действий, которые должны быть предприняты в течение определенного периода времени;

2) выявления ошибок конкретных исполнителей. Они могут заключаться в установлении нереальных планов при наличии точных прогнозов или в невыполнении тех действий, которые должны быть предприняты для реализации конкретных маркетинговых, инвестиционных и иных решений;

3) осуществления действий, которые могли бы исправить ошибки и закрепить успех.

Ключевыми элементами системы контроля являются:

1) объекты контроля – бюджеты структурных подразделений;

2) предметы контроля – отдельные показатели бюджетов (соблюдение лимитов фонда оплаты труда, расходов сырья и материалов, энергии и т. д.);

3) субъекты контроля – структурные подразделения и экономические службы предприятия;

4) методы контроля бюджетов – осуществление процедур, необходимых для определения отклонений фактических показателей бюджетов от плановых в абсолютных суммах. Контроль над выполнением доходной части сводного бюджета предприятия призван обеспечить бесперебойность финансирования его операционной (текущей) и инвестиционной деятельности. Осуществляет такой контроль финансовая служба.

Контроль над соблюдением расходной части консолидированного бюджета предприятия является важной проблемой, от решения которой зависит эффективность хозяйственно-финансовой деятельности предприятия. Для успешного решения данной проблемы рекомендуется установить четкий порядок проведения управленческих процедур, который обеспечивает:

Читайте так же:  Прожиточный минимум пособие по безработице

1) оперативный анализ фактических отклонений от плановых функциональных и сводного бюджетов (за месяц, квартал);

2) разработку мероприятий по устранению непроизводительных расходов и потерь, а также удорожающих факторов, выявленных в ходе анализа;

3) оформление и предоставление дирекции предприятия аналитических материалов по исполнению комплексного и функциональных бюджетов в целях корректировки их доходной и расходной частей.

Целесообразно на каждом предприятии создавать и внедрять комплектующую автоматизированную систему бюджетного планирования (на базе локальной компьютерной сети), что поможет оперативно (ежедневно) получать информацию об исполнении бюджетов и своевременно вносить коррективы в доходную и расходную части в целях повышения эффективности управления финансами хозяйствующих субъектов.

Важным элементом внутрифирменного контроля наряду с бюджетным является финансовый анализ бухгалтерской отчетности предприятия, который включает:

1) горизонтальный анализ баланса; вертикальный анализ; трендовый анализ;

2) анализ финансовых коэффициентов (ликвидности, платежеспособности и рентабельности).

После перехода на качественно иной уровень планирования и контроля предприятия должны стать более привлекательными и открытыми для инвесторов, кредиторов и других партнеров, что расширит их финансовые возможности для расширения производства.

Требования, предъявляемые к системам контроля

1) соответствие планам — систем контроля должна соответствовать деятельности, которую она контролирует;

2) соответствие уровню руководителя – контроль, осуществляемый главным инженером, будет отличаться от контроля, осуществляемого мастером участка;

3) соответствие личным качествам руководителя — информация о состоянии контролируемого объекта должна подаваться руководителю в удобном для него виде;

4) эффективность, достигаемая за счет предоставления руководителю информации именно об отклонениях в контролируемом процессе;

5) объективность, достигаемая за счет того, что контроль опирается на измеримые критерии и нормативы;

6) гибкость — система контроля не должна давать сбои при изменении планов и нормативов;

7) экономичность — контроль должен окупать затраты на него.

Эффективность и экономичность системы контроля достигается за счет определения и контроля критических точек контролируемого процесса, которые представляют собой: •

либо ограничивающие факторы, позволяющие оценивать расход ресурсов; •

либо параметры, лучше других, отражающие ход выполнения плана.

Это дает возможность руководителю контролировать большее количество подчиненных, т.е. расширять диапазон управления.

СУЩНОСТЬ КОНТРОЛЯ. ПЕДАГОГИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ К КОНТРОЛЮ. ВИДЫ КОНТРОЛЯ

Контроль выполняет также воспитательную функцию в процессе обу­чения. Он способствует повышению ответственности за работу, выпол­няемую как педагогом, так и обучающимся, приучает к систематическо­му труду и аккуратности в выполнении заданий, формированию у них положительных нравственных качеств.

Проверка и оценка знаний должны проводиться согласно дидактичес­ким принципам обучения, поскольку последние предъявляются и реали­зуются во всех элементах учебного процесса. Выделяют такие требова­ния к контролю знаний:

— объективность (создание условий, в которых бы максимально точ­но выявлялись знания обучаемых, предъявление к ним единых тре­бований, справедливое отношение к каждому);

— обоснованность оценок (их аргументация);

— систематичность (как важный психологический фактор, органи­зующий и дисциплинирующий обучаемых, формирующий настой­чивость и устремленность в достижении цели);

— индивидуальный и дифференцированный подход к оценке зна­ний (предусматривает выбор таких дидактических условий, при которых снимается психологическая напряженность при ответе, и дает педагогу возможность полно, правильно и объективно выя­вить и оценить знания обучаемых);

— всесторонность и оптимальность.

В зависимости от места контроля в учебном процессе выделяют кон­троль текущий, промежуточный и итоговый, органическое сочетание ко­торых позволяет эффективно управлять познавательной деятельностью обучаемых.

Текущий контроль осуществляется в повседневной работе и выра­жается в систематическом наблюдении педагога за учебно-познаватель­ной деятельностью обучаемых. Главное его назначение — оперативное получение объективных данных об уровне знаний, умений, навыков и качестве учебно-воспитательной работы на занятиях. Текущий контроль помогает педагогу наметить рациональные методы, приемы, оптималь­ные формы учебной работы, правильно дозировать учебный материал.

Цель промежуточного (тематического, периодического) контро­ля — установить, насколько успешно студенты владеют системой опре­деленных знаний, общий уровень их усвоения, отвечает ли он требова­ниям программы. В колледже как высшем учебном заведении исполь­зуется промежуточная аттестация, которая организовывается 2-3 раза в семестр и представляет собой итоговый контроль-смотр работ обучае­мых за один-полтора месяца. Промежуточная аттестация нужна не толь­ко последним, но и администрации колледжа для улучшения организа­ции учебно-воспитательной работы.

Итоговый контроль проводится за четверть (семестр), за весь учеб­ный год. Его назначение состоит в том, чтобы дать правильную объек­тивную оценку достигнутым успехам обучающегося, уровню его разви­тия, проверить логику усвоения им материала, понимание взаимосвязи идей, понятий, фактов. Особой формой итогового контроля являются экзамены и зачеты.

Требования, предъявляемые к системам контроля

Для того, чтобы контроль смог обеспечить достижение организационных целей, он должен иметь несколько важных свойств. Прежде всего, для того чтобы быть эффективным, контроль должен быть стратегически направленным, т.е. его характер должен отражать ключевые приоритеты организации и их поддерживать. Сложность оценки в количественном виде определенного вида деятельности или оценки ее результативности по принципам «затраты — эффект» не должна никогда становится критерием для решений в части необходимости введения механизма контроля. Деятельность в областях, не имеющих стратегического значения, нужно измерять не очень часто, а о полученных результатах никому можно и не сообщать до той поры, пока отклонение не станет необычно большим. Абсолютный контроль обычных операций (таких, как мелкие расходы) смысла не имеет и будет лишь отвлекать силы от других более важных задач.

Рассмотрим принципы, определяющие эффективность осуществления процесса управленческого контроля.

Читайте так же:  Договор купли продажи авто без снятия с учета 2018

Ориентация на результаты

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Итоговая цель контроля заключается не в том, чтобы просто собрать информацию, определить стандарты и установить проблемы, а в том, чтобы найти решение задач, стоящих перед организацией или менеджером. Осуществление измерений и информирование об результатах их важно лишь как средство достижения данной цели. Если менеджер хочет сделать контроль более эффективным, ему следует тщательным образом следить за тем, чтобы такие самоочевидные средства контроля стали более важными, чем истинные цели организации.

Помимо этого, не имеет провозглашать, что система контроля направлена на получение конкретного результата, если она фактически не сможет достичь их. Нет смысла обладать обширной и точной информацией о разных отклонениях от намеченной цели, если данная информация не находит применения для осуществления нужных корректирующих действий. Это значит, что информация о результатах контроля имеет значение только в случаях, когда она доходит до лиц, обладающих правами производить на ее основании необходимые изменения. В случае, когда контрольный механизм не срабатывает, зачастую причина заключается в том, что следует усовершенствовать структуру обязанностей и прав, но не процедуры измерения.

Задай вопрос специалистам и получи
ответ уже через 15 минут!

Итак, чтобы быть эффективным, контроль интегрироваться с остальными функциями управления. Как итог, контроль можно считать эффективным лишь тогда, когда фактически организация достигает желаемой цели и в состоянии формулировать новую цель, которая в будущем обеспечит ее выживание.

Соответствие делу

Контроль должен соответствовать контролируемым видам деятельности, для того чтобы стать эффективным. Контроль должен объективно оценивать и измерять то, что на самом деле важно. Неподходящие механизмы контроля могут скорее замаскировать, но не накапливать критически важную информацию. Например, общепринято производить оценку эффективности торговли посредством установки определенной квоты и сравнения с нею реально полученного объема продаж. Однако это предприятие может привести к существенным потерям, поскольку успех на самом деле определяется не объемом продаж, а уровнем прибыли. Множество факторов может привести к достижению такой квоты при фактически низкой результативности торговли.

Фирма может предлагать крайне высокие скидки или большие объемы послепродажного обслуживания, чтобы получить тем самым новый заказ, или же цена может возрастать из -за инфляции. Предприятие в таких ситуациях на каждой продаже будет терять деньги, но никак их не зарабатывать.

Своевременность контроля

Контроль должен быть своевременным, при этом своевременность контроля заключается не только в достаточно высокой частоте или скорости его проведения, а во временных интервалах между проведением оценки, которые адекватны контролируемому явлению. Уровень самого подходящего такого рода временного интервала определяют обычно на основе временной рамки основного плана, скорости изменений и расходов на осуществление измерений и распространение получаемых результатов.

Предприятию розничной торговли, может быть необходима точная информация об уровне складских запасов на еженедельной основе. Это важно поддержания уверенности в том, что торговой организации действительно есть чем торговать. Но реальную инвентаризацию товаров для установления убытков от хищений необходимо делать не чаще чем один раза в квартал.

Аналогичным образом торговое предприятие должно ежедневно определять и регистрировать должным образом объемы своих продаж с той целью, чтобы вносить деньги в банк и контролировать потоки наличности. Однако время от времени такой фирме следует рассчитать почасовые объемы продаж для того, чтобы выявить часы минимального и максимального объема продаж и расставить соответствующим образом торговый персонал в торговом зале. Это является одной из причин того, почему все кассы на чеках печатают время продажи. Другой причиной является то, что зная конкретное время продажи, руководитель может выявить ответственных в случае некоторой ошибки или некачественного обслуживания.

Гибкость контроля

В случаях, когда что — либо непредвиденное можно прогнозировать, то контроль становится уже ненужным. Как и планы, контроль должен быть иметь достаточную гибкость и быть способным приспосабливаться ко всем происходящим изменениям. Незначительное изменение планов редко бывает сопряжено с необходимостью реализации серьезных изменений в контролирующей системе. Без наличия достаточной степени гибкости система контроля станет недейственной в ситуациях, для которых она собственно предназначалась.

Если неожиданно появляется новый фактор издержек, скажем, вызванный необходимостью адаптации к новому законодательству, то до той поры, пока он в систему контроля предприятия не будет встроен, система контроля отслеживать производственные издержки не сможет.

Простота контроля

Обычно, наиболее эффективным контролем является простейший контроль с точки зрения целей, для которых он предназначается. Самые простые методы контроля требуют наименьших усилий и более экономичны при этом. Однако важнейшее заключается в том, что если система контроля является слишком сложной и люди, с ней взаимодействующие, не всегда понимают ее или не поддерживают ее, то эта система контроля эффективной быть не может. Избыточная сложность приводит к беспорядкам, являющимся сигналом потери контроля над ситуацией.

Итак, контроль должен максимально соответствовать возможностям и потребностям людей, с системой контроля взаимодействующих и ее реализующих.

Экономичность контроля

Достаточно редко при помощи контроля стремятся достичь полнейшего совершенства в функционировании организации, так как прогрессирующие улучшения и усовершенствования на последних этапах потребуют непропорционально значительных затрат средств и усилий.

Число отгрузок продукции, которое получает какое-либо обычное предприятие, почти наверняка не слишком велико. А поэтому, если только груз не является очень ценным или если его достаточно просто сосчитать, лучше всю поставку оприходовать в целом и смириться с возможностью хищений, чем контролировать содержание каждого из ящиков — это будет очень дорогостоящим мероприятием.

Читайте так же:  Денежная компенсация за долю в общем имуществе супругов

Не следует забывать, что затраты, предприятием совершаемые, должны приводить к росту ее доходов и преимуществ. Расходование средств должно приближать предприятие к поставленной цели. Таки, если сумма затрат на систему контроля превосходит ею создаваемые преимущества, то предприятию эту систему контроля лучше не использовать вообще или же вводить менее тщательный контроль. Поскольку в процессе контроля скрывается множество побочных затрат, среди них — отвлечение ресурсов затраты и рабочего времени, которые бы могли быть затрачены на решение прочих задач, то, для того чтобы контроль стал экономически оправданным, соотношение затрат к потенциальной прибыли должно быть у него достаточно низким.

Безусловно, для того чтобы для системы контроля выявить реальное отношение затрат и прибыли, следует рассматривать и долгосрочные аспекты, и краткосрочные. Если существует некоторое твердое правило контроля, то оно состоит, прежде всего, в том, что каждый контроль, стоящий больше, чем для достижения целей он дает, контроля над ситуацией не улучшает, а только направляет работу по ложному пути, что и есть еще один сигнал потери контроля.

Так и не нашли ответ
на свой вопрос?

Просто напиши с чем тебе
нужна помощь

10.5. Общие требования к эффективно поставленному контролю. Характеристика эффективного контроля

Ос- Ювными целями должны быть: уменьшение расходов, связанных

с обнаружением и устранением выявленных в процессе контроля недостатков; сокращение расходов на контроль; сокращение за трат на персонал и технику контроля.
Эффективно поставленный контроль обязательно должен:
иметь стратегическую направленность, т.е. быть целеустрем ленным;
ориентироваться на результаты;
соответствовать характеру деятельности предприятия;
быть своевременным, гибким, экономичным, полным, систе матичным, упреждающим, объективным (справедливым), компе-тентным, деловым, доброжелательным.
Обязательным элементом любого эффективного контроля яв ляется относительная и достаточная его простота. Экономичность и простота особенно важны в современных условиях, когда орга низации стремятся строить свою работу на принципе доверия лю дям, а это приводит к необходимости и возможности существен ного сокращения контрольных функций, выполняемых непосред ственно менеджерами. В этих условиях контроль становится менее жестким и более экономичным.
Контроль будет эффективным, если менеджер учтет ряд условий.
Во-первых, менеджеру важно самому сформировать правиль ное отношение к контролю, понимая его сущность не с позиции «ловить, изобличать и критиковать», а с позиции конструктивной работы по устранению выявленных недостатков.
Во-вторых, необходимо постоянно думать о создании благо-приятных предпосылок для контроля при реализации других фун кций управления (например, при доведении задания устанавли вать срок его исполнения).
В-третьих, контроль эффективен, если существует продуманная система контрольной деятельности всех руководителей предприя-тия. К контролю привлекаются квалифицированные специалисты. Используется сочетание планового и внезапного контроля и т. п.
В-четвертых, менеджеру важно правильно выбрать объекты, «точки» приложения контроля и применить эффективные методы и приемы его осуществления.
В-пятых, контроль работы подчиненных должен сочетаться у менеджера с самоконтролем эффективности собственной дея тельности.
Эффективность влияния на людей.

При этом должны быть полу чены ответы на следующие вопросы: Какие стимулы вызывает у работников применяемая технология контроля (положительные или отрицательные)? Вызывает ли применяемая технология контроля у работников стрессовые реакции? (Если да, то речь идет о демо- тивации труда, которая может нести глубокие негативные послед ствия как для самого работника, так и для предприятия, на кото ром он работает.)

Выполнение задач контроля. Данное требование состоит в том, о контроль должен определить совпадения или отклонения в си- еме управления организацией и способствовать устранению от- онений и выработке эффективных решений. Определение границ контроля. Менеджер должен понимать, что контрольные мероприятия не могут осуществляться без ограниче ний. Длина проверяемых отрезков должна позволить выявить откло-нения на самой ранней стадии. Предприятие обязано соблюдать і нормы контроля, определенные действующим законодательством. Типичные ошибки при осуществлении функций контроля. Некор ректно проводимый контроль достаточно часто сопровождается различными инцидентами с персоналом предприятия, что, есте ственно, негативным образом сказывается на климате в коллекти ве, личностных взаимоотношениях, а также может привести к па дению производительности труда.
Проведение менеджером тотального контроля за действиями подчиненных влечет за собой раздражение и, как следствие этого, небрежность в работе.
Отрицательные последствия влечет за собой также гласный кон- >оль Никому не приятно, когда о его ошибках сообщают всем.
И, наконец, самое главное правило, которое должен соблю- лъ любой менеджер: контроль не может быть следствием недове- ия к работнику, контроль — это функция менеджера.

1.2.1. Основные требования к методам и средствам экоаналитического контроля

Характеризуя технические средства экоаналитического контроля, прежде всего необходимо выделить основные требования, предъявляемые к аналитическим методам, лежащим в их основе, собственно средствам и работам, проводимым с помощью таких средств, а также к их результатам. Требования к экоаналитическим средствам можно подразделять на требования к самим средствам измерения (СИ), к вспомогательному и испытательному оборудованию лабораторий, к средствам метрологического обеспечения, а также к методикам выполнения измерений (МВИ). Отдельную группу требований в этой области составляют требования к качеству экоаналитических услуг, которые характеризуются, например, технической компетентностью персонала и степенью оснащенности экоаналитических лабораторий.

Основные группы методов анализа и их характеристики приводятся в первой части пособия.
Рассмотрим основные экоаналитические требования, предъявляемые действующими нормативными документами.