Оглавление:

Как заполнять акт сверки расчетов

Акт сверки взаиморасчетов является одним из первичных бухгалтерских документов. Он предназначен для того, чтобы отмечать статус взаиморасчетов между партнерами на определенную дату. Чтобы избежать ошибок и недоразумений, нужно знать, как сделать акт сверки взаимных расчетов правильным и актуальным.

Когда требуется составление акта?

Периодическое заполнение акта сверки, имеет место между постоянно сотрудничающими субъектами. В качестве партнеров могут выступать поставщик и получатель товара, налогоплательщик и государственный фонд, два подразделения крупной корпорации и пр.

Основаниями для этого, помимо длительного взаимодействия, служат:

  • возможность рассчитываться за товары и услуги в будущем;
  • необходимость ориентироваться в большом количестве наименований;
  • работа с дорогостоящими изделиями;
  • проведение инвентаризации по части расчетов;
  • необходимость предъявления состояния расчетов начальству или государственным органам.

Каковы оптимальные сроки?

Акт сверки взаиморасчетов, по согласованию сторон, может быть разработанным на месяц, полугодие, год и даже более длительный период. Четкие сроки не регламентируются. Однако, при любом раскладе, в акт должны быть включены все операции, которые имели место за выбранный период. Большинство компаний оформляют акты ежемесячно.

В некоторых случаях требуется составление двух отдельных документов между одними и теми же партнерами. Такое возможно и даже желательно, когда сотрудничество имеет неоднородный характер: например, фирма А является поставщиком для фирмы Б по одним товарам, и покупателем – по другим. В таком случае периодичность оформления актов по разным направлениям может различаться.

Для соблюдения актуальности актов, их необходимо начинать заполнять с начала совместной деятельности, а в дальнейшем – сразу после подписания очередного акта.

Как заполнять акт сверки?

Единых требований относительно того, как формируется правильный акт сверки, не существует. Тем не менее, есть несколько принципов, как заполнять акт сверки:

  • Документ должен иметь название и дату оформления, а также наименования обоих сторон.
  • В документе должны быть указаны должностные лица, чьи подписи ставятся внизу акта сверки.
  • Все данные должны быть строго распределены по договорам.

Кроме того, желательным является соблюдение бухгалтером основных требований, применимых к первичным документам в целом. Обычно акт составляют в форме упорядоченного в хронологическом порядке перечня документов. Вместо этого можно указывать характер действия (приобретение товара, перечисление денег, продажа имущества).

Образец правильного акта сверки приведен на рисунке:

Как правильно проводить сверки?

Расчеты с постоянными деловыми партнерами осуществляются по одному артикулу – контракту, наименованию товара или услуги, отдельной поставке и т. д. Во избежание двойной работы сверку можно организовать в период инвентаризации, которая проводится раз в год.

Если в кредиторской либо дебиторской задолженности были замечены какие-либо расхождения, необходимо сразу оформить акт и направить его своему контрагенту с соответствующим уведомлением. Случается, что давняя задолженность не может быть погашена контрагентом ввиду того, что он стал банкротом, и тогда сумма долга учитывается в статье расходов. Чтобы избежать подобных неприятностей, сверки нужно проводить как можно чаще.

Что делать после того, как акт составлен?

Даже с учетом того, что составлением документа занимаются бухгалтеры, форма акта сверки предполагает наличие в ней подписи управляющего. Поэтому, прежде всего, необходимо предъявить документ директору на подпись.

Затем представитель фирмы, составившей акт, отправляет два экземпляра фирме-партнеру лично или посредством почтовых служб. Контрагент, в свою очередь, знакомится с документом, подписывает оба экземпляра, а после отправляет один из них обратно.

Имеет ли акт юридическую силу?

Действительным с точки зрения закона является оригинал правильного акта сверки, на котором стоят подписи и печати директоров обоих компаний.

За партнером остается право отказаться от подписи акта, и тогда юридической силы документ не будет иметь. Отказ от подтверждения акта партнером в большинстве случаев означает нежелание признавать наличие собственной задолженности.

Чтобы избежать таких ситуаций, порядок проведения сверки взаиморасчетов и подписания актов должен быть закреплен в договоре. На случай его нарушения нужно предусмотреть санкции. Иных легальных методов заставить контрагента оставить подпись не существует.

По мнению судей, акт не является достаточным доказательством задолженности, однако выступает хорошим дополнительным артефактом при наличии первичных документов, непосредственно касающихся долга. Кроме того, при помощи акта срок исковой давности может быть увеличен, т.к. он начинает отсчитываться не со дня заключения спорной сделки, а со дня подписания последнего из актов сверки.

Таким образом, акт сверки – это не просто формальный документ, это реальный инструмент правового воздействия на деловых партнеров.

Регламент проведения сверок взаиморасчетов с контрагентами

Добрый день. Встал вопрос о разработке инструкции о порядке проведения сверок с поставщиками в каждом отделе организации. Фирма не маленькая, отделов много (отдел з/п, отдел недвижимости, товародвижения и т.д), а конкретной схемы проведения сверок нет.

Может есть какие-нибудь типовые формы таких инструкций, в которых определены следующие вопросы:

ответственный бухгалтер
по какому принципу распределяются контрагенты
пеирод сверяемости
сроки подписания актов сверки
контроль за проведением сверок и т.д.

возможно есть еще какие то нюансы.

Буду очень благодарна за содействие по данному вопросу.

Это нужно прежде всего для того чтобы был четкий порядок по которому будет проводить сверки каждый отдел, а как следствие возможность адекватного контроля за состоянием сверяемости, обобщения информации о количестве подписанных /неподписанных (причины, по которым сверка не подписанна) актов сверок и предоставления данных собственнику.

Да, основные моменты я обозначила:
ответственный бухгалтер
отчетный период
как формируется акт сверки (на программном уровне)
до какого числа должна быть подписана сверка
где отражается информация о состоянии сверки (на программном уровне)
кто контролирует в отделе

отдельно прописывается порядок сверки с ИФНС

может есть какие-то необозначенные, но важные моменты.

Добрый вечер, извините я понять не могу, уточните Вы руководитель, бухгалтер или еще кто-то, исходя из этого можно более четко ответить на ваш вопрос
Информация для размышления:
Оформление актов сверки со всеми контрагентами при проведении ежегодной инвентаризации расчетов перед составлением годовой бухгалтерской отчетности не является обязательным.
Организация вправе самостоятельно определить порядок оформления и документооборот актов сверки по согласованию с контрагентами, в том числе и возможность обмена факсимильными копиями названного документа. Указанный порядок следует закрепить в учетной политике.

Обоснование вывода:
Согласно п. 1 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Федеральный закон N 129-ФЗ) для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Проведение инвентаризации обязательно, в частности, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (п. 2 ст. 12 Федерального закона N 129-ФЗ).
Таким образом, инвентаризация расчетов в организации с поставщиками и покупателями, а также прочими дебиторами и кредиторами должна проводиться не менее одного раза в год.
Основные правила проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств определены в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (далее — Методические указания), утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.
В соответствии с п. 3.44 Методических указаний инвентаризация расчетов, в частности, с покупателями, поставщиками и другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета, таких как 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», иных счетах учета.
Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов применяются формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.
Так, инвентаризация проводится на основании приказа руководителя организации, оформленного по форме N ИНВ-22.
А итоги инвентаризации (сверки) расчетов оформляются Актом инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами, составленным по форме N ИНВ-17 на основании Справки (приложение к форме N ИНВ-17). Справка составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета.
Одним из методов проведения инвентаризации является проверка правильности расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, покупателями и поставщиками, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы. Для сопоставления данных бухгалтерского учета, проверки правильности и полноты отражения в учете дебиторской и кредиторской задолженности проводится сверка расчетов.
Унифицированная форма акта сверки расчетов действующим законодательством не предусмотрена, поэтому акт составляется в произвольной форме и должен содержать все обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
Форма акта сверки расчетов утверждается учетной политикой организации (п. 3 ст. 6 Федерального закона N 129-ФЗ).
Итак, в акте сверки расчетов необходимо отразить: даты и номера первичных документов, подтверждающих поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг; стоимость отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг; сумму НДС; суммы оплаты и реквизиты платежных документов.
Акты сверки составляются по состоянию на отчетную дату и оформляются по каждому контрагенту в двух экземплярах. Подписанные руководителем и главным бухгалтером акты, заверенные печатью организации, вместе с сопроводительным письмом направляются контрагенту для согласования расчетов. Контрагент в полученном акте отражает свои сведения о расчетах, то есть тем самым либо подтверждает, либо опровергает данные организации, составившей акт. Один экземпляр акта возвращается контрагентом в организацию.
Однако контрагенты не всегда возвращают направленные им акты сверки. Кроме того, акт сверки может вернуться, когда сроки сдачи годовой отчетности истекут.
Согласно п. 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой стороной в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ею правильными. Это означает, что организация имеет право настаивать на правильности своих записей (пока их неправильность не будет доказана контрагентом) и признавать свои расчеты верными и в отсутствие актов сверки.
Поэтому форма N ИНВ-17 предусматривает отражение сумм дебиторской и кредиторской задолженности как подтвержденные, так и не подтвержденные контрагентами, в том числе, и по причине неполучения от них актов сверки.
Акт сверки, не являясь документом первичным, просто помогает выявлению ошибок в расчетах с контрагентами.
Достоверность бухгалтерской отчетности устанавливается прежде всего на основании первичных документов (п. 1 ст. 9 Федерального закона 129-ФЗ) и подтверждается результатами инвентаризации, оформленными согласно требованиям законодательства.
Кроме того, отметим, что составление акта сверки взаиморасчетов можно отнести к обычаю делового оборота. Это сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством (ст. 5 Гражданского кодекса РФ).
Учитывая сказанное, можно сделать вывод, что организация вправе самостоятельно определить в учетной политике порядок оформления и документооборот актов сверки по согласованию с контрагентами, в том числе и возможность обмена факсимильными копиями названного документа.
Так, согласно п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», п. 3 ст. 6 Федерального закона N 129-ФЗ при формировании учетной политики утверждаются, в частности:

Читайте так же:  Увольнение в военной службы по нук

формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, а также документов для внутренней бухгалтерской отчетности;
порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;
правила документооборота и технология обработки учетной информации.
К сведению:
Существуют примеры судебных решений, в которых судьи заключают, что «действующее законодательство Российской Федерации не предусматривает в качестве обязательного реквизита актов сверок взаимозачетов организаций (кроме подписей руководителей организаций) обязательное проставление печатей организаций» (решение Арбитражного суда Архангельской области от 31.10.2006 N А05-10490/2006-29).
В постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 30.08.2007 N Ф08-5230/07 подтверждено, что «закон не предусматривает обязательного заверения акта печатью».
В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 21.06.2007 N А56-10798/2006 ссылка на то, что в актах сверки отсутствуют оттиски печатей организаций, была не принята судом кассационной инстанции, поскольку документы содержали все обязательные реквизиты, определенные п. 2 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ (наименование документа, дату составления документа, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Молчанов Валерий

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Мельникова Елена

Первичные документы: акт сверки взаимных расчетов

Автор: Кирилл Юрьевич Обновлено: 27 июля 2018

Акт сверки взаимных расчетов — один из первичных документов бухгалтерского учета.

Суть такого документа в том, чтобы на определенный момент зафиксировать состояние взаимных расчетов между двумя контрагентами.

Так, акт сверки может быть подписан между покупателем и поставщиком, плательщиком и Пенсионным Фондом, между двумя предприятиями одного холдинга и даже между двумя структурными подразделениями одного предприятия.
К причинам подписания акта сверки можно отнести следующее:

  • долгосрочное сотрудничество между двумя контрагентами;
  • возможность отсрочки оплаты за товар;
  • когда предприятие работает с широким ассортиментом товаров;
  • когда товары обладают очень высокой стоимостью;
  • инвентаризация состояния взаиморасчетов с контрагентами;
  • потребность в подтверждении дебиторской или кредиторской задолженности перед контролирующими органами или высшим руководством и т.д.

Акт сверки взаиморасчетов может быть составлен за месяц, квартал, год или даже за весь период работы. Строгих требований, как к его оформлению, так и периодичности нет. Единственное, что необходимо соблюдать при составлении этого документа — это разделение данных по договорам.

К примеру, одна и та же организация выступает для вас покупателем по одним товарам, а поставщиком по другим товарам, то акта сверки лучше сделать два, по кредиторской задолженности (и соответствующему договору поставки) отдельно, по дебиторской — отдельно.

Оформление акта сверки взаимных расчетов

Законодательство не устанавливает единых правил составления и оформления акта сверки, однако есть базовые принципы, соблюдать которые просто необходимо. Как и любой первичный документ, акт сверки должен содержать такие обязательные реквизиты:

  • название документа, а также дата его составления;
  • название организации составителя и наименование контрагента, с которым подписывается акт;
  • указание должностных лиц, уполномоченных подписывать акты сверки их фамилии и инициалы, а также подписи.

Сам акт сверки обычно оформляют в виде реестра документов, упорядоченных по дате их создания. Иногда вместо документов указывают суть операции (продажа, покупка, оплата и т.п.).

Для того чтобы акт сверки был актуальным, лучше составлять его с начала сотрудничества или же с момента подписания последнего акта сверки. Кроме составителя на этом документе обязательно должен подписаться директор предприятия.

Юридическую силу имеет оригинал акта сверки, подписанный директорами предприятий-контрагентов и заверенный их мокрыми печатями.

Подписание акта сверки и его юридическая сила

Помните, что контрагент (особенно ваш должник) может отказаться подписать акт сверки взаимных расчетов, и законодательно вам не удастся повлиять на его решение. А потому стоит прописать обязательную сверку взаимных расчетов и периодическое подписание соответствующих актов в договоре, с указанием сроков и порядка проведения такой сверки. Также стоит предусмотреть ответственность за отказ или уклонение от сверки.

При разрешении споров судьи неоднократно высказывали мнение о том, что акт сверки не является однозначным доказательством существующей задолженности, однако он может стать хорошим подкреплением имеющихся первичных документов, подтверждающих ее наличие.

Также подписанный акт сверки позволяет «отодвинуть» срок исковой давности. Новая исковая давность отсчитывается от даты подписания акта, независимо от даты совершения самой спорной операции.

Образец заполнения акта сверки взаимных расчетов

Бланк акта сверки

Чистый бланк акта сверки взаимных расчетов для Excel вы можете скачать по ссылке

Сверка расчетов с контрагентом

Акт сверки, как принято, составляют организации, между которыми установлено продолжительное сотрудничество. Если одна компания отгружала другой товар, выполняла для нее работы или оказывала какие-нибудь услуги, а вторая перечисляла ей за это денежные средства, причем скорей всего округленными суммами, то почти наверняка у одной из сторон образовалась задолженность. Как подтвердить эту задолженность – подписать с контрагентом взаимный акт сверки. О том, как это сделать расскажем в данной статье.

Акт сверки взаиморасчетов — это документ, в котором отражено состояние расчетов за определенный период времени между двумя контрагентами. Несмотря на то, что в законодательстве не прописана обязанность составлять акты сверок, рекомендуется делать это регулярно. Сверка расчетов с контрагентом избавит Вас от ошибок в бухгалтерском и налоговом учете.

Акт сверки взаиморасчетов свидетельствует о признании долга контрагентом. Причем в день подписания акта течение срока исковой давности прерывается и начинает идти заново (Постановление Президиума ВАС РФ от 12.02.2013 N 13096/12).

Законодательство не обязывает контрагентов сверять свои учетные данные для определения задолженности. Стороны сверку проводят по собственной инициативе. А результаты, полученные при сверке, оформляют специальным документом — актом.

Для чего нужен акт сверки расчетов

Своевременно и правильно оформленный акт сверки позволяет избежать неточностей в бухгалтерском и налоговом учете. Если задолженность, отраженная в акте сверки, совпадает по Вашим учетными данными, то это означает, что хозяйственные операции с указанным контрагентом отражены в учете верно и никакие платежи или отгрузки не пропущены и не «задвоены».

Помимо этого, акт сверки взаимных расчетов можно предъявить в суде в качестве доказательства наличия долга контрагента.

Также акт сверки является важным документом при списании задолженности по истечении срока исковой давности (общий срок исковой давности составляет три года согласно ст. 196 ГК РФ). При этом, по п. 2 ст. 200 ГК РФ по обязательствам с определенным сроком исполнения течение срока исковой давности начинается по окончании срока исполнения. То есть, срок исковой давности требования об оплате товара, работы или услуги начинается со дня, следующего за днем оплаты в соответствии с условиями договора. Однако срок этот прерывается и начинается заново, в частности со дня, когда должник совершил действия, свидетельствующие о признании им долга (ст. 203 ГК РФ). А подписание акта сверки расчетов как раз и относится к этому (смотри п. 20 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 12.11.2001 N 15, Пленума ВАС РФ от 15.11.2001 N 18). Таким образом, со дня подписания акта сверки расчетов срок исковой давности отсчитывается заново.

Читайте так же:  Как подать заявление о расторжении брака мировому судье

Есть и еще ситуация, когда сторонам обязательно потребуется составить акт сверки расчетов. Речь идет о взаимозачете. Если между компаниями заключены хотя бы два договора и по ним имеются взаимные задолженности, то проще заключить соглашение о взаимозачете задолженностей по данным договорам. А уточнить сумму взаимных задолженностей поможет акт сверки расчетов.

По правилам бухгалтерского учета все организации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности должны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. Среди имущества и обязательств выделяют такой вид как расчеты, инвентаризация которых так же проводиться в обязательном порядке. И самый удобный и быстрый способ инвентаризировать Ваши расчеты с контрагентами – это оформление актов сверок.

Период сверки расчетов

Перед началом сверки, необходимо определить период, за который следует учитывать данные. Если сверка расчетов уже проводилась контрагентами ранее, тогда все просто: данные для новой сверки берутся за период со дня окончания предыдущей сверки. Соответственно, задолженность на конец предыдущей сверки будет являться суммой долга на начало текущей сверки.

В случае, когда сверка между контрагентами проводится первый раз, самое правильное — включить в нее данные за весь период сотрудничества. Но это бывает не так просто: операций могло быть очень много. Тогда сверку лучше провести поэтапно. Стороны должны договориться, например, что сейчас будет проводиться сверка за период с начала текущего или прошлого года по сегодняшнюю дату. При необходимости они могут сделать сверку позднее за предыдущие периоды, если по результатам сверки не придут к единой сумме задолженности.

Порядок сверки

Акт сверки расчетов между контрагентами составляется по данным двух сторон. Однако на практике вряд ли бухгалтеры двух организаций найдут время, чтобы сидеть рядом и сверять учетные данные. Как правило, сверка проводится в таком порядке. Организация, являющаяся инициатором сверки, информирует другую компанию о необходимости проведения сверки и составления акта. Далее бухгалтер первой организации выводит по своим учетным данным сумму задолженности – формирует акт сверки (практически все программные продукты содержат в своем функционале данный документ) и сообщает об этом (передает акт сверки) представителю второй организации. Если вторая компания согласна с величиной задолженности, то сверку можно считать законченной. Бухгалтер первой организации оформляет акт сверки в 2-х экземплярах, подписывает его со стороны своей организации и передает на подпись во вторую компанию.

Если же у второй организации есть возражения по поводу суммы задолженности, то рекомендуем поступить по следующему алгоритму.

1. Бухгалтер первой организации заполняет только свою часть акта и пересылает документ бухгалтеру второй организации.

2. Бухгалтер второй компании вносит свою учетную информацию, и таким образом выявляются расхождения.

3. Сторона, допустившая ошибку в учете, корректирует свои учетные данные.

4. Бухгалтер первой организации формирует новый, уже скорректированный, акт сверки расчетов, включив в него данные обеих сторон договора. Акт формируется в двух экземплярах и уже не содержит расхождений.

5. Акт сверки подписывают руководители обеих организаций и ставят печати.

Иногда акт сверки может быть подписан с расхождениями. Такие ситуации могут возникать, например, когда период, за который сверяются компании, уже «закрыт», то есть сформирована бухгалтерская (финансовая) отчетность.

Отметим, что Вам не обязательно проводить сверку расчетов со всеми контрагентами. Сделайте выборку по количеству операций или по размерам сумм.

Если контрагент не желает сверяться, все равно направьте ему составленный Вами акт. И сделайте оговорку о том, что при молчании контрагента в течение недели Вы будете считать, что он с долгом согласен. Проигнорировать такой акт Вашему партнеру будет сложно. А чтобы подобных проблем у Вас впредь не возникало, изначально в договор включайте условие о том, что сверку проводить обязательно. Также в договоре целесообразно предусмотреть детальный порядок этой процедуры

Что отражается в акте сверки

Унифицированной формы акта сверки расчетов не существует (Письмо Минфина России от 18.02.2005 N 07-05-04/2). Поэтому советуем разработать свой бланк и утвердите его в качестве приложения к учетной политике.

Приведем список реквизитов, которые должен содержать акт сверки расчетов:

1) наименование документа;

2) период, за который проводится сверка;

3) наименования сторон;

4) даты подписания акта;

5) реквизиты договора, по которому проводится сверка;

6) ссылки на первичные документы (накладные, акты приема-передачи результатов выполненных работ/оказанных услуг, платежные поручения, кассовые ордера и т.д.);

7) суммы операций (факта хозяйственной жизни) в денежном выражении;

8) начальное и конечное сальдо в денежном выражении;

9) подписи сторон и Ф.И.О. лиц, подписавших акт;

10) печати сторон.

Вместе с тем отметим, что отсутствие какого-либо из перечисленных реквизитов автоматически не влечет недействительность акта.

Далее должны фигурировать данные, которые Вы сверяете. То есть, с одной стороны, это показатели Вашего учета. А с другой — информация Вашего контрагента. Руководствуйтесь тем, что в учете контрагентов операции по одному и тому же договору отражаются зеркально. Так, если у Вас в учете значится дебиторская задолженность, то у контрагента будет кредиторская. В налоговых терминах это будет приход и расход.

Кто подписывает акт сверки?

Акт сверки составляют в двух экземплярах — по одному для каждой из сторон. Он может быть подписан в качестве уполномоченных лиц единоличным исполнительным органом организации (генеральным директором, директором, президентом и т.д.), либо представителем, действующим на основании выданной таким органом доверенности.

Судебная практика. Представленные продавцом акты сверок взаимных расчетов признаны судами недопустимыми доказательствами, поскольку они подписаны в одностороннем порядке и не подтверждаются первичными бухгалтерскими документами (Определение ВАС РФ от 30.01.2013 N ВАС-48/13).

Суды не принимают в качестве доказательства акты сверки, подписанные неуполномоченными лицами.

Судебная практика. Акт сверки расчетов не принят судом в качестве доказательства прерывания срока исковой давности, поскольку подписан неуполномоченным лицом (Определение ВАС РФ от 09.01.2013 N ВАС-17480/12).

Даже главный бухгалтер не является лицом, имеющим право выступать от имени предприятия без доверенности.

Судебная практика. При отсутствии в деле доверенности, подтверждающей полномочия главного бухгалтера, его подпись на акте сверки не является признанием долга ответчиком, а сам акт — основанием для перерыва течения срока исковой давности (Определение ВАС РФ от 21.08.2013 N ВАС-11147/13).

454071, Россия, Челябинск, ул. Салютная, 23б, офис 1

Сверка расчетов с контрагентами. Бланки взаиморасчетов и примеры заполнения

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ составлению годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности в РФ в обязательном порядке должна предшествовать инвентаризация всех активов и обязательств.

Отметим, что дебиторская задолженность относится к имуществу организации, а кредиторская задолженность — к финансовым обязательствам.

Инвентаризация расчетов с поставщиками, покупателями, разными дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности числящихся на балансе сумм дебиторской и кредиторской задолженностей.

При этом, достоверно оценить правильность отражения сумм задолженности позволяет сверка расчетов контрагентами.

Для чего нужен акт сверки расчетов с контрагентами

Если задолженность, отраженная в акте сверки, совпадает по данным организации и данным контрагента, то это означает, что все хозяйственные операции с указанным контрагентом отражены в учете правильно и своевременно и операции по отгрузке товаров, оказании услуг, выполнении работ, по получению и перечислению денежных средств не пропущены и не «задвоены».

Таким образом, акт сверки позволяет не только выявить ошибки в ведении бухучета, но и избежать разногласий с контрагентами.

Кроме этого, если дебитор организации подписывает документ, то он соглашается с состоянием расчетов и выражает готовность погасить свою задолженность.

Акт сверки расчетов с контрагентами также служит основанием для списания безнадежных долгов после окончания срока их исковой давности.

Акт сверки расчетов с контрагентами можно использовать при обращении в суд с целью взыскания с контрагента долга за поставленные товары или оказанные услуги.

За какой период необходимо осуществлять сверку расчетов с контрагентами

При инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками, с поставщиками и подрядчиками, а также с прочими дебиторами и кредиторами организации следует провести сверку взаимных расчетов со своими контрагентами по состоянию на 31 декабря отчетного года, которые оформляются актами сверки взаиморасчетов.

Порядок осуществления сверки расчетов с контрагентами

Организация, которая является инициатором сверки, информирует другую компанию о необходимости проведения сверки и составления акта.

После этого первая организации выявляет по своим данным сумму задолженности и сообщает об этом второй организации.

Если вторая организация согласна с величиной задолженности, то первая организация оформляет акт, распечатывает его в двух экземплярах, подписывает у своего руководителя и передает на подпись во вторую фирму.

Если же у второй организации есть возражения по поводу суммы задолженности, то необходимо поступить следующим образом:

  1. Бухгалтер первой организации заполняет только свою часть акта и пересылает документ по электронной почте или факсу бухгалтеру второй организации.
  2. Бухгалтер второй компании вносит свои данные, и таким образом выявляются расхождения.
  3. Сторона, у которой выявлены ошибочные данные в учете, вносит необходимые изменения в учете.
  4. После этого, первая организации формирует новый, уже скорректированный, акт сверки расчетов, включив в него данные обеих сторон договора. Акт формируется в двух экземплярах и уже не содержит расхождений.
  5. Акт сверки подписывают руководители обеих организаций и ставят печати.

Форма акта сверки взаиморасчетов

В законодательстве не предусмотрено унифицированной формы данного документа.

Поэтому, форму акта сверки взаиморасчетов организация разрабатывает самостоятельно.

Читайте так же:  Доверенность работнику образец

При этом форму следует утвердить как приложение к учетной политике.

Отметим, что акт сверки не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, так как не влияет на финансовое состояние сторон.

Поэтому отражать в акте все реквизиты, установленные для первичных документов в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», не обязательно.

При оформлении акта сверки, рекомендуется указывать следующую информацию:

  • наименование документа — акт сверки расчетов (с указанием названий организаций);
  • реквизиты договора, заключенного между сторонами;
  • дату и место составления документа;
  • номер документа;
  • период, за который проводилась сверка;
  • сумму задолженности одного из контрагентов (указать, какого именно) на начало периода, за который проводится сверка;
  • суммы хозяйственных операций, совершенных между контрагентами (каждая сторона вносит свои данные);
  • даты совершения хозяйственных операций между контрагентами (каждая сторона вносит свои учетные данные);
  • реквизиты документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций между контрагентами (каждая сторона вносит свои учетные данные) Такими документами являются накладные, акты приема-передачи результатов выполненных работ/оказанных услуг, платежные поручения, кассовые ордера и т.д.;
  • сумму задолженности одного из контрагентов (указывается, какого именно) на конец рассматриваемого периода;
  • наличие расхождений в учетных данных сторон;
  • подписи и печати сторон.

Основную часть акта сверки, которая несет в себе информацию о проведенных контрагентами хозяйственных операциях, лучше всего оформить в виде таблицы, которая состоит из двух частей.

В левой части таблицы отражаются, как правило, факты хозяйственной деятельности организации — составителя документа.

Она включает в себя четыре столбца.

В первом столбце указывается порядковый номер записи, во втором столбце — краткое содержание хозяйственной операции, в третьем и четвертом столбцах- ее денежное выражение по дебету или кредиту.

Правая часть таблицы остается незаполненной; данные туда записываются контрагентом при проведении им сверки.

Таким образом, в акт вносятся в хронологическом порядке записи обо всех проведенных организацией с участием конкретного контрагента операциях за определенный период.

После чего подсчитываются обороты по дебету и кредиту и определяется итоговая сумма задолженности (конечное сальдо) на определенную дату.

Если проблем и ошибок не возникло, то суммы, полученные после заполнения первой и второй вкладки, будут выглядеть зеркально в таблице.

Чтобы акт сверки стал правомерным, он должен быть подписан с обеих сторон уполномоченными лицами.

Акт сверки может быть подписан уполномоченными лицами единоличным исполнительным органом организации (например, генеральным директором, финансовым директором и т.д.) либо представителем, действующим на основании выданной таким органом доверенности.

Акт сверки (свернутое сальдо расчетов)

Добрый день. Ответ Вы можете получить здесь, на форуме «Бухгалтерии Онлайн». Это будет полезно и тем, кто в будущем столкнётся с проблемой, подобной Вашей, и сможет узнать на нашем форуме путь решения этой проблемы.

Акт взаимозачета составляется, если контрагенты покупают что-нибудь друг у друга. В вашей ситуации ( в части товара) покупатель производит лишь возврат товара. Возврат отражается сторнировочными записями по счетам, на которых ранее были отражены операции по реализации этого товара (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

Акт взаимозачета составляется, если контрагенты покупают что-нибудь друг у друга. В вашей ситуации ( в части товара) покупатель производит лишь возврат товара. Возврат отражается сторнировочными записями по счетам, на которых ранее были отражены операции по реализации этого товара (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

Дело в том, что этот возврат — обратная реализация. Т.е. возвращается не конкретная партия товара, а остаток непроданного товара со склада. По договору поставки право собственности на товар перешло к Покупателю в момент приемки товара.

Акт сверки не равно акт зачета. В акте сверки задолженность, как правило, показывается свернуто по контрагенту. Если хотите по другому, составьте два акта сверки отдельно по каждому договору

Акт сверки не равно акт зачета. В акте сверки задолженность, как правило, показывается свернуто по контрагенту. Если хотите по другому, составьте два акта сверки отдельно по каждому договору

Вот именно, что не равно. Покупатель должен Поставщику в 8 раз больше, чем Поставщик Покупателю. Причем, форма Акта предполагает развернутое сальдо: 1. Покупатель имеет задолженность за товар. 2. Продавец имеет задолженность за товар. 3. Продавец имеет задолженность за услуги. 4.У Покупателя сформирована гарантийная сумма. и т.д. На наше предложение провести сначала зачет взаимных требований, а потом подписать акт сверки был получен немотивированный отказ — сначала подпишите сверку. В общем, полное отсутствие взаимопонимания и нежелание Покупателя письменно подтверждать свою задолженность..

Вы действительно должны сначала подписать «Акт сверки взаимных расчетов»(развернуто), затем составить «Акт зачета взаимных требований», а затем уже произвести зам зачет.

Подождите, Не сваливайте всё в одну кучу.
Что не хочет подписывать Покупатель? Общую сумму задолженности (свернуто) или свою задолженность против Вашей задолженности (развернуто)?
Я понял так, что общую сумму задолженности он подтверждает.
Игорь уже привел Вам норму ГК РФ — для зачета встречного однородного требования не требуется согласие второй стороны, достаточно инициативы любой одной из сторон.
По Вашему рассказу получается, что покупатель уже давно провел взаимозачет, ну так проведите и Вы. Укажите это в акте сверки: расписываете сначала развернутые остатки, пишите о зачете одного другим и определяете свернутую задолженность.
Ни у кого из проверяющих не возникнет сомнения, что этот акт сверки не является достаточным документом для подтверждения взаимозачета. Вряд ли покупатель откажется подписать такой акт сверки.

Я окончательно запутался в том, чего хочет покупатель.
Вы сами-то понимаете, чего он хочет?

Интересно, о какой форме Акта Вы говорите? Я что-то не встречал вариантов обязательной формы акта сверки или акта взаимозачета.
Форма определяется обоюдной и добровольной волей сторон.
Иногда форму актов заранее согласовывают и утверждают вместе с договором (как приложение). У Вас так?

Интересно, о какой форме Акта Вы говорите? Я что-то не встречал вариантов обязательной формы акта сверки или акта взаимозачета.
Форма определяется обоюдной и добровольной волей сторон.
Иногда форму актов заранее согласовывают и утверждают вместе с договором (как приложение). У Вас так?

Вот именно. Форма Акта сверки расчетов приведена в Приложении № 9 к Договору поставки

1.По данным учета ПОКУПАТЕЛЯ по состоянию на 00.00.2010 г.*:
1.1.Покупатель имеет задолженность перед Продавцом за товар на общую сумму
СУММА руб.
Сумма прописью
1.2.Продавец имеет задолженность перед Покупателем за товар на общую сумму
0руб.
Ноль руб. 00 коп.
1.3.Продавец имеет задолженность перед Покупателем за услуги на общую сумму
СУММА руб.
Сумма прописью
1.4. У Покупателя сформирована Гарантийная сумма, согласно п. 9.12. Договора, в размере
СУММА руб.
Сумма прописью
2. По данным учета ПРОДАВЦА по состоянию на 00.00.2010 г.:
2.1. Покупатель имеет задолженность перед Продавцом за товар на общую сумму
СУММА руб.
Сумма прописью
2.2.Продавец имеет задолженность перед Покупателем за товар на общую сумму
СУММА руб.
Сумма прописью
2.3.Продавец имеет задолженность перед Покупателем за услуги на общую сумму
СУММА руб.
Сумма прописью
2.4. У Покупателя сформирована Гарантийная сумма, согласно п. 9.12. Договора, в размере
СУММА руб.
Сумма прописью

Мы составляем Акт по утвержденной Покупателем форме. Затем следует переписка:

Мы подписали и передали Вам Акты сверки расчетов по состоянию на 00.00.2010г. 12октября 2010г. С Вашей стороны они до сих пор не подписаны. Прошу Вас разъяснить причину в письменной форме.

Ответ:
Акт сверки по Покупателю подписан с вашей стороны не верно.
Нужно переподписать акт наш экземпляр и прислать к нам на подпись.

Интересно, о какой форме Акта Вы говорите? Я что-то не встречал вариантов обязательной формы акта сверки или акта взаимозачета.
Форма определяется обоюдной и добровольной волей сторон.
Иногда форму актов заранее согласовывают и утверждают вместе с договором (как приложение). У Вас так?

Вот именно. Форма Акта сверки расчетов приведена в Приложении № 9 к Договору поставки

1.По данным учета ПОКУПАТЕЛЯ по состоянию на 00.00.2010 г.*:
1.1.Покупатель имеет задолженность перед Продавцом за товар на общую сумму
СУММА руб.
Сумма прописью
1.2.Продавец имеет задолженность перед Покупателем за товар на общую сумму
0руб.
Ноль руб. 00 коп.
1.3.Продавец имеет задолженность перед Покупателем за услуги на общую сумму
СУММА руб.
Сумма прописью
1.4. У Покупателя сформирована Гарантийная сумма, согласно п. 9.12. Договора, в размере
СУММА руб.
Сумма прописью
2. По данным учета ПРОДАВЦА по состоянию на 00.00.2010 г.:
2.1. Покупатель имеет задолженность перед Продавцом за товар на общую сумму
СУММА руб.
Сумма прописью
2.2.Продавец имеет задолженность перед Покупателем за товар на общую сумму
СУММА руб.
Сумма прописью
2.3.Продавец имеет задолженность перед Покупателем за услуги на общую сумму
СУММА руб.
Сумма прописью
2.4. У Покупателя сформирована Гарантийная сумма, согласно п. 9.12. Договора, в размере
СУММА руб.
Сумма прописью

Мы составляем Акт по утвержденной Покупателем форме. Затем следует переписка:

Мы подписали и передали Вам Акты сверки расчетов по состоянию на 00.00.2010г. 12октября 2010г. С Вашей стороны они до сих пор не подписаны. Прошу Вас разъяснить причину в письменной форме.

Ответ:
Акт сверки по Покупателю подписан с вашей стороны не верно.
Нужно переподписать акт наш экземпляр и прислать к нам на подпись.

Ну и подпишите акт в ихнем варианте с оговоркой, что не согласны с остатками. Может тогда они подпишут акт взаимозачета.